Upphandlingen har annonserats enligt gällande regler för LOU och har genomförts som en förenklad upphandling.

Transkript

1 DELEGATIONSBESLUT Sidan 1 av 1 / / Kommunstyrelsen /Kommunstyrelsens Arbetsutskott/ /Upphandling på leverans av 18-karats guldur till kommunen. Ramavtal/ Bakgrund Tidigare avtal med Boströms Ur & Guld AB har löpt ut och Inköpsfunktionen har därför infordrat anbud för en ny avtalsperiod om två år, Upphandlingen har annonserats enligt gällande regler för LOU och har genomförts som en förenklad upphandling. Anbud har inkommit från 1. AB Fritz Olsson, Luleå 2. Epoch Engineering AB, Stockholm Sammanställning av anbud enligt bilaga "Sammanställning - Upphandling på leverans av 18-karats guldur till kommunen. Ramavtal" Efter genomförd anbudsutvärdering framstod anbud från nedan angivna anbudsgivare som de ekonomiskt mest fördelaktiga. Epoch Engineering AB Beslut att anta anbud lämnat av Epoch Engineering AB för leverans av guldur till Gällivare kommun under avtalstiden samt att avtal tecknas under förutsättning att överprövning inte begärs och om sådan begärs att förvaltningsdomstol inte förordnar om åtgärder enligt LOU. Beslutsunderlag 1. Sammanställning Christian Sundvall Upphandlingsansvarig Postadress Telefon Telefax Bankgiro Gällivare kommun GÄLLIVARE

2 C5 1 Gällivare kommun Datum Referens INK 2012:51 1 (3) Anita Ödalen anita.odalen kommun. ellivare.se Sammanställning - Upphandling på leverans av 18-karats guldur till kommunen. Ramavtal Bakgrund Rubricerade avtal med Boströms Ur & Guld AB har löpt ut och Inköpsfunktionen har infordrat anbud för en ny avtalsperiod om två år, Upphandlingen har annonserats enligt gällande regler för LOU och har genomförts som en förenklad upphandling. Denna sammanställning redovisar handläggningen av upphandlingen, prövningen av anbuden och utvärderingen av de anbud som visat sig uppfylla ställda krav enligt förfrågningsunderlag daterat Upphandlingen har annonserats i en allmänt tillgänglig databas, Opic Visma TendSign, Sammanställningen har utformats så att den svarar mot de krav på dokumentation av upphandlingsärende som anges i lagen om offentligt upphandling (LOU). Utvärderingen av anbud har skett av Inköpare Anita Ödalen. Anbud skulle vara beställaren tillhanda senast den 28 augusti Huvudregeln är att försändelser med anbud ska öppnas samtidigt och ska öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. Anbuden öppnades vid förrättning den 30 augusti och protokoll från anbudsförrättningen upprättades. Två anbudsgivare hade inkommit med anbud. Vid en första prövning konstaterades att anbuden var inkomna i rätt tid. Anbudsgivare var: 1. AB Fritz Olsson, Luleå 2. Epoch Engineering AB, Stockholm Postadress Telefon Telefax Bankgiro Gällivare kommun GÄLLIVARE G: \Kommunledningskontoelkonomifunktionen\ Inköp\ RAMAVTAUGuldur 10 \ Ttvärdering \ Sammanställning anbud guldur.doc

3 Kvalificeringsfas Prövningen har bestått av kontroll att anbuden innehåller de bilagor och intyg som begärts, att samtliga krav för upphandlingen uppfylls samt att anbuden offererar det som begärts. Av de inkomna anbuden kvalificerade sig ett anbud vidare till utvärdering. Resultatet av kvalificeringsfasen bifogas som bilaga till denna sammanställning. Anbudsutvärdering Prövning av anbud Utvärdering av anbud har genomförts med utgångspunkt från de uppgifter som leverantören redovisat i sitt anbud. Utvärderingen har utgått från nedan redovisade utvärderingskriterier: 70 % Pris. Poängskala 1-5. Priset beräknas på den beräknade årliga totalkostnaden för leveransen. Priset anges i en poängskala där lägsta prisbild ger 5 poäng och högye prisbild ger lägre poäng proportionellt mot den lägsta prisbilden. 20 % Service/Produktsortiment. Poängskala 1-5 Kriteriet bedöms med utgångspunkt från i anbudet redovisad service såsom beställnings- och leveransrutiner. Poängsättning service 5 poäng: Leverans inom en (1) vecka 4 poäng: Leverans inom två (2) veckor 3 poäng: Leverans inom tre (3) veckor 2 poäng: Leverans inom fyra (4) veckor 1 poäng: Leverans efter fyra (4) veckor 10 % Kvalitet/milj ö. Poängskala 1-5. Kriteriet bedöms med utgångspunkt från redovisat kvalitets- och miljösystem. Se nedan poängsättning. Poängsättning kvalitet och miljö: 5 poäng: Anbudsgivare som är certifierade för kvalitets- och miljösystem enligt ISO 9001/14001 eller annat likvärdigt certifierat system. 4 poäng: Anbudsgivare som har påbörjat certifiering för kvalitets- och miljösystem enligt ISO 9001/14001 eller annat likvärdigt certifierat system. 3 poäng: Anbudsgivare som har eget dokumenterat kvalitets- och miljösystem. 2poäng: Kvalitets- och miljösystem saknas men företaget har väl utarbetade kontrollplaner för säkerställande av kvalitet och miljö i projekt. 1 poäng: Anbudsgivare som inte har något av ovan system. Resultatet i utvärderingen bifogas som bilaga till denna rapport. Utvärderingsresultat Efter genomförd utvärdering framstod anbud från Epoch Engineering AB som de mest fördelaktiga. Ekonomiska konsekvenser Kostnaderna har sedan förra upphandlingen ökat med ca % beroende på de höga guldpriserna. Kostnaderna belastar budgeten för personalkostnader jubileumsgåvor. 2 g Acommunledningskontor ekonomifunktionen, inköp, ramavt abguldur 10, ut värdering sammanst ällning anbud guldur.doc

4 3 Konsekvenser för barn och ungdomar Upphandlingen innebär inga konsekvenser eller påverkan på barn och ungdomar. Förslag till beslut att anta anbud lämnat av Epoch Engineering AB samt att avtal tecknas under förutsättning att överprövning inte begärs och om sådan begärs att förvaltningsdomstol inte förordnar om åtgärder enligt LOU. Beslutsunderlag 1. Kvalificering 2. Utvärdering ( Anita Ödalen Inköpare '04,-1(i4v gacommunledningskontor ekonornifunktionen'inköp ramavtabguldur 10' ,utvärderingsamrnanställning anbud guldur.doc

5 Gällivare kommun Bilaga 1 Ramavtal leverans av guldur Kvalificering - kontroll av formella skall-krav Nr Anbudgivare 1 AB Fritz Olsson 2 E och Stockholm AB Anbud inkommit Leverantörs- Leverantörs- Referenser Vidare till i rätt tid information försäkran utvärdering Ja Ja Ja Ne. Ne* Ja Ja Ja Ja Ja G:\KommunledningskontonEkonomifunktionen\Inköp\RAMAVTAL\Guldur 1 0 \ \Utvärdering \Kvalificering-utvärdering.xlsKvalificering

6 Gällivare kommun Bilaga 2 Utvärdering av anbud - Ramavtal leverans av guldur Nr Anbudgivare 2 Epoch Stockholm AB Pris Kostnad/ Poäng Service Poäng Kvalitet/Miljö Poäng TOTAL Vikt 70 % år 1-5 vxp Vikt 20 % 1-5 vxp Vikt 10% 1-5 vxp POÄNG 0, ,0 3,5 0,2 3 0,6 0,1 3 0,3 4,4 Sammanställning priser 2. Epoch Engineering AB pris/st kostnad/år Alt 2. Epoch Jubilee Gold Elegance Herr EP Dam EP Gravyr Gara nti 2 år Försäkring 1 år Levera nstid 3 veckor Totalkostnad beräknat på 20 herrur och 20 damur/år, totalt 40 ur/år G: \Kommunledningskontoh Ekonomifunktionen\ Inkiip\RAMAV1-AL\Guldur 10 \ \ Utvärdering\Kvalificering-utvärdering.x1sUtvärdering 1 (1)