Granskningspromemoria 2007

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 01 Mars 2008 DNR /2008 Granskningspromemoria 2007 STOCKHOLMS STADSHUS AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN 1(1) INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning Underhållsbehov i stadens anläggningar och fastigheter Bolagens hantering av e-post utifrån stadens regler Systematiskt brandskyddsarbete Avtalshantering Basgranskning Bolagens arbete med internkontroll Bolagens resultatkrav och ekonomiska prognoser mm... 8

4 STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj Vid planeringsmöte den 20 augusti 2007 avseende Stockholms Stadshus AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 19 oktober 2007, i vilket koncernledningen deltog. Slutrevisionsmöte äger rum den 12 mars Årets granskning har framförallt omfattat en särskild granskning av underhållsbehovet i stadens anläggningar och fastigheter. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning Underhållsbehov i stadens anläggningar och fastigheter Revisionskontoret har med hjälp av konsult genomfört en granskning av hur stadens fastighets- och anläggningsförvaltande nämnder och bolag arbetar med planering, genomförande och uppföljning av underhåll. I granskningen har bostadsbolagen, SISAB och Stockholm Vatten ingått. En viktig utgångspunkt för granskningen har varit kommunfullmäktiges ägardirektiv att bolagen ska se till att bibehålla tillgångarna i reala termer. En revisionsrapport nr 11/2007 har upprättats och överlämnats den 18 december 2007 till bolagsstyrelserna för yttrande senast till den 15 februari Revisionskontorets iakttagelser, bedömning och kommentarer till resultatet från granskningen redovisas på ett sammanfattande sätt nedan. Iakttagelser Svenska Bostäder, Familjebostäder, Stockholmshem och Stadsholmen har ambitiösa och väl fungerande löpande planering av underhållet. Underhållsplanerna genomförs i hög grad hos bostadsbolagen. Familjebostäder och Stockholmshem uppger att man inte har något eftersatt underhåll. Svenska

5 STADSREVISIONEN 2(8) Bostäder uppskattar det eftersatta underhållet till ca 2 3 mdr. Att bolaget har hamnat i en situation med ett stort eftersatt underhåll tyder på att styrelsen, trots tydliga ägardirektiv, inte tillräckligt har uppmärksammat och prioriterat underhållsbehovet. Stadsholmen uppger att man har en viss underhållsskuld. Informationen om fastighetsbeståndets skick i årsredovisningarna för bostadsbolagen kan förbättras. Inom bostadsbolagen finns interna regelverk till stöd för gränsdragningen mellan investeringar och underhåll. Inom SISAB pågår ett omfattande arbete med att lägga in uppgifter i den nya fastighetsdatabasen, vilket kommer att medföra att underlaget för planeringen av underhållet blir väsentligt bättre. Underhållsplanen genomförs i hög grad. Under 2007 har en betydande avvikelse uppstått på grund av att underhållsmedel använts till bl a ombyggnader. Bolaget uppger att ytterligare nedskärningar av underhållet riskerar att leda till att realvärdet av skolorna inte kan upprätthållas. Bolaget har interna riktlinjer tills stöd för gränsdragningen mellan investeringar och underhåll. Stockholm Vatten saknar en samlad dokumentation om underhållsprocessen, hur stor underhållsbudgeten är och hur utfallet har varit för bolagets underhållsinsatser. Bolagets styrelse ägnar liten uppmärksamhet åt underhållsfrågorna. Inom ramen för denna granskning har det inte gått att få en klar uppfattning om underhållssituationen i ledningsnätet. Bolaget saknar interna riktlinjer till stöd för gränsdragningen mellan investeringar och underhåll. För samtliga granskade bolag rekommenderas att underhållsplanerna utvecklas i olika avseenden. De bör innehålla en bedömning av bl a beståndets skick, strategi för underhållet, prioriteringskriterier och analys av utfallet av föregående års plan. Styrelsernas roll i underhållsplaneringen bör utvecklas. Vad gäller Svenska Bostäder har styrelsen uppdragit åt VD att komma med förslag till genomförande och finansiering av en väsentlig förstärkning av underhållsvolymen. Mot bakgrund av att frågan om underhåll av skolor tilldelat sig ett stort intresse, bör SISAB lämna information i årsredovisningen om skolornas underhåll i relation till behovet. Vikten av att styrelsen i Stockholm Vatten engagerar sig mera i underhållsfrågorna har särskilt framhållits. Då det har varit omöjligt att få en klar uppfattning om bolagets underhållssituation föreslås att koncernstyrelsen svarar för en extern oberoende analys av underhållssituationen avseende i första hand ledningsnätet.

6 STADSREVISIONEN 3(8) Inkomna yttranden Koncernstyrelsen har beslutat att lämna koncernledningens utlåtande som sitt yttrande över revisionsrapporten. Vad gäller bostadsbolagen framförs bl a att den nya bolagsledningen i Svenska Bostäder 2005 fick tydliga direktiv att komma till rätta med bolagets underhållsproblematik. Samarbete och samordning av bostadsbolagens underhållsplanering har påbörjats. Koncernledningen har även tagit initiativ till erfarenhetsutbyte avseende underhållskostnader och bolagens fördelning av underhållsinsatser. Koncernledningen redovisar i utlåtandet att man är väl medveten om problematiken angående underhållsplaneringen hos SISAB. Underlag för att föreslå strategiska beslut angående underhållet finns ännu inte, men SISAB arbetar med frågan. Angående Stockholm Vatten framhåller koncernledningen att bolaget 2007 gått från periodiskt underhåll till ett tillståndsbaserat underhåll. Koncernledningen delar revisionskontorets syn på bolagets underhållsbehov, framförallt avseende ledningsnätet och konsekvenserna av att bolagets underhållsstrategi behöver genomlysas. Därför har en extern oberoende utredning initierats, som beräknas vara klar under första halvåret Rapporten syftar till att med rimlig säkerhet fastställa ledningsnätets status och ge underlag för en samlad bedömning av bolagets framtida underhålls- och investeringsnivå. Sammanfattningsvis redovisar koncernledningen i yttrandet över revisionsrapporten att under det senaste året har berörda bolag fattat beslut och genomfört åtgärder som kommer att medföra bättre underlag för underhållsplanering och rapportering samt samarbete över bolagsgränserna. Hittills inkomna yttranden över revisionsrapporten från övriga bolagsstyrelser redovisas i revisionskontorets granskningspromemoria för respektive bolag Bolagens hantering av e-post utifrån stadens regler Fullmäktige har den 5 mars 2007 antagit nya e-postregler. Koncernstyrelsen har den 23 april 2007 beslutat att uppmana bolagen inom koncernen Stockholms Stadshus AB att anta de nya reglerna.

7 STADSREVISIONEN 4(8) Iakttagelser Flertalet av dotterbolagens styrelser har antagit stadens nya regler för e-post. Vid granskningstillfället hade styrelserna för Stockholm Globe Arenas, Svenska Bostäder och Stockholms Hamn inte antagit det nya regelverket. Samtliga dotterbolag utom Micasa Fastigheter (som är ett relativt nybildat bolag) har sedan tidigare tillämpningsanvisningar rörande registrering och hantering av allmänna handlingar inklusive e-post. Några har redan uppdaterat sina lokala tillämpningsanvisningar utifrån det nya regelverket och vid de andra bolagen pågår ett sådant arbete. För flertalet av dotterbolagen återstår att under 2008 implementera de nya reglerna särskilt vad gäller bevakning av e-post vid tjänstemans frånvaro. Regelverket bör även tillämpas av styrelseledamöterna när de får post som rör bolagets verksamhet. Några bolag har haft en särskild genomgång av regelverket för styrelseledamöterna. Samtliga dotterbolag utom tre har antagit stadens nya regelverk för e-posthantering. Vid två av de tre av bolagsstyrelserna, som ännu inte har antagit de nya reglerna, planeras detta ske under våren Den återstående bolagsstyrelsen, Stockholms Hamn, har rekommenderats att anta reglerna. Micasa Fastigheter har fått rekommendationen att ta fram lokala tillämpningsanvisningar. Flertalet av de övriga dotterbolagen har rekommenderats att uppdatera sina interna styrdokument utifrån det nya regelverket. Regelverket bör tillämpas av styrelsernas ledamöter, varför de bolag som inte har haft en särskild genomgång av reglerna med styrelsen, har rekommenderats att ha en sådan Systematiskt brandskyddsarbete Den 1 januari 2004 trädde Lag om skydd mot olyckor (LSO) i kraft och ersatte dåvarande Räddningstjänstlagen. Den nya lagen ställer bland annat krav på att fastighetsägaren och den som bedriver verksamhet i fastigheten ska vidta åtgärder för att förebygga brand och förhindra eller begränsa skadorna till följd av brand. Enligt 2 kap. 3 i LSO ska en skriftlig redogörelse för brandskyddet för vissa

8 STADSREVISIONEN 5(8) byggnader eller anläggningar lämnas in till kommunen (Stockholms Brandförsvar) som är tillsynsmyndighet. För att uppfylla lagens krav krävs att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete. Med det menas att både fastighetsägaren och nyttjanderättsinnehavaren ska ha ett organiserat arbetssätt för att planera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp brandskyddet i sina respektive organisationer. Revisionskontoret har granskat brandskyddsarbetet vid följande fem bolag: Stockholms Hamn AB, Stockholms Stadsteater AB, Stockholm Globe Arena Fastigheter AB, Stockholms Stads Parkerings AB och Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Samtliga bolag har granskats i egenskap av fastighetsägare med undantag för Stockholms Stadsteater som är nyttjanderättsinnehavare, d v s hyresgäst. Syftet med granskningen har varit att bedöma i vilken omfattning respektive bolag bedriver ett brandskyddsarbete i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens Räddningsverk. Iakttagelser Samtliga bolag utom Micasa har fastställt en brandskyddsorganisation och fördelat såväl ansvarsområden som arbetsuppgifter för sitt förebyggande arbete. Micasa har utarbetat ett organisationsförslag, som enligt bolaget ska fastställas under början av Vid flertalet av de granskade bolagen har personalen fått brandskyddsutbildning som anpassats efter de anställdas behov och arbetsuppgifter. De bolag (Micasa och i viss mån Stockholms Stadsteater) som inte har utbildat sin personal uppger att brandskyddsutbildningar kommer att genomföras under Vid samtliga bolag pågår arbete med att upprätta brandskyddsbeskrivningar över fastigheterna. Revisionskontorets granskning visar att bolagen har kommit olika långt i detta arbete. Stockholm Globe Arenas och Micasa har kommit längst. Dessa bolag har upprättat brandskyddsbeskrivningar för samtliga sina fastigheter. De övriga bolagen uppger att ett sådant arbete kommer att slutföras under Egenkontroller av brandskyddet genomförs vid samtliga bolag. Även här har bolagen kommit olika långt. Stockholm Globe Arenas har kommit längst följt av Stockholm Parkering. Vid övriga bolag sker inte egenkontrollerna på ett sådant

9 STADSREVISIONEN 6(8) sätt att det till alla delar uppfyller LSO och gällande föreskrifter från Statens Räddningsverk. En generell iakttagelse är att ansvarsförhållandena inte är klargjorda mellan fastighetsägaren och respektive hyresgäst vad gäller det löpande brandskyddsarbetet. Det finns upprättade gränsdragningslistor men dessa är inte alltid implementerade. Detta gäller inte Stockholm Globe Arenas som genomför det löpande brandskyddsarbetet åt sin hyresgäst. Enligt revisionskontorets bedömning bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete vid samtliga bolag. Vid några av bolagen bedrivs dock inte brandskyddsarbetet på ett sådant sätt och i den omfattningen att kraven i LSO och gällande föreskrifter från Statens Räddningsverk uppfylls till alla delar. Revisionskontoret kan notera att det vid vissa bolag pågår ett aktivt arbete med att förbättra brandskyddsarbetet. Enligt revisionskontoret är det angeläget att ansvarförhållandet mellan fastighetsägaren och förekommande hyresgäster klargörs vad gäller det löpande brandskyddsarbetet. Vidare bör enligt kontoret ansvarsgränserna för brandskyddsarbetet ingå i hyresavtalen Avtalshantering Bolagen hanterar ett stort antal avtal av olika slag bl a serviceavtal, leasingavtal, konsultavtal, entreprenadavtal och kundavtal. Revisionskontoret har granskat rutinerna för hantering av avtal med avseende på registrering, arkivering, bevakning, förnyelse och uppsägning vid tre bolag: Stokab, Stockholm Globe Arena och Stockholm Business Region. Granskningen har främst koncentrerats på bolagens hantering av leverantörsavtal. Iakttagelser Samtliga bolag diarieför avtalen och förvarar originalavtalen på ett betryggande sätt. Däremot skiljer sig arbetssätten åt vad gäller bevakning av avtalens giltighetsoch uppsägningstider. Vid Stokab sker bevakningen maskinellt via bolagets diariehanteringssystem, medan vid de övriga bolagen är det avtalsansvarig tjänsteman som bevakar avtalens löptider.

10 STADSREVISIONEN 7(8) En del avtal har villkor som innebär att de förlängs med ett år i taget om inte beställaren säger upp avtalet inom utsatt tid. Revisionskontoret har vid sin granskning noterat att några avtal vid Stockholm Globe Arena har förlängts ett flertal gånger under ett antal år. Samma iakttagelse har gjorts vid Stockholm Business Region. Där var avtalen av mindre ekonomisk betydelse. Enligt revisionskontorets bedömning har Stokab säkra rutiner och god kontroll över sina leverantörsavtal vad gäller registrering, bevakning, förnyelse, uppsägning mm. De övriga två bolagen har till stor del en god kontroll över sina avtal. Dessa båda bolag avser att införa maskinell bevakning av avtalen i syfte att förbättra den interna kontrollen i rutinen. Det är inte tillfredsställande att leverantörsavtal har förlängts ett flertal gånger under ett antal år. Detta innebär att leverantörerna har direktupphandlats, därmed har Lagen om offentlig upphandling åsidosatts. Bristande upphandlingsrutiner kan bl a innebära att förtroendet för bolagen skadas. 2.2 Basgranskning Bolagens arbete med internkontroll Dotterbolagens arbete med internkontroll har granskats med fokus på den risk-och väsentlighetsanalys som ska ligga till grund för internkontrollplanen. Revisionskontorets generella bedömning är att samtliga bolag arbetar på ett systematiskt sätt med att stärka den interna kontrollen i sina processer. Samtliga bolagsstyrelser har fastställt internkontrollplaner. I samband med granskningen har två dotterbolag (Svenska Bostäder och Familjebostäder) rekommenderats att uppdatera sina riskinventeringar, göra nya risk- och väsentlighetsanalyser och att utvidga sina kontrollområden att inte bara omfatta ekonomiadministrativa rutiner. Två dotterbolag (Stockholm Business Region och Bostadsförmedlingen) har uppmanats att värdera valda kontrollområden utifrån risk- och väsentlighet. Ett dotterbolag har rekommenderats att dokumentera genomförd risk- och väsentlighetsanalys.

11 STADSREVISIONEN 8(8) Bolagens resultatkrav och ekonomiska prognoser mm Revisionskontoret har granskat dotterbolagens tertialrapporter med inriktning på prognoser över resultat efter finansnetto. Moderbolaget har formaliserat ekonomioch verksamhetsuppföljningen avseende dotterbolagen i ILS (verksamhet), RASK (ekonomi) och anvisningar för tertialrapporteringen. Koncernstyrelsen behandlade och ärenden angående prognos 2007:1 inklusive resultat per resp. prognos 2007:2 inklusive resultat per för koncernen Stockholms Stadshus AB. I ärendena redovisas dotterbolagens prognoser med förklaringar till avvikelser gentemot fullmäktiges resultatkrav samt koncernledningens synpunkter och kommentarer. Bolagsstyrelserna ska enligt fullmäktiges och koncernstyrelsens beslut uppfylla ett antal bolagsspecifika ägardirektiv. Uppföljning har skett av hur bolagen arbetar med ett urval av ägardirektiven. Enligt revisionskontorets bedömning får koncernstyrelsen/dotterbolagsstyrelserna bra information om koncernens/bolagens ekonomi i tertialrapporter och bokslutsärenden. Bolagens resultatprognoser bedöms vara tillförlitliga, hos något bolag kan förbättring ske av prognossäkerheten. Erforderliga beslut och/eller nöjaktiga förklaringar finns till resultatavvikelser gentemot fullmäktiges resultatkrav. Vad gäller de bolagsspecifika ägardirektiven är revisionskontorets sammanfattande bedömning att bolagen aktivt arbetar med att genomföra och uppfylla ägardirektiven. Staffan Moberg Lars-Erik Örsing