Granskningspromemoria 2007

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 13 Februari 2008 DNR /2008 Granskningspromemoria 2007 STOCKHOLM BUSINESS REGION AB (KONCERN)

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning Bolagskoncernens hantering av e-post utifrån stadens nya regler Bolagskoncernens rutiner för avtalshantering Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 4

4 STADSREVISIONEN 1(6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Koncernen Stockholm Business Region består av moderbolaget Stockholm Business Region (SBR), samt dotterbolaget Stockholm Business Region Development (SBRD) fr o m 1 juli 2007 och dotterbolaget Stockholm Visitors Board (SVB). Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj Vid planeringsmöte avseende Stockholm Business Region den 12 juni 2007 informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han gett revisionskontoret. På mötet presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 4 oktober Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 22 februari Årets granskning har i enlighet med fastställd granskningsplan inriktats på dotterbolagets hantering av e-post samt rutiner för avtalshantering. Härutöver har bolagets arbete med internkontrollplanen och ägardirektiven granskats. Bolaget har faktakontrollerat promemorian. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning Bolagskoncernens hantering av e-post utifrån stadens nya regler Fullmäktige har i mars 2007 antagit nya e-postregler. Koncernstyrelsen har den 23 april 2007 beslutat att uppmana bolagen inom koncernen Stockholm Stadshus AB att anta de nya reglerna. Iakttagelser Styrelsen för SBR har den 29 maj 2007 beslutat följa stadens nya regler för e-post. Bolaget har härutöver egna tillämpningsanvisningar som rutin för utlämnande av allmän handling från den 31 oktober 2007 och rutin för postöppning och diarieföring från den 9 oktober I sistnämnda rutin finns regler för diarieföring av e- post. Däremot har bolaget inte ännu formaliserat hur inkommen e-post ska tas om hand vid tjänstemans frånvaro. Det är upp till varje avdelning att lösa detta genom

5 STADSREVISIONEN 2(6) att en tjänsteman vid frånvaro läser sin mail via Internet eller telefon alternativt utser en vikarie som läser mailen vid frånvaro. I samband med att styrelsen behandlade ärendet om de nya reglerna för e-post, diskuterade styrelsen också vikten av att följa regelverket. Revisionskontorets bedömning Bolaget har utvecklat rutiner i enlighet med stadens policys och riktlinjer för e- posthantering. Bolaget rekommenderas att överväga om mer formaliserade rutiner behövs för bevakning av e-post vid tjänstemans frånvaro Bolagskoncernens rutiner för avtalshantering Koncernens rutiner för hantering av verksamhetens olika avtal har granskats med inriktning på intern kontroll. De vanligast förekommande avtalen är fleråriga samarbetsavtal med kunder. SBR har t ex samarbetsavtal med kommuner i Stockholmsregionen för samverkan i olika frågor. Dotterbolaget SVB har t ex samverkansavtal med besöksnäringen kring kongresser och evenemang, återförsäljare av Stockholmskortet etc. Bolagens avtal med leverantörer rör olika typer av upphandlade tjänster. Iakttagelser Enligt bolagets rutiner ska samtliga avtal diarieföras och originalen förvaras i diariet. Revisionskontoret har gjort en stickprovsvis kontroll av rutinen. Granskningen har visat att rutinen i allt väsentligt följs. För bevakning av avtalens giltighetstider, uppsägningstider mm har respektive handläggare en kopia av avtalet. Inom SBR/SBRD har även registratorn och inom SVB har även controllern en kopia av samtliga avtal. Registratorn inom SBR/SBRD och controllern inom SVB svarar också för att hålla en avtalsförteckning aktuell över avtal med leverantör. SVB:s avtalsförteckning var inte vid granskningstillfället fullständig och aktuell, men arbete pågick med uppdatering av förteckningen. I några fall var samma avtal med i både moderbolagets och i dotterbolagets förteckning utan att det framgick vilket bolag som ansvarar för avtalet. Rättelse har gjorts efter granskningstillfället. Bolagen i koncernen har för avsikt att börja använda diariets automatiska bevakning för avtalen. Merparten av avtalen med leverantör var från 2004 eller senare. För flera av dessa pågår ny upphandling. Ett par avtal av mindre ekonomisk omfattning var från 2002 eller tidigare.

6 STADSREVISIONEN 3(6) Revisionskontorets bedömning och kommentarer Mot bakgrund av den mindre mängd avtal som koncernen har, bedömer revisionskontoret koncernens rutiner som i stort tillfredställande. Det är bra att koncernen planerar att gå över till en mer automatisk bevakning via diariesystemet. Bolagen bör undersöka möjligheten att via diariet få ut en mer komplett avtalsförteckning (både avtal med leverantör och kund). 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Iakttagelser Styrelsen har i samband med beslut om verksamhetsplanen för 2007 fattat beslut om internkontrollplanen för samma år. Bolaget har valt att granska kundfaktureringen eftersom ansvaret för denna har lagts ut på avdelningarna. Granskningen är genomförd och resultatet har varit tillfredställande. Resultatet kommer att avrapporteras till styrelsen i mars Styrelsen har fastställt en internkontrollplan för år 2008 i samband med beslut om verksamhetsplanen för samma år. I planen har bolaget utvecklat och dokumenterat sin riskanalys. Nio riskområden har identifierats och för varje område redovisas vad den interna kontrollen inom respektive område ska bygga på. Bolaget har valt att inom området anskaffning av varor och tjänster kontrollera beställningsrutinen. På grund av den nya koncernstrukturen kommer också en förnyad satsning på information och utbildning i bolagets styrdokument och rutiner att genomföras på arbetsplatsträffarna. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontorets bedömning är att bolaget med hänsyn till sin verksamhet och storlek har i huvudsak tillfredsställande rutiner för uppföljning av den interna kontrollen. Revisionskontoret vill dock lämna följande förbättringsförslag: - Valda områdena bör värderas (t ex hög/låg risk och stor/liten påverkan) och dokumenteras. Kopplingen till valt/valda granskningsområden blir då tydligare. - Bolaget bör till år 2009 kunna utöka antalet områden för kontroller till 2-3 områden. IT-säkerhetsområdet skulle kunna vara ett sådant område, eftersom otillåten åtkomst av koncernens webbsidor nämns som ett riskområde efter genomförd risk- och ledningsanalys som KS efterfrågat från nämnder och bolag.

7 STADSREVISIONEN 4(6) Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Resultat efter finansnetto 2007; mnkr KcS:s budget Bolagets budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut ,1 Det redovisade resultatet enligt bokslutet blev ett överskott på 0,1 mnkr jämfört med resultatkravet. Resultatet är i överensstämmelse med lämnade prognoser under Investeringar 2007; mnkr Bolagets budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut 1,1 1,1 1,1 2,2 Investeringsökningen beror på anskaffning av nya webbservrar för de publika webbsidorna Stockholm Town och Stockholm Business Region. Revisionskontorets bedömning Bolaget har uppnått ägarens resultatkrav. Resultatet är i överensstämmelse med lämnade prognoser. Prognossäkerheten är god Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Utveckla och förbättra stadens kontakter med näringslivet Dotterbolaget SBRD har under 2007 genomfört 1020 företagsbesök, vilket är något fler än budget. Olika aktiviteter som frukostmöten (2/månad), nyhetsbrev och arbete inom ramen för småföretagardelegationen ska bidra till att förbättra stadens kontakter med näringslivet. Vidare har en lots- och servicefunktion för företag, med inriktning på tillståndsfrågor inrättats. Bolagets webb-sidor har också utvecklats för att ge bättre service till företagarna. Andelen företag som är nöjda med stadens myndighetsutövning ska öka En uppföljning av enkätundersökningen Nöjd kundindex från 2006 har genomförts bland företagare i Stockholm. Uppföljningen visar på en liten försämring 2007 jämfört med Resultatet blev 61 på en 100-gradig skala, vilket är ett klart godkänt betyg. Motsvarande undersökning har också genomförts i de kommuner som ingår i partnerskapet SBA. Vid denna jämförelse placerade sig staden på 37:e plats. Vidare har bolaget under hösten 2007 anordnat serviceseminarier för handläggare i staden som arbetar med myndighetsutövning.

8 STADSREVISIONEN 5(6) Utveckla besöksnäringen i Stockholm Dotterbolaget SVB har deltagit i resemässor och workshops med agenter och turoperatörer samt genomfört säljaktiviteter på marknader i Europa, USA och Asien. Totalt har 170 olika partners medverkat i gemensamma projekt, vilket är högre än målet för 2007 som var 160. Under 2007 har bolaget tagit emot agenter och journalister, vilket är lägre än målet som var och lägre än år 2006 (2 914). Bolaget gör dock bedömningen att antalet artiklar med redaktionellt värde 2007 kommer att uppgå till samma nivå som år Turistbyråerna i Stockholm har haft kontakter under 2007, vilket är lägre än målet som var En förklaring är att Hotellcentralen som stängdes den 26 april 2007, vilket motsvarade färre besökare på ett år. Stockholm Tourist Center har dock inte lyckats komma upp till den planerade målsättningen. Målet att minst 60 nya agenter årligen ska besöka Stockholm har i stort uppnåtts. Försäljningen av Stockholmskortet överträffade målet ( ) och uppgick till kortdygn år Motsvarande siffra för år 2006 var Antalet initierade framtida kongressnätter uppgick till vilket var fler än målet för Arbeta målinriktat för fler stora evenemang Ett projekt Event Stockholm har startats. Projektet är ett rullande 3-årsprojekt som syftar till att i samarbete med företag uppmuntra och bearbeta arrangörer inom idrott, nöje, kultur och mässor att arrangera stora evenemang i Stockholm. Antalet samarbetspartners är fn 28, vilket överträffar målet som var satt till 25. Fortsätta arbetet med regional samverkan Arbetet inom ramen för Stockholm Business Alliance (SBA) har fortsatt. Under året har ytterligare två kommuner anslutit sig, nämligen Järfälla och Österåker. Totalt var 45 kommuner anslutna till partnerskapet år Det regionala samarbetet omfattar internationell marknadsföring, investeringsfrämjande aktiviteter, näringslivsservice, omvärldsbevakning, besöknäring och hyresmarknad.

9 STADSREVISIONEN 6(6) Revisionskontorets bedömning Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att koncernen arbetar aktivt med de av ägaren lämnade uppdragen. Lars-Erik Örsing Enhetschef Maria Assarsson Revisor