S:t Erik Försäkrings AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2014 S:t Erik Försäkrings AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 16, 2015 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2014 S:t Erik Försäkrings AB Dnr /2015 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Förtroendekänsliga områden 1 Skadeförebyggande arbete 3 Grundläggande granskning 5 Bolagets arbete med internkontroll 5 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 6 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 7

4

5 1 (8) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 20 maj Vid planeringsmöte den 11 juni 2014 avseende S:t Erik Försäkrings AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 2 oktober 2014, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 4 februari Årets granskning har enligt fastställd planeringspromemoria omfattat bl a följande: Förtroendekänsliga områden Bolagets skadeförebyggande arbete Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Förtroendekänsliga områden Representation, resor, mutor och bisysslor är exempel på riskområden när det gäller förtroendeskadligt beteende och oegentligheter. Toleransnivån för avvikelser i förhållande till gällande regler och

6 2 (8) riktlinjer på dessa områden är mycket små. Granskningen syftar till att bedöma om bolaget har en har en tillräcklig intern kontroll inom förtroendekänsliga områden, vilka i granskningen avgränsas till representation och resor och konferenser. En granskning av bisysslor genomfördes föregående år. Bolaget har fastställt följande riktlinjer: Riktlinjer om mutor och representation Riktlinjer för tjänsteresor Riktlinjer för hantering av etiska frågor Attestregler Ersättningspolicy Resor/konferenser regler och rutiner Av bolagets riktlinjer för resor i tjänsten framgår bl.a. att beslut om tjänste- eller studieresa, deltagande i kurs eller konferens fattas av VD. För resor avseende VD tas beslut av styrelseordföranden, eller vid dennes förhinder vice ordförande. Omfattning på resor och konferenser t o m uppgår till 83 tkr. Verifiering I granskningen har ingått samtliga 11 verifikationer som var bokförda på dessa konton. Följande kontrollmål har ingått: Beslut om resan är fattad av behörig person? Resan är i enlighet med bolagets regler? Syfte och deltagare framgår av underlagen? Resan bedöms vara tjänsteanknuten? Utläggen bedöms vara motiverade och rimliga i sin omfattning? Samtliga utlägg är styrkta med underlag räkenskapsmaterial? Bedömning Vår bedömning är att regelverket för resor och konferenser är ändamålsenligt utformat och heltäckande som ger ett bra stöd till beslutsfattare och övrig personal. Granskningen visar att efterlevnaden av regelverket fungerar tillfredsställande. Inga avvikelser mot kontrollmålen har noterats. Representation regler och rutiner Bolaget har fastställt riktlinjer om mutor och representation. Av dessa framgår bl.a:

7 3 (8) Representationen ska alltid ha ett omedelbart samband med och direkt värde för verksamheten. Det gäller både tidpunkt och plats för representationen samt de personer mot vilka representationen riktar sig. Man ska vara restriktiva med representation. Detta gäller särskilt i samband med myndighetsutövning, inköp och upphandling, där det i princip inte får förekomma. Återkommande representation med en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma. Det bör inte vara fler deltagare från bolaget än utomstående gäster. Omfattning på representation t o m uppgår till 37 tkr. Verifiering I granskningen har ingått samtliga 39 verifikationer som var bokförda på dessa konton. Följande kontrollmål har ingått: Representation är i enlighet med bolagets regler? Syfte och deltagare framgår av underlagen? Representationen bedöms vara motiverade och rimliga i sin omfattning? Samtliga utlägg är styrkta med underlag räkenskapsmaterial? Bedömning Vår bedömning är att regelverket för representation täcker alla relevanta områden. Granskningen visar att efterlevnaden av regelverket fungerar tillfredsställande. Inga avvikelser mot kontrollmålen har noterats. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget har en tillräcklig intern kontroll när det gäller förtroendekänsliga områden. Skadeförebyggande arbete Bolagets har ett uppdrag från stadsledningskontoret att arbeta med det skadeförebyggande arbetet som bygger på Trygghets- och säkerhetsprogram för Stockholms stad Bolaget ska, i samarbete med SLK stödja Stockholms stads förvaltningar och bolag i arbetet med att identifiera risker, förebygga och begränsa skador samt minimera konsekvenser.

8 4 (8) Bolaget har under året tagit fram en sammanfattande rapport över Stockholms stads risker utifrån skydd mot olyckor. Syftet med denna rapport är att ge en sammanställning och analys över stadens risker, kopplat till skadeförebyggande arbete och skydd mot olyckor. Målet är att rapporten ska kunna användas för stadens riskhanteringsarbete samt för S:t Erik Försäkrings egen verksamhet. Rapporten baseras på underlag från stadens incidentrapporteringssystem RISK och skadestatistik från S:t Erik Försäkring. Vidare har följande riktlinjer tagits fram tillsammans med SLKs Säkerhetsenhet: Riktlinjer för incidentrapportering i Stockholms stad Staden har ett incidentrapporteringssystem; Rapporterade Incidenter och SKador (RISK). Detta är uppbyggt så att respektive enhet har ansvar för rapportering, analys och åtgärder av inträffade incidenter. Systemet ska bl.a. ge S:t Erik Försäkrings AB en övergripande bild av inträffade försäkringsskador, möjlighet att följa trender inom geografiska områden, göra analyser av incidenter som kan utvecklas till storskaliga försäkringsskador, minska kostnaderna för försäkringsskador samt arbeta skadeförebyggande. Riktlinjerna Riktlinjer för Stockholms stads brandskyddsarbete Även dessa riktlinjer bygger på stadens Trygghets- och säkerhetsprogram. Syftet med riktlinjen är bl.a. att stödja stadens förvaltningar och bolag i deras systematiska brandskyddsarbete och säkerställa att staden lever upp till lagstiftningens krav på ett skäligt brandskydd. När det gäller SBA håller också S:t Försäkrings AB på med att ta fram en handbok som kan användas av verksamheterna i staden. Vidare drivs ett projekt tillsammans med SLK som benämns Stockholms stad Säkerhets Blue. Syftet är att kartlägga hur stadens förvaltningar och bolag följer Trygghets- och säkerhetsprogrammet, samt relevanta riktlinjer. Målet är att underlaget ska kunna ligga till grund för en prioritering av stadens insatser och resurser för att effektivisera säkerhetsarbetet. Kartläggningen utförs en fyragradig skala: Blå (Utmärkt säkerhets- och trygghetsarbete) Grön (Bra säkerhets- och trygghetsarbete) Gul (Bristfälligt) Röd (Underkänt, brådskande åtgärd)

9 5 (8) Detta system kommer att köras 2015 med några förvaltningar/bolag i ett pilotprojekt. Bolaget har även ett uppdrag att administrera utbildningar åt SLK när det förebyggande brandskyddsarbete åt stadens förvaltningar. Målet är att 20 % av stadens anställda ska få denna utbildning. Fokus under året har varit att utbilda personal inom äldreomsorgen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget arbetar aktivt med uppdraget. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för bolaget har fastställt en policy för riskhantering och Intern kontroll. Bolaget lyder under försäkringsrörelselagen och de riktlinjer som Finansinspektionen utfärdar. I Finansinspektionens allmänna råd om styrning och kontroll av finansiella företag ställs specifika krav på intern styrning och kontroll, hantering och kontroll av risker, regelefterlevnad, internrevision samt uppdragsavtal. Bolagets interna kontroll har därför utformats i enlighet med dessa regelverk. Styrelsen har i november 2013 fastställt en internkontrollplan och granskningsplan för Av denna framgår vem som ska kontrollera respektive process och när det senast ska vara genomfört under året. Vidare har bolaget specifika funktioner för intern kontroll i form av riskkontrollfunktion och complianceansvarig, vilka är fristående från verksamheten i övrigt och rapporterar till styrelsen vid varje möte. Vidare finns en oberoende granskningsfunktion som tillsätts av styrelsen och har i uppdrag att granska den operativa verksamheten i bolaget. En särskild Internrevisionsplan för detta har fastställts och revisionen har utförts av KPMG. Resultatet av denna granskning kommer att rapporteras till styrelsen i mars Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och har avrapporterats till styrelsen i november.

10 6 (8) Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2014 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Resultat efter finansnetto S-hus ABs Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget budget T1 T2 1,0 1,0-0,3-17,0-4,8 Prognos 1 och 2 För prognos 2 redovisar bolaget ett resultat efter finansnetto på -17,0 mnkr, p.g.a dåligt skaderesultat under perioden. Bokslut På grund av dåligt skadeutfall 2014 redovisar bolaget ett resultat som är 5,8 mnkr lägre än budget. Det är främst för de första två tertialen som skadorna hände, vilket är orsaken till avvikelsen mellan prognosen efter tertial 2 jämfört med bokslutet. Investeringar (mnkr) Inga större projekt eller investeringar har gjorts i bolaget under Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen också ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller fullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av fullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets ägardirektiv, att mål och aktiviteter följs upp på ett systematiskt

11 7 (8) samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 14 KF-indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt mål som följs upp årsvis eller tertialvis. Målen redovisas i ILS-webb och kommenteras i VD-kommentaren varje tertial samt årligen i ILS-rapporten. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer. Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar och denna har redovisats för styrelsen. Av denna framgår att tre indikatorer inte är uppfyllda. Dessa indikatorer avser mätning av godkänd resultatnivå. I bolagets årsredovisning framgår att de flesta av målen är uppfyllda. Målen för några av indikatorerna är inte uppfyllda, detta gäller indikatorerna Avkastning på totalt kapital, Resultat efter finansnetto samt Rörelseresultatet i % av omsättning beroende på att bolagets resultat blev lägre än budget. Vidare är indikatorn Medarbetare vet vad som förväntas av dem i deras arbete delvis uppfylld (utfall 89 % jämfört med årsmålet 100 %). Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har inte uppnåtts. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2014 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Samtliga sakförsäkringar som stadens nämnder och bolag har behov av ska tecknas med bolagets medverkan. Målsättningen är att bolaget ska ta en större andel av varje skadekostnad för att hålla kostnaderna för återförsäkring nere. Aktivt informera om sin verksamhet gentemot nämnder och bolag.

12 8 (8) Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader. Fortsätta arbetet med att samordna bolagets administration med S:t Erik Livförsäkring AB. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv.