Upphandling av årlig revision av Karolinska Universitetssjukhuset

Transkript

1 Upphandling av årlig revision av Universitetssjukhuset Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud avseende årlig revision för Universitetssjukhuset. Detta förfrågningsunderlag med bilagor innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen avseende Universitetssjukhuset. Förfrågningsunderlaget har följande bilagor: 1. Objektsbeskrivning 2. Uppdragsbeskrivning 3. Svarsformulär för anbudsgivaren (inklusive checklista för anbudsgivarens acceptans av skall-krav i upphandlingen) 4. Antal timmar, pris och bemanning som anbudsgivaren offererar 5. Huvudansvarig revisors revisionsuppdrag 6. Granskningsledares revisionsuppdrag 7. Frågor till referenspersoner 8. Mall för utvärdering 9. Avtal med kommersiella villkor för uppdraget 10. Ramavtal för övrig granskning inklusive avropsavtal. Anbud ska vara landstingsrevisorerna tillhanda senast För sent inkommet anbud får inte prövas. Anbud som inte är komplett eller inte uppfyller samtliga krav kommer inte att prövas. Eventuella frågor angående denna upphandling ska ske skriftligen genom e-post till landstingsrevisorerna@rev.sll.se. Vi ser fram mot att ta del av ert anbud. Anneli Lagebro Revisionsdirektör 1

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Stockholms läns landsting Landstingsrevisorerna Uppdragets art och omfattning Basuppdrag Övrig granskning (option) Samtidiga upphandlingar Upphandlingsföreskrifter Upphandlande myndighet Upphandlingsförfarande Anbudsprövning i fyra steg Avtalstid Anbudets form och innehåll Sista anbudsdag och anbudets giltighetstid Frågor och svar under anbudstiden Kontaktpersoner hos landstingsrevisorerna Tidplan för upphandlingen Anbudets märkning och adressering Sekretess Tilldelningsbeslut Kontroll och prövning av anbud Kontroll av anbud (steg 1) Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Kontroller som genomförs av landstingsrevisorerna Oberoendeprövning Prövning av ekonomisk och finansiell ställning samt teknisk förmåga och kapacitet (steg 2) Ekonomisk och finansiell ställning (företaget) Teknisk förmåga och kapacitet (företaget) Prövning om kraven på tjänsten är uppfyllda (steg 3) Bemanning av uppdraget Krav på kompetens och erfarenhet Curriculum Vitae (CV) Granskningsplan Antal timmar och pris för erbjuden behandling Utvärdering (steg 4) Kvalitet Anbuds- och utvärderingspris Avtal Upphandlingsområden

3 1. Inledning Landstingsrevisorerna har fullmäktiges uppdrag att granska all verksamhet i Stockholms läns landsting (SLL), såväl den som bedrivs i förvaltningsform som den som bedrivs i bolagsform. Revisionens uppdrag omfattar granskning av verksamheter som sammantaget har en budgetomsättning på drygt 80 miljarder kronor år Landstingsfullmäktige har lämnat i uppdrag till revisorskollegiet att svara för upphandling av auktoriserade revisorer för landstingets bolag. Revisorskollegiet har uppdragit åt revisionskontoret att genomföra sådana upphandlingar. Revisorskollegiet har uppdragit till revisionskontoret att upphandla årlig revision för räkenskapsåren 2015 t.o.m Upphandlingen, som totalt omfattar 9 upphandlingsområden (se avsnitt 11), kommer tidsmässigt att delas upp i två etapper. Etapp 1 omfattar huvudsakligen nämnder. Etapp 2 omfattar huvudsakligen styrelser och stiftelser. Fyra upphandlingsområden ingår i etapp 1 och fem områden i etapp 2. Detta förfrågningsunderlag avser upphandlingsområdet Universitetssjukhuset (). Parallellt med detta upphandlingsområde upphandlas tre andra områden som ingår i etapp 1 (se avsnitt 3). Upphandlingen av revisorer för övriga objekt (etapp 2) beräknas annonseras vecka 49 (1-5 december). 1.1 Stockholms läns landsting I Stockholms län bor ca 2 miljoner invånare. Landstingets främsta uppgift är att se till att länets invånare har tillgång till en väl fungerande hälso- och sjukvård och kollektivtrafik. Andra viktiga uppgifter är regionplanering, tandvård, kultur och utbildning. I SLL-koncernen ingår både nämnder och styrelser med totalt ca anställda inom landstingets förvaltningar och bolag. Ytterligare information finns på landstingets hemsida Landstingsrevisorerna Revisorerna väljs av landstingsfullmäktige, som även är revisorernas uppdragsgivare. Landstinget har enligt nuvarande organisation femton förtroendevalda revisorer för att granska nämnder och styrelser. Revisorerna är indelade i tre revisorsgrupper med olika ansvarsområden. De förtroendevalda revisorernas uppdrag följer av kommunallag, aktiebolagslag, revisionsreglemente och andra föreskrifter som utfärdats av fullmäktige. Revisorerna är oberoende och avgör självständigt vad som ska granskas samt i vilken omfattning granskning ska ske. Revisorerna ska varje år i den omfattning som följer av god revisionssed pröva om verksamheten inom landstingets nämnder och styrelser sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Vidare ingår som en väsentlig del att bedöma hur landstingsstyrelsen leder och samordnar verksamheten samt utövar sin uppsikt över nämnderna och de landstingskommunala bolagsstyrelserna. Det övergripande målet för revisorernas arbete är att till fullmäktiges årliga ansvarsprövning avlämna ett väl underbyggt uttalande i revisionsberättelsen för respektive nämnd och i granskningsrapporten för respektive bolagsstyrelse. Den årliga granskningen måste vara tillräcklig för att revisorerna ska kunna uttala sig om hur de revisionsansvariga (nämnder, styrelser och enskilda ledamöter) uppfyller sina åtaganden. 3

4 Stockholms läns landsting har ett eget revisionskontor med sakkunniga som biträder revisorerna. I revisionsarbetet samverkar revisorerna och kontorets sakkunniga med auktoriserade revisorer och konsulter. För ytterligare information se landstingsrevisorernas hemsida 2. Uppdragets art och omfattning 2.1 Basuppdrag Revisionen av Universitetssjukhuset ska utföras enligt de regler som anges i; kommunallagen god revisionssed i kommunal verksamhet SLL:s revisionsreglemente instruktioner från landstingsrevisorerna. Revisionsuppdraget innebär att biträda revisionskontoret i den årliga revisionen av Universitetssjukhuset i enlighet med uppdragsbeskrivningen i bilaga 2 till förfrågningsunderlaget. I bilaga 1 till förfrågningsunderlaget finns en beskrivning av Universitetssjukhuset (objektbeskrivning). Tidsåtgång för årlig revision av Universitetssjukhuset (basgranskning) uppskattas enligt nedanstående. Därutöver kan övriga granskningar ske, se avsnitt 2.2. Uppdrag Basgranskning, varav Uppskattad tidsåtgång/år 500 timmar Huvudansvarig revisor (ca 15 procent) 75 timmar Granskningsledare (ca 25 procent) 125 timmar Granskare (ca 60 procent) 300 timmar Övrig granskning (option) 175 timmar Enligt revisionskontorets bedömning, som bl.a. grundas på tidigare års revisionsinsatser, kan den totala tidsåtgången för basgranskning för detta objekt uppskattas till 500 timmar per år, dvs. totalt timmar för hela avtalsperioden. Utvärderingen av anbudspriset kommer att baseras på angivet timantal. I den årliga revisionen ingår tre granskningsområden ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat, intern styrning och kontroll samt räkenskaper. Rådgivning som utgör ett naturligt led i revisionsuppdraget, ingår i uppdraget. Detsamma gäller tidsåtgång för samverkan under hela revisionsprocessen dels med landstingsrevisorerna dels med de förtroendevalda revisorerna. Uppdraget kan komma att ändras om det sker väsentliga förändringar i SLL:s organisation. Det kan t.ex. gälla väsentlig förändring av befintlig verksamhet, förflyttning av verksamhet, omorganisation, ändrad driftskapacitet eller att verksamhet upphör/överförs till annan verksamhet. 2.2 Övrig granskning (option) Landstingsrevisorerna ska ha möjlighet att skriftligen avropa en övrig granskning i enlighet med de av anbudsgivaren i bilaga 4 begärda ersättningarna. Ett sådant uppdrag avser granskning utöver och oberoende av konsultens ordinarie basuppdrag. Övrig granskning utförs på initiativ av och betalas av landstingsrevisorerna. 4

5 Övrig granskning ska utföras av för basuppdraget offererade revisorer eller ersättare med motsvarande kompetens. Uppskattad volym för uppdrag avseende övrig granskning inom Universitetssjukhuset är maximalt 175 timmar per år. För information nämns att landstingsrevisorerna för närvarande även har specifika ramavtal avseende granskningar inom områdena IT, miljö, ekonomi och redovisning, upphandling samt juridik. 3. Samtidiga upphandlingar Etappen 1 av upphandlingen av årlig revision omfattar följande fyra upphandlingsområden: 1. Stockholms läns sjukvårdsområde 2. Universitetssjukhuset 3. Kulturnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnden Patientnämnden 4. Objekt inom landstingsstyrelsen enligt nedan: o Koncernfinansiering och sammanställd redovisning/koncernredovisning o Landstingsstyrelsens förvaltning (inkl. NKS-bygg) och skadekontot o Förvaltning för utbyggd tunnelbana Annonsering av dessa fyra upphandlingsområden har skett på Visma TendSign ( Upphandlingen av dessa upphandlingsområden genomförs och utvärderas var för sig. Se förfrågningsunderlaget för respektive upphandlingsområde ( Det är möjligt att lämna anbud på ett eller flera upphandlingsområden. Anbud ska omfatta samtliga objekt inom ett upphandlingsområde. 4. Upphandlingsföreskrifter 4.1 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Stockholms läns landsting genom landstingsrevisorerna. 4.2 Upphandlingsförfarande Revisionstjänster är klassade som A-tjänster. Det sammanlagda värdet för denna upphandling samt de parallella upphandlingarna överstiger tröskelvärdet varför upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande 4 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet innebär att inga förhandlingar får föras. Landstingsrevisorernas upphandlingar sker med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och genomförs i övrigt affärsmässigt. Anbudsgivare och anbud behandlas utan ovidkommande hänsyn. Detta innebär att upphandlingar inte sker på sådant sätt att vissa anbudsgivare obehörigt gynnas eller missgynnas. 4.3 Anbudsprövning i fyra steg Landstingsrevisorernas prövar endast anbud som inkommer i tid och antar endast anbud som uppfyller samtliga krav i detta anbudsunderlag. Prövning av anbuden kommer att göras i 4 steg. Först kontrolleras kraven på anbudsgivaren vad gäller uteslutningsgrunder (1). Därefter sker en prövning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning samt tekniska förmåga och kapacitet (2) och därpå om kraven på tjänsten är uppfyllda (3). De anbud som därefter kvarstår utvärderas i enlighet med vad som anges i avsnitt 9 Utvärdering av anbud (4). 5

6 4.4 Avtalstid Upphandlingen avser årlig revision för räkenskapsåren 2015 t.o.m. 2018, vilket motsvarar avtalsperioden t.o.m Granskningen av årsredovisningen ingår i arvodet för det år som årsredovisningen avser. 4.5 Anbudets form och innehåll Anbudet ska vara skriftligt och avfattat på svenska språket. Anbudet ska lämnas i enlighet med förfrågningsunderlagets krav. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Om det inte framgår av registreringsbevis eller annan handling vem som är behörig företrädare ska en fullmakt bifogas anbudet. Samma krav ställs för eventuella kompletteringar. Anbudsgivaren ska i förfrågningsunderlagets svarsformulär (bilaga 3) lämna efterfrågade uppgifter. Anbudet med besvarat svarsformulär och övriga efterfrågade handlingar ska lämnas som pappersmedia i ett (1) undertecknat original samt en (1) papperskopia och på USB-minne i ett exemplar. Om anbudet skiljer sig åt mellan dessa media anses materialet i originalet vara det korrekta. Anbudet i elektronisk form ska vara läsbart i MS Word Office 2010 eller i PDF-format. Bevis, tryckta broschyrer, tekniska beskrivningar behöver inte ingå i den elektroniska dokumentationen. För att underlätta landstingsrevisorernas hantering av anbuden är det ett önskemål att anbudshandlingarna sorteras in i ringpärmar, att plastfickor och spiralbindning undviks samt att häftning inte förekommer. Anbudet (original och en papperskopia) ska redovisas enligt nedanstående struktur för att granskning och utvärdering av anbuden ska kunna ske på ett effektivt och rättvisande sätt. Anbudet i elektronisk form ska struktureras på motsvarande sätt. Flik 1. Allmänt Av anbudsgivaren ifyllt svarsformulär med bilagor (bilaga 3 till förfrågningsunderlaget) Kopia på gällande ansvarsförsäkring eller annat intyg som visar att företagets ansvarsförsäkring motsvarar avtalets krav (bilaga 9 till förfrågningsunderlaget) Eventuell begäran om sekretess med uppgift om exakt vilka uppgifter som önskas sekretessbeläggas (avsnitt 4.11) Flik 2. Oberoendeprövning för huvudansvarig och granskningsledare (se avsnitt 5.2) Oberoendedeklaration för offererade konsulter Flik 3. Ekonomisk och finansiell ställning, teknisk förmåga och kapacitet (se avsnitt 5.3) Allmän beskrivning av företaget där det bl. a. framgår företagets organisation och kompetenser. Kopia från kreditupplysningsföretag utvisande ratingvärde för anbudsgivaren Kopia på avtal/överenskommelse eller annat bevis som visar att anbudsgivaren genom åberopande av annans kapacitet eller på annat sätt har tillräckliga ekonomiska förutsättningar för att genomföra i förfrågningsunderlaget redovisat uppdrag Uppgifter om nybildade företag eller företag under bildande Beskrivning av kvalitetssäkringssystem Flik 4. Erbjuden bemanning (se avsnitt 6) Antal timmar och pris för erbjuden bemanning (se bilaga 4/H till förfrågningsunderlaget) CV för huvudansvarig revisor, granskningsledare och granskare Redovisning av huvudansvarig revisors utförda revisionsuppdrag (se bilaga 5/J till förfrågningsunderlaget) Redovisning av granskningsledarens utförda revisionsuppdrag (se bilaga 6/K till förfrågningsunderlaget) 6

7 Flik 5 Granskningsplan (se avsnitt 9.1.2) Utformning av granskningsplan för 2015 (bilaga L) 4.6 Sista anbudsdag och anbudets giltighetstid Sista anbudsdag är Anbudet ska vara giltigt t.o.m Frågor och svar under anbudstiden Under anbudstiden ska eventuella frågor om oklarheter i förfrågningsunderlaget skriftligen ställas till e-post: landstingsrevisorerna@rev.sll.se. Sådana frågor ska vara landstingsrevisorerna tillhanda senast Information utifrån inkomna frågor/synpunkter redovisas på landstingsrevisorernas webbplats Det åligger anbudsgivaren att löpande under anbudstiden kontrollera om tillkommande information har lämnats. Endast uppgifter lämnade på landstingsrevisorernas webbplats är bindande för både landstingsrevisorerna och anbudsgivaren. De svar och förtydliganden som lämnas är en integrerad del av förfrågningsunderlaget och utgör tillsammans med detta grunden för anbudsgivarens anbud och därefter följande anbudsprövning. 4.8 Kontaktpersoner hos landstingsrevisorerna Lars Åström och Camilla Graf Morin är kontaktpersoner och nås genom e-post: landstingsrevisorerna@rev.sll.se 4.9 Tidplan för upphandlingen Anbud ska vara landstingsrevisorerna tillhanda senast Landstingsrevisorerna kan bara anta anbud som inkommit i tid och som innehåller efterfrågad information. Datum Aktivitet Sista dag för inlämnande av anbud Anbuden öppnas t.o.m Anbudsprövning och utvärdering (preliminärt) Revisorskollegiet fattar tilldelningsbeslut Avtalsstart 4.10 Anbudets märkning och adressering Anbudet ska lämnas i förseglat neutralt kuvert med texten Anbud årlig revision av Universitetssjukhuset. Anbuden ska adresseras till: Stockholms läns landsting Landstingsrevisorerna Registrator Box STOCKHOLM I det fall anbud överlämnas personligen eller genom bud är besöksadressen: Hantverkargatan 25 B, 1 trappa över gården. Landstingsrevisorernas reception är öppen under kontorstid kl (fredagar till kl ). Lunchstängt kl Efter kontorstid kan anbud lämnas i Landstingshusets reception (Hantverkargatan 45) som den 24 november 2014 har öppet fram till kl

8 4.11 Sekretess Anser anbudsgivare att vissa uppgifter i inlämnat anbud ska sekretessbeläggas måste anbudsgivaren precisera vilka uppgifter det gäller. Anbudsgivaren ska även motivera på vilket sätt anbudsgivaren skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. Landstingsrevisorerna vill dock framhålla att det är myndigheten, dvs. landstingsrevisorerna, som enligt offentlighets- och sekretesslagen ska besluta om en uppgift ska sekretessbeläggas. Sekretess kan inte utlovas. Prövning sker varje gång handlingar begärs utlämnade Tilldelningsbeslut När landstingsrevisorerna beslutat om leverantör upphör den absoluta sekretessen. Till varje anbudsgivare lämnas då upplysning om innehållet i det s.k. tilldelningsbeslutet. Skälen till varför ett anbud antagits kommer att framgå av tilldelningsbeslutet. Tilldelningsbeslutet skickas med e-post till samtliga anbudsgivare och ställs till i bilaga 3 angiven kontaktperson hos anbudsgivaren. Övriga leverantörer som begär upplysning om tilldelningsbeslutet kommer att få sådan information. Härigenom ges en anbudsgivare/leverantör möjlighet att få tilldelningsbeslutet prövat i förvaltningsdomstol under en föreskriven tidsfrist innan avtal slutits. Tidsfristen för rättens prövning av ansökan är tio dagar efter det att upplysningar om tilldelningsbeslutet skickats (elektroniskt), eller om rätten fattat ett interimistiskt beslut tio dagar efter det att beslutet upphävts. Därefter kan, om domstolens beslut inte innebär annat, skriftligt avtal enligt LOU tecknas. Tilldelningsbeslut utgör inte en accept. Landstingsrevisorerna respektive anbudsgivaren blir bundna först i och med att avtal tecknas. 5. Kontroll och prövning av anbud Efter anbudsöppningen granskas att anbuden är korrekta och kompletta enligt förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare kan medges att rätta uppenbar felskrivning, felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Landstingsrevisorerna kan begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning (9 kap. 8 LOU). Kontroll sker även av om någon uteslutningsgrund föreligger enligt 10 kap. 1-2 LOU (t.ex. konkurs, brister avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter). Därefter sker prövning dels mot de kvalificeringskrav som ställs på anbudsgivaren, dels mot de skall-krav som ställs på tjänsten. Kontroll, prövning och utvärdering av anbud kommer således att göras i fyra steg: 1. Kontroll av om det föreligger skäl för att utesluta en anbudsgivare 2. Prövning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning samt tekniska förmåga och kapacitet 3. Prövning av om kraven på tjänsten är uppfyllda 4. Utvärdering. Anbudsgivare som klarar kontroll och prövning enligt punkterna 1 3 ovan, får sina anbud utvärderade. 5.1 Kontroll av anbud (steg 1) Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Det innebär att landstingsrevisorerna kan komma att utesluta anbudsgivaren från deltagande i upphandlingen om förhållanden enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. 8

9 5.1.2 Kontroller som genomförs av landstingsrevisorerna Landstingsrevisorerna kommer vid behov att göra en leverantörskontroll hos Skatteverket (blankett SKV 4820) eller hos motsvarande myndighet för utländska anbudsgivare. Kontrollen ska visa om anbudsgivaren har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt. Landstingsrevisorerna kommer vid behov att kontrollera om företaget är registrerat hos Bolagsverket. Kontroll av utländsk anbudsgivare kommer att göras enligt det landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register. Detta regleras i 11 kap. 17. LOU. Leverantör som vid överlämning av anbudet är ett bolag under bildande ska senast vid avtalstecknandet kunna styrka att ett bolag finns registrerat hos Bolagsverket eller enligt annat lands regler för registrering. 5.2 Oberoendeprövning Anbudsgivare ska för offererad huvudansvarig, ersättare för huvudansvarig och granskningsledare redovisa dokumenterad oberoendedeklaration enligt FAR:s analysmodell. Om landstingsrevisorerna bedömer att en intressekonflikt av betydelse föreligger kan anbud komma att förkastas. Med intressekonflikt avses att risk föreligger för att revisorns opartiskhet kan ifrågasättas p.g.a. dennes tidigare eller nuvarande uppdrag. 5.3 Prövning av ekonomisk och finansiell ställning samt teknisk förmåga och kapacitet (steg 2) Ekonomisk och finansiell ställning (företaget) Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning. Risken för att anbudsgivarens företag ska hamna i konkurs, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande ska var mycket låg. Ett krav är att anbudsgivaren bedöms ha en kreditvärdighet med betyget 3 eller högre i kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralens (UC) ratingsystem eller bedöms ha motsvarande kreditvärdighet hos annat kreditupplysningsföretag. Anbudsgivaren ska bifoga handling från kreditupplysningsföretaget som styrker detta. Observera att det är tillräckligt med ett utdrag som enbart visar på ratingvärdet. I det fall lägre kreditvärdering redovisas kan landstingsrevisorerna pröva om anbudsgivaren i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren, själv eller genom åberopande av annans kapacitet, har tillräcklig ekonomisk förmåga att genomföra efterfrågat uppdrag Nystartade företag och företag under bildande Nystartade företag eller företag under bildande, vilka inte omfattas av kreditförtaget UC:s ratingsystem, ska till anbudet bifoga en affärsplan inklusive finansiell plan. Landstingsrevisorerna kommer att bedöma om startkapitalet räcker för att tillgodose kravet på att anbudsgivaren har tillräckliga resurser för att genomföra uppdraget. 5.4 Teknisk förmåga och kapacitet (företaget) De anbudsgivare som uppfyller kraven avseende ekonomisk och finansiell ställning kommer att bedömas vad gäller teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivarens organisation och kompetenser Anbudsgivaren ska göra en allmän beskrivning av företaget där det bland annat ska framgå företagets organisation och kompetenser. Redovisningen ska på ett trovärdigt sätt styrka att anbudsgivaren har kapacitet och förmåga att genomföra efterfrågade revisionsinsatser Hänvisning till annans kapacitet 9

10 Anbudsgivaren får vid behov åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Om anbudsgivaren åberopar annans kapacitet ska anbudsgivaren till anbudet bifoga en handling som visar hur denne förfogar över de åberopade resurserna Kvalitetssäkringssystem Anbudet ska innehålla en översiktlig beskrivning av anbudsgivarens kvalitetssäkringsarbete. Kvalitetssäkringssystemet ska vara så utformat att det styrker att anbudsgivaren har säkerställda rutiner för uppdragets genomförande. 6. Prövning om kraven på tjänsten är uppfyllda (steg 3) 6.1 Bemanning av uppdraget I bilaga 4 ska anbudsgivaren ange vilka personella resurser som anbudsgivaren ställer till uppdragets förfogande under avtalsperioden. Uppdraget ska bemannas med hänsyn till uppdragets storlek och komplexitet. I erbjuden bemanning ska finnas: huvudansvarig revisor ersättare för huvudansvarig revisor granskningsledare granskare Den som föreslås som huvudansvarig revisor får inte med hänsyn till önskat oberoende ha haft motsvarande uppdrag i mer än sju år. Det innebär att den som varit huvudansvarig revisor för en nämnd under åren 2008 t.o.m inte kan accepteras som huvudansvarig revisor för samma nämnd. Anbudsgivaren ska kunna erbjuda lämpliga ersättare till huvudansvarig revisor och granskningsledare om behov uppstår under avtalsperioden. Vid byte av huvudansvarig revisor eller granskningsledare ska landstingsrevisorerna skriftligen godkänna bytet. 6.2 Krav på kompetens och erfarenhet För att kunna bli aktuell som huvudansvarig revisor, ersättare för huvudansvarig revisor, granskningsledare respektive granskare för Universitetssjukhuset ställs följande krav som ska framgå av upprättade CV. Samtliga anvisade revisorer ska tala, läsa och skriva svenska obehindrat Huvudansvarig revisor - ersättare för huvudansvarig revisor Huvudansvarig revisor ska vara: certifierad kommunal yrkesrevisor eller auktoriserad/godkänd revisor eller ha akademisk examen och kompetens som bedöms likvärdig samt ha erfarenhet av att leda revisionsuppdrag Huvudansvarig revisor ska under de senaste fyra åren (2011 t.o.m. 2014) ha varit huvudansvarig för minst tre revisionsuppdrag inom kommunal eller landstingskommunal verksamhet. Alternativt ha varit huvudansvarig revisor under de senaste fyra åren (2011 t.o.m. 2014) för minst två revisionsuppdrag och granskningsledare för ett uppdrag inom kommunal eller landstingskommunal verksamhet. Krav på uppdrag (bilaga 5/J) : tre uppdrag ska redovisas samtliga uppdrag ska avse tjänster liknande de som nu upphandlas och omfatta minst 150 timmar vardera avslutade uppdrag får inte vara äldre än fyra år räknat från anbudstidens utgång ( ) samtliga tre uppdrag ska avse kommunal eller landstinskommunal verksamhet i förvaltning/bolag 10

11 minst två uppdrag ska ha utförts i egenskap av huvudansvarig revisor och ett i egenskap av antingen huvudansvarig revisor eller granskningsledare Granskningsledare Granskningsledare ska vara: certifierad kommunal yrkesrevisor eller auktoriserad/godkänd revisor eller ha akademisk examen och kompetens som bedöms likvärdig samt ha erfarenhet av att leda revisionsuppdrag Granskningsledare ska under de senaste fyra åren (2011 t.o.m. 2014) ha erfarenhet från att leda minst tre revisionsuppdrag inom kommunal eller landstingskommunal verksamhet. Alternativt ha varit granskningsledare under åren 2011 t.o.m för minst två revisionsuppdrag och granskare för ett uppdrag inom kommunal eller landstingskommunal verksamhet. Krav på uppdrag(bilaga 6/K): tre uppdrag ska redovisas samtliga uppdrag ska avse tjänster liknande de som nu upphandlas och omfatta minst 150 timmar vardera avslutade uppdrag får inte vara äldre än fyra år räknat från anbudstidens utgång ( ) samtliga tre uppdrag ska avse kommunal eller landstinskommunal verksamhet i förvaltning/bolag minst två uppdrag ska ha utförts i egenskap av granskningsledare och ett i egenskap av antingen granskningsledare eller granskare Granskare Granskare ska ha akademisk examen med ekonomisk inriktning på kandidatnivå och ha minst ett års erfarenhet av granskningsuppdrag inom revision av kommunal eller landstingskommunal verksamhet i förvaltning/bolag Curriculum Vitae (CV) Som underlag för kvalificeringen ska till anbudet bifogas CV för: huvudansvarig revisor ersättare för huvudansvarig revisor granskningsledare granskare CV ska visa att erbjudna revisorer motsvarar de krav som är angivna för respektive kompetens i detta avsnitt. Av CV ska framgå: utbildning, examina, annan relevant kompetens som bedöms som likvärdig. Se avsnitt erfarenhet av att leda revisionsuppdrag i egenskap av antingen huvudansvarig eller granskningsledare (gäller huvudansvarig revisor och granskningsledare) för granskare ska antal år med erfarenhet av att revidera kommunal eller landstingskommunal verksamhet anges Som underlag för kvalificering av anbudet ska huvudansvarigs respektive granskningsledarens erfarenhet av att leda liknande revisionsuppdrag i respektive funktion specificeras (förfrågningsunderlagets bilaga 5/J respektive 6/K). Där redovisas avslutade eller pågående revisionsuppdrag enligt avsnitt och Granskningsplan Anbudet ska innehålla en översiktlig granskningsplan för år 2015 (se avsnitt Underkriteriet Utformning av granskningsplan ). 11

12 8. Antal timmar och pris för erbjuden behandling Fördelningen av uppdragets 500 timmar ska vara följande inom teamet: huvudansvarig revisor 75 timmar (ca 15%, granskningsledare 125 timmar (ca 25 %) och granskare 300 timmar (ca 60%). Fördelningen av tidsinsats mellan huvudansvarig, granskningsledare och granskare kan efter samråd med landstingsrevisorerna förändras under avtalsperioden. Anbudet ska innehålla timpris per kompetenskategori samt totalpris för hela uppdraget (se bilaga 4). Totalpriset ska inkludera samtliga kostnader (exklusive moms) för fullgörandet av uppdraget. Offererade ersättningar för basuppdraget gäller även vid avrop av optionen övrig granskning. Priserna ska vara fasta för avtalsperioden t.o.m Därefter gäller prisjusteringsklausul enligt punkt 12, avtalets Allmänna avtalsvillkor (se bilaga 9). 9. Utvärdering (steg 4) Av de anbud som uppfyller samtliga krav i förfrågningsunderlaget kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till utvärderingskriterierna kvalitet och pris att antas. Kvalitet kommer att viktas till 70 procent och pris till 30 procent. 9.1 Kvalitet Utvärderingskriteriet kvalitet är viktat till 70 procent. Erbjuden kvalitet bedöms utifrån två underkriterier som är inbördes viktade: 1. referenser för huvudansvarig revisor och granskningsledare (vikt 50 procent) 2. utformning av granskningsplan (vikt 50 procent). Högsta betyg för kvalitet är 3,0 poäng, som fördelas på underkriterierna enligt nedan: 1. referenser för huvudansvarig revisor och granskningsledare - max 1,5 poäng 2. utformning av granskningsplan - max 1,5 poäng. Betyg- och poängsättning sker med två decimaler Underkriteriet referenser (vikt 50 procent) Revisionskontoret kommer att ta tre referenser för huvudansvarig revisor respektive granskningsledare. En av dessa referenser kan vara egen referens som revisionskontoret kan komma att ta inom Stockholms läns landsting. Sådan referens jämställs med av anbudsgivaren angiven referens. Totalt kommer tre referenser att ligga till grund för utvärderingen. I bilagorna 5/J respektive 6/K ska anbudsgivaren ange referenspersoner för huvudansvarig revisor respektive granskningsledare. Referenser kommer att inhämtas från referenspersoner som angivits i dessa bilagor. Referenspersonerna ska vara vidtalade och ha en funktion som innebär kunskap om anbudsgivarens genomförda arbetsuppgifter. Tillfrågade referenspersoner kommer att få poängsätta huvudansvarig revisors och granskningsledares insatser. De frågor som kommer att ställas till referenspersonerna framgår av bilaga 7. Referenstagningen kommer att ske skriftligt. Om samma huvudansvarig revisor eller granskningsledare erbjuds i någon av landstingsrevisorernas samtidiga upphandlingar (se avsnitt 3), kan de referenser som lämnas i denna upphandling komma att gälla även för dessa samtidiga upphandlingar. 12

13 Respektive referens kan ge 0,0 till 1,5 poäng 1. Referenspersonernas genomsnittliga poängsättning för huvudansvarig revisor respektive granskningsledare vägs in i bedömningen. Maximal poäng för huvudansvarig revisor respektive granskningsledare är således 1,5. Sammanfattningsvis kan huvudansvarig revisors och granskningsledares sammanlagda erfarenhet av att leda liknande revisionsuppdrag ge maximalt 3,0 poäng. Vikten för underkriteriet referenser är 50 procent av slutbetyget för kvalitet. Underkriteriets del av slutbetyget för kvalitet är således maximalt 1,5. Referenstagning i samband med utvärderingen kommer i första hand att ske under veckorna 49 t.o.m. 51. Det åligger anbudsgivaren att försäkra sig om att de referenspersoner som är angivna i bilagorna 5/J och 6/K är vidtalade samt anträffbara via e-post under dessa veckor. Om så inte är fallet, och revisionskontoret trots upprepade försök inte kunnat genomföra referenstagningen, kommer det antal referenser som understiger tre ges betyget noll Underkriteriet utformning av granskningsplan (vikt 50 procent) För bedömning av granskningskoncept och granskningsidéer samt metoder och verktyg m.m., ska anbudsgivaren upprätta en översiktlig granskningsplan anpassad till Universitetssjukhuset för den årliga revisionen år För detta underkriterium används en 3-gradig betygsskala. Halvpoäng kan komma att användas. Slutbetyg för genomförande anges med två decimaler. Stort mervärde ger 3 poäng Bra mervärde ger 2 poäng Begränsat mervärde ger 1 poäng Inget mervärde ger 0 poäng En bedömning av mervärdet görs för varje del. Det är den genomsnittliga poängen för samtliga delar som blir delkriteriets mervärde. Totalt kan 3 poäng erhållas för delkvalitetskriteriet genomförande. Kvalitetskriteriets vikt är 50 procent av slutbetyget för kvalitet. Kvalitetskriteriets del av slutbetyget är således maximalt 1,5. Granskningsplanen ska på en övergripande nivå beskriva hur anbudsgivaren avser att genomföra uppdraget och innehålla följande delar: 1. Bedömning av risk och väsentlighet En översiktlig risk- och väsentlighetsbedömning inklusive sammanställning och värdering av identifierade risker. 2. Förslag till prioriterade granskningsområden Granskningsplanen ska innehålla förslag till innehåll i den årliga revisionen Det ska finnas en tydlig koppling mellan identifierade risker och förslag till granskningsinsatser. Bedömd tidsbudget för varje granskningsinsats ska anges i timmar. Granskningsinsatserna ska ge ett tillräckligt underlag för att bedöma om ekonomistyrningen är tillfredsställande, om intern styrning och kontroll är tillräcklig samt om räkenskaperna är rättvisande. Särskild vikt ska läggas vid beskrivningen av hur granskningen av intern styrning och kontroll ska genomföras för att ge ett fullgott underlag i ansvarsprövningen. 3. Övrig granskning Beskrivning av två förslag till övrig granskning år 2015, som kan utföras som tilläggsuppdrag. Det räcker med motiverade förslag avseende område och genomförande samt uppskattning av kostnader; dvs. det behövs inte några färdiga projektplaner. 1 Värderingsgrund för poängsättning av referenstagningen framgår av bilaga 7. 13

14 4. Metodik Övergripande beskrivning av vilka metoder som anbudsgivaren föreslår ska användas. Det kan t.ex. handla om IT-baserade revisionsverktyg, registeranalys, statistikbearbetning, enkäter, urvalsmetoder, benchmarking och presentationsformer. Den metodik som beskrivs ska kunna dokumenteras och redovisas Sammanfattande bild av bedömningen av utvärderingskriteriet kvalitet Kvalitetskriterium Delpoäng Del av slutbetyg 1. Referenser 3,0 (max poäng) 50 % Bedömning av huvudansvarig Bedömning av granskningsledare 1,5 (vid full poäng) 1,5 (vid full poäng) 1,5 1,5 Totalt för underkriteriet 2. Utformning av granskningsplan Bedömning av översiktlig granskningsplan Totalt för underkriteriet 3,0 x 0,5 3,0 (max poäng) 3,0 (vid full poäng) 3,0 x 0,5 1,5 50 % 1,5 1,5 Slutbetyg för kvalitet 3, Anbuds- och utvärderingspris Utvärderingen av anbudspriset kommer att baseras på 500 timmar per år, vilket innebär timmar för hela avtalsperioden. Anbudspriset ska redovisas i enlighet med vad som framgår av avsnitt 6.1 och bilaga 4. Priset ska inkludera samtliga kostnader (exklusive moms). Ett utvärderingspris tas fram genom att det totala anbudspriset räknas upp med ett procentuellt påslag. Detta påslag bygger på dels det kvalitetsbetyg som anbudsgivaren fått, dels en uppräkningsfaktor som baseras på viktningen mellan kvalitet och pris. Den anbudsgivare som får det lägsta utvärderingspriset kommer att antas. En mall för uträkning och simulering av utvärderingspriset redovisas i bilaga Avtal Avtal med kommersiella villkor för uppdraget framgår av bilaga 9. Villkor för ramavtalet och avropsavtalet framgår av bilaga 10. Observera att i avtalen angivna villkor är bindande för parterna. 11. Upphandlingsområden 14

15 Etapp 1 1. Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO) 2. Universitetssjukhuset 3. Kulturnämnden (KUN) 3. Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) 3. Patientnämnden (PaN) 4. Objekt inom landstingsstyrelsen enligt nedan: I. Koncernfinansiering och sammanställd redovisning/ koncernredovisning II. Landstingsstyrelsens förvaltning (inkl. NKS-bygg) och skadekontot III. Förvaltning för utbyggd tunnelbana Etapp 2 5. Landstingsfastigheter (resultatenhet under landstingsstyrelsen) 5. Locum AB 5. Stiftelsen Clara 6. Landstingshuset i Stockholm AB (LISAB) (specifika krav på koncernredovisning) 6. AB SLL Internfinans 6. SLL:s donationsfonder 7. Ambulanssjukvården i Storstockholm AB (AISAB) 7. Stockholm Care AB 8. AB Storstockholms Lokaltrafik inkl. dotterbolagen (SL-koncernen) 8. Waxholms Ångfartygs AB (WÅAB) 8. Trafiknämnden 9. Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum 15