Revisionstjänster -kravspecifikation och uppdragsbeskrivning

Transkript

1 EKO Dnr. MIUN 2013/ Revisionstjänster -kravspecifikation och uppdragsbeskrivning 1 Bakgrund Mittuniversitetet står inför en rad olika organisationsförändringar inkluderande även partiell regional omlokalisering inom de närmaste åren, varför ett behov av en mängd olika revisionstjänster kommer att behöva tas i anspråk för att säkerställa att god kontroll och styrning jämte regelefterlevnad kan upprätthållas samt förbättras, parallellt med rådgivning inom de olika processerna för bästa utveckling och effekt. Mittuniversitetet avser därför att engagera en fullservicebyrå för tillhandahållande av en rad olika kompetenser inom olika områden, allt enligt nedanstående beskrivning. 1.1 Omfattning Upphandlingen genomförs som en ramavtalsupphandling avseende en (1) revisionsbyrå för olika leveranser av konsultstöd med en tidsomfattning av år, estimerat fr om och som längst t om Mittuniversitetet beräknar att de personella resurserna kommer att uppgå till två årsarbetskrafter, fördelat under nämnda tid. 2 Uppdragets delområden 2.1 Internrevisionsstöd Mittuniversitetet omfattas av internrevisionsförordningen (2006:1228). Internrevisionen ska granska och lämna förslag till förbättringar av myndighetens process för intern styrning och kontroll. Internrevisionen ska utifrån en analys av verksamhetens risker självständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll är utformad så att myndigheten med en rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen (2007:515). Vidare ska internrevisionen ge råd och stöd till styrelsen och chefen för myndigheten. Internrevisionen ska omfatta den verksamhet som myndigheten bedriver eller ansvarar för. Vad som i övrigt gäller för internrevisionen hänvisas till förordningstexten. 1

2 Vid Mittuniversitetet finns en medarbetare på deltid (50%) direkt underställd universitetsstyrelsen för utförande av den löpande internrevisionen som styrelsen föranstaltar om. Dennes granskningar ska vid behov och enligt beslut av styrelsen kompletteras med stöd av extern konsultbyrå rörande vissa delområden ur riskanalyssynpunkt. Detta stöd sammanfattas enligt följande och skall kunna ingå i uppdraget: IT-stöd och IT-infrastruktur Styrande dokument & beslutsordning Ifrågasatta examensrättigheter Projektredovisning, avslut Projektredovisning i samband med bokslut Upphandling (i.e. anskaffningsbeteende) prioriterat under 2013 Samverkansprojekt prioriterat under 2013 Granskningsuppdragen beställs/ avropas normalt i anslutning till styrelsens beslut om revisionsplan. Därutöver så skall en extern fristående granskning (bedömning) utföras vart femte år rörande kvaliteten på det arbete som den egna in-house revisorn utfört på uppdrag av styrelsen, allt enligt internrevisionsförordningen. En sådan granskning infaller under 2013 och skall ingå i uppdraget. 2.2 Projektrevision Mittuniversitetet är mottagare av externa bidragsmedel som t ex EU-medel ur regionala strukturfonder, fördelade av Tillväxtverket, Vinnova eller via andra aktörer. Årligen krävs för vissa projekt granskningsintyg från auktoriserad revisor. Extern revisionsbyrå ska genomföra granskning av olika förhållanden och bokförda kostnader i projekt samt utfärda revisionsintyg. Kravet på revisionsintyg gäller även för projekt inom EU:s forskningsprogram. Nämnda revisionsområde skall ingå i uppdraget. 2.3 Övrig revision och rådgivning samt revisionsnära tjänster Förutom de ovan nämnda delmomenten så skall revisionsbyrån kunna delta i olika utvecklingsprojekt som har samband med det löpande omstruktureringsarbetet och bidra med resurser samt rådgivning i arbetet med de olika övriga interna systemanalyser som initierats och som sammanfattas enligt följande: Kartläggning och analys av brister i kontrollsystem som skall säkerställa regelefterlevnad Kartläggning och analys av brister i kontrollsystem för att förebygga och motverka oegentligheter Utveckling av verksamhets- och ekonomistyrning Allmänna redovisningsprinciper, granskning Processkartläggning av funktionssamband inom den nya organisationen Moms och skattelagstiftning, tillämpning Förmåner och bidrag, regelstyrning och efterlevnad 2

3 Stipendier och fonder, regelstyrning och efterlevnad Affärsjuridik kontra externa samt interna parter, även immaterialrätt Transaktioner och finansiella förhållanden samt redovisningsprinciper mellan universitetet och Miun Holding (Mittuniversitetets helägda holdingbolag) Rådgivning och stöd rörande hyror och fastighetsrätt Rådgivning och stöd rörande LOU och dess tillämpning Projektledningsstöd, förfaringssätt, rådgivning IT-säkerhet och IT-effektivitet, organisation och funktion HR, rådgivning och strategier 3 Villkor för uppdraget 3.1 Internrevisionstjänster Följande villkor gäller för uppdraget: 1 Leverantören ska utse en huvudansvarig revisor som ska delta i framtagandet av granskningsplanen och kvalitetssäkra granskningsprojekten. 2 Leverantören ska utse en kontaktperson gentemot universitetets internrevisionsansvarige. 3 Leverantören ska ha ett begränsat antal medarbetare som arbetar med dessa granskningar vid Mittuniversitetet. Vid byte av medarbetare ska godkännande inhämtas från ansvarig internrevisor vid universitetet. 4 Leverantören ska kunna biträda vid utarbetandet av en projektplan för varje granskning. Riskanalys och beskrivning av granskningsområdet samt annan kompletterande information ska utgöra grund för projektplanen. Av projektplanen ska framgå omfattning och tidsplan för granskningen. Projektplanen ska godkännas av universitetets internrevisionsansvarige. 5 Leverantören ska, om nödvändigt, självständigt kunna utföra granskningen i enlighet med projektplanen. För vissa granskningsområden kan resurser i form av underkonsulter komma att krävas. Leverantören ska innan underkonsult anlitas inhämta godkännande från universitetets internrevisionsansvarige. 6 Leverantören ska genomföra granskningarna i enlighet med god internrevisionssed och internrevisorssed. 7 Leverantören ska avrapportera granskningarna skriftligt till universitetets internrevisionsansvarige. Rapporterna ska redovisa de brister som iakttagits vid granskningen samt ange förslag till förbättringar för respektive område. Huvudansvarig revisor ska kunna delta i avrapporteringen till universitetsstyrelsen på det sätt och vid de tidpunkter som universitetets internrevisionsansvarige beslutar. Även andra, muntliga, avrapporteringar kan komma ifråga. 3

4 3.2 Tjänster för projektrevision (externt finansierade projekt) Följande villkor gäller för uppdraget: 1 Leverantören ska utse en kontaktperson gentemot universitetet. 2 Leverantören ska för varje granskningsuppdrag utse en ansvarig revisor. 3 Leverantören ska ha ett begränsat antal medarbetare som arbetar med dessa granskningar vid universitetet. 4 Leverantören ska självständigt utföra granskningar av projekten i enlighet med fastställda modeller. 5 Leverantören ska genomföra granskningar och övriga uppdrag i enlighet med god revisionssed samt använda professionella metoder för granskning, kvalitetskontroll, dokumentation, rapportering, hantering av oegentligheter etc 6 Leverantören skall utfärda ett revisionsintyg för projekt vid varje granskningstillfälle. 3.3 Övrig revision och rådgivning samt revisionsnära tjänster Följande villkor gäller för uppdraget: 1 Leverantören ska utse en kontaktperson gentemot universitetet. 2 Leverantören ska för varje uppdrag utse en ansvarig revisor. 3 Leverantören ska ha ett relevant antal medarbetare och som har specialistkompetens inom angivna områden. 4 Leverantören ska självständigt kunna utföra de olika uppdragen i enlighet med vedertagna modeller och som fastställs inför uppdragsstart. 5 Leverantören ska genomföra i enlighet med god revisionssed i de uppdrag där detta är behövligt eller krävs, samt använda professionella metoder för granskning, kvalitetskontroll, dokumentation och rapportering överlag, normalt dock inte där uppdragen är av mer rådgivande karaktär. 6 Leverantören skall utfärda ev. nödvändiga revisionsintyg för de uppdragsdelar där detta krävs eller begärs i samband med granskningstillfället. 4

5 4 Kvalificerings- och utvärderingskrav 4.1 Internrevisionstjänster Skall-krav 1 Huvudansvarig revisor skall vara certifierad internrevisor, CIA eller auktoriserad revisor. 2 Huvudansvarig revisor skall ha för uppdraget relevant erfarenhet från offentlig verksamhet. 3 Personal som leverantören tillhandahåller skall ha för uppdraget relevant kompetens i form av utbildning och dokumenterad erfarenhet. Bifogad mall för kompetensbeskrivning, bilaga 2, ska användas i anbudet. Kriterier för utvärdering Utöver de obligatoriska skall-kraven så kommer kvalitet och pris att ligga till grund för utvärderingen av anbuden. Kvalitet Pris Kompetens som krävs beträffande den personal som kommer att genomföra granskningsprojekten för att tillförsäkra om en god kvalitet: erfarenhet av intern revision erfarenhet av revision auktorisation/certifiering erfarenhet från statlig verksamhet erfarenhet från universitets- och högskoleområdet övrig relevant erfarenhet. Häri ingår också att anbudsgivaren kan redovisa metoder och planer för löpande kvalitetsutveckling genom att beskriva: System för kvalitets- och kompetensutveckling hos leverantören för att tillförsäkra att revisionsuppdragen bibringas relevant kompetens. Leverantörens internrevisionsmetodik och ev. utvecklingsplaner. Prisjämförelsen för internrevisionstjänster kommer att göras för huvudansvarig revisor, certifierad/auktoriserad revisor och revisor. Bifogad mall för prisangivelser, bilaga 2, ska användas i anbudet. 5

6 4.2 Tjänster för projektrevision (externfinansierade projekt) Skall-krav 1 De av leverantören angivna granskningsansvariga revisorerna skall vara auktoriserade. 2 Personal som leverantören tillhandahåller skall ha för uppdraget relevant kompetens i form av utbildning och dokumenterad erfarenhet. Bifogad mall för kompetensbeskrivning, bilaga 3, som skall användas i anbudet. Kriterier för utvärdering Utöver de obligatoriska skall-kraven så kommer kvalitet och pris att ligga till grund för utvärderingen av anbuden. Kvalitet Pris Kompetens hos den personal som skall genomföra granskningar: erfarenhet av revisionsarbete erfarenhet från statlig verksamhet erfarenhet från universitets- och högskoleområdet erfarenhet av granskningar av EU-finansierade projekt kunskaper i engelska övrig relevant erfarenhet avseende revision av externfinansierade projekt Häri ingår också att anbudsgivaren kan redovisa metoder och planer för löpande kvalitetsutveckling genom att beskriva: System för kvalitets- och kompetensutveckling inom revisionsbyrån för att tillförsäkra att revisionsuppdragen tillförs relevant kompetens. Prisjämförelsen för projektrevision kommer att göras för auktoriserad revisor och revisor. Bifogad mall för prisangivelser, bilaga 3, ska användas i anbudet. 4.3 Övrig revision och rådgivning samt revisionsnära tjänster Skall-krav 1 De av leverantören angivna granskningsansvariga revisorerna skall vara auktoriserade. 2 Personal som leverantören tillhandahåller skall ha för uppdraget relevant kompetens i form av utbildning och dokumenterad erfarenhet. 6

7 Bifogad mall för kompetensbeskrivning, bilaga 4, som skall användas i anbudet. Kriterier för utvärdering Utöver de obligatoriska skall-kraven så kommer kvalitet och pris att ligga till grund för utvärderingen av anbuden. Kvalitet Pris Kompetens hos den personal som skall genomföra granskningar: erfarenhet av revisionsarbete erfarenhet från statlig verksamhet erfarenhet från universitets- och högskoleområdet erfarenheter inom de i punkt 2.3 angivna uppdragsområdena Häri ingår också att anbudsgivaren kan redovisa metoder och planer för löpande kvalitetsutveckling genom att beskriva: System för kvalitets- och kompetensutveckling inom revisionsbyrån för att tillförsäkra att revisionsuppdragen tillförs relevant kompetens. Prisjämförelsen för projektrevision kommer att göras för auktoriserad revisor och revisor samt ev. CISA-ackrediterad (motsvarande) revisor för IT-området, liksom för övriga ev. specialistkompetenser (nödvändigtvis inte certifierade eller auktoriserade) och som biträder ansvarig revisor. Bifogad mall för prisangivelser, bilaga 4, som skall användas i anbudet. 5 Referenser Referenser för de senaste åren skall redovisas i anbudet. Redovisningen skall gälla för alla tre uppdrag. 7