Granskningspromemoria 2008

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 14 Februari 2008 DNR /09 Granskningspromemoria 2008 STOCKHOLMS STADS BOSTADSFÖRMEDLING AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning Hantering av försöks- och träningslägenheter Hantering av skyddade personuppgifter Uthyrning av studentbostäder Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Uppföljning av föregående års granskning Bolagets uppdrag att finansiera Stockholm Bygger Bolagets hantering av e-post utifrån stadens nya regler... 8

4 STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 19 maj Vid planeringsmöte avseende Stockholms Stads Bostadsförmedling AB den 9 juni 2008 informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han gett revisionskontoret. På mötet presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 14 oktober Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 18 februari Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning Hantering av försöks- och träningslägenheter Revisionskontoret har granskat om stadsdelsnämnderna Hässelby-Vällingby och Farsta hanterar försöks- och träningslägenheter (f o t) utifrån socialtjänstlagens krav på handläggning och dokumentation och i enlighet med stadens riktlinjer. I granskningen har också ingått att följa upp om Bostadsförmedlingen svarar upp mot stadsdelsförvaltningens behov av f o t. Granskningen baseras på intervjuer med förvaltningens kontaktperson i förhållande till Bostadsförmedlingen och ansvarig chef. Härutöver har ett urval personakter granskats. Regelverket Boende i försöks- och träningslägenhet är en biståndsbedömd insats enligt 4 kap i socialtjänstlagen (2 respektive 1 ). Kommunstyrelsen har antagit Riktlinjer för försöks- och träningslägenheter 2002 som uppdaterats I regelverket understryks bl a att för att fastighetsägare ska känna förtroende att lämna försöks- och träningslägenheter till Bostadsförmedlingen för vidare förmedling är det viktigt att rutiner för handläggning och administration kring försöksverksamheten fungerar på ansvarig förvaltning. Iakttagelser Granskningen har visat att det fanns brister i handläggningen vid båda förvaltningarna. De brister som framkommit gäller beslut om bistånd, handlingsplan/arbetsplan över boendet och dokumentation över uppföljningen av boendet.

5 STADSREVISIONEN 2(8) Bristerna var störst inom Farsta stadsdelsförvaltning, men nya rutiner höll på att implementeras. Det varierar vilket uppdrag stadsdelsförvaltningens kontaktperson har i förhållande till Bostadsförmedlingen. Detta påverkar hur väl kontaktpersonen kan svara upp mot Bostadsförmedlingens frågor och behov av snabb förmedling av lägenheterna. Båda stadsdelsförvaltningarna kan genomföra förbättringar vad gäller organisation, uppgifter och rutiner för funktionen som boendesamordnare. En avstämning har gjorts mellan Bostadsförmedlingens och stadsdelsförvaltningarnas uppgifter om ianspråktagna (pågående) försöks- och träningslägenheter. Differensen var stor vad gäller Farsta. På frågan om Bostadsförmedlingen svarar upp mot förvaltningens behov så var förvaltningarna på det hela taget nöjda. Farsta stadsdelsförvaltning har dock ett behov av fler lägenheter och kan redovisa en kö. Någon formell kö fanns däremot inte vid Hässelby-Vällingby. Revisionskontoret har samtidigt ställt frågan om stadsdelsförvaltningen gör en översiktlig behovsinventering av f o t i samband med t ex verksamhetsplaneringen. Ingen av de granskade förvaltningarna gör någon sådan inventering. I avsaknad av sådana analyser från stadsdelsförvaltningarna ligger Bostadsförmedlingen kvar på målet att förmedla 300 nya f o t per år. Enligt uppgift från bolaget har finansborgarrådet träffat en överenskommelse i november 2008 med Fastighetsägarföreningen: Överenskommelsen innebär att Fastighetsägarföreningen ska verka för att privata fastighetsägare träffar avtal med staden om att tillsammans lämna ca100 lägenheter som försöks- och träningslägenheter. Sammanfattningsvis visar granskningen att det är viktigt att åtgärder vidtas så att handläggningsrutinerna följer socialtjänstlagen och stadens riktlinjer. Stadens riktlinjer behöver också utvecklas för att ge mer stöd i handläggningen. Revisionskontoret konstaterar att stadsdelsförvaltningarna inte gör några bedömningar av kommande behov av f o t t ex i samband med verksamhetsplaneringen som underlag för Bostadsförmedlingens prioriteringar mellan stadsdelsförvaltningarna. Bostadsförmedlingen rekommenderas att en gång per år göra en avstämning mellan Bostadsförmedlingens och stadsdelsförvaltningarnas uppgifter över ianspråktagna (pågående) försöks- och träningslägenheter, för att få en mer tillförlitlig statistik.

6 STADSREVISIONEN 3(8) Hantering av skyddade personuppgifter Skyddade personuppgifter är Skatteverkets samlingsrubrik för de olika skyddsåtgärder som finns inom folkbokföringen. Den vanligast förekommande skyddsåtgärden är att den enskilde får sin adress skyddad genom en sekretessmarkering i folkbokföringsregistret. Sekretess gäller om det av särskild anledning kan antas att en person, eller någon närstående, kan lida skada eller men om uppgifter om personen lämnas ut. Sekretessmarkeringen motsvarar i princip den hemligstämpling som, enligt 15 kap. 3 Sekretesslagen, kan åsättas en allmän handling. Det är den enskilde som själv ansvarar för att underrätta berörda myndigheter och organisationer om att deras personuppgifter är skyddade. Myndigheter som hanterar skyddade personuppgifter ska ha rutiner som förhindrar att skyddade personuppgifter lämnas ut av misstag eller på grund av okunskap hos personalen. Revisionskontoret har granskat om bolagets hantering av skyddade personuppgifter sker på ett säkert sätt. Iakttagelser Samtliga personer som står i Bostadsförmedlingens bostadskö är registrerade i verksamhetssystemet BOSTOC. Endast ett begränsat antal handläggare har, genom sin behörighet till systemet, åtkomst till skyddade personuppgifter. I systemet finns säkerhetsspärrar inlagda som förhindrar att sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut av misstag. Vid bolaget finns ändamålsenliga rutiner för tilldelning och avslut av behörigheter till sina IT-system. Därtill genomförs det behörighetsuppföljningar fyra gånger per år. Det finns etablerade rutiner för hur skyddade personuppgifter ska hanteras av handläggarna. Rutinerna är dokumenterade och kända. Därtill lämnas skriftlig information till de köande om vilka säkerhetsåtgärder bolaget tillämpar. Enligt revisionskontorets bedömning hanterar bolaget skyddade personuppgifter på ett säkert sätt. Bedömningen baseras på att det är ett begränsat antal handläggare som har tillgång till skyddade personuppgifter. Därtill finns ändamålsenliga rutiner för hur personuppgifterna ska hanteras. Vidare har verksamhetssystemet BOSTOC sådan funktionalitet att risken för att skyddade personuppgifter lämnas ut av misstag är mycket låg.

7 STADSREVISIONEN 4(8) Uthyrning av studentbostäder Micasa har i avvaktan på framtida behov av servicehusen beslutat att hyra ut lägenheterna med korttidskontrakt till studenter i enlighet med uppdrag från koncernstyrelsen i långsiktig strategi för Micasa. Bolaget har194 lediga lägenheter som efter ytskiktsrenovering successivt har blivit klara under hösten Bolaget har på egen hand börjat förmedla lägenheterna under hösten Intresserade studenter har kunnat ställa sig i kö hos bolaget via hemsidan enligt samma rutiner som Svenska Bostäder har för förmedling av studentlägenheter. F n finns 740 personer som lämnat intresseanmälningar. Bolaget har i januari lämnat 12 lägenheter till Bostadsförmedlingen på prov. Via reguljära kön har Bostadsförmedlingen på mycket kort tid fått ett stort antal intresseanmälningar. Bostadsförmedlingen har en inarbetad organisation och rutiner för att snabbt förmedla lägenheter även med korttidskontrakt. Enligt revisionskontoret bör Bostadsförmedlingen få förmedla korttidskontrakten till studenter i stadens bolag. 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen har i samband med ärendet om översyn av bolagets styrdokument den 13 december 2007 fastställt en internkontrollplan för år Bolaget har gått igenom de huvudsakliga riskerna och föreslagit samma kontrollområden som föregående år, d.v.s. upphandling av varor och tjänster, utbetalningar, representation, taxiresor och dylikt, behörighetskontroll, registrering av kötid, förmedling till bostadskön och förtursverksamheten. Bolagets risk- och väsentlighetsbedömning är inte dokumenterad. Bolaget har genomfört de kontrollaktiviteter som tagits upp i planen och kvartalsvis rapporterat resultaten till styrelsen. Den fjärde kvartalsuppföljningen har redovisats för styrelsen den 21 januari Resultatet från genomförda kontroller har varit tillfredställande. En iakttagelse var att av de förslag till hyresgäst som bolaget förordar till hyresvärden, har andelen ökat som efter hyresvärdens prövning inte får lägenheten. I internkontrollgranskningen har ett fåtal fel hos hyresvärden noterats. I dessa fall har sökanden anvisats en annan likvärdig lägenhet. Iakttagelsen har lett till att bolaget arbetar på att ändra sina rutiner för att förbättra kvaliteten på sina hyresgästförslag till hyresvärden.

8 STADSREVISIONEN 5(8) En internkontrollplan för år 2009 har fastställts i samband med att styrelsen den 17 december 2008 behandlade ett ärende angående översyn av styrdokumenten. Ett nytt kontrollområde har tillkommit, nämligen kontroll av passerkort till lokalerna. Bolaget har tydliga rutiner för sitt interkontrollarbete. Rekommendationen att bolaget bör dokumentera sin risk och väsentlighets (R/V) - analys som grund för internkontrollplanen kvarstår Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med särskild inriktning på bolagets prognoser över resultatet efter finansnetto. Resultat efter finansnetto 2008; mnkr KF:s budget 1) Bolagets budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut 6,0 6,0 9,0 14,0 17,8 1)KcS beslöt genom kompletterande ägardirektiv att bolaget ska finansiera projektet Stockholm Bygger med 4 mnkr av medel för bolagets marknadsföringsinsatser. Det redovisade resultatet enligt bokslutet 2008 blev 17,8 mnkr. Resultatet i jämförelse med prognosen i tertial 2 blev en resultatförbättring med 3,8 mnkr. Resultatförbättringen jämfört med tertial 1 blev 11,8 mnkr. Anledningen till det förbättrade resultatet är framför allt att rörelsekostnaderna blev 9,8 mnkr lägre än budget. ITutvecklingskostnaderna är lägre p.g.a. vakanser på IT-enheten. Även avsatta medel för marknadsföring avseende regionaliseringen och Stockholm Bygger (se vidare under avsnitt 2.2.4) blev lägre än budget. År 2009 har köavgiften sänkts från 275 kr till 250 kronor inklusive moms. Investeringar 2008; mnkr KF:s budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut 2,0 2,0 1,0 0,5 Under 2008 uppgick investeringarna till 0,5 mnkr, d.v.s. 1,5 mnkr lägre än budgeterat. Investeringarna i IT-utrustning har varit lägre än vad som planerats.

9 STADSREVISIONEN 6(8) Bolaget har överträffat ägarens resultatkrav. När det gäller resultatprognosen, har dessa förbättrats jämfört med föregående år. Enligt revisionskontoret är det viktigt att bolaget fortsätter att utveckla kvaliteten i prognoserna Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Kommunfullmäktige har i budget 2008 lämnat fem bolagsspecifika ägardirektiv till bolaget. Revisionskontoret har följt upp statusen för dessa. Utveckla service och tjänster mot fastighetsägare för att säkerställa ett fortsatt gott inflöde av lägenheter Under 2008 har alla större privata fastighetsägare gått över till att lämna sina lägenheter via den utvecklade fastighetsägarportalen. Via portalen kan fastighetsägarna också följa sina ärenden hos Bostadsförmedlingen. Arbetet med att få även allmännyttan att lämna sina lägenheter via portalen har försenats p.g.a. att bostadsbolagen valt att först gå över till ett gemensamt system för hantering av hyresavtal (FASAD). Under 2009 kommer arbetet med att få även de allmännyttiga bostadsbolagen uppkopplade till portalen att påbörjas. Under 2008 har bolaget också arbetat med att förbättra kvaliteten på sina hyresgästförslag. Verka för en utökad regional samverkan för att skapa en gemensam marknadsplats för hyresrätter i regionen Bolaget tog fram en strategi för regionalisering av verksamheten som godkändes av styrelsen den 17 april Under 2008 har strategin introducerats för partnerskapet Stockholm Business Allians, till vilket 47 kommuner i Stockholmsregionen är anslutna. Generellt har det visat sig vara svårt att motivera kommunerna att överlämna sin köhantering till Bostadsförmedlingen om de inte står inför en omorganisation. Under 2008 har dock Botkyrkabyggen tagit beslut om att lämna lägenheter för förmedling via Bostadsförmedlingen. Ett avtal har tecknats som gäller fr.o.m. år Avtalet kan komma att omfatta lägenheter som Bostadsförmedlingen nu kan få förmedla.

10 STADSREVISIONEN 7(8) Utveckla service och tjänster mot kunderna i bostadskön Bolaget arbetar mot att bli en 24-timmars myndighet. Systemet är öppet dygnet runt, men för att garantera IT-driften efter kontorstid ska driften outsourcas. En större utvecklingsinsats som senarelagts till 2009 är utvecklingen av Mina sidor där den sökande kan se lägenhetsförslagen och anmäla intresse. Informera om bostadsmarknaden i regionen Se under avsnitt angående projektet Stockholm Bygger. Bidra i arbetet att förmedla försöks- och träningslägenheter Bostadsförmedlingen har som internt mål 2008 att förmedla 300 försöks- och träningslägenheter. Bolaget har kommit överens med de allmännyttiga bostadsbolagen om hur många lägenheter dessa bör lämna m h t sitt totala lägenhetsbestånd. Ett motsvarande mål finns också för de privata hyresvärdarna. År 2008 har bolaget förmedlat 301 lägenheter för detta ändamål. De privata hyresvärdarna har lämnat 24 lägenheter att jämföra med 14 föregående år. Det interna målet är dock 50. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med de av ägaren lämnade uppdragen. 2.3 Uppföljning av föregående års granskning Bolagets uppdrag att finansiera Stockholm Bygger Koncernstyrelsen (KcS) beslöt den 9 januari 2007 att Bostadsförmedlingen skulle finansiera projektet Stockholm Bygger med 4 mnkr. För år 2008 beslöt KcS att bolaget skulle finansiera Stockholm Bygger med 4 mnkr inom ramen för bolagets marknadsföringsinsatser. Revisionskontorets bedömning var att det är viktigt att ett samarbetsavtal för 2008 på ett tydligare sätt än tidigare visar på hur bolaget ska exponeras i projektet. KcS beslöt i juni 2008 att utfärda ett kompletterande ägardirektiv till bolaget att svara för utställning och mötesplats i Kulturhuset för projektet Stockholm Bygger. Bolaget har nu goda möjligheter att möta fastighetsägare och samtidigt visa upp bolagets tjänster.

11 STADSREVISIONEN 8(8) Revisionskontorets bedömning är att genom det kompletterande ägardirektivet till bolaget i juni 2008 har projektet fått en tydlig koppling till bolagets verksamhet Bolagets hantering av e-post utifrån stadens nya regler Revisionskontoret granskade 2007 bolagets hantering av e-post utifrån stadens nya regler från mars var då att bolaget har utvecklat rutiner i enlighet med stadens regelverk. Regelverket gäller även styrelsen, varför bolaget rekommenderades att ha en särskild genomgång med ledamöterna kring hur de ska förfara vid mottagande av allmän handling. Under 2008 har bolaget reviderat sina e-postregler så att det tydligare framgår att regelverket även gäller styrelsen. Bolaget har också haft en kortare genomgång med styrelsen. Inga utestående rekommendationer kvarstår. Lars-Erik Örsing Enhetschef Maria Assarsson Revisor