Stockholm Globe Arena Fastigheter AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2015 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 12, 2016 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2015 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB Dnr /2016 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Avtalshantering 1 Styrning av extern entreprenör (Tele2 Arena) 4 Grundläggande granskning 5 Bolagets arbete med internkontroll 5 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 6 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 8

4

5 1 (9) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 13 april Vid planeringsmöte den 9 juni 2015 avseende bolaget informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings- PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 30 september 2015, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 5 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl. a följande: Avtalshantering Styrning extern entreprenör Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Avtalshantering Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en bra och attraktiv kund för leverantörer. Varje upphandlande myndighet ska bedriva ett aktivt arbete för att uppnå en effektiv inköpsverksamhet samt ta vara på de ekonomiska fördelar som ett sådant arbete innebär. I aktiv avtalsförvaltning ingår att följa upp hur staden respektive leverantören fullgör sina respektive delar av

6 2 (9) avtalet samt hur affärsrelationen kan utvecklas. I avtalsförvaltning ingår också att följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla lojalitet mot det tecknade avtalet. Granskningens syfte är att bedöma om bolagets interna kontroll avseende uppföljning av ingångna avtal är tillräcklig. Iakttagelser Bolagets styrelse har antagit en upphandlingspolicy som innehåller krav på att Stadens upphandlingspolicy och riktlinjer för direktupphandling skall följas. Bolaget har utsett en upphandlingsansvarig, som även är Fastighetschef på Byggenheten. Upphandlingsansvarige har utbildning inom upphandling och går just nu en kurs för att bli certifierad upphandlare. Därutöver håller ytterligare en person på att utbildas och kommer att fungera som en stödfunktion till ansvarig. När det gäller ansvar för uppföljning och kontroll av avtal är det beställaren av varan eller tjänsten som ska göra uppföljning och kontroll innan beställningen görs. Bolaget håller just nu på att miljöcertifieras och i och med detta ökar kravet på avtalsgranskning ytterligare. Av avtalen ska framgå under vilka former parterna ska följa upp avtalat åtagande under avtalsperioden. Genom utbildningar så har kunskapen inom bolaget ökat och arbetet med detta har påbörjats under Vidare kommer kontroller av inköp och upphandling att ingå i IK-planen för När det gäller byggprojekt gör bolaget detta i form av ett startmöte, slutmöte samt löpande projektmöten Vid uppföljnings- och avstämningsmöten förs inga protokoll, bolaget kommer enligt uppgift att införa denna rutin. När det gäller kontroll av leverantörens seriositet görs kontroller två gånger per år hos Skatteverket (enligt internkontrollplanen). Dessa kontroller dokumenteras via utskrift av resultatet av. Vid behov görs det löpande kontroller på vissa leverantörer som kan bedömas som riskfyllda. När det gäller information efter varje genomförd upphandling informeras på månadsmötet all personal om nytecknade avtal, upphandlingar samt om pågående upphandlingar. Bolaget har också skapat en avtalsöversikt som ligger på gemensam yta som alla på bolaget har tillgång till. Där framgår avtalstid,

7 3 (9) vara/tjänst, samt ansvarig för avtalet. Denna avtalsöversikt uppdateras och kontrolleras ett par gånger om året. Även för stadens centrala avtal finns information här. När det gäller hur bolaget följer upp att tecknade avtal görs kontroller två gånger per år mot leverantörsregistret. Generellt finns ett nära samarbete med leverantörer samt en hög avtalslojalitet. Enligt upphandlingspolicyn ska nämnder och bolag arbeta för att utveckla affärsrelationerna med sina leverantörer. Bolaget gör detta bl.a. genom att en dialog förs löpande med de flesta leverantörerna där dialogen upplevs som god. Uppföljningar görs vid behov. Bolaget använder i de flesta fall ramavtal med rangordning. Det har inte funnits något behov hittills av särskilda kontroller av rangordningen då vinnaren av upphandlingen generellt är den som har handlats av. Om behov har uppstått, vilket endast är vid enstaka tillfällen, har upphandlingsansvarig involverats som stöd för att säkerställa att gången blir korrekt. När det gäller kontroll av att fakturerat överensstämmer med faktiskt utfört och att pris är enligt avtal gäller rutinen att sakgranskaren/sakattestanten av fakturan ansvarar för att kontrollera att den stämmer överens med utfört arbete och att priset är korrekt (regleras i attestordningen). Utifrån sammanställning från leverantörsreskontran med belopp per leverantör för perioden 1/1-30/ valdes tio leverantörer ut: Leverantör Avtal 1 TL Bygg AB, bokfört tkr Ja 2 Energyst Rental Solutions AB, bokfört tkr Nej 3 Rivab AB, bokfört tkr Ja 4 Örnsbergs El o Data AB, bokfört tkr Nej 5 Maintpartner AB, bokfört tkr. Ja 6 Corrigo management AB, bokfört tkr Nej 7 Hifab, bokfört tkr Ja 8 Brubakken AB, bokfört 877 tkr Ja 9 Wirens Scentextilier, bokfört 687 tkr Nej 10 Mats Strömberg Ingenjörsbyrå SB, bokfört 554 tkr Nej Gällande avtal saknades i fem fall. Orsaker till detta har presenterats och beror till viss del på iordningsställande av Tele2 Arena och förhandling med PEAB samt iordningsställande av konstverket framför Tele2 Arena som krävde en snabb lösning.

8 4 (9) Stickprov har genomförts av ett antal fakturor mot de avtal som fanns och för övriga mot skriftlig beställning. I dessa fall har fakturorna kunnat stämmas av mot avtalen. I ett av fallen (Hifab) stämde inte timpriset, orsak var att bolaget behövde en projektledare med specialistkompetens som inte var med i förfrågningsunderlaget. Detta ska kompletteras i tilläggsavtal till huvudavtalet. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning är den interna kontrollen inte helt tillräcklig vad gäller bolagets uppföljning och kontroll av avtal. Förbättringsområden är att avtal alltid tecknas vid direktupphandling samt att rutin införs så att protokoll förs vid uppföljnings- och avstämningsmöten. Styrning av extern entreprenör (Tele2 Arena) I december 2009 tog fullmäktige beslut om att uppföra en multifunktionsarena (Tele2 Arena). Den totala projektkostnaden beräknades vid genomförandebeslutet till mnkr samt 360 mnkr i förvärvad mark. Arenans intäkter bedömdes komma från planerade markförsäljningar (1 260 mnkr) genom att mark frigjordes för andra ändamål. Hyresintäkterna beräknas utifrån en principöverenskommelse om hyresavtal, i första hand med driftsoperatören AB Stockholm Globe Arena/AEG (Anschutz Entertainment Group). Det innebär att biljettintäkter och andra intäkter, såsom försäljning och sponsring, kommer staden till godo i form av hyra från operatören. Upplägget innebär att hyran baseras på en procentsats av operatörens bruttoomsättning från verksamheten. Dessa hyresintäkter bedömdes vid beslutstillfället uppgå till 95 mnkr för att därefter öka med inflationen, ca 2 mnkr år. Syftet med granskningen är att bedöma vilken styrning och kontroll bolaget har över arenaoperatören. Iakttagelser Redovisningsansvarig, controller och VD har under 2015 haft månadsvisa möten med AEG för att gå igenom det ekonomiska läget i arenorna. Möten hålls även i samband med när AEG arbetar fram budgeten för arenorna. VD på SGAF samt VD hos arenaoperatören har även löpande möten. Två konsultrapporter för att analysera arenaoperatörens ekonomi har genomförts. Den första rapporten hade fokus på redovisningen

9 5 (9) av intäkter, den andra rapporten hade fokus på granskning av kostnader. Granskningen har genomförts genom stickprovskontroller. Båda rapporterna visar att det inte finns några indikationer på att det inte sker en korrekt redovisning av kostnader och intäkter. Rapporterna avser redovisning fram t.o.m Enligt plan ska nu bolaget själva genomföra kontroll av arenaoperatörens intäkter och kostnader fr.o.m års redovisning. Enligt AEGs redovisning för 2014 blev resultatet betydligt lägre än kalkylen i genomförandebeslutet. En bidragande orsak till detta var att arenan vid invigningstillfället under sommaren 2013 inte var helt klar då det återstod ett stort antal besiktningsanmärkningar. Detta medförde avsevärt högre kostnader för genomförda evenemang För 2015 blir resultatet bättre än Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget har en tillräcklig styrning och kontroll över arenaoperatören. Det är dock viktigt att bolaget fortsätter sin granskning av arenaoperatörens redovisning. Bolaget rekommenderas att på lämplig nivå dokumentera de möten som genomförs med arenaoperatören. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har fastställt en internkontrollplan för verksamhetsåret Bolaget redovisar i samma ärende hur risk- och väsentlighetsbedömningarna har gått till som grund för internkontrollplanen. De områden som bolaget har fokuserat på är följande: - Ekonomi och intäkter - Representation, hyresdebitering och hyresgäststabilitet samt anläggningar. - HR - kontroll av bisysslor och arbetsmiljörondering. Risk för mutor och bestickning samt löner. - Leveranser, investeringar och inköp - verifiering av inköp, kontroll av leverantörer. - IT-system verifiering av administrativa system som hanteras av Volvo-IT, ändringshantering av IT-system, riskanalys IT. - Säkerhetsfrågor Incident- och tillbudsrapportering, krav på entreprenörer och underentreprenörer, kunskap om säkerhetsarbetet

10 6 (9) Kontrollerna genomförs 1-3 ggr/år. Resultatet dokumenteras i en uppföljningsrapport som kompletteras med en sammanställning av observationer/brister och förslag på åtgärder som rapporteras till VD under året. En utfallrapport lämnas till styrelsen i mars. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolagets arbete med att kontrollera och utveckla den interna kontrollen i sina processer sker på ett systematiskt sätt. Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och kommer att avrapporterats till styrelsen i mars. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl. a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2015 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolagets måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till -199 mnkr. Resultat efter finansnetto Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T Tertialrapport 1 och 2 Prognoserna i tertialrapporterna visar på ett resultat som är bättre än budget främst beroende på ökade hyresintäkter på arenorna samt minskade räntekostnader beroende på ränteläget. Bokslut Resultatet uppgår till -152 mnkr, vilket främst beror på ökade intäkter från Arenaoperatören samt minskade kostnader för avskrivningar och räntor. Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut ,4

11 7 (9) Utfallet för investeringarna är något högre än budget. Bland investeringarna finns bland annat ombyggnationen av Tolv Stockholm som utvecklats och förtätats för att skapa en mer attraktiv nöjes destination med mer mat och nöjen. Ca 1 mnkr avser påbörjade projekt inför Eurovision Song Contest. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 25 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 10 indikatorer från fullmäktige, 6 indikatorer från Stadshus AB och 10 egna indikatorer. För samtliga indikatorer har bolaget angett årsmål. Bolaget följer upp mål och aktiviteter i samband med tertialrapporteringen och i bokslutet. Måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. I tertialrapport 1 och 2 redovisar bolaget en prognos på att samtliga mål uppnås. I bolagets bokslut redovisar bolaget att samtliga av fullmäktiges och Stadshus AB:s indikatorer uppnås. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. En relativt stor avvikelse

12 8 (9) redovisas mellan prognoserna i tertialrapporterna och resultatet i bokslutet. Detta beror främst på ökade intäkter från bland annat arenaoperatören och Tolv Stockholms verksamhet samt minskade kostnader för avskrivningar. Årets resultatkrav har uppnåtts. Revisionskontorets bedömning är att bolaget i huvudsak har uppnått årsmålen för kommunfullmäktiges och Stadshus AB:s indikatorer. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppfyllelsen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat indikatorer kopplade till ägardirektiven. Enligt fullmäktiges och koncernstyrelsens budget har bolaget åtta ägardirektiv: Verksamheten ska tillhandahålla och utveckla lokaler och anläggningar för bra evenemangsutbud bestående av bl.a. konserter, sport, kultur- och familjeaktiviteter. Aktivt arbeta tillsammans med exploateringsnämnden med att utveckla bolagets befintliga markinnehav så att en avyttring kan genomföras när marknadsläget möjliggör detta Utreda förutsättningarna att avyttra garaget under Tele2 Arena till Stockholms stads Parkerings AB Delta i arbetet med Globenområdets utveckling tillsammans med andra intressenter för att öka områdets attraktionskraft Ha en ledande roll i utvecklingen av Stockholm Entertainment District inom ramen för det övergripande arbetet med Söderstaden Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Arbeta aktivt med energieffektivisering och förnyelsebar energi. Genomföra en kartläggning av evenemang på arenorna utifrån ett jämställdhetsperspektiv Bolaget arbetar aktivt med utvecklingen av markinnehavet, den Södra och Norra byggrätten och under året har Söderstadion rivits. Gällande försäljningen av Arenagaraget, som ska säljas till Stockholm Parkering AB, pågår utredningsarbetet. Ett för året nytt ägardirektiv var en kartläggning av evenemang på arenorna ur ett jämställdhetsperspektiv. Evenemangsverksamheten drivs av hyresgästen AB Stockholm Globe Arenas och statistiken för kartläggningen hämtas därför från dem. Den visade bland annat att andelen kvinnor och barnfamiljer har ökat för de båda fotbolls-

13 9 (9) lagen, Hammarby och Djurgården Fotboll, sedan flytten till Tele2 Arena. Bolaget har påbörjat arbetet med ett implementerat energi- och miljöledningssystem. Den jämförbara energiförbrukning 2015 har minskat mot 2011 med 15,9 %. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget arbetar aktivt med att genomföra ägarens direktiv.