Årsrapport 2014 Kyrkogårdsnämnden

Transkript

1 Årsrapport 2014 Kyrkogårdsnämnden Rapport från Stadsrevisionen Nr 24, 2015 Dnr /2015

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Årsrapport 2014 Kyrkogårdsnämnden Nr 24, 2015 Dnr /2015 Hemsida:

3 Stadsrevisionen Dnr / Till Kyrkogårdsnämnden Revisorerna för kyrkogårdsnämnden har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för kyrkogårdsnämnden. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast På revisorernas vägnar Bengt Leijon Ordförande Maria Lövgren Sekreterare Stadsrevisionen Revisionskontoret Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

4 Sammanfattning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Sammantaget bedöms att kyrkogårdsnämnden i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att budgethållningen har varit tillräcklig och att fullmäktiges verksamhetsmål i huvudsak uppnås. Nämnden uppvisar ett överskott på 15,3 mnkr i förhållande till budget. Orsaken till överskottet är främst minskade utgifter för kapitalkostnader. Intern kontroll Nämndens interna kontroll bedöms ha varit tillräcklig. Nämnden har en i huvudsak tillfredsställande uppföljningsstruktur. Ekonomi, verksamhet och kvalitet följs systematiskt upp i samband med nämndens månads- och tertialrapporter. Dock kan prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter utvecklas. Under året har bland annat rutiner för kontroll av bisysslor granskats. Vissa brister har noterats men de är inte av sådan karaktär att de väsentligt påverkar nämndens interna kontroll. Bokslut och räkenskaper Bokslut och räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed. De fördjupade granskningar som genomförts under året är anläggningstillgångar/ investeringar samt moms. Vissa brister har noterats men de är inte av sådan väsentlig karaktär att de påverkar nämndens räkenskaper.

5 Innehåll Årets granskning 1 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi 1 Intern kontroll 3 Bokslut och räkenskaper 4 Uppföljning av tidigare års granskning 5 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 1 Bilaga 2 - Årets granskningar 1 Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer 1

6

7 1 (5) Årets granskning Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Kriterier för bedömningen redovisas i bilaga 1. I rapporten redovisas översiktligt resultatet av revisionsårets grundläggande och fördjupade granskningar. De granskningar som genomförts under revisionsåret redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. De förtroendevalda revisorerna har träffat representanter för nämnden i samband med genomgång av 2013 års granskning av och avstämning inför Granskningsledare har varit Örjan Palmqvist vid revisionskontoret och Peter Alm vid PwC. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Sammantaget bedöms att kyrkogårdsnämnden i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.

8 2 (5) Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2014: Mnkr Budget 2014 Utfall B o k s l u t Avvikelse Budgetavvikelse 2013 Driftbudget Verksamhet Kostnader 153,8 157,9-4,1-2,7% -4,6 Intäkter 33,6 38,2 4,6 13,7% 3,3 Verksamhetens nettokostnader 120,2 119,7 0,5 0,4% -1,3 Avskrivningar 16,0 7,6 8,4 52,5% 4,1 Internräntor 7,7 1,3 6,4 83,1% 3,1 Driftbudgetens nettokostnader 143,9 128,6 15,3 10,6% 5,9 Investeringsplan Utgifter 33,4 36,5-3,1-9,3% 11,4 Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0% 0,0 Nettoutgifter 33,4 36,5-3,1-9,3% 11,4 Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall avviker med 15,3 mnkr i förhållande till budgeten. Utfallet visar att budgethållningen har varit tillräcklig. Nämndens kostnader uppvisar ett överskott på 10,7 mnkr i förhållande till budget. Den huvudsakliga förklaringen till överskottet är att medel för kapitalkostnader inte har utnyttjas fullt ut beroende på förseningar inom investeringsprojekten. Nämndens intäkter uppvisar ett överskott på 4,6 mnkr i förhållande till budget. Den huvudsakliga förklaringen är ökade intäkter för sommararbetande skolungdomar och personer utanför arbetsmarknaden samt ökade intäkter för fler sålda gravskötselavtal. Nämnden begär ombudgetering av medel för två större underhållsprojekt: takrenovering vid Råcksta krematorium och murarbeten vid Sandsborgskyrkogården beroende på förseningar. Nämnden begär 3,0 mnkr för att slutföra underhållsåtgärderna under Nettoutgifterna för investeringarna blev 3,1 mnkr över budget. Överskridandet beror i huvudsak på oförutsedda kostnader för den nya askgravlunden vid Sandsborgskyrkogården.

9 3 (5) Nämnden har förklarat avvikelserna på ett tillfredsställande sätt. Verksamhetens resultat Revisionskontoret bedömer att nämndens resultat för 2014 i allt väsentligt är förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Bedömningen grundas på en granskning av nämndens verksamhetsberättelse samt på de övriga granskningar som har genomförts under året. Nämnden bedömer att fullmäktiges mål för verksamheten i huvudsak har uppnåtts. Av nämndens 13 egna mål uppfylls alla. När det gäller målet Stockholms stad är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten bedömer nämnden att målet är uppfyllt. Revisionskontoret bedömer att målet delvis är uppfyllt. Av fullmäktiges sex indikatorer uppnår nämnden två helt och fyra delvis. För övriga mål anser revisionskontoret att nämndens bedömning är rimlig. De avvikelser som noterats är inte av den arten att de påverkar den sammanfattande bedömningen. Intern kontroll Den interna kontrollen är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Den interna kontrollen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. Av redovisningen framgår att inga väsentliga brister har noterats. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. En granskning av nämndens verksamhetsplan för år 2014 visar att nämndens egna mål ansluter till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden har en i huvudsak tillfredsställande uppföljningsstruktur. Ekonomi, verksamhet och kvalitet följs systematiskt upp i samband med nämndens månads- och tertialrapporter.

10 4 (5) Nedanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter inte har varit helt tillräcklig. Prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter kan utvecklas. Mnkr Tertialrapport Tertialrapport Bokslut 2014 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 160,6 160,1 157,9 2,2 1,4% Intäkter 37,5 37,9 38,2 0,3 0,8% Verksamhetens nettokostnader 123,1 122,2 119,7 2,5 2,0% Avskrivningar 10,0 7,9 7,6 0,3 3,8% Internräntor 5,7 1,5 1,3 0,2 13,3% Driftbudgetens nettokostnader 138,8 131,6 128,6 3,0 2,3% Investeringsplan Utgifter 33,4 33,4 36,5-3,1-9,3% Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Nettoutgifter 33,4 33,4 36,5-3,1-9,3% Revisionskontorets granskning av nämndens system för intern kontroll visar att nämnden i december 2012 fastställt ett system för intern kontroll. I samband med verksamhetsplanen för 2014 fastställde nämnden en internkontrollplan för I verksamhetsberättelsen framgår resultatet av de granskningar som har genomförts under året. Fem kontrollaktiviteter genomfördes under året. Endast smärre brister har noterats i granskningarna. Revisionskontoret har under året genomfört granskning av rutiner för kontroll av bisysslor. Vissa brister har noterats men de är inte av sådan karaktär att de väsentligt påverkar nämndens interna kontroll. Revisionskontoret rekommenderar att nämnden dokumenterar sin rutin för hantering av bisysslor. Granskningarna redovisas närmare i bilaga 2. Bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.

11 5 (5) Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande. Bedömningen baseras på en granskning av nämndens bokslut och på de övriga granskningar som genomförts under året. Under året har granskningar av rutiner för redovisning av anläggningstillgångar/investeringar och moms genomförts. Vissa brister har noterats men de är inte av väsentlig karaktär så att de påverkar bedömningen av nämndens räkenskaper. Vad gäller momshanteringen rekommenderas att krav ställs på leverantörer vad gäller information i fakturorna samt att kontrollerna avseende moms dokumenteras. Granskningarna redovisas närmare i bilaga 2. Uppföljning av tidigare års granskning Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en uppföljning och bedömning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationerna, se bilaga 3. Uppföljning visar att nämnden delvis har beaktat revisionens rekommendationer. Rutinerna för löpande periodiseringar är ännu inte fullt utvecklade vad gäller intäkter. Vidare har ännu inte brandskyddsorganisationen för säkerhetsarbetet dokumenterats.

12

13 1 (2) Bilaga 1 - Bedömningskriterier Revisionskontorets bedömningskriterier För avsnitten Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och Intern kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Inte tillfredsställande/ Inte tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

14 2 (2) Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås. Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Nämndens bokslut och räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.

15 1 (2) Bilaga 2 - Årets granskningar Granskningar och projekt under perioden april 2014 mars 2015 Intern kontroll Bisysslor Granskningen har syftat till att bedöma om den interna kontrollen avseende hantering av bisysslor tillräcklig. Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig, men att förbättringsutrymme finns. Bedömningen grundas på att förvaltningen har upprättat riktlinjer för bisysslor, vilka bedöms vara tydliga och ett bra komplement till stadens riktlinjer. Förvaltningen har en rutin för anmälan av bisysslor, dock finns inte denna beskriven i riktlinjerna. Revisionskontoret rekommenderar att förvaltningen dokumenterar sin rutin för hantering av bisysslor. Av denna bör bl a framgå hur anmälan av bisysslor för förvaltningens anställda ska ske samt hur dessa hanteras och följs upp av respektive avdelningschef. Bokslut och räkenskaper Anläggningstillgångar/investeringar Granskningen har avgränsats till ett urval investeringar med avseende på om klassificering, avskrivning och avskrivningstider är i enlighet med stadens anvisningar och god redovisningssed. Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig, men att förbättringsutrymme finns främst avseende specifikation och hänvisningar på leverantörsfakturor. Revisionskontoret rekommenderar att förvaltningen ställer krav på leverantörer så att fakturorna innehåller fullständig information. Moms Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen avseende momshantering är tillräcklig och om redovisningen av moms är fullständig och rättvisande. Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig men kan förbättras i vissa avseenden.

16 2 (2) För att säkerställa korrekt momsavdrag genomför ekonomifunktionen stickprov/löpande kontroller avseende moms vad gäller representation och hyrbilar/leasing. Det sker ingen dokumentation av kontrollerna och genomförda stickprov visar på att denna kontroll inte fullt ut är tillräcklig. Förvaltningen rekommenderas att dokumentera genomförda kontroller avseende moms. Vidare bör förvaltningen informera attestanter som konterar moms om hur momskontroller bör utföras för att upptäcka eventuella felaktigheter.

17 Granskningsår JA DELVI S NEJ Kyrkogårdsnämnden 1 (1) Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer ÅTGÄRDAT REKOMMENDATION Att nämndens rutiner för löpande periodiseringar inte är fullt utvecklade. Att nämnden löpande periodiserar intäkter och kostnader. Att nämnden i sitt säkerhetsarbete fastställer en brandskyddsorganisation med tydlig dokumenterad ansvarsfördelning och hur brandskyddet ska planeras. X X KOMMENTAR Nämnden periodiserar kostnaderna men inte intäkterna. Nämnden har en brandskyddsansvarig och det finns en organisation för detta. Dock saknas en dokumenterad beskrivning över rutiner och organisationen Förvaltningen bör dokumentera sin rutin för hantering av bisysslor. Följs upp 2015 Förvaltningen bör ställa krav på sina leverantörer om att fakturorna innehåller fullständig information om vad utförd tjänst avser. Följs upp 2015 Förvaltningen rekommenderas att dokumentera genomförda kontroller avseende moms. Följs upp 2015