Granskningspromemoria 2012

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 14 Februari 2013 DNR /2013 Granskningspromemoria 2012 Stockholms Stads Bostadsförmedling AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som revisionsrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Avtalsbevakning Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag... 5

4 STADSREVISIONEN 1 (6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 22 maj Vid planeringsmöte den 13 juni 2012 avseende Stockholms Stads Bostadsförmedling AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag som givits revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av internkontroll granskningen och granskningen av delårsbokslutet rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 5 oktober Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter för bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte äger rum den 7 februari Bolaget har faktakontrollerat granskningspromemorian. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning Avtalsbevakning Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget arbetar med uppföljning och kontroll av ingångna avtal. Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en god avtalspart och beställare. Vidare anger policyn att staden ska följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla en hög lojalitet med de tecknade avtalen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagets uppföljning och kontroll av ingångna avtal är tillräcklig. Iakttagelser Bolaget har antagit stadens upphandlingspolicy. Bolaget följer fortlöpande upp leverantörernas seriositet genom förfrågan hos skatteverket.

5 STADSREVISIONEN 2 (6) Bolaget saknar systemstöd för uppföljning av om avrop och beställningar är avtalstrogna eller inte. Bolaget följer däremot upp en gång i månaden, via ekonomisystemet, att tecknade avtal följs. Revisionskontoret har granskat bolagets följsamhet mot tecknade avtal under perioden januari till september Granskningen har visat på att bolaget har en god efterlevnad till tecknade avtal. Bolagets avtalsförvaltning sker i dag på respektive avdelning som har tecknat avtalet. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolagets uppföljning och kontroll av de granskade avtalen är tillräcklig. Avtalsförvaltningen kan dock förbättras genom att förvaltningen av avtalen sker centralt för bolaget. 2.2 Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets internkontroll granskas med fokus på den risk- och väsentlighetsanalys som ska ligga till grund för internkontrollplanen. Bolaget har vid sitt decembersammanträde 2011 antagit en internkontrollplan för De granskningsområden som fastställdes i interkontrollplanen var upphandling av varor och tjänster, utbetalningar, representation, taxiresor o dylikt, ITsäkerhet, registrering av kötid mm, förmedling till bostadskön och förtursverksamheten. Bolaget har genomfört de kontrollaktiviteter som tagits upp i planen och kvartalsvis rapporterat resultatet till styrelsen. Det fjärde kvartalet för år 2012 kommer att avrapporteras vid januarisammanträdet Vid granskningarna har inga avvikelser av betydelse noterats. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget har ett fungerande internkontrollsarbete och att granskningar har genomförts enligt internkontrollplanen.

6 STADSREVISIONEN 3 (6) Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabell framgår bl. a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2012 och bolagets prognoser över resultat. Resultat efter finansnetto 2012, mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 4,0 4,0 4,0 8,9 Tertialrapport 1 och 2 I tertialrapport 1 och 2 prognostiserar bolaget ett resultat på 4,0 mnkr, vilket är i enlighet med resultatkravet. Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till 8,9 mnkr. Resultatet uppvisar därmed en resultatförbättring jämfört med ägarkravet med 4,9 mnkr. De huvudsakliga förklaringarna till resultatet är minskade kostnader för IT på 2,6 mnkr beroende på att ett planerat byte av teknisk plattform för hemsidan inte blev nödvändigt att genomföra och lägre personalkostnader på 1,6 mnkr beroende på i huvudsak vakanser under delar av året. Intäkterna blev 0,7 mnkr högre än budgeterat beroende på i huvudsak högre finansiella intäkter än beräknat. Jämfört med bolagets prognos i tertialrapport 2 har utfallet blivit högre, 4,9 mnkr. investeringar 2012, mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 0,5 1,0 1,0 0,9 Bolagets budget för investeringar uppgår till 0,5 mnkr. Årsprognosen enligt tertial 2 prognosen var 1,0 mnkr medan det slutliga utfallet blev 0,9 mnkr. Avvikelsen beror på att inventarier som skulle ha belastat 2011 års budget levererades under januari 2012.

7 STADSREVISIONEN 4 (6) Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer. Rapportering av målen och måluppfyllelsen ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Bolaget omfattas totalt av 24 indikatorer. Av dessa indikatorer har fullmäktige fastställt 10, Stockholms Stadshus AB 8 och bolagets egna indikatorer 6. Bolaget har fastställt årsmål för merparten av indikatorerna. De indikatorer där det inte finns årsmål fastställt är för tre av bolagets egna indikatorer: kundernas betyg på webbtjänsterna, kundernas nöjdhet med kontakten med bolaget samt aktivt medskapandeindex. För övriga indikatorer redovisas måluppfyllelsegraden. I bolagets årsredovisning framgår att 14 indikatorer uppfylls helt, 5 delvis och 2 uppfylls inte. De indikatorer som inte uppfylls är sjukfrånvaro och avvikelse för investeringsbudgeten. De indikatorer som uppfylls delvis är antal inlämnade lägenheter, antal förmedlade försöks- och träningslägenheter, antal förmedlade studentlägenheter, antal e-tjänster samt medelantal anställda. Förklaringarna till avvikelserna har förklarats i tillräcklig omfattning. För de tre indikatorer där det inte finns mål eller utfall har revisionskontoret fått information under hand om dessa indikatorer. Indikatorerna kundernas betyg på webbtjänsterna och kundernas nöjdhet med kontakterna med bolaget är vilande då inga mätningar har genomförts under Vad gäller aktivt medskapandeindex har kommentarer och årsmål fallit bort, vilket kommer att åtgärdas av bolaget. Sammantaget uppfyller bolaget i huvudsak de uppställda målen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolagets resultat överstiger ägarens resultatkrav. Budgetavvikelserna har förklarats på ett tillfredsställande sätt. När det gäller resultatprognosen anser

8 STADSREVISIONEN 5 (6) revisionskontoret att denna kan förbättras till kommande år. Bolaget har fastställt årsmål för flertalet av indikatorerna. Bolaget uppfyller i huvudsak de av fullmäktige beslutade målen. För de tre indikatorer som saknade årsmål och utfall har bolaget under hand lämnat tillräckliga förklaringar Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Revisionskontoret har följt upp hur bolaget har arbetat med vissa direktiv och uppdrag som fullmäktige har lämnat till bolaget. Samordna och utveckla Stockholm Bygger Direktivet består av två delar, dels att utveckla dialogen mellan staden och byggbranschen i frågor som gäller Det växande Stockholm enligt vision 2030 och dels att informera stockholmare och andra intressenter om vad som byggs i Stockholm. För dialogen mellan staden och byggbranschen har bolaget under året hållit två dialogmöten. Det ena mötet med fokus på bostadskundernas preferenser för att utröna vilka stadsmiljökvaliteter som bostadskonsumenter efterfrågar. Det andra mötet var med fokus på infrastruktursatsningar. Bolaget har även under året deltagit i boutställningen i Annedal i augusti Kö- och förmedlingsavgiften Under år 2012 har avgiften för förmedling av lägenheter till studenter och studentboende i korridorrum sänkts till 0 kronor. Någon sänkning av övriga köoch förmedlingsavgifter är inte gjord under året. Förmedlingen till internköerna Bolaget övertog samordningen av internköerna 2010 från de allmännyttiga bostadsbolagen. Det finns en styrgrupp med representanter från bostadsförmedlingen och de allmännyttiga bostadsbolagen. Tidigare år har möten hållits, dock ej under Under år 2012 förmedlades lägenheter genom internkön. Antal förmedlade lägenheter Antalet förmedlade lägenheter blev för år , det är en ökning jämfört med år 2011 då antalet uppgick till Antalet inlämnade lägenheter uppgick till för år För år 2011 uppgick antalet inlämnade lägenheter till

9 STADSREVISIONEN 6 (6) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med de uppdrag och direktiv som har beslutats av fullmäktige och koncernstyrelsen. Staffan Moberg Stadsrevisor Örjan Palmqvist Certifierad kommunal revisor