Granskningspromemoria. Micasa Fastigheter i Stockholm AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2017 Micasa Fastigheter i Stockholm AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 5, 2018 Dnr: /2018

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivits i nämnder och bolag. Stadsrevisionen i Stockholm stad granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för bolagsstyrelser sammanfattar stadsrevisionen det gångna årets granskningar och bedömningar av verksamheten. Granskningar som genomförs under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på stadsrevisionens hemsida, De kan också beställas från revisionskontoret, revision.rvk@stockholm.se. Granskningspromemoria 2017 Micasa Fastigheter i Stockholm AB Nr: 5, 2018 Dnr: /2018

3 Innehåll 1. Planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Intern kontroll Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Uppföljning av tidigare års granskningar... 8 Bilagor Bilaga 1 Uppföljning av lämnade rekommendationer... 9

4 1 (10) 1. Planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte i april Under året har följande möten genomförts: Vid planeringsmöte i maj informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat att granska verksamhet och intern kontroll samt pröva om verksamheten bedrivits enligt fullmäktiges uppdrag och mål samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet har varit Anna-Karin Karlström vid revisionskontoret. 2. Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Intern kontroll I detta avsnitt redovisas om bolagets arbete med den interna kontrollen är aktiv och ändamålsenlig, d.v.s. förebygger, upptäcker och åtgärdar. Vidare om arbetet är strukturerat och integrerat i organisationen, i system och det löpande arbetet samt om bolaget utvärderar och följer upp det interna kontrollsystemet/-arbetet. Den samlade bedömningen, grundad på årets granskning, är att bolagets styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan.

5 2 (10) Bolagets arbete med internkontroll Iakttagelser Med stöd av internt granskningsprogram har granskning av bolagets interna kontroll genomförts. Av denna granskning har bl.a. framkommit att bolaget har en årlig och strukturerad riskbedömning. Bolaget har under året utvecklat sin väsentlighetsoch riskanalys och internkontrollplan som på ett bättre sätt fångar upp aktuella väsentliga risker vilket redovisas i verksamhetsplan Granskningar har genomförts enligt internkontrollplan Resultatet från granskningen viss avvikelse avseende bolagets efterlevnad av reglerna för direktupphandling. Bolaget har en internkontrollgrupp som har till ansvar att utföra granskningar. Vidare har bolaget tillräckliga kontrollaktiviteter och den interna kontrollen följs upp systematiskt och regelbundet. Rapportering till bolagets ledning och styrelse av uppföljning av 2017 års internkontrollplan sker i samband med styrelsemötet i februari Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets granskning av bolagets process för intern kontroll visar att den ger förutsättningar för en kontroll som är aktiv och ändamålsenlig. Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat och integrerat i organisation, system och det löpande arbetet Direktupphandling Revisionskontoret har genomfört en granskning av om bolaget har en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att LOU och stadens riktlinjer för direktupphandling följs. Iakttagelser Sedan den 1 juli 2014 finns det krav på att en upphandlande myndighet eller enhet ska besluta om riktlinjer för användning av direktupphandling. Samtidigt infördes krav på dokumentation av upphandlingar vars värde överstiger 100 tkr. Staden har utfärdat riktlinjer för direktupphandling som gäller för stadens nämnder beslutade Stockholms Stadshus AB att dotterbolagen, vilket inkluderar Micasa Fastigheter i Stockholm AB, fick i uppdrag att anta Stockholms stads riktlinjer för direktupphandling. Bolaget har systematiska årliga kontroller av direktupphandlingar. Resultatet av bolagets årliga granskning enligt internkontrollplanen har visat på viss avvikelse i efterlevnad av bolagets rutiner.

6 3 (10) En verifierande granskning av sju leverantörer har genomförts. Dessa avser inköp mellan 163 tkr och 492 tkr. De flesta av inköpen avser tjänster där bolaget uppger att endast en specifik leverantör kan utföra tjänsten, exempelvis service på brandlarmanläggning. Bolaget har dokumenterat vissa av dessa transaktioner och motiverat varför endast en leverantör har tillfrågats vid upphandling. Revisionskontoret noterar att tjänsterna har löpt på under flera år vilket kan innebära att den totala upphandlingssumman för tjänsten överstiger LOUs direktupphandlingsgräns. Bolaget tillämpar ensamrätt enligt 6 kap. 14 3p. LOU, vilken enligt uppgift kan tillämpas då det bara finns en leverantör som kan uppfylla myndighetens behov. Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets sammanfattande bedömning är att bolaget inte har en helt tillräcklig intern kontroll för att säkerställa att LOU och riktlinjerna för direktupphandling efterlevs eftersom bolagets årliga granskning har visat på viss avvikelse i efterlevnad av bolagets rutiner. Viktigt blir att bolaget säkerställer att 6 kap. 14 LOU kan tillämpas samt att bolaget har korrekt dokumentation för att motivera tillämpningen. 2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat I detta avsnitt redovisas en granskning av om bolagets resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer, gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen avser såväl genomförandet som resultatet av verksamheten. Sammantaget bedöms att bolaget har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamhetsmässiga resultatet är förenligt med kommunfullmäktiges mål och ägardirektiv. Revisionen noterar att under ett flertal år har bolagets ekonomiska utfall avseende driftsresultat och investeringar avvikit från väsentligt från budgeterad nivå Bolagets ekonomiska resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto samt investeringsutfall. Av nedanstående framgår kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2017 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Årets fastställda

7 4 (10) avkastningskrav enligt kommunfullmäktiges budget uppgår till 67 mnkr. Resultat efter finansnetto exkl. reavinst/förlust av anläggningstillgång (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut Resultat för 2017 är 54 mnkr bättre än bolagets budget. Reavinst vid försäljning av anläggningstillgång redovisas till 3 mnkr i bokslutet, vilket medför att bokslutsresultat blir 145 mnkr inklusive reavinst vid försäljning av anläggningstillgång. Avvikelsen mellan budget och årsbokslut redovisas främst bero på lägre kostnader för reparation och underhåll. Det har skett färre stora skador i fastigheterna jämfört med tidigare år. Vidare anges att vakanta tjänster och prioriteringar av genomförande av ägardirektivet som omfattar att skapa fler boenden till prioriterade grupper har bidragit till att bolaget inte har kunna genomföra vissa planerade reparationer. Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut Investeringarna för 2017 uppgår till 255 mnkr vilket är 145 mnkr lägre än budgeten, 400 mnkr. Styrelsen redovisar att det beror på att tre stora projekt har fått en framskjuten tidplan. Enligt uppgift så beror de framskjutna tidplanerna i investeringsprojekt på förseningar gällande bygglov och detaljplanearbete. Revisionskontorets bedömning Bolagets avkastningskrav har uppnåtts. Revisionen noterar dock att under ett flertal år har bolagets ekonomiska utfall avseende driftsresultat och investeringar avvikit från väsentligt från budgeterad nivå och i tertialredovisningen. Ovanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i bolagets tertialrapporter inte varit helt tillräcklig under året. Bolaget bör överväga att se över rutinerna vid prognosarbetet för att uppnå säkrare prognoser Bolagets verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat om verksamheten bedrivits enligt fullmäktiges uppdrag och mål samt ägardirektiv.

8 5 (10) Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 26 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Till kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål redovisar bolaget sammanlagt 43 indikatorer, varav 21 har fastställts av kommunfullmäktige, 18 av Stadshus AB samt 4 egna indikatorer. Målen och indikatorerna har i samband med verksamhetsplanen/budgeten fastställts av bolagsstyrelsen. Avrapporteringen av måluppfyllelsen har skett i samband med tertialredovisningarna och årsbokslut till bolagets styrelse och koncernstyrelsen. I årsbokslutet så beskriver bolaget tydligt vilken verksamhet som bedrivits under året. I årsbokslutet redovisas att i huvudsak att samtliga indikatorer uppfylls. För de indikatorer som inte uppnås redovisar bolaget förklaringar till avvikelser. Några av dessa indikatorer avser verksamhetsmålet Energianvändningen är hållbar där bland annat köpt energi och årlig energiproduktion baserad på solenergi inte uppnår beslutade målnivåer. Bolaget redovisar att den främsta anledningen till att köpt energi inte uppnår årsmålsnivåer beror på att bolagets målgrupper i de omställda fastigheterna har förändrats till fler familjer och färre äldre vilket påverkar energianvändningen. Revisionskontoret har genomfört fördjupad granskning av två verksamhetsmål vilka redovisas nedan.

9 6 (10) Iakttagelser kommunfullmäktiges verksamhetsmål Inomhusmiljön är sund I stadens miljöprogram föreskrivs att en god inomhusmiljö har stor betydelse för människors hälsa. Åtgärder för att öka förutsättningarna för en god inomhusmiljö omfattar bland annat minska buller, förbättra luftkvalitet, minska luktstörningar, förebygga fuktskador och höga radonhalter. En granskning har genomförts om bolaget säkerställer att Stockholms stads miljöprogram efterlevs avseende målet Inomhusmiljön är sund. Ansvaret mellan bolaget och den verksamhetsutövare som bolaget hyr ut fastigheten till bedöms tydligt och är även reglerat i avtal. Bolaget har underhållsplaner för respektive fastighet. Egenkontrollen i enlighet med Miljöbalken utförs av bolagets upphandlade entreprenör vilken bolaget enligt uppgift har möjlighet att ta del av. Dock dokumenterar inte bolaget att uppföljning av egenkontroll har genomförts. Bolaget rapporterar och följer löpande upp indikatorerna avseende radon, Miljöcertifiering Miljöbyggnad samt att nyproducerade byggnader fuktsäkerhetsprojekteras. I årsbokslut 2017 redovisas att indikatorerna avseende miljöklassade byggnader inte uppnås på grund av förseningar i miljöcertifieringen. Även indikatorn avseende radon uppnås inte, vilket redovisas bero på att samtliga mätningar ännu inte har hunnits genomföras. Enligt uppgift håller de byggnader som är aktuella för ommätning, enligt tidigare mätningar, halter under 200 bq/m3 inomhusluft. Revisionskontorets bedömning Inomhusmiljön är sund Sammanfattningsvis bedöms bolaget arbeta med att säkerställa att Stockholms stads miljöprogram efterlevs avseende målet Inomhusmiljön är sund. Bolaget bör överväga att dokumentera uppföljning av entreprenörens egenkontroll. Iakttagelser boendeinflytande Inom kommunfullmäktiges verksamhetsmål Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande beskriver bolaget i verksamhetsplan 2017 att dialog och relation med hyresgäster och blivande hyresgäster är grundläggande. Hyresgäster ska kunna påverka sitt boende genom dialog med bolaget.

10 7 (10) En granskning har genomfört i syftet att granska om bolaget har en styrning och uppföljning av sin verksamhet som medför att bolaget arbetar mot att ge direkthyresgäster inflytande över sitt boende. Granskningen har endast omfattat direkthyresgäster som är privatpersoner. Bolaget har ca 2000 direkthyresgäster varav majoriteten är äldre som bor i seniorbostäder. Bolaget har ett 20-tal fastigheter vilka har målgruppen direkthyresgäster. Fastigheterna omfattar från 30 lägenheter till 180 lägenheter per fastighet. Inom bolaget finns bostadsförvaltare som bland annat har till uppgift att samverka med direkthyresgästerna. Samverkan sker främst via så kallade trivselråd som finns för varje fastighet. Trivselråden består av representanter från de boende i fastigheten. Direkthyresgästerna bestämmer agendan för mötena, vilka sker ca en gång per halvår, och bostadsförvaltaren svarar på deras frågor och återkopplar till bolaget kring deras synpunkter. Återkommande frågor kan vara lås, städning, obehöriga i fastigheten, gemensamhetslokaler. Bolaget gör löpande utvärderingar av hyresgästnöjdheten, vilken redovisas i bolagets årsbokslut. I årsbokslut 2017 redovisas att serviceindex och produktindex uppnår årsmålen. Däremot finns det utvecklingsområden avseende indexet rent och snyggt. Revisionskontorets bedömning boendeinflytande Sammanfattningsvis bedöms bolaget ha en styrning och uppföljning av sin verksamhet som medför att bolaget arbetar mot att ge direkthyresgäster inflytande över sitt boende. Revisionskontorets sammanfattandebedömning avseende kommunfullmäktiges mål Bolagets resultat för 2017 bedöms i allt väsentligt vara förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppföljningen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat aktiviteter och i vissa fall indikatorer till ägardirektiven. Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetar med fullmäktiges ägardirektiv. Iakttagelser För flertal av ägardirektiven definieras att bolaget ska delta i stadens arbete inom olika prioriterade områden. Bolaget redovisar inte i ILS

11 8 (10) för 2017 vilka bolagsspecifika aktiviteter som bolaget ska genomföra för att bidra i stadens arbete. I tertialrapporter och årsbokslut redovisas hur bolaget arbetar med att genomföra ägardirektiven. Samtliga ägardirektiv upplevs av bolaget i huvudsak kunna genomföras. Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets samlade bedömning är att bolaget arbetar aktivt med att genomföra ägarens direktiv. För att öka förutsättningarna för styrning och uppföljning av ägardirektiven bör bolaget överväga att per ägardirektiv redovisa (i ILS) vilka bolagsspecifika aktiviteter som bolaget ska genomföra för att bidra till stadens arbete. 3. Uppföljning av tidigare års granskningar Tidigare års granskning av bolagets verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en uppföljning och bedömning av hur bolaget har beaktat rekommendationerna, se bilaga 1. Uppföljning visar att bolaget i delvis har beaktat revisionens rekommendationer. De väsentligaste rekommendationerna som återstår att genomföra är bland annat säkerställa efterlevnad av bolagets rutiner för direktupphandling.

12 9 (10) Bilaga 1 Uppföljning av lämnade rekommendationer Åtgärdat Granskningsår Rekommendation Ja Delvis Nej Kommentar Följs upp 2015 Avtalsbevakning Bolaget bör säkerställa att deras personal har tillgång till och informeras löpande om stadens regler för upphandling och direktupphandling. Bolaget rekommenderas utföra seriositetskontroller på leverantörer under löpande avtalstid. Bolaget rekommenderas säkerställa att rutiner för direktupphandling efterlevs Uppföljning av 2016 ägardirektiv och 2017 uppdrag För att öka förutsättningarna för styrning och uppföljning av ägardirektiven bör bolaget överväga att per ägardirektiv redovisa (i ILS) vilka bolagsspecifika aktiviteter som bolaget ska genomföra för att bidra till stadens arbete Ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i ombyggnation/investerin gsprojekt X X Bolaget informerar personalen löpande om regler för 2018 upphandling. Vid utbetalningar sker automatiska kontroller av ekonomisystemet Agresso vilka enligt uppgift även omfattar vissa seriositetskontroller. Dock har bolagets årliga granskning av direktupphandlingar visat på brister. Bolaget tillämpar för vissa upphandlingar ensamrätt enligt 6 kap. 14 3p. LOU, vilken enligt uppgift kan tillämpas då det bara finns en leverantör som kan uppfylla myndighetens behov. Viktigt blir att bolaget säkerställer att 6 kap. 14 LOU kan tillämpas samt har korrekt dokumentation för att motivera tillämpningen. X 2018 Bolaget kommer under 2018 implementera ett nytt 2018 projektstyrningssystem.

13 10 (10) Åtgärdat Granskningsår Rekommendation Ja Delvis Nej Kommentar Följs upp Bolaget rekommenderas införa ett projektsystem som ger stöd i ekonomisk planering och uppföljning för projekt. Bolaget bör upprätta anvisningar för hur ekonomisk rapportering ska utföras av projektledare. Bolaget rekommenderas säkerställa att berörd personal har kunskap att stadens anvisningar Internkontroll X Bolaget har under året utvecklat sin väsentlighets- Revisionskontoret och riskanalys och internkontrollplan som på ett rekommenderar att bolaget bättre sätt fångar upp aktuella väsentliga risker vilket överväger att se över risk- redovisas i verksamhetsplan analysen utifrån de förändringar som skett i ägardirektiv och organisation Inomhusmiljön är sund 2018 Bolaget bör överväga att dokumentera uppföljning av entreprenörens egenkontroll Ekonomisk 2018 prognostisering Bolaget bör överväga att se över rutinerna vid prognosarbetet för att uppnå säkrare prognoser. Det är även viktigt att bolaget tydligt anger i sin tertialrapportering orsak till avvikelse.