S:t Erik Livförsäkrings AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2013 S:t Erik Livförsäkrings AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 15, 2014 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2013 S:t Erik Livförsäkrings AB Dnr /2014 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Bisysslor 1 Grundläggande granskning 4 Bolagets arbete med internkontroll 4 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 6

4

5 1 (7) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 22 maj Vid planeringsmöte den 13 juni 2013 avseende S:t Erik Livförsäkrings AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 3 oktober 2013, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 5 februari Årets granskning har enligt fastställd planeringspromemoria omfattat bl a följande: Bisysslor Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Bisysslor Styrelsen i bolaget har fastställt en Policy vid bisyssla för anställda vid bolaget. Denna policy fastställs årligen. Av policyn framgår att anställda vid bolaget ska anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren anses behöva för att bedöma bisyssla.

6 2 (7) När det gäller VD ska styrelseordföranden och vice ordföranden gemensamt besluta om eventuella avsteg från principen att verkställande direktören inte äger rätt att bedriva verksamhet (inneha bisyssla) vid sidan av sin anställning i bolaget. Bolaget har inrättat en årlig rutin till stöd för att identifiera potentiella intressekonflikter. Vid varje ingånget år anmäler styrelseledamöter, VD samt medarbetare sina bisysslor på särskild blankett till bolagets jurist. Anmälda bisysslor bedöms utifrån ett intressekonfliktsperspektiv. Dessutom undertecknar samtliga nämnda personer en blankett gällande kännedom om intressekonflikter. Compliencefunktionen och VD rådgör med bolagets jurist och styrelseordförande hur identifierade intressekonflikter ska hanteras eller elimineras. Informationen förs in i en matris utvisande samtliga styrelseledamöter samt anställda för att ge en helhetsbild över intressekonflikter och bisysslor. Blanketter och matris arkiveras hos bolagets jurist. Bolaget har ett litet antal anställda som därmed måste inneha flera olika roller och arbetsuppgifter och samtliga arbetar i affärsverksamheten. För att säkerställa att bolaget uppfyller lagkraven på oberoende och minimera riskerna har bolaget outsoursat compliance- och internkontrollfunktionerna. I compliencerapporten för fjärde kvartalet 2013 redovisas också identifierade intressekonflikter, bisysslor samt Complience åsikt och eventuell rekommendation. I denna rapport framgår att eventuell intressekonflikt och bisyssla för samtliga personer är Tillfredsställande hanterad. Eftersom styrelsen för bolagen består av tjänstemän från främst de kommunala bolagen finns Riktlinjer för hantering av intressekonflikter antagna av respektive styrelse som bl.a. hanterar dessa situationer. Dessa riktlinjer är upprättade i enlighet med Försäkringsrörelselagen samt Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd och ska fastställas årligen av styrelsen för de båda bolagen. Av riktlinjerna framgår bl.a. Den som handlägger eller beslutar i ett ärende är jävig om det finns omständigheter som kan rubba förtroendet för hans eller hennes opartiskhet. Dessa riktlinjer är avsedda att ge vägledning till styrelsen, verkställande direktören

7 3 (7) och anställda i bolaget i samband med hanteringen av ärenden där det finns risk för sådana intressekonflikter. Som tidigare nämnts finns en blankett, Checklista för eventuella intressekonflikter som både bolagens styrelser och anställda ska redovisa årligen. Checklistan baseras på Finansinspektionens frågor vid ledningsprövning av styrelseledamöter/vd. Följande frågor ska besvaras: 1. I vilka bolag är du styrelsemedlem, VD eller innehar annan ledande befattning? 2. Är du medveten om några interna intressekonflikter med din roll i bolaget? 3. Är du medveten om några externa intressekonflikter som påverkar din roll i bolaget? 4. I vilka bolag är närstående styrelsemedlem, VD eller innehar ledande befattning? 5. Äger du aktier/del av bolag med vilket S:t Erik Försäkring/S:t Erik Livförsäkring AB konkurrerar eller samarbetar? 6. Äger närstående aktier/del av bolag med vilket S:t Erik Försäkring/S:t Erik Livförsäkring AB konkurrerar eller samarbetar? För att undvika intressekonflikter vid outsourcing finns regler om kontroll av intressekonflikter i bolagets outsourcingspolicy. Styrelse och anställda skall självmant ange jäv när så är påkallat, men frågan om jäv kommer även att vara en stående fråga vid styrelsemötena. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget har en tillräcklig intern kontroll när det gäller hantering av bisysslor. En kontroll av de anställda och styrelsen mot Bolagsverket har genomförts utan anmärkning.

8 4 (7) Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för bolaget har fastställt riktlinjer för intern styrning och kontroll. Bolaget lyder under försäkringsrörelsen och de riktlinjer som Finansinspektionen utfärdar. I Finansinspektionens allmänna råd om styrning och kontroll av finansiella företag ställs specifika krav på intern styrning och kontroll, hantering och kontroll av risker, regelefterlevnad, internrevision samt uppdragsavtal. Bolagets interna kontroll har därför utformats i enlighet med dessa regelverk. Vidare har bolaget specifika funktioner för intern kontroll i form av riskkontrollfunktion och complianceansvarig, vilka är fristående från verksamheten i övrigt och rapporterar till styrelsen vid varje möte. Vidare finns en oberoende granskningsfunktion som tillsätts av styrelsen och har i uppdrag att granska den operativa verksamheten i bolaget. En särskild Internrevisionsplan 2013 för detta har fastställts och revisionen har utförts av KPMG. Resultatet av denna granskning kommer att avrapporteras till styrelsen i mars Styrelsen har i november 2012 fastställt en internkontrollplan och granskningsplan för Av denna framgår vem som ska kontrollera respektive process och när det senast ska vara genomfört under året. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och har avrapporterats till styrelsen i november. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2013 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats.

9 5 (7) Resultat efter finansnetto S-hus ABs Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget budget T1 T2 42,0 42,0 42,0 42,0 90,1 Prognos 1 och 2 För prognos 1 och 2 redovisar bolaget ett resultat efter finansnetto på 42 mnkr i enlighet med budgeterat resultat. Resultatet per tertialrapport 2 är dock betydligt bättre än budget och uppgår till 77,7 mnkr. Den bakomliggande orsaken till resultatförbättringen är stigande aktiekurser och stigande räntor. Helårsprognosen ligger dock kvar enligt budget då svängningarna på finansmarknaden är fortsatt förhållandevis stora. Bokslut I bokslutet redovisas ett resultat före skatt på 90,1 mnkr, vilket är betydligt bättre än budget. Detta beror främst på stigande aktiekurser och stigande obligationsräntor. Stigande räntor leder till lägre värde på bolagets pensionsåtagande och obligationsportfölj. Sammantaget ger dock stigande räntor en positiv resultateffekt. Investeringar (mnkr) Bolagets investeringsbudget uppgår till 7 mnkr att jämföra med utfallet på 2,6 mnkr. Avvikelsen beror främst på att leverans av etapp två av bolagets verksamhetssystem är något försenat jämfört med vad som ursprungligen beräknats. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen också ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller fullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av fullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILSwebb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets

10 6 (7) ägardirektiv, att mål och aktiviteter följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 14 KF-indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt mål som följs upp årsvis eller tertialvis. Målen redovisas i ILS-webb och kommenteras i VD-kommentaren varje tertial samt årligen i ILS-rapporten. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer. Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar och denna har redovisats för styrelsen. Av denna framgår att de indikatorer som mäts vid detta tillfälle är uppfyllda. I bolagets årsredovisning framgår att de flesta av målen är uppfyllda. Målet Avvikelse investeringsbudget är inte uppfyllt beroende på försenad leverans av bolagets verksamhetssystem. Vidare är indikatorn Chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare delvis uppfylld (utfall 75 % jämfört med årsmålet 80 %). Detsamma gäller indikatorn Antalet registrerade fel ska minska. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Det finns dock en stor avvikelse mellan bokslut och prognosen i tertialrapport 2. I tertialrapport 2 redovisas ett bättre resultat men bolaget valda att helårsprognosen skulle ligga kvar enligt budget då svängningarna på finansmarknaden är fortsatt förhållandevis stora. Fullmäktiges resultatkrav har uppnåtts. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2013 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv:

11 7 (7) Fortlöpande försäkra nya åtaganden i dotterbolagen och förvalta pensionsmedel inom ramen för de försäkringsavtal som ingåtts med övriga dotterbolag. Sträva efter att långsiktigt trygga de framtida pensionsåtagandena realt. Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader. Fortsätta arbetet med att samordna bolagets administration med S:t Erik Försäkring AB. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv.