S:t Erik Livförsäkrings AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2014 S:t Erik Livförsäkrings AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 15, 2015 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2014 S:t Erik Livförsäkrings AB Dnr /2015 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Förtroendekänsliga områden 1 Grundläggande granskning 3 Bolagets arbete med internkontroll 3 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 6

4

5 1 (7) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 20 maj Vid planeringsmöte den 11 juni 2014 avseende S:t Erik Livförsäkrings AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 2 oktober 2014, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 4 februari Årets granskning har enligt fastställd planeringspromemoria omfattat följande: Förtroendekänsliga områden Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Förtroendekänsliga områden Representation, resor, mutor och bisysslor är exempel på riskområden när det gäller förtroendeskadligt beteende och oegentligheter. Toleransnivån för avvikelser i förhållande till gällande regler och riktlinjer på dessa områden är mycket små. Granskningen syftar till

6 2 (7) att bedöma om bolaget har en har en tillräcklig intern kontroll inom förtroendekänsliga områden, vilka i granskningen avgränsas till representation och resor och konferenser. En granskning av bisysslor genomfördes föregående år. Bolaget har fastställt följande riktlinjer: Riktlinjer om mutor och representation Riktlinjer för tjänsteresor Riktlinjer för hantering av etiska frågor Attestregler Ersättningspolicy Resor/konferenser regler och rutiner Av bolagets riktlinjer för resor i tjänsten framgår bl.a. att beslut om tjänste- eller studieresa, deltagande i kurs eller konferens fattas av VD. För resor avseende VD tas beslut av styrelseordföranden, eller vid dennes förhinder vice ordförande. Omfattning på resor och konferenser t o m uppgår till 16,7 tkr. Verifiering I granskningen har ingått samtliga verifikationer som var bokförda på berörda konton. Följande kontrollmål har ingått: Beslut om resan är fattad av behörig person? Resan är i enlighet med bolagets regler? Syfte och deltagare framgår av underlagen? Resan bedöms vara tjänsteanknuten? Utläggen bedöms vara motiverade och rimliga i sin omfattning? Samtliga utlägg är styrkta med underlag räkenskapsmaterial? Bedömning Vår bedömning är att regelverket för resor och konferenser är ändamålsenligt utformat och heltäckande som ger ett bra stöd till beslutsfattare och övrig personal. Granskningen visar att efterlevnaden av regelverket fungerar tillfredsställande. Inga avvikelser mot kontrollmålen har noterats. Representation regler och rutiner Bolaget har fastställt riktlinjer om mutor och representation. Av dessa framgår bl.a:

7 3 (7) Representationen ska alltid ha ett omedelbart samband med och direkt värde för verksamheten. Det gäller både tidpunkt och plats för representationen samt de personer mot vilka representationen riktar sig. Man ska vara restriktiva med representation. Detta gäller särskilt i samband med myndighetsutövning, inköp och upphandling, där det i princip inte får förekomma. Återkommande representation med en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma. Det bör inte vara fler deltagare från bolaget än utomstående gäster. Omfattning på representation t o m uppgår till 0,7 tkr. Verifiering I granskningen har ingått samtliga verifikationer som var bokförda på berörda konton. Följande kontrollmål har ingått: Representation är i enlighet med bolagets regler? Syfte och deltagare framgår av underlagen? Representationen bedöms vara motiverade och rimliga i sin omfattning? Samtliga utlägg är styrkta med underlag räkenskapsmaterial? Bedömning Vår bedömning är att regelverket för representation täcker alla relevanta områden. Granskningen visa att efterlevnaden av regelverket fungerar tillfredsställande. Inga avvikelser mot kontrollmålen har noterats. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget har en tillräcklig intern kontroll när det gäller förtroendekänsliga poster. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för bolaget har fastställt riktlinjer för intern styrning och kontroll. Bolaget lyder under försäkringsrörelselagen och de riktlinjer som Finansinspektionen utfärdar. I Finansinspektionens allmänna råd om styrning och kontroll av finansiella företag ställs

8 4 (7) specifika krav på intern styrning och kontroll, hantering och kontroll av risker, regelefterlevnad, internrevision samt uppdragsavtal. Bolagets interna kontroll har därför utformats i enlighet med dessa regelverk. Vidare har bolaget specifika funktioner för intern kontroll i form av riskkontrollfunktion och complianceansvarig, vilka är fristående från verksamheten i övrigt och rapporterar till styrelsen vid varje möte. Vidare finns en oberoende granskningsfunktion som tillsätts av styrelsen och har i uppdrag att granska den operativa verksamheten i bolaget. En särskild Internrevisionsplan för detta har fastställts och revisionen har utförts av KPMG. Resultatet av denna granskning kommer att avrapporteras till styrelsen i mars Styrelsen har i november 2013 fastställt en internkontrollplan och granskningsplan för Av denna framgår vem som ska kontrollera respektive process och när det senast ska vara genomfört under året. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och har avrapporterats till styrelsen i november. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2014 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Resultat efter finansnetto S-hus ABs Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget budget T1 T2 43,0 43,0 42,0 72,0 37,0 Prognos 1 och 2 För prognos 1 redovisar bolaget ett resultat efter finansnetto på 43 mnkr i enlighet med budgeterat resultat. Prognosen per tertialrapport 2 är dock betydligt bättre än budget och uppgår till

9 5 (7) 72 mnkr. Den bakomliggande orsaken till detta är att bolagets placeringstillgångar steg mer i värde jämfört med ökningen av det försäkringstekniska åtagandet samt lägre administrationskostnader. Bokslut I bokslutet redovisas ett resultat före skatt på 37 mnkr, vilket är 6 mnkr lägre än budget. Avvikelsen beror främst på att bolagets placeringstillgångar steg mindre i värde jämfört med ökningen av det försäkringstekniska åtagandet och vad som budgeterats. Investeringar (mnkr) Bolagets investeringsbudget uppgår till 7 mnkr att jämföra med utfallet på 3,7 mnkr. Avvikelsen beror främst på att leverans av sista delen av bolagets verksamhetssystem är försenat jämfört med vad som ursprungligen beräknats. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen också ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller fullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av fullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets ägardirektiv, att mål och aktiviteter följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 14 KF-indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt mål som följs upp årsvis eller tertialvis. Målen redovisas i ILS-webb och kommenteras i VD-kommentaren varje tertial samt årligen i ILS-rapporten. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer.

10 6 (7) Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar och denna har redovisats för styrelsen. Av denna framgår att de indikatorer som mäts vid detta tillfälle är uppfyllda, förutom målet Avvikelse investeringsbudget beroende på försenad leverans av bolagets verksamhetssystem. I bolagets årsredovisning framgår att de flesta av målen är uppfyllda. Indikatorerna Avvikelse investeringsbudget samt Resultat efter finansnetto har inte uppfyllts. Vidare är följande indikatorer delvis uppfyllda; Chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare (utfall 78 % jämfört med årsmålet 80 %), Medarbetare vet vad som förväntas av dem i deras arbete (utfall 89 % jämfört med årsmålet 92 %), Avkastning på totalt kapital (utfall 1,7 jämfört med årsmålet 1,9) samt Rörelseresultat i % av omsättning (utfall 53 jämfört med årsmål 60). Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Det finns dock en stor avvikelse mellan bokslut och prognosen i tertialrapport 2, vilket främst beror på att bolagets placeringstillgångar steg mindre i värde jämfört med ökningen av det försäkringstekniska åtagandet. Fullmäktiges resultatkrav har inte uppnåtts. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2014 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Fortlöpande försäkra nya åtaganden i dotterbolagen och förvalta pensionsmedel inom ramen för de försäkringsavtal som ingåtts med övriga dotterbolag. Sträva efter att långsiktigt trygga de framtida pensionsåtagandena realt. Bolaget ska tillsammans med koncernledningen utvärdera verksamheten avseende måluppfyllnad och initiala syfte. Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader.

11 7 (7) Fortsätta arbetet med att samordna bolagets administration med S:t Erik Försäkring AB. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv.