Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret Telefon (exp): Hemsida:

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

3 Sammanfattning 2 Årets granskning 3 Intern kontroll 4 Verksamheten 6 Ekonomi 8 Räkenskaper 9 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 10 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 11 Bilaga 3 - Uppföljning tidigare granskningar 12 Bilaga 4 Nyckeltal 13 1

4 Nämndens interna kontroll, verksamhet, ekonomi och räkenskaper har bedömts i samband med årsanalys/årsbokslut. Sammanfattningsvis bedöms sociala resursnämndens interna kontroll som tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden har ett i huvudsak välstrukturerat internkontrollarbete. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Kontrollaktiviteterna i den interna kontrollplanen är kopplade till genomförd riskanalys. Nämndens bedöms i huvudsak ha en fungerande uppföljningsstruktur. Sammanfattningsvis bedöms sociala resursnämnden under år 2016 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllelsegraden i delårsrapporter samt i årsanalysen. Nämnden har en förhållandevis god måluppfyllelse när det gäller nämndsmålen. Enligt nämndens bedömning av måluppfyllelsen har åtta nämndsmål uppnåtts under år 2016 och fem nämndsmål har delvis uppnåtts. Sammanfattningsvis bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat har hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ramarna. Sociala resursnämnden redovisar ett resultat på 1,6 Mkr för år Sammanfattningsvis bedöms räkenskaperna i allt väsentligt som rättvisande. 2

5 Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp stadsområden träffar sociala resursnämndens presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport januari - augusti och årsbokslut Sakkunnig revisor har varit Olof Hammar vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har delgivits förvaltningen för faktakontroll. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen

6 Under denna rubrik görs en bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll som tillräcklig. Bedömningen grundar sig på nedanstående redogörelse. Nämndsbudget En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Utifrån nämndens budget för år 2016 är bedömningen att nämndens egna mål delvis konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. En stor del av målen är generellt formulerade och riktar sig inte specifikt till nämndens kärnverksamheter vård och omsorg samt individ och familj. Till nämndsmålen har nämnden kopplat uppföljning nämndsmål (tidigare indikatorer) som beskriver vad som ska mätas i form av huvudsakligen resultat, antal och andel. I nämndsbudget 2016 återfinns inga beslutade målvärden. Styrdokument Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats översiktligt. Granskningen visar att det finns styrdokument för att hantera förtroenderisker. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angivet i nämndens delegationsordning. Riskhantering En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats. Sociala resursnämnden har en dokumenterad riskanalys med bedömningar utifrån sannolikhet och konsekvens. 4

7 Nämnden bedöms utifrån ovan ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Systematisk kontroll Nämndens systematiska kontroller har granskats översiktligt och främst riktat fokus mot internkontrollarbetet. Nämnden utför systematisk kontroll utifrån nämndens riskanalys och upprättad internkontrollplan. Nämndens internkontrollplan innefattar 21 risker som har följts upp genom direktåtgärd (2) eller granskningar (19). Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Uppföljningsstruktur Nämndens uppföljningsstruktur avseende verksamhet, intern kontrollplan och ekonomi har granskats och bedömts. Nämnden bedöms i huvudsak ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamhet, ekonomi och intern kontroll. Intern kontrollplan Nämnden har följt upp den interna kontrollplanen i samband årsanalysen. Under året har genomförda granskningar rapporterats till nämnden vid två tillfällen. I de fall avvikelser funnits har åtgärder genomförts, eller kommer att genomföras, vilket framgår av uppföljningen av den interna kontrollplanen. Verksamhet Nämnden har i delårsrapporter samt i årsanalysen följt upp samtliga kommunfullmäktige mål med tillhörande uppdrag samt beslutade nämndsmål. Ekonomi Nämnden har under året följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter samt årsanalys. Av nedanstående sammanställning framgår nämndens prognostiserade samt faktiskta utfall för år

8 Tabell 1 prognosjämförelse, Tkr Prognos UP1 Prognos DR1 Prognos DR2 Prognos UP2 Utfall 2016 Intäkter Totala intäkter Totala personalkostnader Totala övriga kostnader Nettokostnad exkl. finansnetto Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Sociala resursnämnden redovisar ett resultat på 1,6 Mkr för helåret. I delårsrapporten januari-april prognostiserades ett resultat på 1,5 Mkr. Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Mål och uppdrag Nämndens reglemente har granskats översiktligt. Utifrån genomförda granskningsinsatser bedöms verksamheten ha bedrivits i enlighet med nämndens reglemente. Kommunfullmäktige har för år 2016 fattat beslut om nio målområden med sammanlagt tio kommunfullmäktigemål. Målen löper under hela mandatperioden. Sociala resursnämnden har för år 2016 fattat beslut om tretton nämndsmål. I årsanalysen redovisas måluppfyllelsen för kommunfullmäktigemål samt nämndsmål. 6

9 Nämnden följer i årsanalysen upp måluppfyllelsen för samtliga målområden och kommunfullmäktigemål. För åtta målområden redovisas att nämnden bedöms ha bidragit till kommunfullmäktigemålet så som det var tänkt och för ett målområde har nämnden inte kunnat bidra till kommunfullmäktigemålet så som det var tänkt. Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål. Enligt nämndens bedömning av måluppfyllelsen har åtta nämndsmål uppnåtts under år 2016 och fem nämndsmål har delvis uppnåtts. I uppföljningen av nämndsmålen redovisas negativa avvikelser när det gäller väntetiden på samtalsmottagningen samt familjerådgivningen, antalet ofrivilligt deltidsanställda samt sjukfrånvaron. Uppföljningen av åtagandena visar en negativ avvikelse för samarbetet mellan barn- och familj och LSS avseende barnboenden. Även när det gäller överflyttning från akutboenden för hemlösa barnfamiljer redovisas det en negativ avvikelse i årsanalysen. För en del kommunfullmäktigemål, nämndsmål och åtaganden är det svårt att verifiera nämndens bedömning av måluppfyllelsen. Nämnden har i delårsrapport januari-augusti följt upp samtliga av kommunfullmäktige till nämnden riktade uppdrag. Granskning och tillsyn Enligt uppgift från förvaltningen har sociala resursnämnden under år 2016 hanterat 62 utredningar enligt lex Sarah. 16 av dessa utredningar har gått vidare till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Ingen av anmälningarna har, enligt förvaltningen, föranlett något föreläggande. Nyckeltal Väsentliga nyckeltal för nämnden redovisas i bilaga 4. Tabell 4.1 visar att sjukfrånvaron uppgick till 7,86 % under år Sjukfrånvaron har därmed ökat jämfört med föregående år (6,78 %). 7

10 Under denna rubrik görs det en bedömning av nämndens ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Sociala resursnämnden redovisar ett resultat på 1,6 Mkr för år Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Följande utfall samt avvikelser i förhållande till budget redovisas för nämnden år 2016: Tabell 2 resultaträkning, mnkr Budget 2016 Utfall 2016 Avvikelse Intäkter Totala intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala övriga kostnader Nettokostnad Kommunbidrag Övriga finansiella intäkter Övriga finansiella kostnader Resultat Av ovanstående tabell framgår att nämnden avviker 1631 tkr från budget (exklusive utfallet för personlig assistans samt statsbidrag för flyktingar). Nämnden har inte något resultatansvar för personlig assistans enligt socialförsäkringsbalken samt statsbidrag för flyktingar. Verksamheten statsbidrag för flyktingar redovisar ett överskott om tkr för år Verksamheten personlig assistans enligt socialförsäkringsbalken redovisar ett överskott om tkr för år Följande verksamheter uppvisar väsentliga budgetavvikelser: Individ- och familj Vård och omsorg Övrigt och gemensam verksamhet tkr tkr tkr Budgetavvikelsen inom individ- och familj beror enligt årsanalysen främst på en osäkerhet kring Migrationsverkets ersättningsprinciper. Osäkerheten har medfört kostnadsuppbokningar. 8

11 Budgetavvikelsen inom vård och omsorg härrör enligt årsanalysen främst från delar av LSS-verksamheten. Externa platser BoLSS redovisar ett underskott om tkr för år Förvaltningen fattar inte myndighetsbeslutet där den enskilda beviljas boende och har därmed svårt att påverka kostnadsbilden. Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och därmed upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. 9

12 I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 10

13 Flyktingsituationen Malmö stads hantering av flyktingsituationen har granskats utifrån tre områden; anpassning av nämndernas verksamheter, integration av nyanlända samt mottagande och integration av ensamkommande flyktingbarn. Den sammanfattande bedömningen är att granskade nämnder har hanterat flyktingsituationen väl utifrån de förutsättningar som varit. Nämnderna bedöms ha gjort erforderliga anpassningar av sina verksamheter för att hantera mottagandet utifrån förändrade volymer. Det finns en samsyn inom granskade nämnder kring vilka utvecklingsområden som är viktiga för att stärka stadens mottagnings- och integrationsarbete. Granskningen visar dock på att nuvarande insatser behöver förstärkas och vidgas. Kommunstyrelsen bör i samverkan med berörda nämnder säkerställa att det finns en tydlighet och samsyn kring vem som ansvarar för vad. Detta är inte minst av vikt med anledning av pågående omorganisation av stadsområdena och införandet av nya facknämnder. Kommunstyrelsen bör utifrån sin ledande och samordnade roll bör ta ett ökat helhetsgrepp kring frågan för att säkerställa att det finns en samsyn bland alla nämnder kring hur staden gemensamt ska arbeta för att stärka mottagnings- och integrationsarbetet. Förbättringsområden/rekommendationer som berör stadsområdesnämnderna är följande: Sociala resursnämnden, stadsområdesnämnderna Söder och Öster, arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt grundskolenämnden behöver stärka sitt förebyggande arbete i syfte att möta identifierade stödbehov för såväl nyanlända som ensamkommande barn och ungdomar. Detta gäller såväl hälsofrämjande insatser som insatser för att öka egenförsörjning och inkludering i samhällslivet. Sociala resursnämnden och berörda stadsområden bör tillse att det finns en handlingsplan för att möta förändringarna i det nya statsbidragssystemet för ensamkommande barn. Detta i syfte att finna kostnadseffektiva lösningar. 11

14 I denna bilaga beskrivs sociala resursnämndens hantering av synpunkter i tidigare granskningar. 12

15 Tabell 4.1: Personalstatistik Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel i % 75,5 72,6 73,6 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 24,6 30,1 28 Total sjukfrånvaro i % 5,87 6,78 7,86 Personalomsättning, % ,6 13