Vi har genomfört fördjupade granskningar inom ett antal områden.

Transkript

1 Till kommunfullmäktige 2008 ÅRS REVISIONSBERÄTTELSE Vi har granskat kommunstyrelsens och övriga nämnders verksamhet samt årsredovisning, sammanställd redovisning och räkenskaper för år 2008 i Vaggeryds kommun. Vidare har vi genom utsedda lekmannarevisorer även granskat verksamheten i de kommunala företagen. Lekmannarevisorernas granskningsrapporter beträffande de kommunala företagen bifogas denna revisionsberättelse. Granskningen har såvitt avser kommunen utförts enligt Kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet samt kommunens revisionsreglemente. Under året har kommunstyrelsens, nämnderna och nämndernas verksamheter följts genom att vi tagit del av deras protokoll. Vi har genomfört fördjupade granskningar inom ett antal områden. Anläggningsregistret Följande kontrollmål har ställts upp i granskningen: Uppfyller anläggningsregistret kraven från Bokföringsnämndens allmänna råd? Är värdena i anläggningsregistret rättvisande? Finns det dokumenterade rutiner för hur personalen hanterar anläggningsregistret? Finns det dokumenterade rutiner för inventering (existens) av posterna i anläggningsregistret? Några av synpunkterna från granskningen är följande: Anläggningsregistret uppfyller i huvudsak Bokföringsnämndens allmänna råd. Vi bedömer att värdena i registret är rättvisande med några undantag. Dock kan vi inte säkerställa anläggningstillgångarnas existens eftersom det inte görs någon fullständig inventering. Det finns en systemdokumentation som följde programmet vid inköpet. Den bör uppdateras så att den beskriver systemet samt att den hjälper och stöttar nya användare. Varför låta budgeten styra över vad som ska hamna i anläggningsregistret? Vi kan konstatera att denna princip gör att tveksamma poster aktiveras som anläggningstillgångar eller att andra inköp inte alls finns med i anläggningsregistret. Vi förordar att kommunen upprättar riktlinjer för vad som skall bokföras som investering respektive driftkostnad. Arbetet med anläggningsregistret är sårbart då det sköts av en person. Vi anser att kommunen bör ta fram rutiner som beskriver hur arbetet med anläggningstillgångarna ska skötas. Kommunen bör följa de rekommenderade avskrivningstiderna från SKL eller motivera i årsredovisningen varför det finns behov av andra tider. 1

2 Kommunstyrelsens bolagsstyrning Vi har granskat kommunstyrelsen utifrån följande frågeställning: Har kommunen upprättat dokument att möjliggöra för kommunstyrelsen att tillämpa kommunallagens regler om uppsikt av verksamhet som bedrivs i bolagsform och om verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer från fullmäktige. Några av synpunkterna från granskningen är följande: Bedömningen är att kommunen har utövat en tillräcklig dokumenterad styrning av de kommunala bolagen genom att kommunfullmäktige har fastställt bolagsordningar för de två helägda företagen. Kommunen har även tagit initiativ till styrning genom beslut om ägardirektiv för företagen. Detta har gjorts dels genom generella direktiv (kan även liknas vid någon slags ägarpolicy), dels genom beslut om separata direktiv årligen (dock inte för år 2007) för de två företagen. Socialnämnden Vi har granskat socialnämnden utifrån följande frågeställningar: Har nämndens en tillfredsställande ekonomi och verksamhetsuppföljning? Vad orsakar de ekonomiska underskotten? Hur ser nyckeltalen ut för de olika delverksamheterna i jämförelse med andra kommuner? Finns det en tydlig ansvarsfördelning i organisationen? Synpunkter som framförs är: Vaggeryds kostnadsökning för äldreomsorg ser inte ut att motiveras av mer verksamhet. Även handikappomsorgens ökade kostnader ser inte ut att motiveras av motsvarande ökad verksamhet. Med de kostnadsökningar som skett inom Ifo närmar sig Vaggeryd standardkostnaden. Även om Vaggeryd har lägre kostnader för Ifo än andra kommuner så är kostnadsutvecklingen oroande. Nämnden måste ge förvaltningen i uppdrag att vidta alla åtgärder i form av förebyggande arbete, samarbete med skolan och öppen verksamhet på hemmaplan. Vaggeryds kostnader för äldreomsorg ser ut att vara ca 2200 kr högre per 65 åring och äldre vilket innebär ca 5 mnkr i 2007 års kostnadsläge. En viktig fråga är vilket ansvar har en områdeschef när budgeten överskrids? Möjligheten att koppla på fler boende till varje gruppbostad bör prövas. Personal anser att arbetsbelastningen är ojämn se över schemaläggningen. Lägg scheman efter verksamhetens behov. 2

3 Bygg- och miljönämnden Vi har granskat bygg- och miljönämnden med avseende på om nämnden och förvaltningen har tillfredsställande rutiner för ärendehantering och planering av verksamheten. Utgångspunkt för granskningen är de krav som ställs i miljöbalken och livsmedelslagen. Som ett resultat av granskningen framför vi: Den löpande uppföljningen av tillsynsplanen och uppsatta mål bedöms i stort fungera tillfredsställande. Rapporteringen i verksamhetsberättelsen kan utökas med en tydligare uppföljning av nämndens övergripande mål och en redovisning av det faktiska personalbehovet. Uppsatta mål avseende handläggningstider måste följas upp om de ska ha någon betydelse för verksamheten. Städverksamheten Vi har granskat socialnämnden utifrån följande frågeställningar: Är städverksamheten organiserad på ett tillfredsställande sätt? Vad kostar städverksamheten totalt och räknat i förhållande till städad yta och hur är denna kostnad vid jämförelse med andra städverksamheter? Hur ser avtalen mellan VSBo och de kommunala förvaltningarna ut? Hur uppfattas kvalitén av de förvaltningar som köper städtjänster? Som ett resultat av granskningen framför vi: Samtliga intervjuade har sagt att kvalitén på städningen är mycket bra med något undantag. En tolkning som kan göras är att VSBo:s kostnader ligger ganska högt i jämförelse med de andra värdena, vilket kan bero på olikheter i städfrekvenser och hur städningen utförs m m. Om kommunen även fortsättningsvis anlitar VSBo för städning bör avtalen skrivas om. Avtalen skall ge uttryck för omfattning och kvalité på städ som kommunen beställt. Kommunen kan inte fortsätta att köpa städtjänster från VSBo, utan att dessa upphandlas enligt LOU om rättspraxis skall följas. Detta har nyligen klarlagts genom en dom i Regeringsrätten, det s k Sysavmålet. Barn- och utbildningsförvaltningen har gjort en upphandling av städ vid Hjortsjöskolan och Gullbäckens förskola. Upphandlingen resulterade i att ISS Facility Services, fick uppdraget. Några formella fel i upphandlingen har vi inte noterat. Däremot är upplägget av anbudsutvärderingen komplicerat, vilket kan ha missgynnat VSBo. Prisskillnaden är dock så stor att annat upplägg av utvärderingen inte hade gett ett annat utfall när det gäller val av leverantör. Eftersom upphandlingen är den första avseende städtjänster är det ett alternativ att avvakta ytterligare upphandlingar, tills kommunen har tillräckligt underlag att bedöma om den valda entreprenören sköter sin uppgift på ett nöjaktigt sätt. Det är viktigt att upphandlingens konsekvenser för VSBo blir föremål för en konstruktiv dialog. Såväl kommunledning som VD och styrelse i VSBo har ett ansvar att ta i frågan. 3

4 Granskning av delårsbokslut Kontroll av att lagkraven på delårsbokslut i KRL 9 kap 1-3 uppfylls. Revisorerna gjorde i delårsbokslutet följande bedömningar: Delårsrapporten uppfyller i allt väsentligt kraven i den kommunala redovisningslagen. Vi bedömer att det är sannolikt att det finansiella målet för nettokostnadskvoten kommer att uppfyllas 2008, medan det är högst osannolikt att målsättningen för soliditeten kan uppfyllas. Målsättningen beträffande investeringstaket är mera svår att bedöma, eftersom denna berör hela mandatperioden. Årlig granskning nämndernas ansvarsutövande Revisorerna skall enligt Kommunallagen årligen granska all verksamhet. Revisorerna har genomfört möten med nämnderna om deras sätt att utöva sitt uppdrag. Granskning av årsredovisningen I granskningen av årsredovisningen framförs bl a: Det är anmärkningsvärt att socialnämnden år efter år överskrider sin budget. Även i år är det svårt uttala sig om verksamhetsmålen är uppfyllda. Dock kan konstateras att flera mål, inom kultur- och fritidsnämnden, barn- och utbildningsnämnden samt socialnämnden uppfyllts helt eller delvis. Kommunen behöver fortsätta utveckla målstyrningen. Framförallt gäller detta kommunstyrelsen och dess förvaltningar. Redovisningen av vatten- och avloppsverksamheten bör ytterligare förfinas i enlighet med intentionerna i VA-lagen. De olika posterna i balansräkningen bör i större utsträckning än vad som varit fallet vid denna granskning kompletteras med underlag som verifierar de upptagna tillgångarna och skulderna. Metoder och tillvägagångssätt vid upprättande av den sammanställda redovisningen bör förbättras. Möte med nämnder Under året har revisorerna haft möten med samtliga nämnder om deras sätt att utöva sitt uppdrag. Detta kommer vi att fortsätta med även under Nämndernas ekonomiska resultat Vi kan konstatera att kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden, kultur- och fritidsnämnden, elverksstyrelsen och barn- och utbildningsnämnden visar ett positivt resultat mot budget. Avseende socialnämnden så noterar vi ett underskott mot budget med 10,4 mkr. Socialnämnden har återigen ett ökande underskott. Vi har under året noga följt nämndens utveckling. Vi är mycket kritiska mot att nämnden låtit ett så stort underskott uppkomma. Nämnden borde agerat i ett tidigare skede under året. Vi noterar dock att nämnden under hösten 2008 tagit externt stöd för att förbättra sin styrning. Nämnden har också vidtagit organisatoriska förändringar och beslutat om besparingar. 4

5 Även under 2009 kommer vi mycket noga följa nämndens åtgärder att nå en ekonomi i balans. Vi förutsätter att nämnden under året bryter den negativa ekonomiska utvecklingen. Årsredovisning Årsredovisningen har granskats att den uppfyller kraven enligt Kommunal Redovisningslag. Granskningen har utmynnat i en särskild rapport som bifogas revisionsberättelsen. Balanskravet Enligt lag skall kommunen ha balans mellan kostnader och intäkter. Ett negativt resultat skall återställas senast inom tre år. Vi har granskat: kommunens bedömning av om balanskravet har uppfyllts om det i förvaltningsberättelsen anges när och på vilket sätt man avser att göra den i kommunallagen (KL 8:5) föreskrivna reglering i de fall ett negativt resultat uppvisas om det i förvaltningsberättelsen lämnas upplysning om hur tidigare års negativa resultat har reglerats om det i förvaltningsberättelsen framgår skälen till att inte reglera ett negativt resultat, i de fall fullmäktige har beslutat att en sådan reglering inte skall ske. Bedömning och iakttagelser Kommunen har en ekonomi i balans. I förvaltningsberättelsen redovisas att balanskravet uppnås för år God ekonomisk hushållning Lagstiftningen ställer krav på att kommunens budget i syfte att öka långsiktigheten i den ekonomiska planeringen skall innehålla finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheten. Revisorerna skall bedöma om det ekonomiska resultatet är förenligt med fullmäktiges beslut och om verksamheten drivits inom uppsatta mål. Vi har granskat: Måluppfyllelsen för fullmäktiges verksamhetsmål som är av betydelse god ekonomisk hushållning Måluppfyllelsen för fullmäktiges finansiella mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Bedömning och iakttagelser Kommunen har mot bakgrund av begreppet god ekonomisk hushållning formulerat några finansiella mål som anges i förvaltningsberättelsen: Nettokostnadernas andel av de totala skatteintäkterna skall inte överstiga 98 %. Soliditetsmålet är 50 % (inkl pensionsåtaganden). Beslut om investeringstak fattas av kommunfullmäktige för varje ny mandatperiod. För mandatperioden är investeringsramen 140 miljoner kronor. Avstämning och kommentarer av ovanstående mål görs i förvaltningsberättelsen. Av denna avstämning framgår att de två första målen inte är uppfyllda 2008 och det är tveksamt om målet beträffande investeringsramen kommer att kunna uppfyllas Vi ser framemot en ytterligare utveckling av verksamhetsmålen i delårsrapporten och årsredovisningen för

6 Ansvarsfrihet Vi tillstyrker att kommunstyrelsen, övriga nämnder samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret Vi tillstyrker också att kommunens årsredovisning för verksamhetsåret 2008 godkänns. Den är upprättad i enlighet med den Kommunala Redovisningslagen. Bo Holst Sture Filipsson Carl-Gustav Hermansson Thomas Kimmehed Anders Pettersson 6