Granskningspromemoria 2011

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 11 Februari 2012 DNR /2012 Granskningspromemoria 2011 STOCKHOLMS STADSTEATER AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 D Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN REVISIONSKONTORET Innehåll Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Klagomålshantering Avtalsbevakning Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 6

4 STADSREVISIONEN 1(7) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 19 maj Vid planeringsmötet den 8 juni 2011, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon gav revisionskontoret avseende Stockholms Stadsteater AB. Vid samma möte presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 5 oktober Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 9 februari Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning Klagomålshantering Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget hanterar klagomål och synpunkter. I stadens kvalitetsstrategi ingår en systematisk hantering av förbättringsförslag, synpunkter och klagomål från invånare och brukare. Alla nämnder och bolag ska ha rutiner för att ta emot och i sitt förbättringsarbete använda synpunkter på verksamheten. Syftet har varit att bedöma om bolaget hanterar klagomål och synpunkter på ett för bolaget tillfredsställande sätt. Iakttagelser från granskningen redovisas nedan. Allmänhetens klagomål och synpunkter lämnas främst till bolagets Kundtjänst, kassapersonal eller publikvärdar. De klagomål som inte kan hanteras eller åtgärdas av Kundtjänst, lämnas vidare till chefen för publik och försäljning eller till kommunikationschefen. Klagomålsärenden som hanteras vid Kundtjänst eller som handläggs av chefen för publik och försäljning diariefördes inte. Vissa av dessa ärenden sparas dock i två år hos chefen för publik och försäljning. Övriga ärenden, främst sådana som gäller ersättningsanspråk, diarieförs. Stadsteaterns process för klagomål och synpunkter är inte dokumenterad.

5 STADSREVISIONEN 2(7) Stadsteaterns diarium innehöll vid granskningstillfället fem ärenden från år Flera av ärendena saknade uppgifter om när handlingen hade inkommit, bekräftelse på inkommet klagomål och om svar hade skickats. För några ärenden saknades uppgifter om eventuella vidtagna åtgärder. Utifrån uppgifterna i diariet gick det för vissa ärenden inte heller att följa hur långa handläggningstiderna var. Sammanställningar av publikens synpunkter görs genom publikundersökningar av extern konsult varje år. Klagomål och synpunkter som lämnas muntligen till publikvärdar och kassapersonal tas enligt bolaget upp på APT-möten för diskussion om eventuella förbättringar kan göras i verksamheten. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolagets hantering av synpunkter och klagomål bör förbättras. Bolaget bör komplettera och dokumentera sin rutin för klagomål och synpunkter. Vidare bör diarieföringen och bevakningen av att inkomna och skickade handlingar som ska diarieföras, förbättras. Sammanställningar av klagomål och synpunkter bör upprättas och årligen delges styrelsen. Efter att granskningen har genomförts, har bolagsledningen beslutat att fr.o.m. januari 2012 diarieföra även de klagomål som inkommer till Kundtjänst. Vidare har bolaget för avsikt att utveckla en ny webbplats där allmänheten även kan lämna klagomål och synpunkter. Till denna webbplats planeras en automatisk återkoppling till kunderna med en bekräftelse på inkommet klagomål och upplysning om när de kan vänta sig få svar Avtalsbevakning Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget arbetar med uppföljning och kontroll av ingångna avtal. Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en god avtalspart och beställare. Vidare anger policyn att staden ska följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla en hög lojalitet med de tecknade avtalen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagets uppföljning och kontroll av ingångna avtal är tillräcklig. Nedan redovisas granskningsiakttagelser. Policy och organisation för upphandling Stadsteatern har ett stort antal leverantörsavtal. Bolaget har en tydlig organisation för upphandling och styrelsen har antagit en upphandlingspolicy. För närvarande

6 STADSREVISIONEN 3(7) sker bolaget avtalsbevakning manuellt och för att förbättra och förenkla avtalsbevakningen, söker nu bolaget efter ett lämpligt datasystem. Uppföljning av avtal Vanligtvis innehåller bolagets avtal inte några särskilda skrivningar om hur parterna ska följa upp åtagandena under avtalsperioden. Chefer och handläggare som har medverkat vid upphandlingen, genomför också uppföljningen av avtalet. I regel upprättas inga särskilda anteckningar vid uppföljningsmöten och dylikt. Om det inte finns någon anledning till särskild kontroll görs inte heller någon ytterligare seriositetskontroll utöver den som görs vid upphandlingen. Beställning av varor och tjänster sker genom upprättande av en inköpsorder i ett administrativt datasystem. Inköpet sker efter att budgetansvarig eller överordnad chef har attesterat beställningsordern i systemet. Bolaget kontrollerar fakturorna mot ingångna avtal eller beställningar. Kontroll sker också i samband med godkännande och attest i ekonomisystemet. Bolaget har under år 2011 genomfört en särskild granskning av inköpsprocessen och upphandling enligt internkontrollplanen. Se avsnitt i denna rapport. Av denna internkontrollgranskning framgår bland annat att alla inköp dock inte föregås av order eller avtal. För att bedöma hur bolaget följer upp sina avtal har revisionskontoret genomfört en stickprovsgranskning av tre avtal. Uppföljning genomförs för två av avtalen genom möten med leverantören, där mötesanteckningar förs. I det tredje avtalet regleras hur uppföljning ska ske i avtalet. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Stadsteatern har en tydlig organisation för upphandling vilket ger förutsättningar för att kunna upprätthålla en tillräcklig kontroll. Revisionskontoret bedömer att bolagets uppföljning av avtal i huvudsak är tillräcklig. Då bolaget är en egen juridisk upphandlade enhet ska dock bolaget själv förlänga ramavtal som upprättats av staden. Vidare bör anteckningar föras vid uppföljningen av avtal och seriositetskontroller ske löpande under avtalsperioden.

7 STADSREVISIONEN 4(7) 2.2 Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll En sammanfattning av granskningens iakttagelser redovisas nedan. Bolagets internkontrollplan för år 2011 är baserad på en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Analysen är främst inriktad mot ett 10-tal ekonomiska och administrativa områden. Riskerna har värderats. Internkontrollplanen för år 2011 har fastställts av styrelsen. I enlighet med planen har ett antal granskningsinsatser genomförts. Insatserna har genomförts med konsultinsatser från Ernst & Young. Granskningsresultaten har avrapporterats till styrelsen i november De rutiner som har granskats är anskaffning av varor och tjänster, upphandling, försäljningsprocessen och hanteringen av fribiljetter. Efter genomförda kontroller framkom att rutinerna i huvudsak fungerade tillfredsställande. Det fanns dock avsteg från rutinerna varför bolaget rekommenderades bland annat att ta fram en rutin för att följa upp förändringar av grunddata i leverantörsregistret, att se över rutinen för förenklad upphandling, att göra vissa kompletteringar av rutinen för fribiljetter och att uppdatera bolagets IT-strategi. Stadsteatern redovisar att granskningsresultaten har diskuterats med berörda avdelningar och befattningshavare. Bolaget har också gjort vissa förtydliganden och ändringar i de granskade rutinerna. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget arbetar aktivt och systematiskt med att kontrollera och förbättra den interna kontrollen i sina rutiner Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Resultat efter finansnetto (exklusive realisationsvinster) 2011; mnkr KcS reviderad budget 1) Prognos T1 PrognosT2 Bokslut ,4 Resultatet efter finansnetto uppgår till -219,4 mnkr. I samband med bokslutet har bolaget gjort en överavskrivning med 0,6 mnkr, vilket medför att resultatet efter bokslutsdispositioner uppgår till -220 mnkr. Kostnaderna har ökat till 343,9 mnkr, vilket bland annat beror på ökade personalkostnader och lokalkostnader.

8 STADSREVISIONEN 5(7) Intäkterna har ökat till 124,5 mnkr, vilket i huvudsak beror på ökade intäkter från biljettförsäljningen. Investeringar 2011; mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut reviderade budget 10 8,8 8,8 6,0 Investeringarna uppgår till 6 mnkr och är lägre än vad som hade planerats i budgeten. Förseningen av införandet av GS-IT-integrationen har medfört förseningar i arbetet med att vidareutveckla bolagets biljettförsäljningssystem. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag anger årsmål för sina indikatorer. Rapporteringen av målen och måluppfyllelsen sker i stadens planerings- och uppföljningsverktyg ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 27 indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen. Revisionskontoret har noterat att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer med årsmål. Av bolagets redovisning framgår avvikelser från indikatorernas målvärden. Större avvikelser kommenteras nedan. Under stadens mål att Stockholms livsmiljö ska vara hållbar finns ett antal indikatorer. En av dessa mäter andelen medarbetare som under arbetstid använder miljövänliga transportmedel när de reser i tjänsten. Enligt bolaget är utfallet 81 % vilket innebär att målvärdet 85 % inte nås. Bolagets kommentar till avvikelsen är bland annat att ett fåtal flygresor görs utomlands.

9 STADSREVISIONEN 6(7) För målet att Stadsteatern ska bidra, genom ett rikt och varierat utbud, till att Stockholm blir en levande och attraktiv stad att bo i och besöka, finns en indikator där antalet föreställningar mäts. Bolaget genomförde föreställningar, vilket medför att årsmålet med föreställningar inte nås. Bolaget redovisar att jämfört med år 2010 har antalet föreställningar ökat med 84. Den genomsnittliga publikbeläggningen var 86,2 %. Målet/ägardirektivet med att fortsätta arbetet med att genom t ex sponsring bredda teaterns finansiering har inte uppnåtts. Enligt bolaget har arbetet med sponsring inte varit framgångsrikt under år Inga nya sponsringsavtal har kunna tecknas. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolagets ekonomiska prognoser under året bedöms som tillförlitliga. Bolaget har redovisat och följt upp mål och indikatorer i enlighet med Stockholms Stadshus AB:s anvisningar. Kommentarer till avvikelserna avseende måluppfyllelse har redovisats Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Ett urval av ägardirektiven för år 2011 har följts upp särskilt. Ha en bredd i repertoaren och arbeta för att nå nya publikgrupper, där barn och ungdom är prioriterade - aktivt arbeta för att engagera barn och unga som publik och deltagare i olika typer av verksamheter Stockholms Stadsteater har flera scener. Bland annat finns en teaterscen i Skärholmen som i huvudsak ger föreställningar för barn och ungdom. Verksamheten i Skärholmen har samarbete med flera aktörer. Bland annat undervisas elever från Scengymnasiet där. Vidare sätts årligen upp ett antal elevproduktioner. Skärholmens scen ingår även i ett tvåårigt projekt i samarbete med centrum för barnkulturforskning vid Stockholms universitet, finansierat av Statens kulturråd. Även huvuddelen av Marionetteaterns programutbud riktar sig till barn, vars föreställningar främst visas på scenen Bryggan i Kulturhuset och ibland på Stora scenen på Stadsteatern. Marionetteatern har tillsammans med verksamheten i Skärholmen samarbete med ett flertal skolor i Stockholmsområdet inom Skapande skola.

10 STADSREVISIONEN 7(7) Fortsätta arbeta med sponsring Stadsteatern har under flera år och på olika sätt arbetat med öka sponsringen. Bland annat har styrelsen antagit en policy för sponsring och haft en anställd med särskilt ansvar för sponsring. Vidare finns samarbete med företag som specialiserat sig på kultursponsring. Detta har dock inte resulterat i några större sponsringsavtal. Enligt bolaget fortsätter arbetet med att hitta sponsorer för större evenemang t ex gästspel. Stadsteatern arbetar också med s.k. barter-sponsring, d.v.s. byte av varor och tjänster mellan företag, vilket enligt bolaget har varit mer framgångsrikt. Sponsringsavtal har upprättats med t ex Rica Hotell och Coop Konsum i Skärholmen. Upphandla verksamhet som inte är kärnverksamhet Flera verksamheter som tidigare har varit i egen regi, exempelvis städning, bar och servering för personalen, är nu upphandlade. Under år 2012 förbereds en upphandling av en totalentreprenad för Parkteaterns räkning. I upphandlingen planeras bland annat ingå projektledning, teknik och publikvärdar. Bolaget undersöker även möjligheten att tillsammans med Kulturförvaltningen gemsamt upphandla vissa tjänster, t ex biljettförsäljningen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med ägarens direktiv och uppdrag. Lars-Erik Örsing Bitr. stadsrevisor Annelie Wikland Certifierad kommunal revisor