Stockholms Parkerings AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2015 Stockholms Parkerings AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 8, 2016 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2015 Stockholms Parkerings AB Dnr /2016 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Intern kontroll i investeringsprojekt 1 Avtalshantering 3 Grundläggande granskning 5 Bolagets arbete med internkontroll 5 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 6 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 8

4

5 1 (9) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 13 april Vid planeringsmöte den 10 juni 2015 avseende bolaget informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings- PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 29 september 2015, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 3 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: Intern kontroll i investeringsprojekt Avtalshantering Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Intern kontroll i investeringsprojekt Att se till att avtalens entreprenadföreskrifter följs är en väsentlig uppgift som till stor del ligger på byggledningskonsulter och som dokumenteras av denne i byggmötesprotokoll. Att avtalen efterlevs och att konsulter utför sitt uppdrag bör i första hand säkerställas genom löpande kontroller av entreprenaden. Att denna kontroll är tillräcklig bör säkras genom stickprovskontroller och åtgärder inom

6 2 (9) ramen för arbetet med intern kontroll. Genomförda kontroller bör dokumenteras. Syftet med granskningen är att bedöma bolagets interna kontroll i investeringsprojekt. Det projekt som valts ut för granskning är Parkeringsanläggning Hagastaden (Norra stationsgaraget). Iakttagelser I december 2013 tog kommunfullmäktige ett inriktningsbeslut om uppförande av parkeringsanläggning i Hagastaden (Norra Stationsgaraget) med en projektram om 742 mnkr. I samma beslut godkändes genomförandet av första deletappen av Norra Stationsgaraget, i ärendet beskrivet brokonstruktion strimlan, med en projektbudget om 102 mnkr. T.o.m. 31 oktober 2015 uppgår förbrukningen i projektet till ca 47,4 mnkr. Efter genomförd upphandling tilldelades Svensk Entreprenad i Mälardalen AB uppdraget för etapp 2 Strimlan till en kontraktssumma på tkr. Stockholm Parkering har en rutin att upprätta ett internt beslutsprotokoll där bedömda extrakostnader anges (i detta fall uppgår dessa till tkr). Beslutsprotokollet har godkänts och undertecknats av VD. I projektet genomförs riskanalys inför beslut och krav ställs på riskanalys av entreprenörer avseende miljö, arbetsmiljö och tekniska risker. I takt med att risker förebyggs eller ej längre är aktuella så stryks dessa från risklistan. Bolaget har haft erfarenhetsåterföring med entreprenören vilket dokumenteras. Kontroller i samband med byggprojekt görs via oanmälda ID06 kontroller som genomförs av annan projektledare än den som är ansvarig från Stockholm Parkering. Protokoll skrivs vid dessa tillfällen. Stockholm Parkering har egen byggledning och kontroll på plats sker i samband med byggmöten. Även slutbesiktningar av extern besiktningsman genomförs för större projekt. Seriositetskontroll görs varje månad av kontrakterade leverantörer. Enligt kontrakt skall entreprenören meddela innan anlitande av underentreprenör. Underentreprenör skall uppfylla samma krav som entreprenör. Vid anmälan av underentreprenör så görs en seriositetskontroll. Vidare skall projektledare informera en kollega ( skugga ) om vad som händer i projektet, dels för att denna skall kunna hoppa in vid

7 3 (9) sjukdom eller längre ledighet men även för att insyn skall finnas från annan projektledare. ÄTA-arbeten hanteras endast skriftligt i byggmötesprotokoll och projektledare inhämtar godkännande från avdelningschef innan entreprenör får accept på ÄTA krav. Bolaget har även erfarenhetsåterföring med entreprenören vilket dokumenteras. När det gäller det förebyggande arbete avseende skydd mot mutor har bolaget en policy som medarbetare årligen får intyga att de tagit del av och förstått. Vikten av en strikt relation mot entreprenörer diskuteras även på APT-möten. Godkännande av fakturor i projektet görs av projektledare och attest görs av avdelningschef. Fakturor över 500 tkr attesteras av VD. Bolaget har inte tagit fram någon projekthandbok. Orsaken till detta är att det idag endast finns tre projektledare inom bolaget. Projektet Strimlan har delats upp och upphandlats i olika etapper. Stickprovskontroll har genomförts avseende etapp 2. Efter genomförd upphandling tilldelades Svensk Entreprenad i Mälardalen AB uppdraget för etapp 2 Strimlan till en kontrakts-summa på tkr. Stockholm Parkering har en rutin att upprätta ett internt beslutsprotokoll där bedömda extrakostnader anges (i detta fall uppgår dessa till tkr). Beslutsprotokollet har godkänts och undertecknats av VD. Fakturerad kostnad per för etapp 2 uppgår till tkr. Kontroll av genomförande av upphandling, avtal samt avstämning av fakturor inklusive ÄTA-arbeten gentemot avtalet har genomförts utan anmärkning. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Den sammanfattande bedömningen är att den interna kontrollen är tillräcklig i det granskade projektet. För att minska sårbarheten i framtiden rekommenderas att bolaget tar fram en projekthandbok eller motsvarande. Avtalshantering Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en bra och attraktiv kund för leverantörer. Varje upphandlande

8 4 (9) myndighet ska bedriva ett aktivt arbete för att uppnå en effektiv inköpsverksamhet samt ta vara på de ekonomiska fördelar som ett sådant arbete innebär. I aktiv avtalsförvaltning ingår att följa upp hur staden respektive leverantören fullgör sina respektive delar av avtalet samt hur affärsrelationen kan utvecklas. I avtalsförvaltning ingår också att följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla lojalitet mot det tecknade avtalet. Granskningens syfte är att bedöma om bolagets interna kontroll avseende uppföljning av ingångna avtal är tillräcklig. Som grund för granskningen har en sammanställning från leverantörsreskontran med belopp per leverantör för perioden 1/1-30/ tagits fram. Iakttagelser Stockholm Parkerings VD och dess styrelse har antagit en upphandlingspolicy som innehåller krav på att Stadens upphandlingspolicy och riktlinjer för direktupphandling skall följas. Bolaget har utsett en upphandlingsansvarig, som även är avdelningschef på Avdelningen Fastighet och Projekt. När det gäller ansvar för uppföljning och kontroll av avtal ansvarar respektive avdelning för löpande kontroll av leverans i form av kvalité, kvantitet och fakturering. Avdelningschefer ansvarar för att anmäla behov av upphandling till upphandlingsansvarig. Avdelning fastighets och projekt ansvarar för upphandlingsprocessen enligt LoU. Avdelning gör även månadsvis seriositetskontroll av de 50 största leverantörerna. Denna kontroll dokumenteras och sparas via utskrift av skärmdump. Av avtalen ska framgå under vilka former parterna ska följa upp avtalat åtagande under avtalsperioden. Bolaget gör detta i form av ett startmöte, slutmöte samt löpande projektmöten. Projektmöten sker normalt 1 gång per månad alternativt var 14e dag i intensiva projekt. Start-/slutmöte och projektmöten protokollförs. Vidare används Underrättelsesystem med journal enligt AB04/ABT06 vid entreprenader. När det gäller information efter varje genomförd upphandling informeras avdelningschefer som ansvarar för att informationen förs vidare. När det gäller hur bolaget följer upp att tecknade avtal följs är rutinen att när behov av produkt eller tjänst uppstår så kontrolleras i avtalsdatabas om ramavtal finns där bolaget ingår som part. Detta

9 5 (9) förtydligas i upphandlingspolicyn som varje medarbetar skall intyga att de läst varje år. Förutom stadens centrala avtalsdatabas har bolaget ett eget system (CRM) för att förteckna och följa upp avtal. T ex när ett avtal är på väg att gå ut går automatiskt ut ett mail till ansvarig på bolaget. Enligt upphandlingspolicyn ska nämnder och bolag arbeta för att utveckla affärsrelationerna med sina leverantörer. Bolaget gör detta bl.a. genom att upphandlare ber om synpunkter från berörda på upphandlingsunderlag efter slutförd upphandling. När det gäller kontroll av att fakturerat överensstämmer med faktiskt utfört och att pris är enligt avtal gäller att innan fakturering sker avstämning av utförda mängder av aktuell beställare. När fakturan kommer så stämmer konteringsansvarig av att fakturan stämmer avseende mängd och pris. Fakturan attesteras sedan av närmaste chef. Vid avvikelser så meddelas leverantör och kredit inväntas innan betalning av ostridigt belopp sker. Utifrån sammanställning från leverantörsreskontran med belopp per leverantör för perioden 1/1-30/ valdes fem leverantörer ut: Nokas Security AB, bokfört tkr Zeolit Exploaterings AB, bokfört tkr Stena Fastigheter, bokfört tkr Modul System Sweden AB, bokfört tkr Ytteknik i Örebro AB, bokfört tkr. Gällande avtal fanns i samtliga fall. Stickprov har genomförts av ett antal fakturor. I samtliga fall har fakturorna kunnat stämmas av mot avtalen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning är den interna kontrollen vad gäller bolagets uppföljning av ingångna avtal tillräcklig. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för Stockholm Parkering har fastställt en policy för intern kontroll. I policyn definieras att kontroller baseras på genomförda risk- och sårbarhetsanalyser men även processkontroller i verksamhetssystem och ekonomisysytem skall ingå i det planerade kontroll-

10 6 (9) arbetet. Styrelsen har fastlagt ett antal områden som ska ingå i den Interna kontrollplanen för 2015: Säkra bolagets hyresintäkter Utvärdera installation av 100 laddplatser Upprätta befattningsbeskrivningar för all personal inom bolaget Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och kommer att avrapporterats till styrelsen i februari. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2015 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 50 mnkr. Resultat efter finansnetto Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 51,7 60,8 75,5 110 Tertialrapport 1 och 2 Det förbättrade resultatet i prognosen för tertialrapporterna förklaras främst med högre intäkter, lägre avskrivningar och lägre räntekostnader. I kommentarerna till tertialrapport 2 framgår att resultatet kan bli högre. I rapporten angående Early Warning i december till Stadshus AB anges att prognosen har reviderats till 105 mnkr. Bokslut Resultat efter finansnetto uppgick till 110 mnkr, vilket är betydligt högre än fullmäktiges resultatkrav på 50 mnkr. Resultatet för 2014 uppgick till 68 mnkr. Ökningen jämfört med budget och föregående år beror främst på intäkter från besöksparkeringarna. En annan orsak är rörelsekostnaderna som blev 18 mnkr lägre än budget.

11 7 (9) Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T De avvikelser som redovisas förklaras av ett förvärv av Råcksta bergrum, 9 mnkr, som tillkommit under året samt lägre upparbetade kostnader för P-hus Råcksta och Stigbergsgaraget. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 25 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 16 indikatorer fastställda av fullmäktige 6 indikatorer fastställda av Stadshus AB. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit 6 egna bolagsspecifika indikatorer med årsmål. Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar. I stort har samtliga årsmål uppfyllts. Avvikelse finns när det gäller sjukfrånvaron. I bolagets årsredovisning framgår att de flesta målen för indikatorerna är uppfyllda. Målet för sjukfrånvaron är inte uppfyllt (utfall 6 % jämfört med årsmål på 4,4 %). Följande mål är delvis uppfyllda;

12 8 (9) Aktivt Medskapandeindex, andel medarbetare som inte upplever sig diskriminerade på sin arbetsplats, motivationsindex samt styrningsindex. Noteras kan dock att resultatet från medarbetarenkäten är bättre än föregående år. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Bolaget redovisar en relativt stor avvikelse mellan prognosen i tertial 2 och bokslutet. Det har aviserats till Stadshus AB i december i en early-warning där ett resultat på 105 mnkr redovisades. Vidare framgår i VDkommentarerna till prognosen i tertial 2 att resultatet kan bli bättre, då vissa osäkerhetsfaktorer fanns. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2015 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Genomföra bolagets investeringsplan om planerade nya planeringsanläggningar och i samarbete med exploateringsnämnden påbörja genomförandet av det nya programmet för tillkommande parkeringsanläggningar I samverkan med exploateringsnämnden, AB Storstockholms Lokaltrafik och berörda grannkommuner verka för större möjligheter till infarts- och utfartsparkering. Parkeringarna ska även förses med bättre skyltning Tillsammans med trafiknämnden medverka i framtagander av en parkeringsstrategi Se till att det skapas fler cykelparkeringsplatser i anslutning till garage Ansvara för byggandet och drift av stadens cykelgarage Utreda förutsättningarna att förvärva garaget under nya Tele2 Arena av SGA Fastigheter AB Genomföra prisjusteringar när marknaden så medger Skapa effektiva och attraktiva infartsparkeringar

13 9 (9) Fortsätta kvalitetsarbetet inom bolaget, vilket bland annat innebär ökad trygghet och trivsel för bilisterna Tillämpa miljöbilsstrategin genom att fullfölja sitt initiativ att genomföra en utbyggnad av laddstolpar i Stockholm, samt utvärdera hur elstolparna används Arbeta aktivt för att skapa fler platser för laddning av elbilar Utvärdera försöket med gratis parkering i bolagets öppna anläggningar för de bilar som uppfyller kravet för supermiljöbilspremie Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Följa upp införandet av avgiftsfria infartsparkeringar och se över möjligheten att utöka detta samt göra en översyn av infartsparkeringarnas läge och nyttjandegrad. Beakta framkomlighetsperspektivet vid planering av nya garage samt att befintlig kapacitet utnyttjas optimalt Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. En tydlig redovisning av detta görs i VD-kommentarerna till bokslutet. Bl.a. kan nämnas att bolaget under 2015 skapat cykelparkeringar vid flera av bolagets befintliga parkeringsanläggningar.