Revisionsplan för Linnéuniversitetet 2016

Transkript

1 Beslutad av universitetsstyrelsen Datum: Dnr: 2016/ Föredragande: Carina Rydstedt Revisionsplan för Linnéuniversitetet Inledning Internrevisionen vid Linnéuniversitetet bedrivs enligt Internrevisionsförordningen (2006:1228), Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd samt enligt Linnéuniversitetets instruktion för internrevisionen (beslutad av styrelsen ). Enligt Internrevisionsförordningen (2006:1228) ska internrevisionen granska och lämna förslag till förbättringar av myndighetens process för intern styrning och kontroll. Internrevisionen ska granska om den interna styrningen och kontrollen på ett tillfredsställande sätt stödjer ledningens ansvar för - att verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt - att verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt - att universitetet hushållar väl med statens medel Internrevisionen ska vidare enligt Internrevisionsförordningen ge råd och stöd till styrelsen och chefen för myndigheten. Internrevisionen skall omfatta all den verksamhet som universitetet bedriver eller ansvarar för och revisionen ska bedrivas enligt såväl god internrevisionssed som god internrevisorssed. För utfyllande tolkning av god internrevisions- och internrevisorssed kan vägledning hämtas från allmänt accepterade riktlinjer för yrkesmässig internrevision. Enligt Ekonomistyrningsverkets föreskrifter till Internrevisionsförordningen ska i analysen av verksamhetens risker särskilt ingå att bedöma risken för otillbörlig påverkan, bedrägerier och annan oegentlighet. Internrevisionen genomför årligen självständigt en analys som omfattar all verksamhet som universitetet bedriver eller ansvarar för. Riskanalysen utgår såväl från universitetets identifiering av risk som från internrevisionens egen riskbedömning. Enligt den internationella standarden bör extern kvalitetsbedömning av internrevisionen ske. För den kvalitetssäkringen krävs extern kompetens vilken måste köpas in särskilt. Internrevisionen kommer under 2016 att förbereda en sådan kvalitetsbedömning och om den ska genomföras under 2017 bör detta beaktas i budgeten för Externt utförda internrevisionstjänster avropas enligt ett eget ramavtal med Transcendent Group som gäller från och med Dessa granskningar genomförs enligt internationell standard och kvalitetssäkras av certifierade revisorer. 2 Organisation och resurser Organisatoriskt är internrevisionen placerad direkt under styrelsen som en fristående funktion. Internrevisionen är bemannad med en heltidstjänst, internrevisionschefen. 1 (5)

2 3 Internrevisionens riskanalys Internrevisionens riskanalys bygger på en värdering av risker i relation till de mål som universitetet arbetar mot. Universitetsstyrelsen fattade i december beslut om en ny policy för arbetet med intern styrning och kontroll. Samtidigt redovisades kritiska faktorer för Linnéuniversitetet att uppnå uppsatta mål. Vid upprättandet av internrevisionens egen riskanalys har detta år utgångspunkten varit universitetets kritiska faktorer. Denna tillsammans med resultatet av särskilt genomförda intervjuer och de intervjuer som varit del av årets granskningar har utgjort grund för internrevisionens riskvärdering. Analysen har vidare omfattat den omvärldsbevakning som internrevisionen löpande bedriver, erfarenheter av generella risker utifrån allmän kännedom om universitetets verksamhet och organisation samt risker identifierade i gransknings- och rådgivningsarbete. Nätverket för Nordiska internrevisorer vid universitet och högskolor samarbetar med omvärldbevakning inom sektorn. Detta leder till utbyte av bedömningar av generella risker för universitet och högskolor i Norden. Internrevisionen har utifrån detta samlade material identifierat risker för Linnéuniversitetet. Internrevisionen har i sin riskanalys utgått från indelningen av de kritiska faktorerna. Här i revisionsplanen redovisas de föreslagna granskningarna utifrån dessa kritiska faktorer. Kritiska faktorer för att uppnå Linnéuniversitetets mål Rekrytering av rätt personal: Utveckla och tillvarata befintlig kompetens: Förmågan att hålla oss uppdaterade med samtidens och studenternas krav: Utnyttja mångkultur och internationalisering för kvalitetshöjning: Forskningsfinansiering: Granskning 2016 Granskning av kursplaneprocessen föreslås Ingen granskning föreslås 2016 Granskning av redovisning av projekt från 2015 slutförs Forskningsledning: Ingen granskning föreslås 2016 Ändamålsenligt arbetssätt: Granskning av kursplaneprocessen föreslås. Fortsatt uppföljning av IT föreslås Profilering/fokusering: Ingen granskning föreslås 2016 Stimulera och ta vara på och exploatera engagemang, fantasi och entusiasm bland medarbetare, kollegial kreativitet: Kompletta akademiska miljöer som drivkraft och flexibel samlingspunkt: Ingen granskning föreslås 2016 Levande vision och strategi : Ingen granskning föreslås (5)

3 4 Granskningsuppdrag och rådgivning 2016 Internrevisionen är enligt internrevisionsförordning skyldig att särskilt bedöma risken för otillbörlig påverkan, bedrägerier och annan oegentlighet i riskanalysen inför revisionsplanen. Internrevisionen har inte tagit del av uppgifter som föranleder att en granskning av risken behöver prioriteras under Internrevisionen vill i detta samanhang särskilt påpeka att redan i flera tidigare revisionsplaner har internrevisionen uppmärksammats att universitetet saknar dokumenterade rutiner för hantering av bedrägerier och oegentligheter. Internrevisionen vill ytterligare en gång påpeka att detta bör prioriteras och kommer att följa universitetets arbete under Utifrån den gjorda riskanalysen beslutas nedanstående revisionsområden i revisionsplanen för Kursplaner Utifrån risken att universitetet inte håller hög kvalitet i utbildningarna föreslår internrevisionen en granskning av hanteringen av kursplaner. Granskningen ska belysa både processen för att utveckla och förändra kursplaner. I granskningen ska även ingå att beakta hur generella beslut får genomslag som lärandemål i kursplanerna, t ex hållbarhetsmålen. 4.2 Uppföljning av granskning kompetensförsörjning 2013 genomförde internrevisionen en granskning gällande kompetensförsörjning för lärare. Den granskningen och beslutade åtgärder föreslås följas upp under 2016 som ett särskilt projekt 4.3 Redovisning av projekt Oförbrukade bidrag (slutförs 2016, beslutad i revisionsplan 2015) Att universitetet har en ineffektiv hantering av resurser har tidigare upptagits som en medelhög risk i både universitetets tidigare riskanalys och internrevisionens riskanalys. Utifrån den risken föreslogs en granskning av redovisningen av projektmedel, granskningen görs med utgångspunkt i medel som i balansräkningen upptagits som oförbrukade medel. Denna granskning slutförs under Uppföljning av tidigare IT-granskningar För att säkerställa att samtliga beslutade åtgärder genomförs och att följa upp om några ytterligare åtgärder behövs föreslås ytterligare en uppföljning av tidigare gjorda granskningar avseende IT-säkerhet. 3 (5)

4 4.5 Djupgranskning av utvalda institutioner/avdelningar Granskningen av vissa utvalda institutioner eller avdelningar kommer att bestå av en genomlysning av utvalda administrativa processer. Granskningarna kan komma att ha olika inriktning för olika institutioner eller avdelningar beroende på tidigare iakttagelser och granskningar. Utgångspunkten i de olika granskningarna kan komma att innehålla en transaktionsgranskningsdel efterföljd av kontroller av rutinerna avseende exv. ekonomisystemet, personalsystemet, Ladok, arkivet och diariet. Granskningarna kommer att vara del av den samlade bedömningen av den interna styrningen och kontrollen vid universitetet. Under 2016 kommer granskningen att särskilt gälla bokföring och representation. 4.6 Enstaka revisionsintyg Olika delar av verksamheten har från internrevisionen efterfrågat revisionsintyg. Internrevisionen ser detta som ett bra sätt att få djupare kunskap och insyn i en viss verksamhet och har i några fall därför skrivit revisionsintyg. De intyg som kan bli aktuella avser antingen relativt små belopp eller gäller få transaktioner. Även fortsättningsvis kommer internrevisionen att åta sig uppgiften att i enstaka fall skriva revisionsintyg. 4.7 Rådgivning i samband med årsredovisningen Internrevisionen har flera år genomfört vissa åtgärder för att kvalitetssäkra främst de finansiella delarna av årsredovisningen. I samband med universitetets upprättande av årsredovisning har det uppkommit ett antal olika frågeställningar och för att tydliggöra internrevisionens uppdrag i detta arbete redovisas det som ett rådgivningsuppdrag i revisionsplanen. 5 Resurser och beräknad resursåtgång 2016 Totalt tillgängliga resurser för internrevisionen under 2016 är 1,6 miljoner kr enligt universitetets budget för Revisionsplanen utgår från att internrevisionen under 2016 kommer att ha resurser motsvarande en internrevisor. Den tillgängliga tiden beräknas till totalt 1600 timmar. Till detta kommer konsulttid som inköps för specifika projekt. Internrevisionen beslutar själv om mindre ändringar inom fastställd revisionsplan efter avstämning med revisionsutskottet. 4 (5)

5 Revisionsplan 2016 Kursplaner 200 Uppföljning: Kompetensförsörjning 100 Redovisning av projekt oförbrukade bidrag 100 Uppföljning IT-granskning 2013 och Djupgranskning av utvalda institutioner/avdelningar (bokföring och representation) 200 Enstaka revisionsintyg 150 Rådgivning i samband med Årsredovisningen 100 Uppföljning av att åtgärder har vidtagits med anledning av tidigare gjorda granskningar 100 Administration och utveckling 600 Riskanalys Årsredovisningen Rådgivning Egen utbildning NIRUH (Nordiskt internrevisionsnätverk inom UH) Omvärldsbevakning Årsrapport 2015 och Revisionsplan 2016 Upphandling av nytt ramavtal för internrevisionstjänster. Avtalet ska gälla from Totalt timmar 5 (5)