Granskningspromemoria 2010

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 13 Februari 2011 DNR /2010 Granskningspromemoria 2010 STOCKHOLM BUSINESS REGION AB (KONCERNEN)

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning Förtroendekänsliga områden Tillämpning av offentlighetsprincipen Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Uppföljning av föregående års granskning... 7

4 STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 18 maj Vid planeringsmöte avseende Stockholm Business Region AB den 31maj 2010 informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han gett revisionskontoret. På mötet presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 14 oktober Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 15 februari Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning Förtroendekänsliga områden Revisionskontoret har genomfört en granskning av delar av det förtroendekänsliga området inom koncernen Stockholm Business Region AB, som består av moderbolaget Stockholm Business Region (SBR) och dotterbolagen Stockholm Business Region Development AB (SBRD) och Stockhom Visitors Board AB (SVB). De delar som har varit föremål för granskningen är följande: representation, kontokort, resor, mutor och bisysslor. Syftet med granskningen var att kontrollera de styrande dokument som bolaget ska ha upprättat inom det förtroendekänsliga området och konstatera om förutsättningar finns för en tillräcklig kontroll inom området. Ett urval redovisningar ( 40 st) från samtliga bolag inom koncernen har valts ut för att utreda om bolagsledningen och övriga anställda följer gällande regler för representation (intern och extern), ev. kontokortsanvändning och resor. Vad gäller mutor och bisysslor har en genomgång skett av bolagets riktlinjer med en representant för bolagsledningen, varvid frågor har besvarats och diskuterats samtidigt som svaren har utvärderats. En sammanfattning av granskningens resultat redovisas nedan.

5 STADSREVISIONEN 2(8) Representation mm Bolagets styrelse har beslutat att tillämpa stadens Riktlinjer om mutor och representation Riktlinjerna finns också i administrativ handbok för personalen som finns tillgänglig på bolagets intranät. Vid granskningen av verifikationer bokförda på representationskontona per har konstaterats att riktlinjerna i stor utsträckning har följts. I tre fall har notering gjorts om att representationen inte varit tillräckligt måttfull. Bolagets egen granskning av utläggsredovisningarna har också noterat detta och vidtagit åtgärder. Respektive bolag inom koncernen har betalkort som används vid inköp för smärre belopp. Rutin för betalkort finns ( ). För anställdas utlägg i tjänsten finns företagsupphandlade privata kontokort där betalningsansvaret är hos den anställde. Det företagsupphandlade kontokortet är inte kopplat till något bonussystem. I granskningen har det framkommit att vid ett av bolagen har inte alla anställda som har utlägg i tjänsten valt att teckna sig för det företagsupphandlade kortet utan yrkar ersättning från egna kontokort. Revisionskontorets bedömning är att den interna kontrollen inom representationsområdet är tillräcklig. Dock bör alla anställda som har utlägg i tjänsten teckna företagsupphandlade kontokort, vilket underlättar uppföljning och kontroll. Resor Bolaget har inte någon särskild policy/riktlinjer för resor, eftersom resor är en naturlig del i arbetet. De administrativa rutinerna som gäller för resor finns dokumenterade i administrativ handbok som finns tillgänglig på intranätet. Alla tjänsteresor utanför Sverige ska föregås av resebeslut. I utläggsredovisningen ska hänvisning ske till beslutet. I riktlinjerna för representation mm finns även vissa regler för resor, t ex att bonuspoäng som vissa flygbolag ger ska komma koncernen tillgodo. I granskningen har noterats att flera flygresor har bokats på bonusprogram. I ett fall har noterats att en tjänsteresa har betalts genom intjänade poäng förutom flygskatten. Bolaget saknar en rutin för hur bolaget kan följa upp att bonuspoäng från bokade flygresor i tjänsten tillfaller bolaget. I övrigt har granskningen endast visat på tre mindre avvikelser från gällande rutiner, d.v.s. i dessa fall hade inte program bifogats resebeslutet/utläggsredovisningen. Revisionskontoret rekommenderar att en rutin införs för uppföljning av bonuspoäng från flygbolagen. I övrigt bedöms den interna kontrollen som tillräcklig.

6 STADSREVISIONEN 3(8) Mutor I riktlinjer för representation mm och i bolagets administrativa handbok framgår vad som gäller om mutor mm för bolagets anställda. Riktlinjerna är tydliga. Vid intervju med en representant från bolagsledningen framgick att frågor om mutor, gåvor mm hålls aktuella inom bolaget. Workshops har hållits med personalen och det är aktuellt att göra något liknande igen. Bolaget bedöms ha förutsättningar för en tillräcklig kontroll inom delområdet. Bisysslor Bolaget har rutiner för hur bisysslor ska hanteras. År 2009 fick samtlig personal en förfrågan om eventuella bisysslor. Vartannat år görs en förfrågan till samtlig personal. Vid nyanställning görs alltid en förfrågan om bisysslor. Bolaget bedöms ha en tillräcklig kontroll inom delområdet. Uppföljning och kontroll Bolaget har dokumenterade rutiner för personalens resor och redovisade utlägg. Dotterbolaget SVB som har flest tjänsteresor bokar själva sina tjänsteresor, varför även dessa kostnader går via utläggsredovisningen i lönesystemet. Innan chefen attesterar går redovisningen med alla utlägg och traktamenten för kontroll av administrativa avdelningen. Godkänd kontroll markeras i lönesystemet, varefter redovisningen lämnas för attest. Innan lönefilen godkänns för utbetalning gör administrativa chefen och koncerncontrollern en sista övergripande kontroll av löner och utläggsredovisningar. I bolagets internkontrollplan ingår att tre gånger per år granska att kontrollerna är tillräckliga avseende representation, traktamenten och utläggsredovisningar. Bolaget bedöms ha bra rutiner för uppföljning och kontroll. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig inom de delar av det förtroendekänsliga området som har varit föremål för granskning med ett undantag. Bolaget behöver ta fram en rutin för hur bolaget kan följa upp att intjänade poäng från tjänsteresor hos flygbolagen endast kan tillfalla och nyttjas av koncernen och inte enskilda anställda Tillämpning av offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen är viktig för rättssäkerhet, effektivitet och demokrati. För att garantera insyn i myndigheternas arbete har principen om handlings offentlighet skrivits in i tryckfrihetsförordningen.

7 STADSREVISIONEN 4(8) Revisionskontoret har granskat koncernens tillämpning av offentlighetsprincipen vad gäller handlingsoffentlighet. Syftet med granskningen är att bedöma om koncernen hanterar allmänna handlingar enligt lagar, regler och riktlinjer för att leva upp till offentlighetsprincipen. En sammanfattning av granskningsresultaten redovisas nedan. Regler och riktlinjer Koncernen Stockholm Business Region AB har ett stort antal styrande och stödjande dokument som innehåller information om registrering och utlämnande av allmän handling. Dokumenten innehåller också riktlinjer kring ansvarsfördelning och arkivering. Moderbolaget och de två dotterbolagen har olika diarieplaner och delvis olika rutiner. Ett projekt har påbörjats med syfte att skapa förutsättningar för en effektiv informationshantering för bolagen med lika hantering, lika diarieföringsplaner samt en dokumenterad rutin kring själva registraturet. Revisionskontoret bedömer att koncernen i allt väsentligt har ändamålsenliga regler och riktlinjer för hantering av allmänna handlingar. De styrdokument som finns täcker in de aspekter som utgör fokus i denna granskning; registrering och utlämnande av allmän handling samt hantering av sekretess. Personalens förutsättningar att hantera allmänna handlingar Koncernens rutin- och policydokument finns tillgängliga på intranätet. Frågor kring utlämnande av allmän handling har tagits upp på informationsträffar för samtliga anställda inom koncernen senast för något år sedan. Nyanställda får information om offentlighetsprincipen. Handläggare vilka inte har direkt åtkomst till diariesystemet, ansvarar för att ärende lämnas till registrator för diarieföring. Det gäller samtliga handlingar som skall diarieföras, såväl inkommande handlingar som handlingar som upprättas och skickas ut. Koncernen använder ett äldre elektroniskt diariesystem (Diabas) som inte medger koppling av digitala dokument. Revisionskontoret bedömer att personalen har getts förutsättningar att förstå och kunna tillämpa offentlighetsprincipen. Efterlevnad av lagar och riktlinjer Koncernen tillämpar inte principen med fullmakt för centralt öppnande av personadresserad post.

8 STADSREVISIONEN 5(8) Stickprov har genomförts, varvid slumpmässigt valda ärenden i diariesystemet har jämförts med akten i dess fysiska format. Stickproven visar att: Efterfrågade fysiskt arkiverade akter har snabbt kunnat tas fram. Registrering av handling i några fall har skett sent. Datum då handlingen kom in genom stämpling på pappersdokument saknas generellt. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att de allmänna handlingar som passerar registraturet hanteras på ett i stort tillfredsställande sätt. Men genom att inkommande ärenden skall gå till handläggare före registrering bedömer revisionskontoret att det finns risk för att diarieföring sker sent och att datum då handlingen inkom till koncernen inte blir registrerat. Genom att koncernen inte tillämpar principen med fullmakt för öppnande av personadresserad post bedömer revisionskontoret också att det finns en risk att handlingar av betydelse inte blir diarieförda. För att upprätthålla en hög kvalitet i diariesystemet, inom ramen för nuvarande rutiner, bedömer kontoret att arbetet med att kontinuerligt informera/utbilda berörda tjänstemän att agera i enlighet med givna instruktioner är en kritisk faktor som bör prioriteras. Vi rekommenderar att skriftliga fullmakter tas fram för öppnande av personadresserad post och att alla inkommande handlingar av betydelse stämplas med ankomstdagens datum. 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen har fastställt en internkontrollplan för år 2010 i samband med beslut om verksamhetsplanen för samma år. Bolaget har valt ut åtta riskområden inom vilka sannolikheten bedöms som stor att fel, brist eller skada uppstår och/eller konsekvenserna bedöms som allvarliga. Inom varje riskområde genomförs olika granskningsinsatser. För varje kontrollområde har bolaget genomfört sina kontrollaktiviteter tre gånger per år och rapporterat resultaten till koncernledningen. Inga större avvikelser har noterats. En avrapportering kommer att ske till styrelsen i mars Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget arbetar systematiskt med uppföljning av den interna kontrollen.

9 STADSREVISIONEN 6(8) Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med särskild inriktning på bolagets prognoser. Resultat efter finansnetto 2010; mnkr KFs budget Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget ,7 Det redovisade resultatet enligt bokslutet blev ett plusresultat på 0,7 mnkr jämfört med resultatkravet. Investeringar 2010; mnkr KcS:s beslut 1 Prognos T1 PrognosT2 Bokslut ,4 1 KF:s beslut var 2 mnkr, som reviderades av KcS till 1 mnkr Avvikelsen mellan bokslut och budget beror på anskaffningar av ny teknisk utrustning till turistbyrån och lokalanpassningar i turistbyråns nya lokaler. Revisionskontorets bedömning Prognossäkerheten bedöms som god Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Följande ägardirektiv har följts upp särskilt. Utveckla och förbättra stadens kontakter med näringslivet Dotterbolaget Stockholm Business Region Development (SBRD) har nått målet att besöka 500 strategiskt viktiga företag i Stockholm. Vidare har bolaget överträffat målet att genomföra 1500 företagsmöten. Bolagets NKI-index blev 69, vilket är något lägre än målet om minst 70, men en liten förbättring jämfört med föregående år (68). Bolaget har under 2010 påbörjat arbetat med att utveckla företagsbesöken utifrån önskat resultat. T.ex. ska företagsbesöken i högre utsträckning ske i något av stadens företagsområden och följa stadens visioner för Söderort och Järvalyftet.

10 STADSREVISIONEN 7(8) Utveckla besöksnäringen i Stockholm Dotterbolaget SVB har tagit emot betydligt fler agenter/turoperatörer och journalister än målet för En bidragande orsak var kronprinsessans bröllop och arrangemangen runt detta. För 2010 har bolaget tagit fram nya indikatorer som än mer ska fokusera på resultatet av dessa möten. Målet, av 100 prioriterade magasin, ska minst 50 göra ett reportage om Stockholm, har överträffats. Detsamma gäller målet att 50 prioriterade tv-bolag ska göra minst 10 göra reportage om Stockholm. Arbeta målinriktat för att internationella konferenser, event och mässor förläggs till Stockholm Arbetet bedrivs inom tre olika treåriga partnerprojekt d.v.s. Möten och kongresser, Event Stockholm och Cruise Network. En ny treårsperiod har inletts Målen för första året i projektperioden vad gäller planerade kongressnätter och event har inte uppnåtts. Däremot redovisas måluppfyllelse för exempelvis antalet agenter som ska besöka Stockholm och evenemangslotsen NKI-index. Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets bedömning är att koncernen arbetar aktivt med av ägaren lämnade uppdrag Uppföljning av föregående års granskning Rutiner för uppföljning av projekt med finansiering från externa partners Föregående år genomfördes en granskning av interna kontrollen i rutinen för projekt med extern finansiering vid dotterbolaget SVB. Revisionskontorets bedömning var att SVB i stort har tillfredställande rutiner för uppföljning och kontroll. Revisionskontoret rekommenderade dock att en skriftlig rutin tas fram för bevakning av att påskrivna överenskommelser med samarbetspartners kommer in till bolaget. Vidare bör beslutade avvikelser från en överenskommelse under projektperioden signeras av VD på originalöverenskommelsen. Eventuella rabatter bör redovisas tydligt och det bör även vara tydligt vem som får fatta besluta om rabatter. Uppföljningen har visat att koncernen har tagit fram en rutin för hantering av 3 års projekt avseende avtal och order. I rutinen behandlas bevakning av att överenskommelserna blir påskrivna, hur förändringar och korrigeringar i befintliga överenskommelser ska dokumenteras och hur rabatter ska hanteras och vem som får besluta om rabatter.

11 STADSREVISIONEN 8(8) Revisionskontoret bedömning Koncernen har tagit fram en tydlig rutin, där revisionskontorets samtliga rekommendationer har beaktats. Lars-Erik Örsing Bitr. stadsrevisor Maria Assarsson Certifierad kommunal revisor