Granskningspromemoria 2010

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 14 Februari 2011 DNR /2010 Granskningspromemoria 2010 STOCKHOLMS STADS BOSTADSFÖRMEDLING AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning Förtroendekänsliga områden Tillämpning av offentlighetsprincipen IT-säkerheten i förmedlingssystemet Bostoc Förmedling av lägenheter till bostadsbolagens internkön Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Uppföljning av föregående granskning Interna kontrollen i rutinen för förmedling till externkön Riskhantering Regional bosättningssamordning... 10

4 STADSREVISIONEN 1(10) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 18 maj Vid planeringsmöte avseende Stockholms Stads Bostadsförmedling AB den 31 maj 2010 informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han gett revisionskontoret. På mötet presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 14 oktober Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 16 februari Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning Förtroendekänsliga områden Revisionskontoret har genomfört en granskning av delar av det förtroendekänsliga området inom Stockholm stads bostadsförmedling. De delar som har varit föremål för granskningen är följande: representation, kontokort, resor, mutor och bisysslor. Syftet med granskningen var att kontrollera de styrande dokument som bolaget ska ha upprättat inom det förtroendekänsliga området och konstatera om förutsättningar finns för en tillräcklig kontroll inom området. En verifierande granskning (stickprov) har skett för att utreda om bolagsledningen och övriga anställda följer gällande regler för representation (intern och extern), ev. kontokortsanvändning och resor. En sammanfattning av granskningens resultat redovisas nedan. Representation mm Bolagets Policy för representation mm och Attestinstruktion fastställdes senast av styrelsen Dessa överensstämmer med stadens regelverk inom området. Policydokumenten finns tillgänglig för samtliga anställda på bolagets intranät. Dokumenten kommer att revideras när den nya styrelsen tillträder vid 2011 års bolagsstämma.

5 STADSREVISIONEN 2(10) Vid stickprovsgranskning av verifikationer bokförda på representationskontona per har konstaterats att policy och attestinstruktion i allt väsentligt följs. Bolaget använder inga betalkort eller kontokort. Kontroll av att policy följs sker av administrativa chefen en gång per kvartal inom ramen för årets IK-plan. Den interna kontrollen inom representationsområdet bedöms vara tillräcklig. Resor Bolagets policy för Tjänsteresor, kurser mm. fastställdes senast I riktlinjerna för representation mm finns även vissa regler för konferenser mm. Vid stickprovsgranskning av genomförda resor under första halvåret 2010 har noterats att bolaget har få resor utanför Storstockholm. Den interna kontrollen bedöms vara tillräcklig inom delområdet resor. Bolaget rekommenderas att revidera policy för Tjänsteresor, kurser mm och ta ställning till behovet av reglering av skriftlig återrapportering vid tjänsteresor. Mutor Bolagets policy för Mutor och jäv fastställdes av styrelsen Den överensstämmer med stadens regelverk inom området. Riktlinjerna är tydliga och förankrade hos de anställda genom information vid personalmöte. De är vidare tillgängliga på bolagets intranät. Frågan hålls levande genom att då och då diskuteras. Att inte delta i ärenden som rör en själv eller närstående anses självklart. Handläggarna är medvetna i om att förmedlingsärenden loggas med användar-id i verksamhetssystemet och att uppföljning görs inom ramen för IK-planen. Erbjudande om muta skall rapporteras till närmaste chef. Bolaget bedöms ha förutsättningar för en tillräcklig kontroll inom delområdet. Bisysslor Bolagets policy för Bisysslor reviderades av styrelsen senast Policyn överensstämmer med gällande kollektivavtal. Av policyn framgår att anställd som får en bisyssla ska anmäla detta till närmaste chef. Därutöver gör bolaget en generell förfrågan en gång om året. Prövningen om bisyssla ska förbjudas görs av VD/vice VD. Det görs ingen kontroll/uppföljning mot Bolagsverkets register.

6 STADSREVISIONEN 3(10) Bolaget bedöms ha förutsättningar för en tillräcklig kontroll inom delområdet om uppföljning någon gång sker mot Bolagsverkets register, exempelvis vartannat/var tredje år. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig inom de delar av det förtroendekänsliga området som har varit föremål för granskning Tillämpning av offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen är viktig för rättssäkerhet, effektivitet och demokrati. För att garantera insyn i myndigheternas arbete har principen om handlingsoffentlighet skrivits in i en av grundlagarna, tryckfrihetsförordningen. Revisionskontoret har granskat Stockholms Stads Bostadsförmedling AB:s tillämpning av offentlighetsprincipen vad gäller handlingsoffentlighet. Syftet med granskningen var att bedöma om bolaget hanterar allmänna handlingar enligt lagar, regler och riktlinjer för att leva upp till offentlighetsprincipen. En sammanfattning av granskningens resultat redovisas nedan. Regler och riktlinjer Bolaget har ett antal styrande och stödjande dokument som innehåller information om registrering och utlämnande av allmän handling. Dokumenten innehåller också riktlinjer kring ansvarsfördelning och arkivering. Dokumenten följer gällande lagar och stadens regler. Revisionskontoret bedömer att bolaget har ändamålsenliga regler och riktlinjer för hantering av allmänna handlingar. De styrdokument som finns täcker in de aspekter som utgör fokus i denna granskning; registrering och utlämnande av allmän handling samt hantering av sekretess. Personalens förutsättningar att hantera allmänna handlingar Rutin- och policydokument finns tillgängliga på bolagets intranät. I introduktionen för nyanställda ges information om bl.a. offentlighetsprincipen och tillämpliga sekretessbestämmelser. Offentlighetsfrågorna har tagits upp på en personaldag för ett par år sedan. Verksamheten vid bostadsförmedlingen berörs av ett antal sekretessregler som rör skydd för enskild enligt lagen om offentlighet och sekretess (OSL kap 21:3, 22:1 och 26:11).

7 STADSREVISIONEN 4(10) Revisionskontoret bedömer att personalen har getts förutsättningar att förstå och kunna tillämpa offentlighetsprincipen. Det kan ibland vara svårt att avgöra om uppgifter om enskild skyddas av sekretess. Revisionskontoret rekommenderar därför intern information/utbildning/diskussion i OSL i syfte att säkerställa gemensam tillämpning bland bolagets handläggare. Efterlevnad av lagar och riktlinjer All inkommande post ankomststämplas med ankomstdatum. Bolaget tillämpar principen med skriftliga fullmakter innebärande att även personadresserad post öppnas centralt. Handlingar som rör kärnverksamheten (bostadsanmälningar, förtursärenden, lägenhetserbjudanden, evakuering) diariförs och skannas in i verksamhetssystemet BOSTOC. I systemet hanteras årligen uppskattningsvis över en miljon handlingar. BOSTOC har i tidigare granskningar (stadsrevisionen och stadsarkivet) bedömts uppfylla lagstiftningens krav. Bolaget bedömer att systemet är ändamålsenligt. En mindre del handlingar diarieförs i ett äldre diariesystem (Diabas). Stickprov har genomförts i Diabas, varvid slumpmässigt valda ärenden har jämförts med akten i dess fysiska format. Stickproven visar att: Efterfrågade fysiskt arkiverade handlingar har snabbt kunnat tas fram. Ärendemening och ärendetyp överensstämmer med fysisk handling. Inkomna handlingar är ankomststämplade. Registreringsdatum sammanfaller eller ligger nära datum på handlingen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets sammanfattande bedömning är att bolaget i stort hanterar allmänna handlingar på ett korrekt sätt och att lagar och regler i allt väsentligt efterlevs. I bedömningen har vägts in resultat från tidigare granskning av BOSTOC. Bostadsförmedlingen berörs av ett antal sekretessregler. Revisionskontoret rekommenderar intern information/utbildning/diskussion i delar av OSL i syfte att säkerställa gemensam tillämpning bland bolagets handläggare IT-säkerheten i förmedlingssystemet Bostoc Revisionskontoret har med hjälp av extern konsult genomfört en IT-revision av verksamhetssystemet Bostoc (Promemoria 2010 nr 9). Syftet med granskningen var att bedöma om Bostoc är ändamålsenligt skyddat för otillbörlig manipulering, risk för avbrott eller risk för att känsliga personuppgifter sprids på felaktigt och olagligt sätt.

8 STADSREVISIONEN 5(10) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Den samlade bedömningen är att bolagets IT-miljö är definierad och i flera delar fungerar tillfredsställande. I granskningen av det logiska skyddet identifierades inga sårbarheter som kan utnyttjas för åtkomst till kötiderna i Bostoc. Några förbättringsområden har identifierats som bl.a. rör förhållanden mellan bolaget och driftentreprenören. Lekmannarevisorerna har överlämnat granskningspromemorian till styrelsen för yttrande till senast den 31 mars Förmedling av lägenheter till bostadsbolagens internkön I ärendet angående omstrukturering av de allmännyttiga bostadsbolagens fastighetsbestånd (KcS ) fick SSBF uppdraget att, i samråd med de allmännyttiga bostadsbolagen, samordna bolagens internköer. Revisionskontoret har gjort en översiktlig kartläggning och bedömning av den interna kontroll som görs vid förmedling till bostadsbolagens internköer. En sammanfattning av granskningsresultaten redovisas nedan. Rutin för förmedling till internkön Under 2009 har SSBF träffat nya överenskommelser med bostadsbolagen om enhetliga regler för förmedling av lägenheter till extern- och internköerna, vilka ersätter tre tidigare avtal mellan bolaget och bostadsbolagen. Bostadsbolagen lämnar sina lediga lägenheter till bostadsförmedlingen via en webbaserad lägenhetstjänst. Bostadsbolagen markerar samtidigt vilka som ska gå till internkön. Bostadsbolagen har angett inloggningskod på hyresgästens hyresavi som hyresgästen kan använda för att aktivera sin köplats i internkön. Kötiden i interkön räknas från det datum när hyresavtalet tecknades med bostadsbolaget. En maskinell kontroll görs av att hyresgästen har ett aktivt hyreskontrakt hos bostadsbolaget. Om detta finns sätts status ok maskinellt. Huvudprincipen är sedan att den lediga lägenheten ska förmedlas strikt efter kötid d.v.s. samma regler och rutiner som vid förmedling till externkön. Bostadsförmedlingen tillsammans med bostadsbolagen övervakar tillämpning av regelverket. En styrgrupp har inrättats för uppföljning av överenskommelserna mellan bostadsförmedlingen och bostadsbolagen. Styrgruppen kan också besluta om ändringar i regelverket. Till styrgruppens hjälp har ett tillämpningsråd inrättats som löpande följer upp att reglerna för godkännande av hyresgäst tillämpas lika inom bostadsbolagen. I rådet behandlas också rutiner och samarbete i övrigt. Rådet har också anordnat gemensamma utbildningsaktiviteter för bolagens personal som arbetar med förmedling och uthyrning.

9 STADSREVISIONEN 6(10) Bolagets uppföljning av den interna kontrollen Inom ramen internkontrollplanen följer bolaget upp förmedlade lägenheter till internkön. Uppföljningen görs på samma sätt som för förmedling till externkön. För alla manuellt överhoppade, d.v.s. köanden som har längst kötid men inte uppfyller fastighetsägarens krav, granskas motiveringarna särskilt av förmedlingschefen eller av denne utsedd person. Se vidare avsnitt uppföljning av föregående års granskning av rutinen för förmedling till externkön. är att den interna kontroll som görs är tillräcklig. 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen har i samband med ärendet om översyn av bolagets styrdokument ( ) fastställt en internkontrollplan för år Bolagets ledningsgrupp har gått igenom de huvudsakliga riskerna och föreslaget att kontroller ska genomföras inom upphandling av varor och tjänster, utbetalningar, representation taxiresor och dylikt, behörighetskontroll, registrering av kötid mm, förmedling till bostadskön och förtursverksamhet. En sammanfattning av granskningsresultaten redovisas nedan. Risk- och väsentlighetsanalysen är dokumenterad. Ett arbete pågår med att bredda analysen med verksamhetsriskerna. Bolaget har genomfört kontrollaktiviteterna som tagits upp i planen och kvartalsvis rapporterat resultaten till styrelsen. Den fjärde kvartalsuppföljningen kommer att redovisas för styrelsen i mars Inga avvikelser av betydelse har noterats. Resultaten från kontrollerna har dock lett till olika kvalitetsförbättringar i rutinerna och förslag på nya kontrollaktiviteter i Internkontrollplanen för Exempel på sådana är ytterligare systematiska kontroller av IT-säkerheten och kontroll av avregistrerade lägenheter. är att bolaget arbetar systematiskt med uppföljning av den interna kontrollen.

10 STADSREVISIONEN 7(10) Bolagets ekonomiska prognoser Bokslut Resultat efter finansnetto 2010; mnkr Bolagets budget Prognos T1 PrognosT2 1 4,0 7,3 7,6 12,2 1)KF:s resultatkrav var 2 mnkr. KcS justerade bolagets resultat till 4 mnkr p.g.a. att sänkningen av kö- och förmedlingsavgifterna 2010 får full effekt först Resultatet efter finansnetto blev 12,2 mnkr, vilket är 8,2 mnkr utöver fastställt resultatkrav. Jämfört med prognosen i tertialrapport 2 har det slutliga resultatet förbättrats med ytterligare 4,6 mnkr. Orsakerna till resultatförbättringen häremellan är främst lägre kostnader än beräknat för IT-driften, lägre kostnader för utskick porto mm samt lägre marknadsaktiviteter än beräknat. Avvikelsen mellan prognostiserade kostnader i tertialrapport 2 och slutligt utfall uppgick till -5 %. Intäkterna från bostadskön har redan i tertial 1 prognosen justerats upp med 3,3 mnkr och ytterligare 2,5 mnkr i tertialrapport 2. Det slutliga utfallet stämde däremot med prognosen i tertialrapport 2 (+0,3 %). Avvikelsen redan i tertialrapport 1 beror enligt bolaget på bostadsförmedlingens nya uppdrag att förmedla studentbostäder och lägenheter till internkön, vilket fått fler personer än väntat att ställa sig i externkön. Bolagets budget för investeringar uppgår till 0,2 mnkr. Årsprognosen enligt tertial 2 prognosen var 0,3 mnkr medan det slutliga utfallet blev 0,2 mnkr. Revisionskontorets sammanfattande bedömning är att det finns godtagbara skäl till prognosavvikelserna. Prognossäkerheten vad gäller kostnaderna kan dock behöva ses över Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Revisionskontoret har gjort en särskild uppföljning av ett urval av bolagets ägardirektiv enligt KF:s budget 2010.

11 STADSREVISIONEN 8(10) Utveckla service och tjänster mot fastighetsägare för att säkerställa ett fortsatt gott inflöde av lägenheter och alltid förmedla lägenheter till den tidpunkt som fastighetsägaren angett Under 2010 har bolaget tagit över de allmännyttiga bostadsbolagens internköer. Antalet förmedlade lägenheter till internkön uppgår till under Se vidare avsnitt Under 2010 har också en ny samlad marknadsplats för studentbostäder etablerats hos bolaget, se vidare nedan. Dessutom har grunden lagts för att kunna förmedla nya boendeformer för äldre. De utvidgade uppdragen som bolaget fått 2010 har inneburit att mycket arbete har lagts ner på att skapa ändamålsenliga system och rutiner för fastighetsägare, kunder och handläggare hos bostadsförmedlingen. Skapa en gemensam förmedling av studentbostäder i Stockholm I början av 2010 öppnades en ny samlad förmedling av studentbostäder hos bolaget. Vad gäller en eventuell samordning med SSSB:s förmedling av studentlägenheter avvaktar SSSB beslut om förändringar av kårobligatoriet. Under 2010 har bostadsförmedlingen förmedlat 620 studentlägenheter från 13 olika fastighetsägare. Förmedlade studentlägenhet hos Svenska Bostäder uppgick till 219. Bidra i arbetet att förmedla försöks- och träningslägenheter effektivt och rättvist KF:s mål för verksamhetsområdet är att bolaget ska förmedla 300 lägenheter som försöks- och träningslägenheter. Bolaget har under 2010 förmedlat 319 lägenheter vilket är det högsta antalet någonsin. Av dessa har 27 lägenheter förmedlats från privata fastighetsägare, vilket är en ökning från 22 lägenheter föregående år. är att koncernen arbetar aktivt med av ägaren lämnade uppdragen.

12 STADSREVISIONEN 9(10) 2.3 Uppföljning av föregående granskning Interna kontrollen i rutinen för förmedling till externkön Revisionskontoret granskade år 2009 den manuella delen i bostadsförmedlingens rutiner för förmedling till externkön. var då att den interna kontrollen som görs i allt väsentligt var tillräcklig. Några förbättringsförslag lämnades, d.v.s. - uppdraget som personlig handläggare till en och samma hyresvärd kan behöva rotera bland handläggarna för att undvika frågor om förtroende och oberoende - bolaget rekommenderas att ta fram en rutin för de lägenheter som inte kommer in till bolaget elektroniskt (ca 500/år) - motiveringarna till varför sökanden förbigås kan förtydligas. Bolaget överväger framöver att rotera uppdraget som personlig handläggare. Under 2010 har organisatoriska förändringar gjorts tillföljd av det utökade uppdraget att förmedla lägenheter till internkön. Bolaget har därför valt att avvakta med ytterligare förändringar. Bolaget har tagit fram en rutin för hur de lägenheter som lämnas in till bolaget utanför lägenhetstjänsten och fastighetsägarportalen, d.v.s. via telefon, fax, e-post eller brev ska tas om hand och registreras i verksamhetssystemet Bostoc. Bolaget arbetar kontinuerligt med att förbättra motiveringarna till varför sökanden förbigås. Önskemål finns om att fastighetsägarna i fastighetssystemet Fasad ska få större utrymme för sina motiveringar till att bostadsförmedlingens hyresgästförslaget inte kan godkännas. Bolaget har i stort genomfört revisionskontorets rekommendationer Riskhantering Revisionskontoret granskade föregående år bolagets hantering av verksamhetsrisker. var att bolaget har påbörjat ett arbete med mer systematiska rutiner för sin riskhantering. Vidare rekommenderades att risk- och väsentlighetsanalysen breddas till att omfatta samtliga risker. Styrelsen antog i maj 2010 en krislednings- och kriskommunikationsplan. Härefter har en genomgång skett med samtlig personal. Under våren 2011 ska en krisövning genomföras. Arbetet med att dokumentera verksamhetsriskerna fortsätter under 2011.

13 STADSREVISIONEN 10(10) Revisionskontoret har inga utestående rekommendationer Regional bosättningssamordning Revisionskontoret gjorde en särskild granskning av bolagets uppdrag att utarbeta ett webbaserat handläggarverktyg för regional samordning av kontakterna med andra kommuner som vill ta emot nyanlända flyktingar i Stockholms län. Revisionskontoret rekommenderade, om frågan vem som fortsättningsvis ska förvalta handläggarverktyget (Bosam) inte får sin lösning under 2010, att en skriftlig överenskommelse träffas om finansiering. Under 2010 har beslut tagits att länsstyrelsen i Stockholms län tar över ansvaret för förvaltningen av handläggarverktyget Bosam fr.o.m. årsskiftet 2010/2011. Revisionskontoret har inga utestående rekommendationer. Lars- Erik Örsing Bitr. stadsrevisor Maria Assarsson Certifierad kommunal revisor