Årsrapport 2011 SERVICENÄMNDEN. STADSREVISIONEN Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 4 Mars 2012 DNR /2012 Årsrapport 2011 SERVICENÄMNDEN Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande Styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig Bokslut och räkenskaper är rättvisande

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN SID 1 (1) DNR / Till Servicenämnden Revisorerna för servicenämnden har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för servicenämnden. I vår granskning av persontransporter och skolskjutsar kunde vi notera brister i den upphandling som ligger till grund för det ramavtal nämnden tecknat med de fyra reseföretagen. Bristerna förklaras till stor del av att de nämnder som ska tillämpa ramavtalen inte har varit involverade vid upphandlingen. För framtiden är det angeläget att nämnden tillser att stadsövergripande upphandlingar sker i nära samverkan med de nämnder som ska avropa på ingångna avtal. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast Stockholm den 22 mars 2012 På revisorernas vägnar Bengt Akalla Ordförande Stefan Rydberg Sekreterare Stockholm. Telefon Fax revision.rvk@stockholm.se Besöksadress Hantverkargatan 3 D 1tr

4 STADSREVISIONEN 1 (1) Sammanfattning Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande Nämnden visar ett sammantaget nettoöverskott om 3,7 mnkr före resultatöverföring och 4,3 mnkr efter. Överskottet beror huvudsakligen på att personalkostnaderna blivit lägre på grund av sjukfrånvaro och att nyrekrytering inte skett som planerat. Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2011 har nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Vidare bedöms att nämnden har nått sina egna mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan och bedömer att nämndens egna mål för verksamhetsområdet ansluter till kommunfullmäktiges mål. Nämndens prognossäkerhet har inte varit helt tillräcklig vad gäller beräkningen av intäkterna. Vid fördjupad granskning av beslut och delegation har konstaterats att nämnden behöver uppdatera sin delegationsordning när det gäller hur beslut som fattas på delegation ska anmälas till nämnden. Revisionskontoret bedömer dock sammantaget att nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillräcklig. Nämnden har ett aktuellt system för intern kontroll. Internkontrollplanen är upprättad utifrån genomförd risk- och väsentlighetsanalys. Resultatet av genomförda kontroller redovisas i verksamhetsberättelsen. I den framgår också vilka förbättringar som genomförts där brister uppdagats. Bokslut och räkenskaper är rättvisande Servicenämndens bokslut och räkenskaper för år 2011 bedöms vara rättvisande. Det råder en god ordning i underlagen till bokslutet och posterna är i allt väsentligt väl dokumenterade. Rapportförteckning Årsrapport 2011 för servicenämnden (nr 4, mars 2012) Granskning av persontransporter och skolskjutsar (nr 7, september 2011)

5 STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Årets granskning Nämndens resultat Ekonomiskt resultat Verksamhetens resultat Styrning, uppföljning och kontroll Nämndens styrning och uppföljning under året Intern kontroll Nämndens bokslut och räkenskaper... 7 Bilagor Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012

6 STADSREVISIONEN 1 (7) 1 Årets granskning I denna årsrapport redovisas det samlade resultatet av revisionskontorets granskning av servicenämndens verksamhet avseende år Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Nämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten Nämndens bokslut, delårsrapport och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. En förteckning över stadsrevisionens samtliga revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012 redovisas i bilaga 2. 2 Nämndens resultat I detta avsnitt redovisas revisionskontorets bedömning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare bedöms om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att servicenämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat för året är tillfredsställande.

7 STADSREVISIONEN 2 (7) 2.1 Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2011: Mnkr Budget 2011 Utfall B o k s l u t Avvikelse Budgetavvikelse 2010 Driftbudget Verksamhet Kostnader 159,1 156,0 3,1 1,9 % 4,8 Intäkter 160,0 160,6 0,6 0,4 % -1,1 Verksamhetens nettokostnader 0,9 4,6 3,7 66,7 % 3,7 Avskrivningar 0,7 0,7 0,0 0,0 % 0,0 Internräntor 0,2 0,2 0,0 0,0 % 0,1 Driftbudgetens nettokostnader 0,0 3,7 3,7 3,8 Justerat netto, efter resultatöverföringar 4,3 4,3 2,5 Investeringsplan Utgifter 1,0 0,3 0,7 70,0 % 2,4 Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 % 0,0 Nettoutgifter 1,0 0,3 0,7 70,0 % 2,4 Nämnden visar före resultatöverföring ett sammantaget nettoöverskott om 3,7 mnkr. Överskottet beror huvudsakligen på att personalkostnaderna blivit lägre på grund av sjukfrånvaro och att nyrekrytering inte skett som planerat. Dessutom har intäkterna för sålda tjänster, främst inom Kontaktcenter, blivit högre än beräknat. Efter resultatöverföring uppvisar nämnden ett resultat om 4,3 mnkr. Överskotten finns inom ekonomiadministration (1,4 mnkr), Kontaktcenter (1,3 mnkr), IT-service (0,6 mnkr) och löneadministration (0,4 mnkr). Endast verksamheten nämnd och administration visar underskott (2,8 mnkr) beroende på planerade satsningar. Det gäller utbildning inom redovisning, utvecklingsprogram för enhetschefer, hälsoprofilsbedömningar som erbjudits all personal och kartläggning av arbetsprocesser inom löneadministration och upphandling enligt Lean-modellen. Upphandlingsavdelningen visar ett nollresultat. För utrustning av arbetsplatser i Kontaktcenters lokaler i Husby och Tekniska nämndhuset och på huvudkontoret har servicenämnden endast behövt 0,3 mnkr av tilldelade investeringsmedel om 1,0 mnkr.

8 STADSREVISIONEN 3 (7) 2.2 Verksamhetens resultat Mål Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2011 har nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Vidare bedöms att nämnden har nått sina egna mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Kommunfullmäktige har fastställt inriktningsmål och verksamhetsmål med indikatorer och aktiviteter. Servicenämnden har delvis nått verksamhetsmålet Stockholms stad som arbetsgivare ska erbjuda spännande och utmanande arbete. Nämndens sjukfrånvaro blev 5,6 % istället för det fastställda målvärdet på 4 % och nöjd-medarbetar-index blev 66 % vilket är 3 procentenheter lägre än nämndens målvärde för året. Nämnden har bedömt att verksamhetsmålet Invånare i Stockholm ska vara eller bli självförsörjande endast delvis har nåtts eftersom årsmålet om praktikplatser (5 st) för de aspiranter som Jobbtorg Stockholm kan matcha inte uppnås, men årsmålet för sommarjobb för ungdomar i stadens regi har nåtts. Revisionskontoret bedömer dock att även målvärdet om praktikplatser har uppnåtts eftersom indikatorn anger att fem praktikplatser ska tillhandahållas. Det har nämnden gjort men Jobbcentrum har inte kunnat matcha någon till platserna. 3 Styrning, uppföljning och kontroll I detta avsnitt redovisas revisionskontorets bedömning av om nämnden har ett system för styrning, uppföljning och kontroll som säkerställer en ändamålsenlig verksamhet, bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden samt ger en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att servicenämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillräcklig. 3.1 Nämndens styrning och uppföljning under året Nämndens lednings- och styrdokument Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2011 och bedömer att nämndens egna mål för verksamhetsområdet ansluter till kommunfullmäktiges mål.

9 STADSREVISIONEN 4 (7) Nämndens uppföljning av ekonomi och verksamhet Nämnden har lämnat följande ekonomiska prognoser under året: Mnkr Tertialrapport Tertialrapport Bokslut 2011 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 159,7 157,9 156,0 1,9 1,2 % Intäkter 158,1 156,8 160,6 3,9 2,5 % Verksamhetens nettokostnader 1,6 2,0 3,7-1,7 85,0 % Avskrivningar 0,7 0,7 0,0 0,7 100 % Internräntor 0,2 0,2 0,0 0,2 100 % Driftbudgetens nettokostnader 2,5 2,0 3,7-1,7 85,0 % Justerat netto, efter resultatöverföringar 0,0 0,0 4,3 4,3 Investeringsplan Utgifter 1,0 0,5 0,3 0,2 40,0 % Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 Nettoutgifter 1,0 0,5 0,3 0,2 66 % Kommunfullmäktiges indikator för prognossäkerheten är att skillnaden mellan det beräknade utfallet i tertialrapport 2 och bokslutet inte bör vara mer än 1 %. Nämnden har i verksamhetsberättelsen förklarat skillnaden med att sjukfrånvaron har ökat mer än beräknat och att nyrekrytering inte skett som planerat. Sammanställningen i ovanstående tabell visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter inte har varit helt tillräcklig under året. Det gäller främst beräkningen av intäkter. Kontaktcenters intäkter blev högre än vad som beräknades i tertialrapport 2, även efter att 1,1 mnkr återredovisats till kommunstyrelsen på grund av att de i verksamhetsplanen fastställda rörliga priserna visade sig vara för höga, och servicenämnden i tertialrapport 2 beslutade att sänka de rörliga priserna från den 1 september. I kontakter med förvaltningen har det framkommit att vid tidpunkten för tertialrapport 2 var det inte känt att tre förvaltningar skulle komma att köpa ekonomiadministrativa tjänster under senare delen av året. Detta borde ha kommenterats i verksamhetsberättelsen som en förklaring till skillnaden mellan beräknat utfall och bokslut.

10 STADSREVISIONEN 5 (7) Beslut och delegation Revisionskontoret har granskat nämndens delegationsordning med avseende på hur beslut som fattas med stöd av delegation anmäls till nämnden samt de rutiner som finns för återrapportering av delegationsbeslut. Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämnden uppfyller den lagstadgade anmälningsplikten enligt kommunallagen 6 kap 35 och klarlägga om nämndens delegationsordning och nämndens rutiner för återrapportering av delegationsbeslut är ändamålsenliga. Granskningen har bland annat omfattat en genomgång av delegationsordning och delegationsbeslut som i nämndens protokoll anmälts samt intervju med administrativ chef. Granskningen visar att nämnden delvis uppfyller formerna för den lagstadgade anmälningsplikten enligt kommunallagen 6 kap 35. Beslut gällande inköp över kronor anmäls per tertial i efterskott till nämnden. Besluten är förtecknade i en lista med ett diarienummer. I protokollet framgår diarienumret men det saknas en rubrik om vad det är för typ av beslut som anmäls. När det gäller t ex personalärenden så anmäls dessa inte till nämnden trots att en del av dem, enligt nämndens delegationsordning och dokumenterade rutiner för återrapportering av delegationsbeslut, ska anmälas. En stickprovsgranskning har genomförts av anmälda delegationsbeslut avseende perioden september 2010 till maj Granskningen visade på att det finns en spårbarhet mellan protokoll och underliggande handling. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämnden inte helt följer kommunallagen om hur beslut som fattas med stöd av delegation ska anmälas till nämnden. Därför behöver nämnden uppdatera sin delegationsordning så att de delegationsbeslut som behöver anmälas till nämnden också blir det. De delegationsbeslut som är att betrakta som verkställighet behöver inte anmälas. Betalningar av fakturor där nämnden har avtal för hyror, it-drift, el mm ska inte anmälas, endast beslut om att avtal ingåtts. Granskning av persontransporter och skolskjutsar (rapport nr 7, september 2011) Stockholms stad har genom servicenämnden tecknat ramavtal med fyra transportföretag för persontransporter och skolskjutsar. Avtalet gäller till och med

11 STADSREVISIONEN 6 (7) Enligt revisionskontorets uppfattning är avtalet otydligt vad gäller prissättningen för sent avbokade resor, så kallade bomkörningar. Granskningen visar att priset för bomkörningar skiljer sig åt mellan de olika leverantörerna. Vidare framgår av avtalet att det vid samåkningar inte ska debiteras fler än en framkörningsavgift. Revisionskontorets granskning visar att en av leverantörerna inte alltid ger samplaneringsrabatt utan i många fall debiterar framkörningsavgift för samtliga resenärer i fordonet. De fyra leverantörerna har alla olika utformning och innehåll på sina fakturor. Inte någon leverantör uppfyller samtliga krav som ställs i avtalet. Detta bör tas upp på de uppföljningsmöten serviceförvaltningen håller med respektive leverantör. Servicenämnden har i november 2011 lämnat ett yttrande över rapporten och delar revisionskontorets uppfattning att avtalet är otydligt. I yttrandet anges vidare att fakturornas innehåll ska ses över och göras tydligare. Förvaltningen har tillsammans med berörda förvaltningar inlett förhandlingar med leverantörerna i syfte att fastställa hur debitering av framkörningsavgifterna ska hanteras. 3.2 Intern kontroll Nämndens system för intern kontroll Nämnden har ett aktuellt system för intern kontroll. Utifrån genomförd risk- och väsentlighetsanalys har nämnden i samband med verksamhetsplanen fastställt en internkontrollplan. Resultatet av genomförda kontroller redovisas i verksamhetsberättelsen. Där framgår också i de flesta fallen vilka förbättringar som genomförts där brister uppdagats. Arvoden till förtroendevalda Revisionskontoret har genomfört granskning av fasta årsarvoden och sammanträdesarvoden till nämndens förtroendemän. Syftet med granskningen är att bedöma nämndernas följsamhet till stadens regelverk och om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen har genomförts genom registeranalys av nämndens utbetalda arvoden under perioden januari oktober 2011 till alla ledamöter och ersättare, kontroll mot förtroendemannaregistret, mot regelverket och mot samtliga förtroendevaldas underlag för fasta årsarvoden. Underlagen för sammanträdesarvoden har slumpvis kontrollerats. Därutöver har den interna kontrollen i form av efterkontroll av utbetalda arvoden kartlagts.

12 STADSREVISIONEN 7 (7) Granskningen av servicenämnden - som anlitar trafikkontorets nämndsekretariat för sin nämndadministration - har visat att samtliga förtroendevalda har fått korrekta arvoden. Dock hade serviceförvaltningen, trots rätt inrapporterat underlag, registrerat fel löneart på årsarvodet för ordföranden och vice ordföranden, vilket inte hade uppmärksammats. Sammanfattningsvis bedöms att servicenämnden följer regelverket men rutinen för efterkontroll av registrerade arvoden behöver förbättras. 4 Nämndens bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas om nämndens bokslut och delårsrapport är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att servicenämndens bokslut och räkenskaper för år 2011 är rättvisande. Staffan Moberg Stadsrevisor Karin Meding Certifierad kommunal revisor

13 STADSREVISIONEN 1 (2) Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bedömning För avsnitten 2 Nämndens resultat och 3 Styrning, uppföljning och kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Oacceptabelt/Oacceptabel Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt 4 Nämndens bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Nämndens resultat Bedömningskriterier Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

14 STADSREVISIONEN 2 (2) Styrning, uppföljning och kontroll Bedömningskriterier Nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll bygger på en helhetssyn på den kommunala verksamheten samt säkerställer en ändamålsenlig verksamhet och bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden, liksom en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet. Nämnden har ett system för styrning som ger förutsättningar för god ekonomi, effektiv verksamhet och kvalitet. Nämnden har en ändamålsenlig organisation med en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämndens uppföljning ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Nämnden har ett system för intern kontroll för en effektiv och rättssäker verksamhet samt för att förebygga allvarliga fel och skador. Nämndens bokslut och räkenskaper Bedömningskriterier Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar.

15 STADSREVISIONEN 1 (1) Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012 Samtliga rapporter finns tillgängliga på :7 Granskning av persontransporter och skolskjutsar 2011:8 Intern kontroll i entreprenader och byggprojekt 2011:9 Samverkan kring barn som far illa eller att riskerar att fara illa 2011:10 Styrning och kontroll av stora investeringsprojekt 2011:11 Insatser för vuxna med missbruksproblematik 2012:1 Efterlevnad av stadens markanvisningspolicy 2012:2 Styrning, uppföljning och kontroll av beviljade insatser inom äldreomsorgen