Skolfastigheter i Stockholm AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2014 Skolfastigheter i Stockholm AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 7, 2015 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2015 Skolfastigheter i Stockholm AB Dnr /2015 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Förtroendekänsliga områden 1 Intern kontroll i byggprojekt Inledande granskning 4 Iakttagelser 4 Grundläggande granskning 6 Bolagets arbete med internkontroll 6 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 7 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 8 Uppföljning av tidigare granskning - Underhållsplanering 9

4

5 1 (9) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 20 maj Vid planeringsmöte den 10 juni 2014 avseende SISAB, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han gett revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 1 oktober 2014, där också bolagets ledning deltagit. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 5 februari Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Maria Assarsson. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Förtroendekänsliga områden Representation, resor, mutor och bisysslor är exempel på riskområden när det gäller förtroendeskadligt beteende och oegentligheter. Toleransnivån för avvikelser i förhållande till gällande regler och riktlinjer på dessa områden är mycket små. Granskningen syfte har varit att bedöma om bolaget har en tillräcklig intern kontroll inom förtroendekänsliga områden. Granskningen har avgränsats till representation, resor och konferenser samt bissyslor.

6 2 (9) Iakttagelser Resor/konferenser Av bolagets beslutanderätt i personalärenden framgår att vd beslutar om resor utom Norden och Island och övriga resor godkänns av närmaste chef. Det finns en rese- och mötespolicy antagen av bolagets styrelse Till denna ska riktlinjer för tjänsteresor tas fram. Dessa är inte fastställda ännu. Omfattningen av resor och konferenser uppgår till 854 tkr (t.o.m ). Bolaget har förhållandevis lite resor och konferenser. I granskningen har vi valt ut 10 verifikationer. Kontrollerna har omfattat följsamhet till bolagets regelverk, syfte och deltagare samt om utläggen är styrkta med underlag/räkenskapsmatrial. Vår bedömning är att regelveket för resor och konferenser är ändamålsenligt utformat. Eferlevnaden av regelverket bedöms fungera tillfredsställande. I ett fall saknades syfte och progam, vilket har kompletterats med i efterhand. Övriga noteringar var bl.a att i ett fall var slutattestant själv med på konferensen, varför istället VD borde ha attesterat räkningen. Representation Bolaget har fastställt regler för representation och gåvor. Av dessa framgår bl.a. att representationen alltid ska ha ett omedelbart samband med och ett direkt värde för verksamheten. Vidare gäller att bolaget ska vara restrektiv med representation, särskilt när det rör inköp och upphandling där det i princip inte får förekomma. Representationen uppgick till 109 tkr t.o.m Huvuddelen utgörs av personalrepresentation. Bolaget har en mycket liten extern representation (6 tkr). I granskningen har vi valt ut 7 verifikationer för granskning. Kontrollerna har omfattat följsamhet till bolagets regelverk, syfte och deltagare samt att utläggen är styrkta med underlag. Vår bedömning är att regelveket för representation täcker alla relevanta områden. Efterlevnaden av regelverket fungerar tillfredsställande. I ett fall saknades syfte och progam, vilket har kompletterats med i efterhand. Övriga noteringar var bl.a att i ett fall var slutattestant själv med på konferensen, varför istället VD borde ha attesterat räkningen. I ytterligare två fall har VD och styrelseordförande närvarat. I dessa fall bör bolaget överväga när det krävs att överordnad chef attesterar fakturan.

7 3 (9) Bissyslor Av bolagets regler och rutiner vad gäller bisysslor framgår att vid nyanställning får samtliga fylla i blankett anmälan om bisyssla. Vartannat år begär bolaget in uppgifter om eventuella bisysslor från samtliga anställda. Bolaget har under 2014 gjort en kontroll mot Bolagsverkets register. Arbetsgivaren skriver ett särskilt yttrande i de fall där bisysslan i dagsläget inte bedöms strida mot gällande regler men för att förhindra att den i framtiden kan komma att göra det. Revisionskontoret har genomfört kontroll av bolagets samtliga anställda mot Bolagsverket:s register. Vår bedömning är att regelveket för bisysslor är ändamålsenligt utformat. Resultatet från vår granskning visar att samtliga anställda som har en bisyssla har anmält detta till arbetsgivaren. Efterlevnaden av regelverket fungerar tillfredsställande. Leverantörsregistret I enlighet med bolagets rutiner görs en soliditetskontroll innan avtal skrivs med en leverantör. Under året bevakar bolagets upphandlingscontrollers leverantörerna avseende soliditet och betalning av skatter och avgifter. I maj 2014 har bolaget tecknat ett samarbetsavtal med Skatteverket i syfte att underlätta för SISAB att anlita seriösa företag. Två personer på ekonomienheten ansvarar för att lägga upp nya leverantörer i leverantörsregistret och en gång per år görs en genomlysning av hela leverantörsregistret. En granskning har genomförts av seriositeten vad gäller registrerade leverantörer hos bolaget. Information har inhämtats från Bolagsverket och Skatteverket samt Svensk Handels och Förenade Bolags varningslista. Resultatet av granskningen visar att bolaget under 2014 inte har gjort något inköp från bolag som har anmärkning vid dessa kontroller. Det har dock framkommit att flera leverantörer förekommer flera gånger i leverantörsregistret. Vid den genomlysning som bolaget nyligen gjort har flera dubletter rensats bort. I samband med granskning av bisysslor har även kontroll gjorts av om bolaget har gjort inköp från något bolag där anställd i bolaget (även anhörig till den anställde) har engagemang enligt Bolagsverket. Resultatet visade att det i ett fall har gjorts ett mindre inköp från ett sådant bolag. I det aktuella fallet var den anställde som har ett engagemang i bolaget, inte involverad i beställningen.

8 4 (9) Vår bedömning är att bolaget har tillfredsställande rutiner för uppföljning av leverantörsregistret. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets samlade bedöming är att bolaget har en tillräcklig intern kontroll inom förtroendekänsliga områden. Intern kontroll i byggprojekt SISAB har under 2014 hanterat ca 200 större underhålls-, om- och nybyggnadsprojekt. Granskningen syfte har varit att bedöma om bolaget har en tillräcklig intern kontroll i sina byggprojekt. Granskningen inriktas mot bolagets hantering av ansvar och roller i projekten samt efterlevnaden av riktlinjer och anvisningar. Attest och kontroll av fakturor har granskats med avseende på om kontrollerna är tillräckliga. Den verifierande granskningen har avgränsats till två byggprojekt (ett ombyggnadsprojekt inom skolan och ett nyproduktionsprojekt inom förskolan). Iakttagelser Bolaget har ett projektstyrsystem (Projstyr) för ny- till- och ombyggnadsprojekt, verksamhetsanpassningar och underhållsarbeten. Projstyr är SISAB:s kvalitetssystem för projektarbete. Till detta finns system för uppföljning av ekonomin i projekten samt system för att samla alla handlingar i projektet (Byggnet). Riktlinjer och mallar finns för de olika skeendena i byggprocessen. Projektledarna är som regel upphandlade konsulter och har tillgång till ovan nämnda system. Projektledaren ansvarar för att lägga in efterfrågade dokument. Bolaget har riktlinjer och anvisningar som tydliggör ansvar och befogenheter inom bolaget och mellan projektansvarig och upphandlad projektledare/byggledare. Upphandlade projektledare får särskild genomgång av bolagets riktlinjer och anvisningar. Projektansvarige kan också inför projektstart gå igenom uppdragsspecifikation projektledning för att försäkra sig om att projektansvariges förväntningar på projektledaren och vise versa är rätt. Så har skett i det granskade skolprojektet. Projektansvariga deltar på projektstartmötet, projektledarmöten samt ekonomimöten inför tillägg/avdrag avseende Ätaförhandlingar. Vidare följer projektansvarig produktionen genom byggmötesprotokollen från projektledaren. Projektansvarig är som

9 5 (9) regel inte närvarande på byggmöten om inte projektledaren särskilt påkallar det. I avtalen förtydligas att beställaren lägger särskild vikt vid förskrifterna gällande arbetsmiljö. Detta har i de två granskade projekten följts upp via byggmötesprotokollen dvs. att skyddsronderna hållits i enlighet med föreskrifterna. Projektansvarig gör däremot inga stickprovsvisa kontroller på plats. I den verifierande granskningen av projekten, har i ett av projekten iakttagelser gjorts som visar på vissa brister i interna kontrollen. Iakttagelserna rör dokumentation av att seriositetskontrollen, anmälan av underentreprenörer till beställaren och följsamheten till interna rutiner för utbetalning av tillägg (ÄTA). Enligt de allmänna föreskrifterna (AFC 62) ska entreprenören skicka in ett antal handlingar och av beställaren få godkännande vad gäller miljö- och kvalitetsplan innan någon faktura skall betalas. Att detta steg är uppfyllt framgår inte tydligt i något av protokollen för de båda projekten. Enligt stadens upphandlingspolicy åligger det den upphandlade myndigheten att under hela avtalsperioden följa upp att de leverantörer som staden har avtal med följer sina skyldigheter vad gäller skatter och avgifter. Bolaget gör kontrollen endast vid avtalens tecknande. Projektansvariga upplever att det är otydligt vilka handlingar som ska ligga i akten för projektet. Enligt revisionskontoret saknas en checklista som stöd för projektansvariga. Bolaget har inom ramen för sin uppföljning av interna kontrollen låtit ett revisionsteam gå igenom användningen av Projstyr. Resultatet från genomgången pekar på förbättringsområden vad gäller användandet av systemet och behov av uppdatering av riktlinjer, utbildning mm. En styrgrupp för förbättringsarbeten har tillsatts och riktlinjer och rutiner håller på att ses över. En del av ovanstående iakttagelser och sypunkter har bolaget också uppmärksammat i sin genomgång av Projstyr och ett arbete pågår med att säkerställa tillämpningen av systemet. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Att se till att avtalens entreprenadförskrifter efterlevs är en väsentlig uppgift som till stor del ligger på projektledarkonsulter och ska dokumenteras av denne i byggmötesprotokoll. Att avtalen efterlevs och att konsulten utför sitt uppdrag bör i första hand säkras genom löpande kontroller av projektansvarig som tydligare kan efterfråga föreskrifternas kontroller och/eller på plats verifiera att de utförts.

10 6 (9) Bolaget bör genomföra kontroller av leverantörenas seriositet under avtalstiden i enlighet med stadens upphandlingspolicy vilket också gäller underleverantörer. Revisionskontoret bedömer att i ett av projekten har den interna kontrollen inte varit helt tillräcklig. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har en policy för arbetet med intern kontroll som har reviderats VD har också fastställt riktlinjer för intern kontroll som närmare beskriver bolagets kontrollsystem. Styrelsen antagit en internkontrollplan för år Iakttagelser Bolagets risk- och väsentlighetsanalys som grund för internkontrollplanen 2014 bygger i stora delar på Deloittes analys från Revisionskontoret har tidigare rekommenderat att bolaget förtydligar och dokumenterar sin risk- och väsentlighetsbedömning. Enligt antagen IK-plan för 2015 kommer bolaget att ta fram en ny riskoch sårbarhetsanalys som grund för internkontrollarbete och val av fokusområden. Arbetet med revisionsteam har fortsatt under Under året har bolaget gjorts en granskning av styrningen av revisionsprojekt enligt systemet Projstyr (se vidare sid 5). Övriga granskningsområden har varit leverantörsfakturor, upphandling, energieffektivisering, löneutbetalningar, arbetsmiljörutiner, representation, mutor/korruption/förmåner, kontantutbetalningar, moms, hyresprocessen och aktivering av projekt. Resultatet från halvårsuppföljningen visade inte på några större avvikelser. De samlade resultaten från genomförd granskning rapporteras till styrelsen i mars Revisionskontorets sammanfattande bedömning och rekommendationer Bolaget arbetar enligt fastställd policy och plan för år Det är positivt att bolaget under 2015 kommer att se över sin risk- och sårbarhetsanalys.

11 7 (9) Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2014 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Resultat efter finansnetto och exklusive rearesultat (mnkr) KF:s budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut ,9 Resultatkrav från fullmäktige efter finansnetto är ett 0 resultat. Utfallet för år 2014 blev -0,9 mnkr. Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut ) Utfallet blev 183 mnkr lägre än budget (+16,6%), vilkt beror på tidsförskjutningar i projekten (t ex försenat detaljplanearbete och försenade beställningar). Under året har bolaget förvärvat Campus Kondradsberg genom köp av bolaget Datja Fastighets AB. Köpet har inte konsiliderats med SISAB år 2014 utan redovisas separat till Stadshus AB för att där konsolideras i koncernen. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator samt om mål och aktiviteter följs upp systematiskt och redovisas för styrelsen. Vidare har revisions-

12 8 (9) kontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 19 indikatorer och 15 ägardirektiv från fullmäktige. För samtliga indikatorer har bolaget formulerat egna årsmål och till ägardirektiven årsmål och/eller aktiviteter. Årsmålen och aktiviteterna redovisas i ILS-webb samt i styrelsens budget. Bolaget följer upp målen i samband med tertialrapporteringen och i bokslutet. Måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Av fullmäktiges 19 indikatorer redovisar bolaget måluppfyllelse för 11. God måluppfyllelse redovisas för indikator vad gäller energianvändningen per m 2. Fem av KF:s indikatorer har delvis uppfyllts, dvs. godkända OVK-besiktningar i förskolor och skolor, elanvändning, chefer ställer tydliga krav på medarbetare och sjukfrånvaro. Målen avseende antal praktikplatser, andel miljöbilar och miljöbränsle i etanol- och biogasfordon har inte uppfyllts. Vad gäller miljöbilar har bolaget under 2014 gjort en upphandling av supermiljöbilar som dock inte kunnat levereras förrän i början av år Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget har i huvusak bidragit till att uppfylla ägarens resultatkrav, mål och indikatorer. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppfyllelsen av ägardirektiven ingår i bolagets ILS-rapportering. Där det inte finns indikatorer som mäter måluppfyllelsen har bolaget formulerat aktiviteter. Revisionskontoret har särskilt följt upp följande nya/reviderade ägardirektiv för år Arbeta aktivit med energieffektivisering och förnyelsebar energi Bolaget har tagit fram en energiplan för åren som långsiktigt ska minska energianvändningen (värme och el) fram till år Nödvändiga energiåtgärder bl.a. driftoptimering och underhåll av tekniska system, redovisas i energiplanen och dess åtgärdslista. Energiplanen uppdateras årligen i takt med att kontrollen över energianvändningen förbättras i varje fastighet.

13 9 (9) Bolaget har uppnåt målet vad gäller energianvändningen (normalårskorrigerde) per m 2 exkl verksamhetsel med god marginal. Energianvändningen har också minskat beytdligt i jämförelse med föregående år. Elanvändningen per m 2 har dock delvis uppfyllts. Förutsättningarna att utöka den enga produktionen av förnyelsebar energi via solceller kommer utredas under Arbeta med att möjliggöra matafallsinsamling i bostadsbeståndet enligt stadens handlingsplan SISAB erbjuder de kunder som vill samla in matavfall, installation av avfallskvarn. I den konceptförskola som SISAB har tagit fram ingår avfallskvarn som standard. Under 2014 inventera stadens skolgårdar och utemiljöer och där så bedöms nödvändigt utveckla och upprusta desamma Under 2014 har 179 markinventeringar av förskole- och skolgårdar genomförts och reparations- och underhållsarbeten utförts till en kostnad på 68 mnkr. Insatserna avser reparationer och återställande till ursprungligt skick. Även 2015 har bolaget avsatt motsvarande medel för detta. Under 2014 har också utbildningsnämnden gjort en inventering av samtliga gundskolors skolgårdar och tagit fram underlag/verktyg för lekvärdighetsfaktor som ska vara vägledande för skolgårdar vid ny- och ombyggnad. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget sammantaget arbetar aktivt med kommunfullmäktiges mål och uppdrag. Uppföljning av tidigare granskning - Underhållsplanering Revtisionskontoret genomförde föregående år en granskning av hur bolaget planerar, genomför och följer upp sitt underhåll i fastigheterna. Revisionskontoret rekommenderade bolaget att involvera styrelsen genom att låta den anta en underhållsstrategi som underlag för prioriteringar. SISAB har i budget 2015 preciserat en strategi för underhållet. Av strategin framgår att grundläggande är att byggnadens skal skyddar byggnadens inre delar för påverkan. Åtgärder avseende tak, fasad och fönster har högsta prioritet. Hög prioritet har även underhållsinsatser gällande en sund inomhusmiljö (OVK samt sanering) skolgårdssatsningen samt energieffektivisering. Strategin innebär också att samordning av underhållsåtgärder ska ske med andra åtgärder som planeras i fastigheterna genom beställningar från kund.