Årsrapport 2011 SOCIALNÄMNDEN. STADSREVISIONEN Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 26 Mars 2012 DNR /2012 Årsrapport 2011 SOCIALNÄMNDEN Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande Styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig Bokslut och räkenskaper är rättvisande

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN SID 1 (1) DNR / Till Socialnämnden Revisorerna för socialnämnden har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för socialnämnden. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast Stockholm den 14 mars 2012 På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Karin Meding Sekreterare Stockholm. Telefon Fax revision.rvk@stockholm.se Besöksadress Hantverkargatan 3 D 1 tr

4 STADSREVISIONEN 1 (1) Sammanfattning Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande Sammanfattningsvis redovisar nämnden ett nettoöverskott jämfört med budget om 3,2 mnkr före resultatöverföringar. Den enskilt största budgetavvikelsen finns inom verksamhetsområdet omstrukturering som redovisar ett överskott om 8,4 mnkr. Medel för omstrukturering och oförutsedda utgifter har bl.a. använts för personalomställningar och tomgångshyror. Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2011 har nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Vidare bedöms att nämnden har nått sina mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig Från den 1 juli år 2011 överfördes verksamheterna arbetsmarknad och svenskundervisning för invandrare (sfi) från socialnämnden till arbetsmarknadsnämnden. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillräcklig. Nämndens verksamhetsplan kan dock utvecklas genom att fler indikatorer tas fram som stöder styrningen och uppföljningen av verksamheten. Prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året. Nämnden har ett tillfredsställande system för intern kontroll och en plan för internkontroll. De särskilda granskningar som revisionskontoret har genomfört under året visar att nämnden i huvudsak har tillfredsställande rutiner och kontroller inom de granskade områdena. Bokslut och räkenskaper är rättvisande Revisionskontoret bedömer att socialnämndens bokslut och räkenskaper för år 2011 är rättvisande. Rapportförteckning Årsrapport 2011 för socialnämnden (nr 26, mars 2012) Samverkan kring barn som far illa eller riskerar att fara illa (nr 9, november 2011) Insatser för vuxna med missbruksproblematik (nr 11, december 2011)

5 STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Årets granskning Nämndens resultat Ekonomiskt resultat Verksamhetens resultat Styrning, uppföljning och kontroll Nämndens styrning och uppföljning under året Intern kontroll Nämndens bokslut och räkenskaper Bilagor Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2011-mars 2012

6 STADSREVISIONEN 1 (12) 1 Årets granskning I denna årsrapport redovisas det samlade resultatet av revisionskontorets granskning av socialnämndens verksamhet avseende år Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Nämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten Nämndens bokslut, delårsrapport och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. En förteckning över stadsrevisionens samtliga revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012 redovisas i bilaga 2. 2 Nämndens resultat I detta avsnitt redovisas revisionskontorets bedömning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare bedöms om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att socialnämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat för året är tillfredsställande.

7 STADSREVISIONEN 2 (12) 2.1 Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2011: Mnkr Budget 2011 Utfall B o k s l u t Avvikelse Driftbudget Verksamhet Kostnader 1095,0 1075,8 19,2 1,8% Intäkter 443,8 427,8-16,0-3,6% Verksamhetens nettokostnader 651,2 648,0 3,2 0,5% Driftbudgetens nettokostnader 651,2 648,0 3,2 0,5% Justerat netto, efter resultatöverföringar 647,3 3,9 0,6% Investeringsplan Utgifter 1,7 0,0 1,7 100% Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0% Nettoutgifter 1,7 0,0 1,7 100% Sammanfattningsvis redovisar nämnden ett nettoöverskott jämfört med budget om 3,2 mnkr före resultatöverföringar. Kostnaderna för årets verksamhet blev ca mnkr, vilket är ca 19 mnkr lägre än nämndens budget. Nämndens intäkter blev ca 428 mnkr, vilket är 16 mnkr lägre än budgeterat. Den största delen av nämndens budgetavvikelse har en redovisningsteknisk förklaring, som innebär att nämndens interna köp- och säljverksamhet budgeteras och bokförs på två skilda sätt. De förvaltningsinterna affärerna har under året uppgått till ca 43 mnkr. Den enskilt största budgetavvikelsen finns inom verksamhetsområdet omstrukturering som redovisar ett överskott om 8,4 mnkr. Medel för omstrukturering och oförutsedda utgifter har bl.a. använts för personalomställningar och tomgångshyror. Dessa kostnader redovisas i de verksamhetsområden de uppstår i och överskottet kompenserar uppkomna överskridanden inom övriga verksamhetsområden. Underskott redovisas bl.a. inom verksamhetsområdena nämnd och övergripande administration samt hemlösa och missbrukare emedan verksamhetsområdena stadsövergripande frågor samt barn och ungdomar redovisar överskott.

8 STADSREVISIONEN 3 (12) Nämndens nettoöverskott efter resultatöverföringar uppgår till 3,9 mnkr. Under året har nämnden haft en resultatenhet, tillståndsenheten och en intraprenad, Duvnäs föräldrastöd. Den tidigare resultatenheten, familjerådgivningen, avslutades som resultatenhet inför år Vid utgången av år 2011 redovisar resultatenheten och intraprenaden ett samlat underskott om 1,1 mnkr, vilket förs till resultatfonden. Efter resultatöverföring återstår 40 tkr i resultatfonden. 2.2 Verksamhetens resultat Mål Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2011 har nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten med undantag av målet om att Stockholms livsmiljö ska vara hållbar. Vidare bedöms att nämnden har nått sina mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämnden har utifrån kommunfullmäktiges inriktningsmål tagit fram 21 egna mål för sina verksamhetsområden. Av dessa bedömer nämnden att 20 helt uppfylls och ett uppfylls delvis inom verksamhetsområdet Stockholms livsmiljö ska vara hållbar. Revisionskontorets granskning visar att det finns ett tillfredsställande underlag i redovisningen till indikatorernas utfall. Kommunfullmäktiges uppdrag Kommunfullmäktige har under år 2011 behandlat ett ärende om en samlad strategi för att begränsa smittspridning bland intravenösa missbrukare som inneburit att ett särskilt uppdrag givits åt socialnämnden. Revisionskontoret bedömer att nämnden arbetar med fullmäktiges uppdrag på ett tillfredsställande sätt. Efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer Resultat från inspektioner och tillsyner Socialstyrelsen har under år 2011 genomfört flera tillsyner av bl.a. hem för vård och boende (HVB) för barn och unga samt korttidsboende. Sammantaget visar tillsynerna att verksamheterna i huvudsak uppfyller lagstiftningen i de delar tillsynerna avsett. I några tillsyner har Socialstyrelsen dock framfört att nämnden ska säkerställa att dokumentationen och journalföringen förbättras samt i en tillsyn att registerutdrag enligt lagen om belastningsregister samt lagen om misstankeregister ska göras för all personal som arbetar i verksamheten.

9 STADSREVISIONEN 4 (12) 3 Styrning, uppföljning och kontroll I detta avsnitt redovisas revisionskontorets bedömning av om nämnden har ett system för styrning, uppföljning och kontroll som säkerställer en ändamålsenlig verksamhet, bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden samt ger en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillräcklig. Dock visar revisionskontorets granskningar att det finns brister som behöver åtgärdas, vilket framgår av de följande avsnitten. 3.1 Nämndens styrning och uppföljning under året Nämndens lednings- och styrdokument Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2011 och bedömer att nämndens egna mål för verksamhetsområdet ansluter till kommunfullmäktiges mål. Nämnden har fastställt totalt 21 egna mål som knyter an till fullmäktiges mål och delvis till fullmäktiges indikatorer. För de egna målen har nämnden tagit fram ett antal indikatorer. Revisionskontoret konstaterar dock, i likhet med föregående år, att det fortfarande finns behov av fler indikatorer inom t.ex. verksamhetsområdet Stockholmarna ska uppleva att de får god service och omsorg. Behovet av indikatorer är särskilt stort när det egna målet inte är konkret eller har en svag koppling till fullmäktiges mål. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens verksamhetsplan i huvudsak är ett tydligt styrdokument som kan utvecklas genom att fler indikatorer tas fram som stöder styrningen och uppföljningen av verksamheten. Nämndens uppföljning av ekonomi och verksamhet Från den 1 juli 2011 överfördes verksamheterna arbetsmarknad och svenskundervisning för invandrare (sfi) till arbetsmarknadsnämnden. Dessa organisatoriska förändringar har enligt förvaltningen inte påverkat nämndens styrning och uppföljning. Det finns dokumenterade rutiner finns för hur nämndens mål och indikatorer ska följas upp. I samband med uppföljningarna upprättas bl.a. interna anvisningar med tillhörande bilagor där det framgår hur och när uppföljningen ska göras samt vem som är ansvarig.

10 STADSREVISIONEN 5 (12) I enlighet med stadens anvisningar tillämpar nämnden en uppföljnings- och rapporteringsmodell med två tertialrapporter och ett antal månadsrapporter. Månadsrapporterna är skriftliga och innehåller uppföljning av nämndens ekonomi med helårsprognoser samt viss verksamhetsredovisning, t.ex. prestations- och volymuppgifter. Tertialrapporterna har ett bredare innehåll och beskriver vid sidan om det ekonomiska resultatet även de olika verksamheternas utveckling. I tertialrapporterna lämnas fördjupade helårsprognoser för nämndens ekonomi och verksamheter. Nämnden har under året arbetet med resultatbaserad styrning (RBS). Nämnden planerar under år 2012 utveckla styrningen och uppföljningen genom att s.k. styrkort ska tillämpas som underlag för uppföljningen med fokus på områdena ekonomi, personal, resurser och processer. Verksamhetsberättelsen är ett viktigt underlag för både fullmäktiges och nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Revisionskontorets uppfattning är att nämndens verksamhetsberättelse bör utvecklas så att den på ett mer samlat och tydligt sätt ger svar på frågan om nämnden har nått fullmäktiges mål. Detta ställer i sin tur krav på att nämndens mål blir mer mätbara och att de förses med ett ökat antal indikatorer för att underlätta uppföljning och utvärdering av verksamhetens utveckling. Det finns förhållandevis detaljerade beskrivningar av utfallet för nämndens egna verksamheter med jämförelser med föregående år. Det saknas dock i vissa fall en tillräcklig analys om vad avvikelserna beror på. Detta gäller framförallt socialjourens verksamhet som bl.a. visar att antalet anmälningar, barnavårdsärenden och placeringar kraftigt ökat. Det är enligt revisionskontorets bedömning viktigt att nämnden fortsätter sitt arbete med att analysera orsakerna till dessa ökningar. En sådan analys bör göras utifrån ett stadsövergripande perspektiv tillsammans med berörda stadsdelsnämnder. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens verksamhetsberättelse ger en i huvudsak tillräcklig information om de olika verksamheterna.

11 STADSREVISIONEN 6 (12) Nämnden har lämnat följande ekonomiska prognoser under året: Mnkr Tertialrapport Tertialrapport Bokslut 2011 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 1232,2 1040,1 1075,8-35,7-3,4% Intäkter ,9 427,8 29,9 7,5% Verksamhetens nettokostnader 640,2 642,2 648,0-5,8-0,9% Avskrivningar 0,2 0,0 0,0 0,0 0,0% Internräntor 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Driftbudgetens nettokostnader 640,4 642,2 648,0-5,8-0,9% Justerat netto, efter resultatöverföringar 642,3 647,3-5,0-0,8% Investeringsplan % Utgifter 1,7 0,0 0,0 0,0 0,0% Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Nettoutgifter 1,7 0,0 0,0 0,0 0,0% Sammanställningen visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året. Samverkan kring barn som far illa eller riskerar att fara illa (rapport nr 9, november 2011) Revisionskontoret har granskat om det finns en fungerande samverkan mellan förskola, skola och socialtjänsten utifrån socialtjänstlagen, nationella riktlinjer och stadens riktlinjer. Granskningen har omfattat fyra stadsdelsnämnder (Hässelby-Vällingby, Rinkeby-Kista, Södermalm och Farsta). Socialnämnden och utbildningsnämnden berörs också av granskningen. Revisionskontorets samlade bedömning är att det i delar finns en samverkan som fungerar i de granskade stadsdelsnämnderna. Exempel på detta är anmälningsmöten när de hålls och nätverk där samverkan också sker med polisen. Men det finns brister som gör att arbetet med att implementera stadens nya riktlinjer behöver intensifieras. Bland annat behöver fristående förskolor, skolor och gymnasiet ingå i samverkansstrukturen. Vidare är det viktigt att socialtjänsten, så långt lagstiftningen tillåter, eftersträvar en öppen kommunikation med förskolan och skolan i sin handläggning av anmälningsärenden.

12 STADSREVISIONEN 7 (12) Nämnden har den 31 januari 2012 lämnat ett särskilt yttrande över rapporten. Av nämndens yttrande framgår att förvaltningen i stort instämmer i revisionskontorets synpunkter. Socialförvaltningen tillsammans med utbildningsförvaltningen kommer att intensifiera arbetet för att åstadkomma en förbättrad samverkan. Ett antal konferenser med stadsdelsförvaltningarna planeras kring dessa frågor. Vidare kommer socialförvaltningen tillsammans med stadsdelsförvaltningarna utarbeta förbättrade rutiner för återkoppling till verksamheterna efter anmälan. Insatser för vuxna med missbruksproblematik (rapport nr 11, december 2011) Revisionskontoret har granskat om stadsdelsnämnderna har ändamålsenliga system och rutiner för att hantera signaler avseende personer som kan behöva stöd och hjälp för missbruksproblematik samt om det finns en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av de insatser som ges. Granskningen har omfattat de tre stadsdelsnämnderna Bromma, Kungsholmen och Skärholmen. Socialnämnden som bl.a. utarbetar riktlinjer och följer upp stadsdelsnämndernas missbruksverksamhet berörs också av granskningen. Revisionskontoret bedömer att stadens statistik av LVM-anmälningar inte är helt tillförlitlig. Revisionskontoret rekommenderar att socialnämnden säkerställer att stadens statistik är korrekt och att rutinerna för registrering av inkommande information i Paraplyet tydliggörs. Rapporten har överlämnats till nämnden för yttrande senast den 15 mars Intern kontroll Nämndens system för intern kontroll Revisionskontoret bedömer att nämnden har ett tillfredsställande system för intern kontroll och en plan för internkontroll. De särskilda granskningar som revisionskontoret har genomfört under året visar att nämnden i huvudsak har tillfredsställande rutiner och kontroller inom de granskade områdena. Nämnden har ett aktuellt dokumenterat system för intern kontroll. I verksamhetsplan 2011 finns en risk- och väsentlighetsanalys som omfattar dels indikatorerna i det integrerade lednings- och styrningssystemet (ILS) och dels nämndens verksamheter och processer. Revisionskontoret bedömer att dokumentationen av risk- och väsentlighetsanalysen är tillfredsställande.

13 STADSREVISIONEN 8 (12) Nämnden har i samband med verksamhetsplan 2011 fastställt en plan för internoch verksamhetsrevision. Syftet med internrevisionen är att verifiera att nämndens mål uppnås samt att riktlinjer upprätthålls och fastlagda kontroller genomförs. Internrevisionen genomförs med tonvikt framför allt på rutiner inom de ekonomiska och personaladministrativa områdena. Syftet är också att stämma av att den interna kontrollen fungerar inom alla områden och på alla verksamheter genom att besöka ett urval verksamheter varje år. I verksamhetsrevisionen granskas nämndens verksamheter utifrån bl.a. uppdrag, mål, prestationer, prioriterade frågor och kvalitet. Verksamhetsrevisionen sker i första hand utifrån det integrerade lednings- och styrningssystemet, verksamhetsplan, internkontrakt, kvalitetsgarantier samt rapportering i tertialrapporter och verksamhetsberättelse. Därutöver sker enhetsspecifika uppföljningar. Resultatet av verksamhetsrevisionen har avrapporterats till nämnden i verksamhetsberättelsen. Årets verksamhetsrevision visar att de granskade enheterna arbetar i enlighet med de mål och uppdrag som finns för verksamheterna samt att rutinerna för uppföljning och kontroll är tillfredsställande. Den genomförda verksamhetsrevisionen har i vissa delar omprioriterats i förhållande till planen. Internrevisionen under år 2011 har inte helt genomförts enligt plan beroende på den delning av socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen som skedde vid halvårsskiftet. De verksamheter som inte granskades kommer att granskas under år Resultatet av granskningarna visar att det i överlag finns god kännedom om gällande regler och rutiner. Vissa mindre brister har noterats men dessa har inte bedömts som allvarliga. Lönehantering Med hjälp av konsult har en granskning av nämndens lönehantering genomförts. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig samt att redovisningen är fullständig och rättvisande. Granskningen har utförts genom intervjuer av personal vid nämndens centrala personalfunktion, serviceförvaltningen och stadens personalstrategiska avdelning (PAS). Vidare har styrdokument, rutiner, internkontrollplaner samt underlag till verifiering enligt genomförd granskning varit föremål för granskning. Granskningen av lönetransaktioner har genomförts genom data- och registeranalyser. Analysen har omfattat samtliga lönetransaktioner under perioden 1 januari 2010 till och med 31 augusti 2011.

14 STADSREVISIONEN 9 (12) Verifieringar har gjorts av ett urval av nämndens transaktioner. Vid verifiering har noterats vissa felaktigheter i de lönegrundande underlagen. I två fall har den anställde felaktigt erhållit ersättning för fyllnadstid istället för övertidsersättning. Granskning av intjänade semesterdagar har genomförts för ett antal anställda. Vissa extremvärden, det vill säga antal kvarvarande semesterdagar den 31 augusti 2011 som överstiger 40 dagar, har följts upp. I samband med verifieringen noterades följande brister; i ett fall har tre veckors semesteruttag registrerats i efterhand, en långtidssjukskriven person har av misstag erhållit löneutbetalning under året vilket medfört att intjänad semester erhållits på felaktig grund. Socialnämnden har utöver stadens utfärdade centrala dokument som gäller löneområdet tagit fram egna anpassade rutiner som omfattar vilka konroller som ska göras inför och efter lönekörning och vem som ska göra kontrollerna. Varje månad kontrollerar respektive ansvarig chef sina löneutbetalningsrapporter och attesterar desamma. Rapporten ska månatligen granskas med avseende på bland annat semester, sjukfrånvaro, korrekt bruttolön med mera. Eventuella avvikelser åtgärdas. Lönelistan ska sparas på enheten i två år. Lönelistan ska kunna visas upp vid internkontroll. Det finns koppling mellan förvaltningens rutiner inom löneområdet och de av Personalstrategiska avdelningen utgivna riktlinjerna för internkontroll av lönehanteringen (cirkulär 3/2011) i de rutinbeskrivningar som finns inom förvaltningen. Inom ramen för arbetet med intern kontroll genomförs stickprovsmässiga kontroller av att löneutbetalningsrapporter är kontrollerade och attesterade av ansvarig chef. Årligen genomförs enhetsbesök inom ramen för förvaltningens arbete med internkontroll. Revisionskontorets samlade bedömning är att nämnden har en i huvudsak tillräcklig intern kontroll avseende lönehanteringen och att löneredovisningen i huvudsak är aktuell, fullständig och rättvisande. Bedömningen bygger på en helhetsbedömning av inbyggda kontroller, kontrollrutiner före och efter löneutbetalning samt resultat av registeranalys och verifiering.

15 STADSREVISIONEN 10 (12) Arvoden till förtroendevalda Revisionskontoret har genomfört granskning av utbetalade fasta årsarvoden och sammanträdesarvoden till nämndens förtroendemän. Syftet med granskningen har varit att bedöma nämndernas följsamhet till stadens regelverk och om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen har genomförts genom registeranalys av samtliga utbetalda arvoden under perioden januari oktober 2011 till nämndens ledamöter och ersättare, kontroll mot förtroendemannaregistret, mot regelverket och mot samtliga förtroendevaldas underlag för fasta årsarvoden som skickats till serviceförvaltningen för registrering i LISA-systemet. Underlagen för sammanträdesarvoden har slumpvis kontrollerats. Därutöver har den interna kontrollen i form av efterkontroll av utbetalda arvoden kartlagts. Granskningen av socialnämnden och dess utskott har visat att alla arvoden var korrekta utom i ett fall, där årsarvode inte hade betalats ut. Avvikelsen beror på att serviceförvaltningen inte hade registrerat det nämnden hade rapporterat. Efter granskningen har detta reglerats. En ledamot har, p.g.a. felaktig rapportering från nämnden, felaktigt erhållit årsarvode och sammanträdesarvoden för första tertialet. Felet har korrigerats. Nämnden saknar rutin för efterkontroll av utbetalda arvoden. Nämnden följer inte regelverket för hur nyanmälan och avslut av förtroendemannauppdrag ska rapporteras under mandatperioden. Fast årsarvode ska utges för hela den månad som den förtroendevalde utses, och till och med hela den månad som beslut om entledigande har fattats. Sammanfattningsvis bedöms att nämnden måste förbättra följsamheten till regelverket och även införa en fungerande rutin för efterkontroll av utbetalda arvoden. 4 Nämndens bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas om nämndens bokslut och delårsrapport är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar. Granskningen visar att underlagen till årsbokslutet är i god ordning och posterna är i huvudsak väl dokumenterade. I granskningen har noterats vissa poster som

16 STADSREVISIONEN 11 (12) revisionskontoret bedömer borde aktiverats i stället för att kostnadsföras direkt. Rutinen för investeringsredovisningen bör ses över. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att socialnämndens bokslut och räkenskaper för år 2011 är rättvisande. Mervärdesskatt Med hjälp av konsult har en granskning av nämndens hantering och redovisning av mervärdesskatt (moms) genomförts. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig samt att redovisningen är fullständig och rättvisande. Vid granskningen har nämndens hantering av rutinerna för momshantering kartlagts. Utifrån uttag ur ekonomisystemet har analys och urval gjorts som har legat till grund för detaljgranskning av ett antal fakturor avseende hantering av ingående moms och särskilt momsbidrag. Dessutom har kartläggning gjorts av nämndens försystem och kontroller har skett av ekonomisystemets inställningar för hantering av utgående moms. Genomförd granskning visar att det vid nämnden finns aktuella anvisningar för hur moms ska redovisas. Granskningen visar dock att de inte följs till alla delar. Brister har noterats i hanteringen av ingående moms för representation. Sammantaget är momsbeloppen för dessa poster låga och har således en marginell påverkan på nämndens resultat. Utgående moms hanteras i huvudsak korrekt och ger en i allt väsentligt rättvisande bild av redovisningen. Rutinen kring återsökning av särskilt momsbidrag bedöms i huvudsak fungera väl och redovisningen för dessa i allt väsentligt vara fullständig och rättvisande. Vissa brister i den interna kontrollen har dock konstaterats vilket inneburit att alla bidragsberättigade kostnader inte har återsökts. Nämnden bör därför säkerställa att korrigering sker i efterhand för de kostnader där särskilt momsbidrag inte återsökts. Detta kan göras tre år tillbaka i tiden. Revisionskontorets samlade bedömning är att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig och att redovisningen i allt väsentligt är rättvisande.

17 STADSREVISIONEN 12 (12) För att stärka den interna kontrollen ytterligare rekommenderas att momsredovisningen kontrolleras löpande både när det gäller avdragsbegränsning och särskilt momsbidrag. Därtill bör information och utbildning avseende momsredovisning ges kontinuerligt. Staffan Moberg Stadsrevisor Thomas Bonell Yrkesrevisor

18 STADSREVISIONEN 1 (2) Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bedömning För avsnitten 2 Nämndens resultat och 3 Styrning, uppföljning och kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Oacceptabelt/Oacceptabel Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt 4 Nämndens bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Nämndens resultat Bedömningskriterier Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

19 STADSREVISIONEN 2 (2) Styrning, uppföljning och kontroll Bedömningskriterier Nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll bygger på en helhetssyn på den kommunala verksamheten samt säkerställer en ändamålsenlig verksamhet och bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden, liksom en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet. Nämnden har ett system för styrning som ger förutsättningar för god ekonomi, effektiv verksamhet och kvalitet. Nämnden har en ändamålsenlig organisation med en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämndens uppföljning ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Nämnden har ett system för intern kontroll för en effektiv och rättssäker verksamhet samt för att förebygga allvarliga fel och skador. Nämndens bokslut och räkenskaper Bedömningskriterier Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar.

20 STADSREVISIONEN 1 (1) Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012 Samtliga rapporter finns tillgängliga på :7 Granskning av persontransporter och skolskjutsar 2011:8 Intern kontroll i entreprenader och byggprojekt 2011:9 Samverkan kring barn som far illa eller att riskerar att fara illa 2011:10 Styrning och kontroll av stora investeringsprojekt 2011:11 Insatser för vuxna med missbruksproblematik 2012:1 Efterlevnad av stadens markanvisningspolicy 2012:2 Styrning, uppföljning och kontroll av beviljade insatser inom äldreomsorgen