Verksamhetsrapport för Internrevisionen 2007.

Transkript

1 Styrelse och rektor 1(6) Verksamhetsrapport för Revisionsplanen för 2007, dnr LiU 1298/06-25, beskriver internrevisionens (IR:s) planerade aktiviteterna för verksamhetsåret. Nedan redovisas genomförda aktiviteter under revisionsåret samt en uppföljning av tidigare gjorda granskningar under perioden Aktiviteter 2007 Förutom de granskningar enligt revisionsplanen för 2007 som redovisas nedan, har internrevisionen under året ägnat tid till förberedande kvalitetsarbete inom funktionen inför stundande extern kvalitetssäkring Vi har medverkat i externa och interna arbetsgrupper, besvarat externa och interna remisser och enkäter samt utarbetat en ny instruktion för internrevisionen, vilken beslutades av styrelsen i februari Vi har haft ett veckolångt besök från internrevisionen vid Islands högskola samt besökt och fått besök från andra universitet i Sverige. I december flyttade vi från hus Origo till hus Key inom Campus Vallaområdet. bestod under året av 2,75 tjänster med en helårsbemanning på 2,55 tjänster. Granskningar I tabellen nedan redovisas tidsåtgången för revisionsplanens granskningar Tidsåtgång (h) Område enligt revisionsplan Planerat Utfall Anm. Institutionsgranskning Fakultetsgranskning Årsredovisning och delårsrapport Upphandling Pågår Utveckling av internkontroll EU ramprogram Ospecificerad granskning Rådgivning Riskanalys och planering Uppföljning av tidigare års granskningar Kompetensutveckling Kvalitetsarbete SUMMA

2 2(6) 1.1 Institutionsgranskning Granskningarna syftar till att verifiera om den interna styrningen och kontrollen är tillfredsställande och att bedöma om resultat- och balansräkningen är rättvisande. Granskningarna innefattar även bedömning av de viktigaste administrativa processerna inom ekonomi-, personal- och studerandeadministration. Två institutionsgranskningar har slutförts under året och en granskning är under utarbetande och kommer att slutföras under våren IR:s bedömningar och rekommendationer har rapporterats till universitetsledningen och institutionernas styrelser och ledningar. Institutionerna har ombetts lämna redovisning över vilka åtgärder man ämnar vidta med anledning av granskningarna. De väsentligaste bristerna har observerats inom områden som verksamhetsstyrning och ekonomi, där mål- och uppföljningsarbetet kan förbättras liksom följsamheten till interna regler. LiU:s decentraliserade organisation innebär att största delen av organisationens administration sköts av institutionerna. IR anser att många brister i de dagliga rutinerna på institutionerna, främst vad gäller det ekonomiadministrativa området, till stor del förklaras av att ekonomihandboken, trots positiva utvecklingsinsatser, fortfarande inte är innehållsmässigt uppdaterad. Rutiner är otydliga, borttagna, inaktuella eller saknas och rutiner presenteras i andra fora än ekonomihandboken, ex maillistor och möten. Beskrivningar av nyinförda system, modeller och rutiner behöver fortlöpande införas i handboken. Utvecklingstakten är hög inom ekonomiområdet och system och rutiner har och kommer att förändras. IR betonar därför vikten av att det påbörjade arbetet med att uppdatera och komplettera ekonomihandboken också fullföljs. 1.2 Fakultetsgranskning Fakultetsgranskningar syftar till att belägga om den interna styrningen och kontrollera är tillfredsställande i de viktigaste administrativa processerna samt bedöma om resultat- och balansräkning är rättvisande. Granskning av området Utbildningsvetenskap är slutförd och avrapporterad till Områdesstyrelsen för utbildningsvetenskap (OSU). IR kan konstatera att dokumenterade strategier och mål inte finns sammanställda för utbildningsvetenskap. Vidare saknas det riktlinjer/beslut avseende ansvar och befogenheter för kanslichefsfunktionen vid fakulteterna, vilket är en central fråga. För institutionerna försvåras det ekonomiska arbetet av att fakulteterna har olika arbetssätt med budget och fördelning av anslag. Önskemål om att ha ett likartat avräkningssystem finns. IR anser att en universitetsgemensam modell för fördelning av anslagen kommer att gagna organisationen.

3 1.3 Årsredovisning och delårsrapport 3(6) Som ett led i IR:s granskning av universitetets interna styrning och kontroll ingår att granska om universitetet med en rimlig säkerhet lämnar en tillförlitlig redovisning och rättvisande rapportering. Som en kompletterande del till våra institutionsgranskningar har granskning gjorts av valda delar av årsredovisning och delårsrapport ur ett LiUperspektiv. LiU:s återrapportering av regleringsbrevets uppdrag samt LiU:s anvisningar till årsredovisningen 2006 och delårsrapporten 2007 har granskats. Resultaten har rapporterats till universitetsförvaltningen, avdelningen för verksamhetsinformation. De väsentligaste iakttagelserna har avsett brister i anvisningarna avseende behov av underlag till den centralt genomförda manuella övertidsuppbokningen samt anvisningar om på vilket sätt boksluten för de nya, sammanslagna institutionerna skall göras. Delårsrapportens anvisningar innehåller uppdrag till institutionerna att prognostisera helårsresultatet för 2007 samt kommentera detsamma. kan konstatera att 33 % av bokslutsenheterna inte lämnat några kommentarer till inlämnade prognoser. 1.4 Upphandling IR har under 2007 påbörjat granskning av universitetets upphandlingsorganisation. Projektet är en uppföljning av 2001 års granskning kompletterad med utvärdering av hur organisationen förbereder sig inför kommande förändringar inom upphandlingsområdet, ex nyheter inom Lagen om offentlig upphandling (LOU). Projektet kommer att avrapporteras under våren Utveckling av intern kontroll har utvecklat ett verktyg på webben för att i ett första steg möjliggöra för institutioner och enheter att själva värdera kvaliteten på sina rutiner och sin styrning. Verktyget består av en beskrivning av det regelverk till vilket den interna kontrollen skall knytas. Beskrivningen återfinns fr o m februari på s hemsida EU revision Revisionsintyg för universitetets forskningsprojekt inom EU:s 6: e ramprogram (FP6) utfärdas av internrevisionen. Antalet revisionsintyg för 2007 har totalt sett ökat från 23 till 29 intyg. Detta trots EU:s beslut om en kompletterande regel, vilken innebär att revisionsintyg inte behöver utfärdas för ett projekt under löpande verksamhet (men alltid vid projektslut) förrän det ackumulerade bidraget från EU överstiger Effekten av regeln har dämpats något genom att en del projekt tillkommit under Informationsinsatser om FP7 har gjorts tillsammans med Grants Office och juristfunktionen under året. En ny handläggningsordning för kontrakt inom FP7 har utarbetats gemensamt där ansvar och arbetsfördelning har tydliggjorts. I

4 4(6) arbetet med att ta fram en intern EU-handbok för FP7, som Grants Office har genomfört, har internrevisionen deltagit med synpunkter. Arbetet med att informera och skapa rutiner som underlättar vid revisionen av FP7 har påbörjats. Det material som lämnas för revision är av varierande kvalitet och korrigeringar i den ekonomiska rapporteringen till EU-kommissionen förekommer relativt ofta. De väsentligaste iakttagelserna bland de granskade projekten har avsett brister i tidredovisning och projektredovisning. Tidrapporteringen av faktisk arbetad tid har i vissa fall varit bristfällig liksom att projektredovisningen varit ofullständig, då kostnader inte har redovisats i rätt rapporteringsperiod. Dessa brister ger sämre möjligheter att erhålla bidragsberättigade kostnader. IR ser att skillnaden i kvalitet på EUredovisningen mellan institutioner och projekt oftast har att göra med institutionernas inre organisering av administrativa stödresurser för EU-projekten. 1.7 Ospecificerad granskning De ospecificerade granskningarna har under 2007 till största delen rört fördjupade granskningar inom institutioner till följd av beslutet om omorganisering av institutionerna. Tid har även använts för revision av projekt finansierade av mindre bidragsgivare, remissvar och underlag till remissvar till statlig utredning mm. 1.8 Rådgivning Den rådgivande verksamheten har utnyttjats något mer än planerat. Här inkluderas IR:s deltagande i rådgivande organ som referensgrupper för beställningssystem och dokumenthantering. Den största delen frågor kommer dock från institutioner och andra enheter men även från andra internrevisorer och statliga myndigheter. 1.9 Kompetensutveckling ska, enligt förordningen om intern revision vid statliga myndigheter, omfatta all verksamhet som universitetet bedriver och ansvarar för. Det innebär att kompetensutveckling inom högskolesektorn samt inom revisionsområdet är en viktig och naturlig del av vårt arbete. Under året har kompetensutveckling skett genom seminarier inom U/H-området och revisionsområdet, certifieringsutbildning, riskbedömning, intervjuteknik, revisionsmetodik och skatter Kvalitetsarbete Utöver ovan redovisade aktiviteter har IR under året arbetet med kvalitetssäkring av internrevisionsfunktionen. Enligt internationell standard och ESV:s anvisningar och allmänna råd skall kvalitetssäkring göras av externa bedömare vart femte år. För vår del kommer detta att ske För att få en uppfattning av hur en sådan kvalitetssäkring går till har IR genomfört en självstudie för kvalitetsbedömning i Internrevisionsföreningens regi.

5 5(6) 2. Uppföljning av tidigare iakttagelser och rekommendationer Nedanstående förteckning är en uppföljning av de beslut som Universitetsstyrelsen tagit med anledning av s avrapporterade granskningar från år 2001 där alla beslutade åtgärder ännu inte är genomförda. IR konstaterar att årets uppföljning innehåller väsentligt färre objekt än föregående år, vilket innebär att en betydande arbetsinsats har gjorts av verksamheten för att åtgärda påtalade brister. 2.1 Lärarnas tjänstgöring Rapport 2001, beslut Ett nytt lokalt arbetstidsavtal för lärare infördes I avtalet regleras arbetsuppgifternas fördelning, arbetstidens fördelning, arbetsplan/bemanningsplan, övertid samt semesterns förläggning. Ansvaret för att verksamheten bedrivs enl. avtalet åligger prefekt och institutionsstyrelse. Granskningen syftade till att bedöma hur avtalet tillämpas på institutionerna om avtalet givit avsedd effekt Universitetsstyrelsen konstaterade, efter att ha tagit del av revisionsrapporten och en inom rektorskansliet upprättad PM i ärendet, att internrevisionens granskning påtalat brister avseende tillämpningen av avtalet. Brister framkommer bl a i fråga om förutsättningarna för lärares kompetensutveckling, fördelning av lärares arbetstid, kompetensutvecklingsplaner, förhandlings- och informationsskyldigheten, övertid, semesterhantering och närvaro på arbetsplatsen. Personalchefen redovisade i sitt PM ett antal åtgärder för att komma tillrätta med de påtalade bristerna, vilken styrelsen godkände. Alla åtgärder är inte genomförda. 2.2 Kostnadsfördelning på projekt Rapport 2003, beslut Granskningen syftade till att bedöma i vilken omfattning kostnader fördelas på projekt i bokföringen med vilka metoder kostnaderna fördelas i vilken mån fördelningen kan anses vara rättvisande. Universitetsstyrelsen ställer sig bakom rapportens förslag om ändrade principer för projektredovisningen utom förslaget om att fördela de gemensamma kostnaderna genom påslag på lönekostnaderna i stället för som påslag på intäkterna. Styrelsen uppdrar till universitetsledningen att utfärda de kompletterande föreskrifter för redovisningen som

6 6(6) erfordras för genomförande av de förslag som revisorerna fört fram och universitetsledningen tillstyrkt. Vissa av åtgärderna är inte genomförda. 2.3 Attestgranskning Rapport 2005, beslut Granskningen syftade till att kartlägga om de institutioner som granskningen omfattade har förteckning över utsedda attestanter i enlighet med regelverket kartlägga vilka rutiner som finns vid förändringar av attesträtter bedöma om regelverket avseende attester är väl förankrat och hur attesthanteringen upplevs av berörda. Med godkännande av rekommendationerna från internrevisionen rörande åtgärder för förbättrad hantering av attester inom universitetet fick rektor i uppdrag att tillse att de inarbetas i universitetets regelverk. Enligt beslutet skall uppdraget vara verkställt före utgången av år Vissa av styrelsen beslutade förslag är inte genomförda. Universitetsförvaltningen har påbörjat en översyn av attesthanteringen, dels kommer ett beställningssystem att införas och elektronisk fakturahantering vilket kommer att påverka regelverket för attesterna. Det är därför med stort intresse IR ämnar följa upp resultatet ur perspektivet intern styrning och kontroll. Margareta Fallsvik Revisionschef