Granskningspromemoria 2010

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 12 Februari 2011 DNR /2011 Granskningspromemoria 2010 STOCKHOLM GLOBE ARENA FASTIGHETER AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning Förtroendekänsliga områden Tillämpning av offentlighetsprincipen Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 7

4 STADSREVISIONEN 1(7) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 18 maj Vid planeringsmöte den 1 juni 2010 avseende Stockholm Globe Arena Fastigheter AB (SGA) informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 11 oktober 2010, där bolagets VD och ekonomichef deltog. Även en representant från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter från bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 14 februari Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning Förtroendekänsliga områden Revisionskontoret har genomfört en granskning av delar av det förtroendekänsliga området inom koncernen. De delar som har varit föremål för granskningen är följande: representation, resor, mutor och bisysslor. Syftet med granskningen var att kontrollera de styrande dokument som bolaget ska ha upprättat inom det förtroendekänsliga området och konstatera om förutsättningar fanns för en tillräcklig kontroll. En verifierande granskning (stickprov) har skett för att utreda om bolagsledningen och övriga anställda följer gällande regler för representation (intern och extern) och resor. Vad gäller mutor och bisysslor har en genomgång skett av bolagets riktlinjer med en representant för bolagsledningen, varvid frågor har besvarats och diskuterats samtidigt som svaren har utvärderats. En sammanfattning av granskningens resultat redovisas nedan Representation mm Bolagets styrelse har antagit en policy för representation och mutor. Denna överensstämmer med stadens regelverk inom området. Policyn har delats ut till samtliga medarbetare.

5 STADSREVISIONEN 2(7) Revisionskontorets stickprovsgranskning av verifikationer bokförda på representationskontona visar att riktlinjerna följs. Ändamål och deltagare finns noterat på fakturorna eller i ekonomisystemets meddelandefält. Fakturorna har attesterats enligt gällande attestordning. Den interna kontrollen inom representationsområdet bedöms vara tillräcklig Resor Bolagets styrelse har antagit en policy för tjänsteresor. Revisionskontorets stickprovsgranskning visade att syfte och deltagare är noterat på resefakturorna. Vid konferensresor är programmet fogat till resefakturan. Den interna kontrollen inom delområdet resor bedöms vara tillräcklig Mutor I ovan nämnda policy för representation och mutor redovisas vad som gäller om mutor mm för bolagets anställda. Bolagets styrelse har även antagit en etisk policy. Policydokumenten är tydliga och väl förankrade hos de anställda, bland annat genom information vid personalmöten. Bolaget bedöms ha förutsättningar för en tillräcklig kontroll inom delområdet Bisysslor Bolagets styrelse har antagit en policy som reglerar de anställdas eventuella bisysslor. Personalen får årligen en skriftlig förfrågan om de innehar någon bisyssla. Nyanställda ska fylla i blanketten vid anställningens påbörjande. Under 2010 gjordes en kontroll mot näringslivsregistret på Bolagsverkets hemsida. Kontoret bedömer att kontrollen av de anställdas bisysslor är tillräcklig. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig inom de delar av det förtroendekänsliga området som har varit föremål för granskning Tillämpning av offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen är viktig för rättssäkerhet, effektivitet och demokrati. För att garantera insyn i myndigheternas arbete har principen om handlingsoffentlighet skrivits in i en av grundlagarna, tryckfrihetsförordningen. Revisionskontoret har granskat SGA:s tillämpning av offentlighetsprincipen vad gäller handlingsoffentlighet. Granskningen har avgränsats till att granska moder-

6 STADSREVISIONEN 3(7) bolagets hantering, endast en översiktlig granskning har gjorts av hur dotterbolaget Stockholmsarenan hanterar sina handlingar. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget hanterar allmänna handlingar enligt lagar, regler och riktlinjer för att leva upp till offentlighetsprincipen Regler och riktlinjer Iakttagelser Bolaget har styrande och stödjande dokument som till exempel riktlinjer för postoch dokumenthantering inkl e-posthantering samt rutinbeskrivningar som i detalj beskriver hur allmänna handlingar ska hanteras. Bedömning och kommentarer Bolaget har stödjande dokument för sin dagliga hantering av allmänna handlingar. Däremot saknas en arkivbeskrivning, en dokumenthanteringsplan samt en gallringsplan. Dessa dokument är visserligen styrande för bolagets arkivvård, vilket inte ingår denna granskning. Revisionskontoret rekommenderar ändå bolaget att upprätta dessa dokument Personalens förutsättningar att hantera allmänna handlingar Iakttagelser Bolagets styrande dokument har delats ut till samtliga medarbetare. Personalen har informerats om vikten av att allmänna handlingar hanteras på ett korrekt sätt och i förekommande fall diarieförs. Bolaget är litet och flödet av in- utgående handlingar är lågt. Bolagets inkommande post utgörs i huvudsak av fakturor, avtal och jobbförfrågningar. Av bolagets utgående handlingar är beställningar mest förekommande. Bolaget har central postöppning där all post öppnas, även dotterbolagets. Personalen har givit sitt godkännande genom att lämnat fullmakter. Den tjänsteman som öppnar posten ansvarar även för att moderbolagets handlingar diarieförs. Av bolagets delegationsordning framgår vem som fattar beslut om utlämnande av allmän handling samt vilka av bolagets tjänstemän som beslutar om att inte lämna ut en allmän handling. Bedömning och kommentarer Revisionskontoret bedömer att personalen har getts förutsättningar att förstå och kunna tillämpa offentlighetsprincipen.

7 STADSREVISIONEN 4(7) Efterlevnad av lagar och riktlinjer Iakttagelser Stickprovsgranskning har genomförts, varvid slumpmässigt diarieförda ärenden vid moderbolaget har kontrollerats. Granskningen visar att bolagets handlingar följer de nummerserier bolaget har fastställt för sin diarieföring. De fysiska handlingarna är insorterade i pärmar och är lätta att hitta. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget har ändamålsenliga regler och riktlinjer för hantering av allmänna handlingar. De allmänna handlingar som inkommer och upprättas av bolaget hanteras på ett tillfredsställande sätt. Revisionskontoret rekommenderar bolaget att komplettera sina styrdokument med en arkivbeskrivning, en dokumenthanteringsplan samt en gallringsplan. 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets styrelse har fastställt en internkontrollplan för verksamhetsåret De huvudområden som har granskats under året är redovisningen av anläggningstillgångar, inköpsrutinen, bolagets IT-system samt säkerhet. Bolaget har kontrollerat ett antal gjorda inköp där kontroll har gjorts av att fakturorna har konterats på ett korrekt sätt, att inköpen har gjorts av behörig beställare samt att attest har skett enligt gällande delegationsordning. Planerade kontroller av bolagets IT-system har ersatts av en kartläggning av bland annat IT-säkerhetsrutinerna. Inriktningen ändrades med anledning av att bolaget under året har förberett övergången till stadens gemensamma IT-drift, GS-IT. Kontrollerna inom området säkerhet har koncentrerats till bolagets rutiner för skade- och incidentrapportering. Kontroll har gjorts av att skador och incidenter rapporteras i stadens riskhanteringssystem. Det har även kontrollerats att det i samband med rapporteringen har lämnats förslag på skadeförebyggande åtgärder.

8 STADSREVISIONEN 5(7) Arbete pågår med att dokumentera genomförda kontroller i en utfallsrapport där identifierade brister och observationer redovisas. För samtliga brister ska korrigerande och förebyggande åtgärder redovisas. Materialet kommer att redovisas för styrelsen under mars Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontoret har bolaget valt att kontrollera väsentliga rutiner. Bolaget arbete med att kontrollera och utveckla den interna kontrollen i sina administrativa processer sker på ett systematiskt sätt. Bolaget är litet och det finns därmed risk för att den som genomför kontrollerna kan komma att kontrollera sig själv. Bolaget bör därför överväga att anlita en konsult som kan genomföra vissa av kontrollerna Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Det resultatkrav kommunfullmäktige har fastställt för koncernen (moderbolaget och dotterbolaget Stockholmsarenan) uppgick till -64 mnkr. Av nedanstående tabeller framgår budgeten för 2010, bolagets lämnade ekonomiska prognoser samt resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto 2010 (mnkr) S-hus budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T ,1 I samband med tertialrapport 1/2010 har koncernstyrelsen reviderat resultatnivån till -64 mnkr Iakttagelser Årets resultat är 0,9 mnkr bättre än budget. Dotterbolagets andel av resultatet är -0,2 mnkr. Personalkostnaderna har ökat med 3,7 mnkr. Personalkostnadsökningen beror på nyanställningar till projektet Stockholmsarenan. Koncernens intäkter visar på en marginell ökning jämfört med föregående år. Dotterbolagets intäkter har minskat med 7,4 mnkr då flertalet hyreskontrakt har upphört under året. Detta förklaras av att de uthyrda lokalerna låg på den plats där den

9 STADSREVISIONEN 6(7) nya arenan nu uppförs. För moderbolaget ökar intäkterna med 7,9 mnkr, vilket främst utgörs av intäkterna från turistattraktionen SkyView. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Av tabellen ovan kan det konstateras att årets resultat ligger i nivå med lämnade ekonomiska prognoser. Revisionskontorets bedömning är att prognossäkerheten har varit tillfredsställande under året. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T Iakttagelser Huvuddelen av investeringsvolymen är hänförlig till bygget av Stockholmsarenan. Investeringsbudgeten för 2010 överskrids med 54 mnkr. Budgeten för arenabygget är baserad på den genomförande- och betalningsplan bolaget och totalentreprenören har kommit överens om. Planen innehåller fastställda tidpunkter för betalningsflöden och tar inte hänsyn till att kostnaderna ska periodiseras för att belasta rätt redovisningsår. Bolaget har kommit överens med moderbolaget Stockholms Stadshus AB och den auktoriserade revisorn om att de fakturor som ska betalas under början av 2011 men avser arbeten utförda under november och december ska belasta 2010 års investeringsbudget. Detta har gjorts för att bolagets redovisning ska harmonisera med koncernens redovisningsprinciper. Enligt bolaget innebär inte överskridandet några fördyringar av projektet. Avvikelsen mellan prognostiserat utfall i tertialrapport 2 förklaras till stor del av att prognosen har utgått från betalningsplanen. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget har lämnat nöjaktiga förklaringar till budgetavvikelsen och avvikelsen mot lämnade prognoser.

10 STADSREVISIONEN 7(7) Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för åren har bolaget fått följande ägardirektiv. Verksamheten ska tillhandahålla lokaler och anläggningar för evenemangsutbud i världsklass bestående av bland annat sport, konserter, kulturoch familjeaktiviteter Ansvara för projektering och genomförande av en ny arena i anslutning till Globen efter beslut i kommunfullmäktige Delta i arbetet med Globenområdets utveckling tillsammans med andra intressenter för att öka Globens attraktionskraft. Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Att följa upp de kommungemensamma indikatorer kommunfullmäktige har antagit. Revisionskontorets bedömning och kommentarer De direktiv och uppdrag ägaren har givit ligger inom ramen för bolagets ordinarie verksamhet. Enligt revisionskontorets bedömning bedrivs ett aktivt arbete med att genomföra kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Kommunfullmäktiges indikatorer följs upp och redovisas för styrelsen i samband med tertialrapport 2 och i bokslutet. Lars-Erik Örsing Biträdande stadsrevisor Mats Bergqvist Certifierad kommunal revisor