Årsrapport 2015 Överförmyndarnämnden

Transkript

1 Årsrapport 2015 Överförmyndarnämnden Rapport från Stadsrevisionen Nr 32, 2016 Dnr /2016

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Årsrapport 2015 Överförmyndarnämnden Nr 32, 2016 Dnr /2016 Hemsida:

3 Stadsrevisionen Revisorsgrupp 3 Dnr / Till Överförmyndarnämnden Årsrapport 2015 för överförmyndarnämnden Revisorerna i revisorsgrupp 3 har avslutat revisionen av överförmyndarnämndens verksamhet under Revisorerna har den 16 mars 2016 behandlat bifogad årsrapport och överlämnar den till överförmyndarnämnden för yttrande senast Kopia på den revisionsberättelse som överlämnats till kommunfullmäktige bifogas. Vi ser allvarligt på nämndens bristande styrning, ledning och kontroll. Under de senaste åren har vi påpekat brister i verksamheten. Nämnden har under året fått allvarlig kritik från bl.a. Länsstyrelsen och JO. I årets granskningar har väsentliga brister noterats vad gäller tillgängligheten och servicen, hanteringen och registreringen av allmänna handlingar samt tillsynen av gode män och förvaltare. I överläggningar med nämnden har vi informerats om det förändringsarbete som påbörjats under hösten. Kommunstyrelsen har i samband med avstämningsärendet om mål och budget för 2016 beslutat att tilldela nämnden ytterligare 8 mnkr. Vi utgår från att nämnden vidtar nödvändiga åtgärder. På uppdrag av revisorerna i revisorsgrupp 3. Ulf Bourker Jacobsson Ordförande Thomas Bonell Sekreterare Stadsrevisionen Revisionskontoret Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

4 Sammanfattning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Sammantaget bedöms att överförmyndarnämnden inte har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämndens verksamhetsmässiga resultat för 2015 är inte förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Nämnden redovisar ett budgetunderskott med 5,5 mnkr, vilket motsvarar en budgetavvikelse om 13,5 %. Nämnden bedömer att flertalet av fullmäktiges mål uppnås med undantag av målet budgethållning och bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor. Nämnden når dock inte flertalet av de mål som till stor del berör till stor del nämndens kärnverksamhet, d.v.s. handläggning av tillsynsärendena rörande gode män, förvaltare och förmyndare (ställföreträdare). Nämnden har fått allvarlig kritik från bl.a. Länsstyrelsen och JO. Flera olika utredningar inom staden har visat att det finns brister i verksamheten. Bristerna inom nämndens kärnverksamhet, kan leda till rättsförluster och personliga konsekvenser för huvudmännen. Tidigare lämnade rekommendationer om att nämnden måste förbättra verksamhetens ledning och styrning samt budgethållning kvarstår. Intern kontroll Nämndens interna kontroll bedöms inte vara tillräcklig. Väsentliga brister har noterats vad gäller tillgängligheten och servicen, hanteringen och registreringen av allmänna handlingar samt tillsynen av gode män och förvaltare. Nämnden har inte vidtagit tillräckliga åtgärder utifrån tidigare lämnade rekommendationer. Det finns brister i verksamheten som bl.a. kan påverka rättsäkerheten. I vissa delar indikerar granskningen, snarare att det har skett en försämring i verksamheten jämfört med tidigare år. Prognossäkerheten har var varit bristfällig under året, vilket hänger samman med att det ekonomiska analysarbetet behöver utvecklas. Bokslut och räkenskaper Bokslut och räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed.

5 Innehåll Årets granskning 1 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi 1 Intern kontroll 4 Bokslut och räkenskaper 6 Uppföljning av tidigare års granskning 6 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 1 Bilaga 2 - Årets granskningar 1 Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer 1

6

7 1 (6) Årets granskning Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Revisionen har utförts enligt kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Kriterier för bedömningen redovisas i bilaga 1. I rapporten redovisas översiktligt resultatet av revisionsårets grundläggande och fördjupade granskningar. De granskningar som genomförts under revisionsåret redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av hur nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. De förtroendevalda revisorerna har under våren och hösten träffat representanter för nämnden i samband med genomgång av 2014 och 2015 års granskning. Revisorerna har träffat nämnden den 9 februari år 2016 för en dialog avseende de brister revisionen konstaterat i granskningen av år Granskningsledare har varit Thomas Bonell vid revisionskontoret och Carin Hultgren vid PwC. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer, gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen avser såväl genomförandet som resultatet av verksamheten. Sammantaget bedöms att överförmyndarnämnden inte har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt

8 2 (6) tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar ett budgetunderskott och det verksamhetsmässiga resultatet för 2015 är inte förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2015: Mnkr Budget 2015 B o k s l u t Budgetavvikelse 2014 Utfall Avvikelse Driftbudget Kostnader 47,5 55,3-7,8 16,4 % -1,3 Intäkter 6,8 9,1 2,3 33,8 % 3,5 Driftbudgetens nettokostnader 40,7 46,2-5,5 13,5 % -0,2 Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall avviker med 5,5 mnkr i förhållande till budgeten. Utfallet visar att budgethållningen inte har varit tillräcklig. Nämnden har i samband med behandlingen av verksamhetsplanen 2015 fått en budgetjustering om 1,8 mnkr på grund av övertagande av arbetsuppgifter från tingsrätterna. Nämnden erhöll en ytterligare budgetjustering om 2,5 mnkr i samband med behandlingen av tertialrapport 1 för utökning av antalet tjänster. Nämnden ansökte i samband med behandlingen av tertialrapport 2 en budgetjustering om 1,5 mnkr eftersom antalet ärenden till kontaktcenter fördubblats. Kommunstyrelsen beviljade inte ansökan. Enligt nämndens redovisning beror avvikelserna främst på ökade kostnader för arvoden till gode män om 2,5 mnkr och arvoden till gode män för ensamkommande barn med permanent uppehållstillstånd om 0,9 mnkr. Vidare förklaras avvikelsen av kostnader för konsulter för handläggningen av ensamkommande flyktingbarn om 0,6 mnkr. Resterande delen av underskottet förklaras av att det finns en osäkerhet vad gäller återsökningarna av medel för gode män för ensamkommande flyktingbarn från Migrationsverket. Nämnden har förklarat avvikelserna på ett tillfredsställande sätt. Verksamhetsmässigt resultat Nämndens resultat för 2015 bedöms inte vara förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Bedömningen grundas på en granskning av nämndens verksamhetsberättelse samt övriga granskningar som har genomförts under året.

9 3 (6) Nämnden har under flera år får kritik från Länsstyrelsen som är tillsynsmyndighet för överförmyndarnämnden. Allvarlig kritik mot nämndens handläggning har i flera ärenden riktats från justitieombudsmannen (JO). Kritik mot handläggningen har även riktats från justitiekanslern (JK). Under året har flera olika utredningar om nämndens verksamhet genomförts av bl.a. stadsledningskontoret och stadsarkivet som påvisar stora brister i nämndens verksamhet. Nämnden bedömer att flertalet av fullmäktiges mål uppnås med undantag av målen budgethållning och bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor. Nämnden når dock inte sina egna mål med bäring på nämndens kärnverksamhet dvs. handläggning av tillsynsärenden rörande gode män, förvaltare och förmyndare (ställföreträdare). Det handlar t.ex. om att målet om att tillsätta god man och förvaltare inom 90 dagar har inte uppnåtts. Nämnden har inte heller nått målet om att beslut om byte av god man eller förvaltare ska ske inom 60 dagar. Utfallet visar snarare på en försämring jämfört med föregående år. Nämnden har under perioden april till oktober månad prioriterat bort ärenden om s.k. tillfälligt godmanskap på grund av bl.a. sjukfrånvaro. Det saknas dock tillförlitlig statistik om hur många ärenden detta omfattar. Nämnden har under året prioriterat arbetet med att tillsätta god man för ensamkommande flyktingbarn. Tillsättningen av god man har under större delen av året skett inom 48 timmar men har succesivt förlängts och uppgår vid årets slut till två månader. Nämnden uppfyller inte kommunfullmäktiges mål om att vara en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor. Sjukfrånvaron uppgår till 6,5 procent. Nämnden har ett lågt utfall vad gäller AMI (aktivt medskapandeindex), ledarskapsindex, motivationsindex och styrningsindex. De låga resultaten beror enligt nämnden på att förvaltningen under året haft flera olika förvaltningschefer, vilket inneburit en stor påfrestning och osäkerhet för personalen. Sammantaget konstateras att nämnden inte når sina egna mål med bäring på nämndens kärnverksamhet. Det finns flera olika brister inom nämndens verksamhet, vilket kan leda till rättsförluster och personliga konsekvenser för huvudmännen.

10 4 (6) Intern kontroll Den interna kontrollen är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. En tillräcklig intern kontroll innebär att kontrollen är aktiv och ändamålsenlig. Att arbetet med den interna kontrollen är strukturerat samt integrerat i organisationen, system och det löpande arbetet. Den interna kontrollen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms att nämndens interna kontroll inte har varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. Av redovisningen i bilaga 2 framgår att väsentliga brister har noterats vad gäller tillgängligheten och servicen, hanteringen och registreringen av allmänna handlingar samt tillsynen av gode män och förvaltare. Nämnden har inte vidtagit tillräckliga åtgärder utifrån tidigare lämnade rekommendationer. Det finns brister i verksamheten som bl.a. kan påverka rättsäkerheten. I vissa delar indikerar granskningen, snarare att det har skett en försämring i verksamheten jämfört med tidigare år. De konstaterade bristerna har enligt nämnden snarare förstärkt under senare delen av året till följd av den dramatiska ökningen av antalet ensamkommande flyktingbarn. Det planerade verksamhetssystem för e-tjänst för att underlätta granskningarna av bl.a. ställföreträdarnas årsräkningar har inte genomförts Enligt uppgift från förvaltningen, har stadsledningskontoret beslutat att projektet ska avslutas, eftersom systemet inte klarar stadens säkerhetskrav. Vidare har den omfattande process- och flödeskartläggning enligt Lean som planerades 2015 har avstannat. Det finns enligt nämnden rutiner och dokumentmallar i handläggningsprocesserna som är direkt felaktiga, omoderna och som orsakar förvirring och längre handläggningstid. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. En granskning av nämndens verksamhetsplan för år 2015 visar att nämndens egna mål i huvudsak knyter an till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Det finns i vissa fall aktiviter, men dessa bedöms inte utgöra ett tillräckligt stöd för uppföljning av nämndens egna mål. Nämnden har en inte helt tillfredsställande uppföljningsstruktur.

11 5 (6) Ekonomi, verksamhet och kvalitet följs upp i samband med nämndens månads- och tertialrapporter. Nämndens rutin för uppföljning av ekonomi behöver dock fortfarande systematiseras. Det har under året funnits en osäkerhet i nämndens ekonomiska prognoser. Det är angeläget att prognosarbetet och det ekonomiska analysarbetet utvecklas. Årets uppföljningar har identifierat ekonomiska problem inom flera områden. I tertialrapport 1 prognostiserade nämnden ett underskott om 0,5 mnkr med anledning av att de inkommande samtalen ökat, vilket inneburit ökade kostnader för Kontaktcenter. I samband med tertialrapport 2 prognostiserade nämnden ett underskott med 1,5 mnkr med anledning av att antalet ärenden till kontaktcenter fördubblats. Vid bokslutet konstateras ett underskott om 5,5 mnkr. Nämnden har inte genomfört åtgärder för att komma tillrätta med budgetavvikelserna. Under år 2015 kom det cirka 1900 ensamkommande flyktingbarn med rätt till god man. Flertalet av dessa kom under november och december månad. Revisionskontoret samlade bedömning är att den bristande säkerheten i nämndens prognoser till viss del hänger samman med det kraftigt ökade antalet ensamkommande flyktingbarn men även att det ekonomiska analysarbetet behöver utvecklas. Nedanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit dålig under året. Mnkr Tertialrapport Tertialrapport Bokslut 2015 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Kostnader 49,2 45,8 55,3 9,5 20,7% Intäkter 7,0 4,6 9,1 4,5 97,8% Driftbudgetens nettokostnader 42,2 41,2 46,2 5,0 12,1% Revisionskontorets granskning av nämndens system för intern kontroll visar att nämnden har ett system för intern kontroll. Nämnden har gjort en risk- och väsentlighetsanalys av fullmäktiges indikatorer och nämndens väsentliga processer samt upprättat en intern kontrollplan. I likhet med föregående år omfattar planen kontroller av felsorterade akter, felaktigt utbetalda arvoden samt långa handläggningstider. Granskningen visar att vissa kontrollaktiviteter inte har genomförts av nämnden och att nämnden inte har

12 6 (6) fått någon samlad rapportering av resultatet. Revisionskontoret vill framhålla att internkontrollerna ska genomföras av nämnden och inte av tillsynsmyndigheten eller annan. Mot bakgrund av att väsentliga brister konstaterats inom nämndens kärnverksamhet är det angeläget att nämnden genomför en risk- och väsentlighetanalys som omfattar flera väsentliga processer som utgångspunkt för internkontrollplanen. Då nämnden under lång tid haft svårt att rymma sin verksamhet inom given budgetram hade interkontrollplanen behövts innehålla de risker som nämnden tagit fram kring budgethållning och prognossäkerhet. Ett antal granskningar har genomförts av nämndens interna kontroll, se bilaga 2. Bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade enligt kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande. Bedömningen baseras på en granskning av nämndens bokslut och på de övriga granskningar som genomförts under året. Uppföljning av tidigare års granskning Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en uppföljning och bedömning av hur nämnden har beaktat rekommendationerna, se bilaga 3. Uppföljningen visar att nämnden inte helt har beaktat revisionens rekommendationer. Nämnden måste fortsätta arbetet med att förbättra verksamhetens ledning och styrning. Under året har ny förvaltningschef tillträtt. För att hantera den ökade ärendemängden har personal från bemanningsföretag tagits in. Nämnden har under senare delen av året fått stöd från stadsledningskontoret när det gäller it, personal och kommunikation. Nämnden måste förbättra budgethållningen och styra upp arbetet med intern kontroll så att det motsvarar kraven i stadens anvisningar.

13 1 (2) Bilaga 1 - Bedömningskriterier Revisionskontorets bedömningskriterier För avsnitten Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och Intern kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Inte tillfredsställande/ Inte tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnittet Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt innebär att nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen avser såväl genomförandet som resultatet av verksamheten. Nämndens resultat lever upp till fullmäktiges mål, beslut, och riktlinjer. Nämnden genomfört sitt uppdrag med tillgängliga resurser. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Nämnden har haft en styrning och uppföljning mot mål och beslut.

14 2 (2) Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås. Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Bokslut och räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad enligt lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade enligt kommunala redovisningslag och god redovisningssed.

15 1 (2) Bilaga 2 - Årets granskningar Granskningar och projekt under perioden april 2015 mars 2016 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Granskning av överförmyndarnämnden nr 11, 2015 Tidigare års granskningar har konstaterat brister i den interna kontrollen hos överförmyndarnämnden. Uppföljande granskningar har visat att överförmyndarnämnden endast delvis har beaktat revisionens rekommendationer. Nämnden har fått allvarlig kritik från Länsstyrelsen och Justitieombudsmannen. Flera olika utredningar och inspektioner i staden pekar samstämmigt på att det inom flera områden finns brister inom nämndens verksamhet. Revisionskontoret har mot bakgrund av dessa iakttagelser genomfört en granskning som i vissa delar är en är uppföljning av de rekommendationer som lämnades i samband med revisionsrapport 2013:6. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder inom de områden där brister tidigare har konstaterats samt om lagstiftningens krav efterlevs vid tillsynen av gode män och förvaltare. Granskningen visar att nämnden inte har vidtagit tillräckliga åtgärder och att det finns brister i verksamheten som bl.a. kan påverka rättsäkerheten. I vissa delar indikerar granskningen, snarare att det har skett en försämring i verksamheten. Nämnden har vidtagit vissa åtgärder och för att förbättra tillgängligheten och servicen genom att ansluta sig till kontaktcenter. Trots detta visar granskningen att förvaltningslagens krav om serviceskyldighet inte helt efterlevs. Det saknas fortfarande dokumenterade rutiner för hur synpunkter och klagomål ska hanteras. Vidare finns det brister i den information och de blanketter som finns på hemsidan, vilket medför risk att ansökningar och anmälningar om god man eller förvaltare hanteras felaktigt. En central del i nämndens verksamhetsutveckling har varit att få en fungerande e-tjänst och verksamhetssystem. Granskningen visar att projektledning och styrning av projektet varit bristfällig. Det saknas i dagsläget kunskap om hur projektet har bedrivits.

16 2 (2) Nämnden har inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att registeringen och hanteringen av allmänna handlingar följer lagstiftningens krav. Det finns brister och risker i hanteringen av den inkommande posten. Granskningen visar i likhet med föregående års granskningar att nämnden inte uppfyller lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Det finns risk att inkomna handlingar försvinner och att ärenden inte behandlas. I granskningen framkommer att handlingar och hela personakter har försvunnit, vilket är mycket allvarligt. Granskningen visar att nämndens tillsyn vad gäller vitesförelägganden inte följer lagstiftningens krav. Detta innebär att huvudmän riskerar att lida skada. Vidare visar granskningen att nämnden inte går vidare med att ansöka om vite hos tingsrätten för dessa ärenden, vilket kan få till följd att nämndens tillsyn i praktiken blir verkningslös. Granskningen har visat visar att vissa handlingar genomgående saknas i akterna, vilket i efterhand kan försvåra för nämnden att styrka den faktiska handläggen av ärendet. Granskningen visar att nämndens tillsyn vad gäller omprövningar av förvaltarskap inte följer lagstiftningens krav. Granskningen tyder snarare på att det har skett en försämring, vilket skulle kunna medföra stora personliga konsekvenser för huvudmännen. Nämndens rutin för bevakning av att omprövningar verkligen genomförs är bristfällig och granskningen indikerar att det kan finnas en stor andel förvaltarskap som inte omprövats på flera år. Nämnden har den 2 februari 2016 lämnat yttrat sig över rapporten. Av yttrandet framgår bl.a. att de brister revisorerna pekar på vid sin revision i oktober snarare har förvärrats än åtgärdats under årets sista månader vilket beror den dramatiska ökningen av antalet ensamkommande flyktingbarn. Vidare att nämnden under 2015 inte har haft förutsättningar att rätta till flertalet av de brister som påpekats av revisorerna pga. begränsade ekonomiska och personella resurser samt en stor volymökning då många ensamkommande flyktingbarn kom i slutet av året.

17 Granskningsår Ja Delvis Nej Följs upp 1 (2) Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer Rekommendation Åtgärdat Kommentar ÅR 2012 ÅR 2012 ÅR 2013 Nämnden måste styra upp arbetet med intern kontroll så att det motsvarar kraven i stadens anvisningar Nämnden måste förbättra verksamhetens ledning och styrning och därmed även budgethållningen. Bisysslor Ta fram riktlinjer för hantering av anställdas bisysslor. Regelbundet kartlägga de anställdas bisysslor för att säkerställa att regler och riktlinjer följs. x x x Nämnden har fastställt en riskanalys och en plan för intern kontroll för Dock har genomförda kontroller inte presenterats för nämnden. Under år 2015 året har ny förvaltningschef tillträtt. För att hantera den ökade ärendemängden har personal från bemanningsföretag tagits in. Nämnden har under senare delen av året fått stöd från stadsledningskontoret när det gäller it, personal och kommunikation. Mot bakgrund av de konstaterade bristerna i nämndens verksamhet år 2015 är det angeläget att nämnden fortsätter arbetet med att förbättra verksamhetens ledning och styrning samt budgethållning. Förvaltningschefen har nyligen genomfört utvecklingssamtal med samtliga medarbetare, då togs frågan om eventuella bisysslor upp. Förvaltningschefen kunde då konstatera att det finns bisysslor men att ingen av dessa bedömdes som problematisk att kombinera med jobbet på förvaltningen ÅR 2013 ÅR 2014 Intern kontroll löner Att en intern rutinbeskrivning avseende kontroller för lönehantering utarbetas. Rutinen bör innehålla vilka kontroller som ska genomföras månatligen och hur de ska dokumenteras. I denna rutinbeskrivning bör även framgå hur utbetalning av arvoden till godemän kontrolleras. Goda exempel finns att finna hos andra förvaltningar och nämnder inom Stockholm stad. Protokollshantering Genomföra en översyn av protokollens paragrafsättning och sättet att justera protokollen. Säkerställa att det i protokollet finns x x Uppföljningen visar att det fortfarande saknas dokumenterade rutiner för hantering av anställdas bisysslor. Uppföljningen visar att det finns rutiner för kontroller av utbetalning av löner/arvoden. Det saknas dock fortfarande en dokumenterad rutinbeskrivning. Uppföljningen under år 2015 visar att i likhet med föregående års granskning att det i protokollen i vissa fall saknas identifikation (diarienummer) till de

18 Granskningsår Ja Delvis Nej Följs upp 2 (2) Rekommendation Åtgärdat Kommentar P 11/ 2015 en tydlig koppling till de handlingar som ligger till grund för beslutet genom att en identifikation (diarienummer) anges i protokollet. I revisionsrapport nr 11, 2015 Utifrån genomförd granskning rekommenderas att nämnden: ÅR Årsrapport P - Projektrapport förbättrar tillgängligheten och servicen genom att säkerställa att informationen på hemsidan är korrekt, rutiner för synpunkter och klagomål tas fram och redovisas enligt stadens anvisningar samt att förvaltningslagens krav om serviceskyldighet efterlevs vid kontakter med medborgarna säkerställer att lagstiftningens krav följs vid registeringen och hanteringen av allmänna handlingar genom att fullmakter för personadresserad post upprättas, antalet personer som hanterar myndighetsbrevlådan begränsas samt att de förtroendevalda i egenskap av befattningshavare använder stadens e-postadress upprättar dokumenterade rutiner för registreringen av allmänna handlingar och vidtar åtgärder för att säkerställa att allmänna handlingar hanteras och förvaras på ett säkert sätt säkerställer att hanteringen av vitesförelägganden sker i enlighet med JO:s uttalande på området och rutinerna på området ses över och följs för att säkerställa att tillsynen fungerar säkerställer att lagsstiftningens krav om att förvaltarskap årligen ska omprövas uppfylls samt att rutinerna på området ses över för att säkerställa att omprövningar verkligen genomförs. skrivelser/bilagor eller liknande som protokollet hänvisar till. 2016