Granskningspromemoria 2009

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 11 Februari 2010 DNR /2010 Granskningspromemoria 2009 STOCKHOLMS STADSTEATER AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning ILS Riskhantering Sponsorverksamhet Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska prognoser Kommunfullmäktiges ägardirektiv och uppdrag Uppföljning av föregående års granskning...6

4 STADSREVISIONEN 1(7) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Planeringsmöte hölls den 9 juni 2009 rörande årets granskningsinsatser. Vid planeringsmötet informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon gett revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin granskningsplan för bolaget. Ett gemensamt avstämningsmöte hölls den 15 oktober 2009, där bolagets VD och ekonomichef deltog. Vid mötet rapporterades revision av delårsbokslut per och rapport ang. revision av den interna kontrollen. Slutrevisionsmöte äger rum den 16 februari Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning ILS Stadens system för integrerad ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi (ILS) baseras på målstyrning. I enlighet med koncernstyrelsens beslut ska de övergripande ramarna och begreppen inom ILS även användas av stadens bolag. Sedan 2003 har stadens bolag arbetat i ett webbaserat program för ILS, ILSwebb, framtaget av Stockholms Stadshus AB. Under år 2008 har ILSwebb vidareutvecklats som uppföljningssystem för att gälla hela kommunkoncernen. Här anges fullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet, ägardirektiv samt bolagens mål för verksamhetsområdet. Vidare anges indikatorer och aktiviteter kopplade till mål och ägardirektiv. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget använder ILS i enlighet med gällande riktlinjer. Iakttagelser Bolaget tillämpar ILS (inklusive ILS-webb) i samband med den budgetmässiga planeringen och anpassningen av ekonomiska förutsättningar till möjlig verksamhet. Bolaget använder också ILS vid förankring hos de anställda av teaterns verksamhet och ekonomiska förutsättningar.

5 STADSREVISIONEN 2(7) Bolaget följer direktiven från koncernledningen att inom ramen för ILS rapportera de koncerngemensamma målen och att sätta mål eller aktiviteter för ägardirektiven. ILS har utvecklats väsentligt sedan koncernstyrelsen år 2001 beslutade om tillämpningen av ILS, varför revisionskontoret förordar att koncernstyrelsen uppdaterar sina riktlinjer och preciserar syftet med ILS inom koncernen. Mer dialog mellan koncernstyrelsen och dotterbolagen kan vara en viktig förutsättning för fortsatt utveckling av ILS. Bolaget har konkretiserat fullmäktiges mål för verksamhetsområdet (inklusive ägardirektiven) med egna indikatorer med årsmål. Bolaget använder även andra nyckeltal, vilka är äldre än de som används i ILS. Bolagets tillämpning av ILS (inklusive ILS-webb) följer direktiven från moderbolaget Stockholms Stadshus AB. Bolaget använder ILS i relativt stor utsträckning för den interna styrningen. Revisionskontoret anser att bolagets ILS-rapportering i samband med årsredovisning och tertialrapporter är tillräcklig för bedömning av måluppfyllelse avseende fullmäktiges verksamhetsmål och ägardirektiv Riskhantering Revisionskontoret har granskat Stadsteaterns hantering av verksamhetsrisker. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget arbetar med riskhantering på ett systematiskt sätt. Iakttagelser Bolaget har inget övergripande policydokument för sitt riskhanteringsarbete. Däremot har bolaget nyligen utarbetat en handlingsplan för krisstöd, som behandlas av styrelsen den 11 mars Bolaget har utsett en säkerhetsansvarig tjänsteman, som är direkt underställd VD. Den säkerhetsansvarige har till uppgift att samordna bolagets säkerhetsarbete och verka stödjande till de olika avdelningarna och övriga chefer. Inför varje teaterproduktion tar bolaget fram en säkerhetsplan, där det framgår vem som ansvarar för vad vid eventuella incidenter. Bolaget har genomfört riskoch säkerhetsanalyser för respektive avdelning.

6 STADSREVISIONEN 3(7) Teatern har genomfört brandövningar med anställda och planerade en stor utrymning under år 2009 där även publiken skulle ingå, men den har inte genomförts. En sådan större övning planeras till år Under hösten 2009 genomförde fastighetsägaren, fastighetskontoret, en månatlig kontroll av installerade brandlarm. Kontrollen medförde vattenskador på stora scenen och bolaget måste därför ställa in 8 föreställningar på den scenen. Sanerings- och återställningsarbeten beräknas fortgå till augusti Försäkringar täcker Stadsteaterns merkostnader och förlorade intäkter. Stadsteatern bedriver ett aktivt och omfattande risk- och säkerhetsarbete. Verksamheten är utsatt för ett stort antal risker och är med sin publika verksamhet sårbar. Riskerna avser både arbetsmiljön för de anställda och teaterns publik. Verksamheten bedrivs under tidspress och osäkerhet hela tiden och bolaget försöker därför arbeta förebyggande. Det finns många olika dokument, bl.a. görs en riskanalys inför varje produktion. Revisionskontoret anser att bolaget bör arbeta fram en övergripande säkerhetspolicy som förankras hos styrelsen Sponsorverksamhet Iakttagelser I kommunfullmäktiges budget för 2009 har bolaget fått ett antal ägardirektiv. Bland annat ska bolaget fortsätta att arbeta med att genom till exempel sponsring bredda teaterns finansiering. Motsvarande direktiv fanns i budget 2008 och finns även i budgeten för Stadsteatern har på olika sätt arbetat med att utforma en sponsringsprofil. Det har inte varit enkelt att hitta former och intresserade företag. Ett sponsringsavtal har slutits med Rica Hotell, vilket kommer att leda till minskade kostnader för teatern i samband med gästspel. Ett förslag till sponsringspolicy antogs av styrelsen i februari Stadsteatern arbetar med att hitta former för sin sponsringsverksamhet. Arbetet har försvårats av konjunkturläget och bolaget bör vara förberett inför kommande uppgång. Det är positivt att bolaget har tagit fram en policy för sponsring.

7 STADSREVISIONEN 4(7) 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Iakttagelser Bolaget har en internkontrollplan för verksamhetsåret 2009 som är fastställd av styrelsen. I enlighet med planen har bolaget genomfört ett antal granskningsinsatser. Insatserna har genomförts med hjälp av bolagets auktoriserade revisor. De rutiner som har granskats är styrning och uppföljning av kostnader och intäkter, kontanthantering, hantering av fribiljetter, lönehantering, bokslutsprocessen, inköpsrutiner och attestrutiner. Efter genomförda kontroller har det framkommit ett antal brister, bland annat rörande hantering av fribiljetter. Hantering av personliga fribiljetter till personal bedöms vara tillfredsställande. Däremot indikerar genomförda kontroller att rutinen för uttag av fribiljetter till övriga inte efterlevs. Vidare noteras att hanteringen av kassarapporter sköts av en ansvarig person på ekonomiavdelningen, vilket medför eftersläpning i redovisningen när den personen är frånvarande. Resultatet av genomförda kontroller redovisades i en rapport för styrelsen i november Samtidigt presenterades en internkontrollplan för Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt och systematiskt med den interna kontrollen. Arbetet är förankrat i styrelsen och konstaterade brister följs upp Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser. Av nedanstående tabell framgår kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2009 och lämnade prognoser över årets resultat. Resultat efter finansnetto 2009 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut efter S-hus budget budget T1 T2 finansnetto

8 STADSREVISIONEN 5(7) De samlade intäkterna uppgår till 124,3 mnkr, vilket är en ökning med 26,8 mnkr i förhållande till de budgeterade. Biljettintäkterna uppgår till 55,2 mnkr, vilket är en ökning med 0,8 mnkr jämfört med föregående år och 19,8 mnkr mer än i budget. Biljettintäkterna är de högsta hittills för Stadsteatern. De samlade kostnaderna uppgår till 326,6 mnkr, vilket också är 26,8 mnkr mer än i budget. Kostnadsökningen beror på att extra produktioner lagts in på repertoaren, vilket har varit möjligt som följd av ökade biljettintäkter. En upphovsrättstvist har under året uppstått med ett musikförlag avseende musiken i produktionen De tre musketörerna. Medel har avsatts i bokslutet i det fall Stadsteatern skulle förlora tvisten. Årets resultat efter bokslutsdispositioner uppgår till -210 mnkr och verksamheten har därmed bedrivits inom den budget kommunfullmäktige har fastställt. Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen tillräcklig information om bolagets ekonomi och föreställningsverksamhet i de tertialrapporter och andra redovisningar som bolagsledningen presenterar. Prognossäkerheten av nettoresultatet är tillfredsställande Kommunfullmäktiges ägardirektiv och uppdrag Bolaget har följande ägardirektiv för perioden : Ha en bredd i repertoaren och arbeta för att nå nya publikgrupper där barn och ungdomar är prioriterade. Aktivt arbeta för att engagera barn och ungdom som publik och deltagare i olika typer av verksamhet. Präglas av såväl konstnärlig som organisatorisk utveckling. Arbetet med att finna mer effektiva former för att utveckla teatern konstnärligt och organisatoriskt ska fortsätta. Försäkra sig om en ökande andel rörliga resurser för att kunna anlita fler frilansande konstnärer. Fortlöpande utvärdera verksamhetens lokalbehov och arbetsformer. Fortsätta arbetet med att genom till exempel sponsring bredda teaterns finansiering. Söka samarbete med det fria kulturlivet och andra intressenter, exempelvis genom den nya gästspelsscenen. På sikt minska behovet av koncernbidrag.

9 STADSREVISIONEN 6(7) Iakttagelser Stockholms Stadsteater har sedan år 2003 haft en beläggning på mellan %, vilket är bättre än andra teatrar i Sverige och även jämfört med de nordiska grannländerna. Beläggningen under år 2009 var 92,5 %, exklusive Parkteatern. Antal besökare under året var , det näst högsta antalet hittills. Teatern ger ut en programtidning två gånger per och har ett väl utvecklat bokningssystem. Ca 80 % av teaterns publik bokar sina biljetter på hemsidan, jämfört med % på andra teatrar. Stora scenen står för en stor del, 68,3 %, av teaterns samlade biljettintäkter under år Det är därför viktigt för teaterns verksamhet att stora scenens produktioner går bra. Tolv produktioner har visats på scenen med en beläggning på 96,3 %. Teatern har också genomfört ett antal produktioner för barn samt även för högstadie- och gymnasieungdomar på teaterns scen i Skärholmen. Stadsteatern får såväl koncernbidrag som statsbidrag. Bidraget per besökare har under en femårsperiod minskat, 580 kronor år 2005 till 498 kronor år Sjukfrånvaron på Stadsteatern är fortsatt låg, under 2009 var den 1,7 % och 2,8 % år Under året har bolaget arbetat med att hitta former för sponsring, se vidare avsnitt Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med att genomföra ägarens direktiv och uppdrag Uppföljning av föregående års granskning Systematiskt brandskyddsarbete Enligt Lagen om skydd mot olyckor (LSO) ställs krav på att fastighetsägaren och den som bedriver verksamhet i fastigheten ska vidta åtgärder för att förebygga brand och förhindra eller begränsa skadorna till följd av brand. För att uppfylla lagens krav krävs att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete. Med det menas att både fastighetsägaren och nyttjanderättsinnehavaren (hyres-

10 STADSREVISIONEN 7(7) gästen) ska ha ett organiserat arbetssätt för att planera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp brandskyddet i sina respektive organisationer. Under 2007 och 2008 genomförde revisionskontoret en granskning av Stadsteaterns brandskyddsarbete i syfte att bedöma i vilken omfattning bolaget bedriver ett brandskyddsarbete i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk. I 2008 års uppföljning bedömde revisionskontoret att bolaget har vidtagit ett antal åtgärder för att förbättra brandskyddsarbetet och arbetet bedrivs till stor del i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk. Vissa oklarheter i hyresavtalet mellan fastighetsägaren och bolaget fanns dock om vem som ska ansvara för olika brandskyddskontroller. Härigenom finns risk för att vissa kontroller inte blir genomförda. Under år 2009 har ansvarsfördelningen klarlagts genom en s k gränsdragningslista för brandskyddsarbetet mellan fastighetskontoret och Stadsteatern. Däremot är inte ansvarsfördelning och samverkan tydlig när hela Kulturhuset, med flera olika hyresgäster, är berört. Fastighetskontoret arbetar för att utveckla samverkansformer och tydliggöra ansvarsfördelningen mellan fastighetsägaren och hyresgästerna. De oklarheter som tidigare fanns mellan fastighetsägaren, fastighetskontoret, och bolaget har rättats till genom en s.k. gränsdragningslista för det systematiska brandskyddsarbetet. Nu behöver fastighetskontoret tydliggöra ansvarsfördelningen och utarbeta samverkansformer för hela Kulturhuset där samtliga hyresgäster ingår. Lars-Erik Örsing Bitr stadsrevisor Eva Lundberg Revisor