S:t Erik Livförsäkrings AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2015 S:t Erik Livförsäkrings AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 15, 2016 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2015 S:t Erik Försäkrings AB Dnr /2016 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Avtalshantering 1 Grundläggande granskning 3 Bolagets arbete med internkontroll 3 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 6

4

5 1 (6) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 13 april Vid planeringsmöte den 9 juni 2015 avseende S:t Erik Livförsäkrings AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 23 september 2015, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 2 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat följande: Avtalshantering Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Avtalshantering Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en bra och attraktiv kund för leverantörer. Varje upphandlande myndighet ska bedriva ett aktivt arbete för att uppnå en effektiv inköpsverksamhet samt ta vara på de ekonomiska fördelar som ett sådant arbete innebär. I aktiv avtalsförvaltning ingår att följa upp hur staden respektive leverantören fullgör sina respektive delar av

6 2 (6) avtalet samt hur affärsrelationen kan utvecklas. I avtalsförvaltning ingår också att följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla lojalitet mot det tecknade avtalet. Granskningens syfte är att bedöma om bolagets interna kontroll avseende uppföljning av ingångna avtal är tillräcklig. Iakttagelser Bolaget har vid styrelsemötet fastställt stadens upphandlingspolicy. Bolaget har utsett en upphandlingsansvarig, vilken även är bolagsjurist. När det gäller ansvar för uppföljning och kontroll av avtal finns för varje outsourcad funktion en ansvarig som även har att kontrollera och följa upp avtalet. Vidare har bolaget fastställt riktlinjer för outsourcing som stöd till de anställda. I de granskade avtalen regleras hur uppföljning, avslutning och revision av avtalen kan ske. Bolaget har en handbok i hur kontraktsuppföljning går till. I denna framgår bl.a: Kontraktsuppföljning avser att kontrollera att avtal följs och att bolaget uppfyller sitt beställaransvar vid outsourcing av väsentliga funktioner i enlighet med FFFS 2005:1 och följer Kammarkollegiets vägledning Kontraktsuppföljning säkerställ goda affärer genom att följa upp. Vidare framgår i handboken att i samband med identifiering av vad som ska följas upp behöver man också identifiera hur omfattande uppföljningen behöver vara. Genom att på ett tidigt stadium sätta kontraktets betydelse i relation till vilken risk/påverkan samt vilken volym/värde det utgör i verksamhet kan man få en grov uppfattning om hur uppföljningen kan göras. För att hitta en rimlig omfattning och ambitionsnivå för uppföljningen framgår av handboken att man kan placera in upphandlingskontraktet i någon av uppföljningstyperna A-D enligt modellen för identifiering och prioritering av uppföljningsbehov. Grupp A mindre behov av uppföljning Grupp B medelstort behov av uppföljning Grupp C medelstort behov av uppföljning med kvalitetsfokus Grupp D större behov av uppföljning

7 3 (6) Bolaget har upprättad en förteckning över alla avtal med länkar till avtalen. Vidare framgår bl.a. uppgift om ansvarig på bolaget, avtalstid, förlängningsoption, uppsägningstid. Enligt upphandlingspolicyn ska staden i alla avtalsförhållanden fortlöpande följa upp leverantörens seriositet ekonomiskt och juridiskt. För bolaget görs detta vid upphandlingsskedet. Därefter görs detta om så anses erforderligt inom ramen för kontraktsuppföljning. När det gäller information efter varje genomförd upphandling har bolaget få anställda och flera är iblandade i upphandlingar. Information sker vid måndagsmöte för samtlig personal samt specifikt för de som hanterar avtalet. Enligt upphandlingspolicyn ska nämnder och bolag arbeta för att utveckla affärsrelationerna med sina leverantörer. Bolaget genomför detta genom avstämningsmöten. Någon väsentlig förändring jämfört med upphandlingen får dock inte förekomma. Utifrån sammanställning från leverantörsreskontran med belopp per leverantör för perioden 1/1-30/ valdes två leverantörer ut: Söderberg & Partners, bokfört 784 tkr Bruggeman System AB, bokfört tkr Gällande avtal samt tilläggsavtal fanns i dessa fall. Stickprov har genomförts av ett antal fakturor. I samtliga fall har fakturorna kunnat stämmas av mot avtalen. När det gäller en faktura från Bruggeman dock genom e-post konversation mellan S:t Erik Livförsäkring och bolaget. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning är den interna kontrollen vad gäller bolagets uppföljning av ingångna avtal tillräcklig. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för bolaget har fastställt en policy för riskhantering och Intern kontroll. Bolaget lyder under försäkringsrörelselagen och de riktlinjer som Finansinspektionen utfärdar. I Finansinspektionens allmänna råd om styrning och kontroll av finansiella företag ställs specifika krav på intern styrning och kontroll, hantering och kontroll av risker, regelefterlevnad, internrevision samt uppdrags-avtal.

8 4 (6) Bolagets interna kontroll har därför utformats i enlighet med dessa regelverk. Styrelsen har i november 2014 fastställt en internkontrollplan och granskningsplan för Av denna framgår vem som ska kontrollera respektive process och när det senast ska vara genomfört under året. Vidare har bolaget specifika funktioner för intern kontroll i form av riskkontrollfunktion och complianceansvarig, vilka är fristående från verksamheten i övrigt och rapporterar till styrelsen vid varje möte. Vidare finns en oberoende granskningsfunktion som tillsätts av styrelsen och har i uppdrag att granska den operativa verksamheten i bolaget. En särskild Internrevisionsplan för detta har fastställts och revisionen utförs av KPMG. Resultatet av granskningen för 2015 kommer att rapporteras till styrelsen i mars Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och har avrapporterats till styrelsen i november. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2015 och bolagets prognoser över resultatet. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 44 mnkr. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 44,0 44,0 90,0 85,7 Tertialrapport 1 och 2 För prognos 1 redovisar bolaget ett resultat efter finansnetto på 43 mnkr i enlighet med budgeterat resultat. Resultatet per tertial 1 var

9 5 (6) dock bättre men då svängningarna på finansmarknaderna är stora gjorde bolaget inte någon justering av resultatprognosen. Prognosen per tertialrapport 2 är dock betydligt bättre än budget och uppgår till 90 mnkr. Den bakomliggande orsaken till detta är att bolagets placeringstillgångar steg mer i värde jämfört med ökningen av det försäkringstekniska åtagandet. Bokslut Årets resultatet uppgick till 85,7 mnkr, vilket är betydligt bättre än fullmäktiges avkastningskrav på 44 mnkr. Avvikelsen beror på att bolagets placeringstillgångar steg mer i värde jämfört med ökningen av det försäkringstekniska åtagandet. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 25 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 16 indikatorer fastställda av fullmäktige eller Stadshus AB. För dessa indikatorer har bolaget fastställt mål som följs upp årsvis eller tertialvis. Målen redovisas i ILS-webb och kommenteras i VD-kommentaren varje tertial samt årligen i ILSrapporten. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit 11 st egna bolagsspecifika indikatorer. Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar och denna har

10 6 (6) redovisats för styrelsen. Av denna framgår att de indikatorer som mäts vid detta tillfälle är uppfyllda. I bolagets årsredovisning framgår att alla målen är uppfyllda när det gäller fullmäktiges och Stadshus AB:s indikatorer. När det gäller bolagets egen indikator Utvärdering av måluppfyllnad och initialt syfte (detta är också ett ägardirektiv) är denna inte uppfylld. Anledningen är att bolaget och ägaren har inväntat införandet av det nya Solvens 2 regelverket för att även få med konsekvenserna av detta i utredningen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har uppnåtts. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2015 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Fortlöpande försäkra nya åtaganden i dotterbolagen och förvalta pensionsmedel inom ramen för de försäkringsavtal som ingåtts med övriga dotterbolag. Sträva efter att långsiktigt trygga de framtida pensionsåtagandena realt. Bolaget ska tillsammans med koncernledningen utvärdera verksamheten avseende måluppfyllnad och initiala syfte. Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader. Fortsätta arbetet med att samordna bolagets administration med S:t Erik Försäkring AB. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. När det gäller ägardirektivet om att utvärdera verksamheten, se kommentarer under avsnittet måluppfyllelse.