Årsrapport 2013 Skarpnäcks stadsdelsnämnd

Transkript

1 Årsrapport 2013 Skarpnäcks stadsdelsnämnd Rapport från Stadsrevisionen Nr 14, 2014 Dnr /2014

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Årsrapport 2013 Skarpnäcks stadsdelsnämnd Nr 14, 2014 Dnr /2014 Hemsida:

3 Stadsrevisionen Dnr / Till Skarpnäcks stadsdelsnämnd Revisorerna för Skarpnäcks stadsdelsnämnd har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för Skarpnäcks stadsdelsnämnd. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Karin Meding Sekreterare Stadsrevisionen Revisionskontoret Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

4 Sammanfattning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Revisionskontoret bedömer sammantaget att Skarpnäcks stadsdelsnämnd i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämndens budgethållning har varit tillräcklig och fullmäktiges mål för verksamheten har i huvudsak uppfyllts. Intern kontroll Revisionskontoret bedömer att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. Nämnden har en i huvudsak god struktur för uppföljning av ekonomi, verksamhet och kvalitet. Nämndens system för intern kontroll är aktuellt och beslutade kontroller visar att verksamheten i stort följer rutiner och regler. Revisionskontoret har noterat vissa brister i årets granskningar men dessa bedöms inte väsentligen påverka bedömningen av den interna kontrollen. Nämnden rekommenderas dock att se över rutiner och arbetssätt i de delar som berörs av granskningarna. Bokslut och räkenskaper Revisionskontoret bedömer att bokslut och räkenskaper inte är helt rättvisande. Vid granskningen har noterats att stadsdelsnämnden har genomfört ombyggnation i annans fastighet om 8,8 mnkr vilket felaktigt bokförts som driftkostnad. Den felaktiga redovisningen har påverkat nämndens resultat.

5 Innehåll Årets granskning 1 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi 1 Intern kontroll 4 Bokslut och räkenskaper 7 Uppföljning av tidigare års granskning 7 Bilaga 1 - Bedömningskriterier Bilaga 2 - Årets fördjupade granskningar och projekt Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer

6

7 1 (7) Årets granskning Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I rapporten redovisas översiktligt resultatet av revisionsårets grundläggande och fördjupade granskningar. De fördjupade granskningar som genomförts under revisionsåret och rekommendationer redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. De förtroendevalda revisorerna har träffat representanter för nämnden med i samband med genomgång av 2012 års granskning och avstämning inför år Granskningsledare har varit Annelie Wikland vid revisionskontoret och Carin Hultgren vid PwC. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Sammantaget bedöms att Skarpnäcks stadsdelsnämnd i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundas på granskning av nämndens budgethållning och verksamhets-

8 2 (7) berättelse samt revisionskontorets granskningar som har genomförts under året. Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2013: Mnkr Budget 2013 Utfall B o k s l u t Avvikelse Budgetavvikelse 2012 Driftbudget Verksamhet Kostnader 1 114, ,7-16,3 1,5 % -2,2 Intäkter -110,7-124,9 14,2 12,8 % -2,8 Verksamhetens nettokostnader 1 003, ,8-2,1 0,2% -0,6 Avskrivningar 2,6 2,6 0,0 0 % 0,1 Internräntor 1,3 1,3 0,0 0 % 0,1 Driftbudgetens nettokostnader 1 007, ,7-2,1 0,2 % -0,4 Justerat netto, efter resultatöverföringar 1 006,6 1,0 0,0 % 1,7 Investeringsplan Utgifter 12,6 9,0 3,6 28,6 % 3,3 Inkomster 0,0 0,0 0,0 0 % 0 Nettoutgifter 12,6 9,0 3,6 28,6 % 3,3 Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall avviker med 1 mnkr, efter resultatöverföringar, i förhållande till budgeten. Utfallet visar att budgethållningen har varit tillräcklig. De största avvikelserna finns inom verksamhetsområdena stöd och service till personer med funktionsnedsättning (-6,3 mnkr), nämndoch förvaltningsadministration (-5,8 mnkr), förskoleverksamhet (-5,5 mnkr) och äldreomsorg (8,4 mnkr) samt övrig verksamhet (11,2 mnkr). Avvikelsen inom stöd och service till personer med funktionsnedsättning återfinns främst på inom hemtjänst samt barn- och vuxenboenden. Renoverings- och underhållskostnader för förvaltningens entréplan har orsakat ett budgetöverskridande inom anslaget för nämnd- och förvaltningsadministration. Förskoleverksamhetens budgetunderskott beror på personalkostnader av engångskaraktär och minskade intäkter på grund av färre inskrivna barn under hösten. Äldreomsorgens budgetöverskott avser främst

9 3 (7) vård- och omsorgsboenden. Avvikelsen för övrig verksamhet avser outnyttjat anslag för oförutsedda kostnader och omstruktureringskostnader. Investeringsbudgetens avvikelse med 3,6 mnkr avser inventarier och maskiner. Enheternas resultatfonder har under år 2013 minskat med 3,2 mnkr, vilket innebär att fonden vid ingången av år 2014 uppgår till 8,8 mnkr. Nämnden har förklarat avvikelserna på ett tillfredsställande sätt. Verksamhetens resultat Revisionskontoret bedömer att nämndens resultat för 2013 i allt väsentligt är förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Bedömningen grundas på en granskning av nämndens verksamhetsberättelse samt de fördjupade granskningar som revisionskontoret har genomfört under året. Av verksamhetsberättelsen framgår att nämnden har bidragit till att kommunfullmäktiges tre inriktningsmål uppfyllts. Nämnden bedömer att fullmäktiges mål för verksamhetsområdena i huvudsak uppfylls. Revisionskontoret instämmer i bedömningen. När det gäller fullmäktiges mål för verksamheten om att kvalitet och valfrihet ska utvecklas och förbättras redovisas att cirka en tredjedelar av indikatorernas målvärden inte nås. Flera av dessa målvärden finns inom verksamheten stöd och service till för personer med funktionsnedsättning och avser bland annat bemötande, upplevelsen att kunna och påverka LSS-insatsen utformning samt boende. Revisionskontoret har genomfört en granskning av nämndens ramöppettider för förskolan och möjlighet till omsorg utanför ramtiden. Nämnden rekommenderas bl.a. att kontrollera förskolornas öppettider. Vissa brister har noterats men dessa är inte av en sådan omfattning att de väsentligt påverkar bedömningen av nämndens resultat. Se bilaga 2. Inspektioner från stadens inspektörer Äldreinspektörerna har genomfört en granskning av en extern hemtjänstutförare i Skarpnäck. Där framkom bland annat att arbetet med den sociala dokumentationen ytterligare behöver förbättras. Även förskoleinspektörernas granskning av tre kommunala förskolor i

10 4 (7) Skarpnäck visade att enheterna bland annat behövde utveckla sin dokumentation. Ej verkställda domar Under året har förvaltningsrätten meddelat 56 domslut som har gått emot nämndens beslut. Vid årsskiftet var alla dessa domar verkställda. Ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS Stadsdelsnämnden ska enligt SoL och LSS till Inspektionen för vård och omsorg och revisorerna rapportera gynnande beslut om insatser som inte har verkställts inom tre månader från nämndens beslutsdatum. Nämndens rapportering visar att beslut inte verkställts för 14 personer varav 7 inom verksamheten för stöd och service till personer med funktionsnedsättning och 7 inom äldreomsorgen. Besluten avsåg främst bostäder med särskild service enligt LSS och äldreboende. Anmälningar enligt Lex Sarah och Lex Maria Stadsdelsnämnden ska, i egenskap av utförare av social omsorg, anmäla allvarliga missförhållanden och påtagliga risker för allvarliga missförhållanden enligt lex Sarah till tillsynsmyndigheten, Inspektionen för vård och omsorg. Vidare finns en skyldighet att anmäla vårdskada eller risk för allvarlig vårdskada enligt lex Maria inom den hälso- och sjukvård som stadsdelsnämnden ansvarar för. Två avvikelserapporter från egna utförarverksamheter avseende Lex Sarah har inkommit till nämndens kännedom, varav en har anmälts till IVO. Vidare har åtta externa utförare anmält sju ärenden enligt Lex Sarah för kännedom. Det finns två Lex Maria avseende verksamhet som bedrivs av externa utförare. Intern kontroll Den interna kontrollen är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Den interna kontrollen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten bedrivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. Av redovisningen

11 5 (7) framgår att vissa brister har noterats i bl.a. granskningar av avvikelsehanteringen inom den sociala barn- och ungdomsvården och larmhantering inom äldreomsorgen. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2013 och bedömer att nämndens egna mål ansluter i huvudsak ansluter till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/ uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Revisionskontoret bedömer att nämnden har en i huvudsak god uppföljningsstruktur. Ekonomi, verksamhet och kvalitet följs systematiskt upp i samband med nämndens månads- och tertialrapporter. Uppföljning av verksamhet som uppdragits åt annan att utföra sker årligen och i enlighet med stadens gemensamma uppföljningsmodell. En granskning har skett av om nämnden har ett fungerande system för avvikelsehantering inom den sociala barn- och ungdomsvården. Granskningen visar att det i dagsläget ännu inte finns ett sammanhållet system för avvikelsehantering. Dock finns en medvetenhet om vilka krav som ställs och arbete pågår med att kartlägga de lokala processer och rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Här utgör processer och rutiner för avvikelser, fel och brister en viktig del. Granskningen redovisas i bilaga 2. Nedanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året. Det slutliga utfallet för driftbudgetens nettokostnader är i nivå med den prognos som lämnades i tertialrapport 2.

12 6 (7) Mnkr Tertialrapport Tertialrapport Bokslut 2013 Avvikelse T2 bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 1 116, , ,7 13,2 1,2 % Intäkter 111,0 110,9 124,9-14,0 12,6 % Verksamhetens nettokostnader 1 005, , ,8 0,8 0,1 % Avskrivningar 2,6 2,6 2,6 0,0 0,0 % Internräntor 1,3 1,3 1,3 0,0 0,0 % Driftbudgetens nettokostnader 1 009, , ,7 0,8 0,1% Justerat netto, efter resultatöverföringar 1 009, , ,6 1,4 0,1 % Investeringsplan Utgifter 12,8 10,9 9,0 1,9 17 % Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Nettoutgifter 12,8 10,9 9,0 1,9 17 % Revisionskontorets granskning av nämndens system för intern kontroll visar att systemet är aktuellt och att nämndens arbete med riskanalyser och uppföljning av internkontrollplan i huvudsak är tillräcklig. Interna kontroller genomförs inom alla verksamheter och på alla organisationsnivåer. Enheterna dokumenterar genomförda kontroller på en särskild blankett, som i slutet av året översänds till förvaltningens centrala administration. Nämndens övergripande riskanalys och internkontrollplan dokumenteras i stadens ILSsystem. Riskanalysen är kopplad till fullmäktiges mål och indikatorer och till verksamheternas väsentligaste processer. Den årliga riskanalysen ligger till grund för nämndens övergripande plan för intern kontroll. Förvaltningen har genomfört och redovisat granskningens resultat av kontrollerna för nämnden. Sammanfattningsvis visar kontrollerna att enheterna i stort följer gällande rutiner och regler. Revisionskontoret har genomfört ett antal granskningar av nämndens interna kontroll. Dessa omfattar rutiner för larmhantering inom äldreomsorgen, nämndens systematiska arbetsmiljöarbete,

13 7 (7) behörigheter i verksamhetssystemet Paraplyet och ekonomisystemet Agresso, nämndens lönehantering, enskilda medel samt interna och externa projektmedel för särskilda insatser och känslig information i ekonomisystemet. Bland annat rekommenderas nämnden att se över rutiner och arbetssätt vad gäller larmhanteringen samt förbättra kontroller av behörigheter i Paraplysystemet och nämndens arbetsmiljörutiner. Sammantaget är de brister som noterats inte av sådan omfattning att de påverkar bedömningen av nämndens interna kontroll. Granskningarna redovisas i bilaga 2. Bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Bedömningen baseras på granskning av nämndens bokslut, kvaliteten i redovisningen i nämndens ekonomiska redovisning och hanteringen av resultatenheternas överföringar. Vid granskningen har noterats att stadsdelsnämnden har genomfört ombyggnation i annans fastighet om 8,8 mnkr. Ombyggnationen har felaktigt bokförts som driftkostnad. Beloppet borde istället bokförts som investeringsutgift. Den felaktiga redovisningen har påverkat nämndens resultat varför detta inte bedöms som helt rättvisande. Granskningen i övrigt visar att underlagen till bokslutet är i god ordning och att posterna i huvudsak är väl dokumenterade. Uppföljning av tidigare års granskning Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en uppföljning och bedömning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationerna, se bilaga 3. Revisionskontorets uppföljning visar att nämnden i huvudsak har beaktat revisionens rekommendationer.

14

15 1 (2) Bilaga 1 - Bedömningskriterier Revisionskontorets bedömningskriterier För avsnitten Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och Intern kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Inte tillfredsställande/ Inte tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt 4 Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

16 2 (2) Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten bedrivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås. Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Nämndens bokslut och räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.

17 1 (6) Bilaga 2 - Årets fördjupade granskningar och projekt Fördjupade granskningar och projekt under perioden april 2013 mars 2014 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Stadens ramöppettider för förskolan och möjlighet till omsorg utanför ramtiden En granskning har genomförts för att bedöma om nämnden efterlever fullmäktiges beslut i budget 2013 om att löpande kontrollera att förskolornas ramöppettider följs, och att föräldrar får god information om ramöppettid och om möjlighet till barnomsorg utanför ramtiden. Granskningen visar att nämnden inte gör löpande kontroller av öppettiderna. Information om ramöppettid finns på stadens hemsida, medan information om möjligheten till omsorg på ob-tid ges muntligt på förfrågan. Ansökningar om omsorg på ob-tid prövas enligt stadens kriterier, och nämnden har dokumenterat sin handläggningsrutin. Den sammantagna bedömningen är att nämnden inte helt uppfyller fullmäktiges beslut. Nämnden rekommenderas att rutinmässigt begära uppgift från förskolorna om deras öppettider och även stickprovsmässigt tillfråga vårdnadshavarna om öppettiderna motsvarar deras behov. Nämnden bör tillhandahålla skriftlig information om möjlighet till omsorg på ob-tid. För handläggningen av ansökningar på ob-tid anser revisionskontoret att det bör upprättas stadsgemensamma riktlinjer. Intern kontroll Riskanalys och internkontrollplan En granskning har genomförts av nämndens riskanalys och internkontrollplan med avseende på områdena personal- och ekonomiadministration. Den sammanfattande bedömningen är att nämndens arbete är tillräckligt. Bedömningen grundar sig på att riskanalysen väl återspeglar väsentliga processer inom personal- och ekonomi-

18 2 (6) administrativa området och att det finns en tydlig koppling mellan riskanalys och innehållet i internkontrollplanen. Revisionskontoret har noterat att det i internkontrollplanen finns upptaget två av de riskbedömda processerna. Nämndens systematiska arbetsmiljöarbete En granskning har genomförts av om nämnden bedriver ett tillfredsställande arbetsmiljöarbete utifrån arbetsmiljölagen och stadens mål för arbetsmiljö och riktlinjer. Nämndens ansvar innebär att arbetsgivaren ska undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås i den ordinarie verksamheten. Granskningen har avgränsats till arbetsmiljöarbetet inom myndighetsutövning för personer med funktionsnedsättning och socialtjänsten. Den sammantagna bedömningen är att nämnden har förutsättningar för att bedriva ett bra arbetsmiljöarbete men att vissa områden behöver utvecklas. Det gäller framförallt uppföljning och analys samt kontroll av att nämndernas rutiner följs. Nämnden rekommenderas att upprätta en övergripande utbildningsplan för arbetsmiljöområdet och att säkerställa att blanketterna för fördelning av arbetsmiljöuppgifter förvaras på ett betryggande sätt, t ex i personalakterna. Behörigheter i Paraplysystemet Revisionskontoret har genomfört en granskning av förvaltningens behörigheter i Paraplysystemet som är ett verksamhetssystem inom socialtjänsten. Granskningen visade att det fanns ett antal inaktuella behörigheter. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att förvaltningens behörighetsadministration i Paraplysystemet kan utvecklas, bl.a. bör den ingå i nämndens riskanalys. Nämnden rekommenderas att upprätta en dokumenterad rutin för behörighetsadministrationen där det bl.a. framgår information om vilka som beslutar och registrerar behörigheterna. Vidare bör nämnden följa upp aktuella behörigheter två gånger per år samt dokumentera kontrollerna. Behörighetsblanketterna bör också förvaras på ett sätt som underlättar kontroll och uppföljning. Nämndens lönehantering En granskning har genomförts av nämndens kontroller i samband med löneutbetalningar med fokus på att det finns rutiner för löpande uppföljning och avstämning av löneutbetalningar samt kontroller

19 3 (6) före och efter löneutbetalning i enlighet med fastställd rutinbeskrivning. Den interna kontrollen i lönehanteringen bedöms i allt väsentligt tillräcklig men behöver utvecklas på vissa områden. Nämnden rekommenderas att kommunicera gällande lönerutiner med samtliga beslutsfattande chefer. Samtliga genomförda kontroller bör dokumenteras. Enskildas medel En granskning har genomförts för att bedöma om den interna kontrollen avseende hanteringen av enskildas medel hos de externa utförarna är tillräcklig. Granskningen visar bl.a. att det genomförs årliga kontroller av de externa utförarnas rutiner avseende hantering av enskildas medel inom ramen för avtals- och kvalitetsuppföljningen. Den sammantagna bedömningen är att den interna kontrollen avseende hanteringen av enskildas medel hos de externa utförarna i huvudsak är tillräcklig inom stadsdelen. Interna och externa projektmedel för särskilda insatser/utvecklingsområden En granskning har genomförts för att bedöma om den interna kontrollen avseende styrning och uppföljning av projekt är tillräcklig samt om redovisningen av projekt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Granskningen har genomförts genom verifiering av redovisning och rutiner för ett urval av projekt. Granskningen visar att nämnden i huvudsak har tillfredsställande rutiner avseende projektuppföljning/redovisning. Internt ställs dock inga krav på dokumentation, redovisning, uppföljning och kontroll avseende verksamhet som bedrivs i projekt. Den sammantagna bedömningen är att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig avseende styrning och uppföljning av projekt. Av den översiktliga granskningen har det inte framkommit något som tyder på att redovisningen inte i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämnden rekommenderas att fastställa en lägsta nivå avseende krav på dokumentation, redovisning, uppföljning och kontroll avseende verksamhet som bedrivs i projekt.

20 4 (6) Behörigheter i ekonomisystemet Agresso Den genomförda granskningen av förvaltningens behörigheter i ekonomisystemet Agresso visade att ett antal av användarna inte varit aktiva i systemet under de senaste 90 dagarna varav två personer hade avslutat sin anställning. Revisionskontorets sammanfattande bedömning är att förvaltningens behörighetsadministration i Agresso kan förbättras. Nämnden rekommenderas att göra en förnyad prövning om vissa behörigheter ska kvarstå. Vidare bör nämnden dokumentera sin rutin för behörighetsadministrationen. Känslig information i ekonomisystemet En granskning har genomförts av om nämndens rutiner för kontroll och uppföljning av känslig information i ekonomisystemet är tillräcklig. Granskningen har avgränsats till leverantörsfakturor och ett större stickprov har genomförts för att identifiera leverantörer vars fakturor kan innehålla känslig information. Granskningen visar att det förekommer känslig information i t.ex. vårdfakturor. Nuvarande rutin för att säkerställa att sådan information inte förekommer i ekonomisystemet fungerar inte. Den sammantagna bedömningen är att den interna kontrollen avseende hanteringen av känslig information i ekonomisystemet inte är tillräcklig. Nämnden rekommenderas att införa en rutin som säkerställer att känslig information inte förekommer i ekonomisystemet. Stockholms Trygghetsjour En granskning har genomförts av om nämnden hanterar och följer upp de beslut och insatser som beviljats av Trygghetsjouren på ett rättssäkert sätt. I granskningen har även ingått att bedöma om det finns fungerande former för samarbete med enheterna inom Stockholms Trygghetsjour. Revisionskontoret har granskat ett urval av ärenderapporter från Trygghetsjouren. Granskningen visar att nämnden inte har utarbetat rutiner för att säkerställa att dokumentationen från Trygghetsjouren även registreras i Paraplysystemet. Granskningen pekar också på att dokumentationen från Trygghetsjouren inte regelmässigt överförs till Paraplysystemet. I det dagliga arbetet finns det enligt nämnden former för informationsöverföring och rapportering med Trygghetsjouren men på handläggarnivå är inte samverkan mellan enheterna inom Trygghetsjouren och stadsdelsförvaltningarna formaliserad.

21 5 (6) Den sammanfattande bedömningen är att nämnden behöver se över rutiner och arbetssätt för att säkerställa att dokumentationen från Trygghetsjouren hanteras rätt. Vidare kan samarbetet med Trygghetsjouren på handläggarnivå utvecklas. Avvikelsehantering inom socialtjänsten (Rapport nr 4, 2014) Stadsrevisionen har granskat avvikelsehanteringen inom den sociala barn- och ungdomsvården. Granskningens syfte har varit att bedöma om verksamheten har ett fungerande system för att identifiera och komma till rätta med brister i verksamheten som, om de inte upptäcks, kan leda till att barn och ungdomar drabbas av missförhållanden. Sammanfattningsvis bedömer stadsrevisionen att nämndens sociala barn- och ungdomsvård ännu inte har ett sammanhållet system för avvikelsehantering. Dock finns en medvetenhet om vilka krav som ställs och arbete pågår med att kartlägga de lokala processer och rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Granskningen visar att nämnden har fastställt lokala riktlinjer för rapportering enligt Lex Sarah och rutiner för synpunkts- och klagomålshantering. Det framgår dock inte hur det som rapporterats tagits om hand av verksamheten i förebyggande syfte och i arbetet med att utveckla kvaliteten. Detta bör på ett tydligare sätt integreras i nämndens system för avvikelsehantering. Det förekommer avvikelser i handläggningsprocessen som avviker från kraven i lagar och förordningar och som inte har hanterats på ett systematiskt sätt, t.ex. vad avser utrednings- och placeringstider. Det är väsentligt att nämnden tar ställning till hur denna typ av avvikelser ska samlas upp, omhändertas och tas tillvara i det förebyggande arbetet. För att avvikelsehanteringen ska kunna bli ett verktyg i medarbetarnas arbete med att hitta kvalitetsbrister är det angeläget att begreppet avvikelse tolkas på ett enhetligt sätt. I genomförda intervjuer anges att riskanalyserna är ett utvecklingsområde. Nämnden behöver därför bli bättre i arbetet med att löpande identifiera och hantera risker för att kunna förbygga missförhållanden. Egenkontrollen är en väsentlig del i arbetet med att tydliggöra och åtgärda avvikelser. Granskningen visar att nämndens egenkontroll av den sociala barn- och ungdomsvården är ett eftersatt område, men också att det centrala stödet till stadsdelsnämndens uppföljning har varit marginellt.

22 6 (6) Bokslut och räkenskaper Kvaliteten i nämndens ekonomiska redovisning En övergripande granskning har genomförts av moment i redovisningen som syftar till att säkerställa att redovisningen är aktuell, fullständig, tillförlitlig och rättvisande. Efter genomförd granskning bedöms att den interna kontrollen av kvaliteten i redovisningen i huvudsak är tillräcklig. Vidare bedöms att redovisningen är av god kvalitet. Nämnden följer stadens regler och har utarbetade rutiner som i huvudsak bidrar till att säkerställa en ändamålsenlig redovisning av god kvalitet. Avvikelse har noterats vad gäller ombyggnation i annans fastighet vilket påverkat nämndens resultat. Resultatenheternas överföringar En granskning har genomförts för att bedöma hur stadens regler avseende resultatenheternas överföringar tillämpas. Den sammanfattande bedömningen är att nämnden i huvudsak tillämpar stadens regler avseende resultatenheternas överföringar. Nämnden följer i allt väsentligt stadens regler avseende överföring av resultatenheternas över- respektive underskott. Nämnden har fattat beslut om vilka enheter som ska utgöra resultatenheter. Dock har det noterats avvikelser mellan resultatenheternas prognostiserade resultat i tertialrapport 2 och faktiskt utfall i bokslutet.

23 Granskningsår JA DELVIS NEJ Årsrapport 2013 Skarpnäcks stadsdelsnämnd 1 (1) Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer ÅTGÄRDAT 2012 REKOMMENDATION Korttidstillsyn (KTT) enligt LSS Följsamheten till riktlinjer för upphandling, delegation och uppföljning av avtal och utförarnas verksamhet bör förbättras. Bland annat bör nämnden vara mer aktiv i att begära in genomförandeplaner och förbättra beställningarna samt genomföra kontroller av att beloppsgränserna för direktupphandling följs. X KOMMENTAR Vid revisionskontorets uppföljning av de planerade åtgärderna vid årsskiftet framkom att förvaltningen ännu inte har hunnit följa upp alla brister vad gäller insatsen korttidstillsyn, KTT på grund av personalbrist. Arbetet att ta fram konkreta åtgärder har påbörjats. Vidare planeras att ta fram en mall för målstyrda beställningar. Översyn av delegation för upphandling har genomförts Kontaktverksamhet för barn och ungdom enligt SoL Den interna kontrollen behöver stärkas med löpande kontroller av uppdragstagarnas akter samt stickprovsvisa kontroller av utbetalat arvode. X En arbetsgrupp har tillsatts för att se över rutinerna för kontaktpersoner enligt SoL. Bland annat har en processkarta på det administrativa flödet tagits fram som ska ligga till grund för det fortsatt arbetet att förbättra egenkontroller och stickprov. Vidare redovisas att alla uppdragstagares avtal är uppdaterade Överföring av känslig information Nämnden rekommenderas att ordförande och vice ordförande i den sociala delegationen alltid ska använda stadens e-postadress i sina kontakter med medborgarna. Även vice ordförande i stadsdelsnämnden och övriga nämndledamöter bör använda stadens e-postadress. X När det gäller åtgärder avseende kommunicering av känslig information via e- post, har förvaltningen under hösten/vintern tilldelat stockholm.se - adresser till nämndordförande och alla berörda i sociala delegationen.