Upphandling arbetskläder

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Lars Axelsson ON 2016/ Omsorgsnämnden Upphandling arbetskläder Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att KSAU får i uppdrag att slutföra upphandlingen och att upphandlingschef Maria Kleveborn får i uppdrag att teckna avtal med föreslagen leverantör. Bakgrund Nuvarande avtal med leverantör av arbetskläder till omsorgspersonal i omsorgsförvaltningen och Södermöre kommundel går ut i oktober En ny upphandling är gjord och hänsyn är tagna till Socialstyrelsens nya krav om byte av arbetskläder efter varje arbetspass. En arbetsgrupp av fackliga från samtliga yrkesgrupper har tillsammans med upphandlingsenheten sammanställt en kravspecifikation som underlag till en ny upphandling. I kravspecifikationen anges vilken typ av arbetskläder som ska upphandlas, färger, kvalité, leveranskrav, miljökrav med mera. Socialförvaltningen omfattas delvis också av upphandlingen och har deltagit i upprättande av underlag. Anbudstiden har gått ut och en utvärdering är gjord. Sekretess råder på samtlig information gällande upphandlingen och olika leverantörer. Upphandlingsenheten kommer att redovisa utvärderingsresultatet för omsorgsnämnden. KSAU fattar beslut om val av leveranör och upphandlingsenheten tecknar avtal. Mattias Ask Förvaltningschef Lars Axelsson Supportchef Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Lars.Axelsson@kalmar.se

2 ON 2016/ (2)

3 Kravspecifikation Bilaga 1 (rev. 1) Handläggare Datum Ärendebeteckning Jenny Sjåstad Kravspecifikation - Tvättjänster med förhyrt tvättgods till Kalmar kommun serviceförvaltningen, socialförvaltningen och Södermöre kommundelsförvaltning Krav på leverantören Distribution Leverantören skall hämta och lämna tvätt en 1-2 gång/-er per vecka vid cirka 96 leveransadresser i Kalmar kommun (se bilaga 5) enligt senare överenskommelse och uppgjort schema. Antalet leveransadresser kan komma att ändras under avtalstiden. Textilierna skall levereras lastade och uppmärkta med respektive leveransadress, förpackade på ett väl skyddat sätt Krav på tjänsten Allmänna krav Leverantören skall kunna svara för hela leveranskedjan avseende försörjning av personalkläder. Detta innebär att leverantören dels skall tillhandahålla hyrgods i form av specifika personalkläder till anställda i Kalmar kommun omsorgsförvaltningen, Södermöre kommundel samt socialförvaltningen en till två gånger per vecka, samt skall kunna hämta använd tvätt samt leverera ren, efterbehandlad och vid behov lagad tvätt till och från beställaren. Upphandlingsenheten Serviceförvaltningen Adress Box 611 Besök Torsåsgatan 14 Tel vx jenny.sjastad@kalmar.se

4 2 (4) Tidplan Beställarens önskemål är att cirkulationen av tvätt skall kunna börja direkt efter avtalsstart Leverantören skall presentera en tidplan för hur snart anbudsgivaren kan komma igång med distributionen. Tidplanen skall inkludera inprovning av storlekar och eventuella anpassningar samt ledtid från beställning till uppstart. Utprovning av storlekar ska ske med plagg som tvättats minst en gång. Service Leverantören skall erbjuda följande service: Tvätta cirkulationsgodset i minst 70 grader under minst 10 minuter. Efterbehandla cirkulationsgodset så att det ger ett professionellt intryck. Inga veck eller horn på axlarna skall synas efter att hängtorkning gjorts. Tillhandahålla tvättsäckar/tvättvagnar och i övrigt lämpligt emballage. Ta emot beställning via webb eller telefon. Ha en bemannad kundtjänst under normal kontorstid. Tillhandahålla rekvisitioner/följesedlar. Hantering av smittat gods. Leverantören skall vid behov kunna leverera kläder till personal med allergiska besvär, som kan vara orsakade av de normalt använda tvättmedlen. I anbudet skall det beskrivas hur rutinerna fungerar samt hur rutinerna kontrolleras. Rutiner Leverantören skall ha en fungerande organisation för att rätt kläder kommer tillbaka efter tvätt, samt ha beredskap för oväntade stopp, fel eller annat haveri i tvätteriet. Leverantören skall också ha rutiner för att kunna lösa akuta behov samt ska kunna laga trasiga kläder eller ersätta dessa, samt kunna leverera arbetskläder vid utökning av antalet personal under avtalstiden. Leverantören skall i anbudet redovisa sina verksamhetsrutiner för utförande och uppföljning av uppdraget. Beskrivningen ska redogöra för beställning, leveransrutiner, reklamation, tvätt, hantering av smittat gods, personalutbildning gällande smittat gods, hantering av kundägt (omärkt) gods, inventering, hantering för att ersätta svinn av hyrkläder samt hantering kvarglömda saker. Beställaren har att följa lagar och förordningar kring dagliga klädbyten för verksamhet inom omsorgsoch socialförvaltning. Leverantörens beskrivna verksamhetsrutiner och leveranser följs upp mot vite enligt punkt 3.3 i förfrågningsunderlaget.

5 3 (4) Krav på varan Allmänt Vid avtalsstart skall beställaren erhålla nya kläder tillverkade av textilier som har tvättats minst en gång. Ytterligare krympning får ej ske. Leverantören skall erbjuda personalkläder, i god kvalitet avseende hållbarhet och passform, anpassade för omsorgsverksamhet, i form av: Två modeller av långbyxor, med justerbar benlängd, i färgen svart. En byxa i tunnare tygvariant i så kallad unisexmodell med dragsko i midjan, och en byxa i tjockare tygvariant i både dam- och herrmodell med vanlig byxlinning. Bussarong av unisexmodell, i färgerna rött och blått, behöver ej vara enfärgad. Pikétröja i färgerna rött och blått, behöver ej vara enfärgad. Klänning i färgerna rött och blått, behöver ej vara enfärgad. Gravidkläder, beställningsvara, med leverans inom två veckor från beställning. Huvudduk. Det skall finnas möjlighet att placera Kalmar kommuns logga litet och diskret på plaggen. Synliga dekaler eller logotyper som inte Kalmar kommuns får inte ingå i levererat sortiment. Om behov uppstår skall det finnas möjlighet för personal att få byta storlek och modell på kläderna. Gemensamma krav på plaggen Samtliga kläder skall: Kunna tvättas i minst 70 grader under minst 10 minuter Ha en materialsammansättning som gör dem färgbeständiga och, kostnadsfritt för beställaren, bytas ut när de efter en visuell bedömning, anses urtvättade. Ha en hållbarhet om minst 3 år Inte krympa mer än 5 % Inte bli noppiga Vara släta och utan veck och fläckar efter tvätt Finnas i storlekarna 2XS 6XL Klara OEKO TEX Standard 100 eller likvärdigt (se verifikat Miljökrav enligt bilaga 2).

6 4 (4) Krav på byxor för dam och herr Byxorna, i färgen svart, skall finnas i två varianter; en variant med i ett tjockare tyg ( gram/ m2) med vanlig byxlinning, gylf och justerbar benlängd. En variant med tunnare tyg ( gram/m2) med dragsko i midjan. Båda alternativen skall vara av bomull och/eller polyester med en mindre inblandning av stretch exempelvis 80 % bomull och 20 % POL T400 COOLMAX med stretch, eller likvärdigt. Materialinnehåll samt tygvikt gr/m2 skall anges i anbudet. Det skall finnas: Hällor för bälte samt nycklar Blixtlås för gylf Sidfickor Benfickor med pennficka och plats för telefon Möjlighet att ändra benlängden på byxan. Krav på bussarong/skjorta och pikétröja för dam och herr samt klänning Överdelen skall ha kort ärm och vara av materialet bomull/polyester. Klänning skall ha sidfickor och bröstficka. Materialet skall vara bomull/polyester ( gram/m2) och lite polyester. Bussarong skall ha sidfickor och bröstficka ska vara av så kallad unisexmodell. Pikétröja, i trikå, ska ha en bröstficka. Materialinnehåll samt tygvikt gr/kvm skall anges i anbudet. Prover Eftersom klädernas design och passform skall utvärderas av en referensgrupp bestående av personal skall prover på offererade kläder bifogas anbudet. Prover, tvättade minst en gång, skall bifogas för både dam och herr i storlekarna S, M och L av en byxa med linning, en byxa med dragsko i midjan, en bussarong av unisexmodell, pikétröja samt klänning alla plagg i samtliga angivna färger. Leverantören skall skicka med broschyrer med bilder och information om kläderna. Kläderna som ska användas för utvärderingen skall bifogas anbudet i en låda, märkt med leverantörens namn, men med omärkta kläder i, d v s kläderna skall inte gå att koppla till anbudslämnaren.

7 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Upphandling Kalmar kommun Upphandling av tvättjänster med förhyrt tvättgods till Kalmar kommun/södermöre kommundelsförvaltning. Jenny Sjåstad Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Upphandling av Tvättjänster med förhyrt tvättgods 1 Allmänna föreskrifter 1.1 Inbjudan Ni inbjudes inkomma med anbud i rubricerad upphandling enligt bifogat anbudsunderlag med tillhörande bilagor. I anbudsförfrågan benämnes Kalmar kommun omsorgsförvaltningen, socialförvaltningen och Södermöre kommundelsförvaltning som "beställaren" och anbudsgivaren som "leverantören". Beställarens ombud i upphandlingen är Kalmar kommun, Serviceförvaltningen, Upphandlingsenheten. 1.2 Kontaktpersoner Kontaktperson för upphandlingen: I första hand: Upphandlare Jenny Sjåstad, tfn: e-post: jenny.sjastad@kalmar.se I andra hand: Upphandlingschef Maria Kleveborn, tfn: e-post: maria.kleveborn@kalmar.se 1.3 Sista anbudsdag Anbud skall lämnas elektroniskt via TendSign med bifogade filer och dokument och skall vara Kalmar kommun tillhanda senast Inlämnande av anbud genom TendSign innebär bland annat att: Företrädare för leverantören ansluter sig personligen till tjänsten TendSign genom att registrera ett användarkonto genom formuläret på TendSigns hemsida, Utskrivet: :09 Sida 1 av 11

8 Efter registrering får man omedelbart tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hantering av systemet kan ni kontakta support för Visma TendSign enligt instruktioner på hemsidan. Anbud skickas med tidlås som gör att Kalmar kommun inte kan öppna ett anbud förrän dagen efter sista dag för inkommande anbud. 1.4 Giltighetstid Leverantören skall vara bunden av sitt anbud t.o.m Uppfylls kravet på anbudets giltighetstid, , enligt punkt 1.4? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som förenklad upphandling (B-tjänst) enligt LOU lagen om offentlig upphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Beställaren kan medge att leverantören får rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Beställaren får begära att ett anbud förtydligas om det kan ske utan särbehandling eller konkurrensbegränsning. I övrigt gäller svensk rätt och lagstiftning för lämnat anbud. 1.6 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut är inte en accept och bindande avtal kommer till stånd först när skriftligt upphandlingskontrakt tecknats mellan parterna. 1.7 Upplysningar under anbudstiden Eventuella frågor skall ställas till Kalmar kommun, Upphandlingsenheten skriftligen via Visma TendSign. Inkomna frågor och svar meddelas via Visma TendSign. Sista dag för frågor är Innan anbud lämnas uppmanas leverantören att kontrollera via Visma TendSign om nya uppgifter om upphandlingen tillkommit. Leverantörer som erhållit förfrågningsunderlaget från annat håll än via Visma TendSign är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade om eventuell tillkommande information under anbudstiden. 1.8 Avtalsform Ramavtal, där avtal kommer att tecknas med en leverantör för hela åtagandet. Anbud kan endast lämnas på hela uppdraget. 1.9 Alternativa anbud Alternativa anbud och reservationer accepteras inte Avtalstid Detta avtal kommer att löpa från och med till och med Därefter har beställaren en ensidig möjlighet att begära förlängning av avtalet med 1+1 år. Om beställaren önskar påkalla förlängningsoption skall detta ske skriftligen före avtalstidens utgång. I det fall avtalet inte kan tecknas eller träda i kraft utan först vid en senare Utskrivet: :09 Sida 2 av 11

9 tidpunkt, skall avtalstiden ändå vara två år med möjlighet för beställaren att förlänga avtalet med upp till 24 månader Omfattning Beställaren avser att upphandla tvättjänster samt distribution av förhyrt tvättgods, så kallad cirkulationstvätt, i syfte att kunna erbjuda personalkläder i form av byxa, överdel och klänning till cirka två tusen fyra hundra (2400) personer inom Kalmar kommun omsorgsförvaltningen, socialförvaltningen och Södermöre kommundelsförvaltning, se kravspecifikation bilaga 1. Kalmar kommuns logotype skall kunna placeras litet och diskret på plaggen. Utav de totalt två tusen fyra hundra (2400) personerna så är det åtta hundra (800) personer som enbart behöver tillgång till överdel och klänning. Varje person skall byta till nytvättade kläder varje dag och leverantören skall bedöma hur många byten varje person behöver ha av byxa, överdel och klänning för att kunna byta kläder med ovan angivet intervall vid nitton (19) arbetstillfällen på en fyra (4) veckors period. Mellan personer har behov av huvudduk som arbetskläder och det skall därför vid behov kunna erbjudas. Beställaren förbinder sig inte att avropa en viss kvantitet, utan antagen leverantör är skyldig att leverera beställarens verkliga behov. Beräknad total inköpsvolym/år uppskattas till fem miljoner ( ) kronor Anbudets form och innehåll Det är önskvärt att anbudet innehåller en elektronisk kopia, t ex. USB-minne som är läsbart i normal officeprogramvara. I övrigt gäller följande: Anbudet skall vara formulerat på svenska språket. Bevis, enstaka ord, förkortningar och tekniska beskrivningar får även vara på engelska. För sent ankommet anbud kommer ej att prövas. Ersättning för lämnat anbud/varuinformation utgår ej. Anbudshandlingarna behöver inte vara inbundna eller sammanhäftade, pärmar eller påkostade mappar behövs ej och påverkar inte utvärderingen. Reklam och marknadsföringsmaterial eller motsvarande som inte är efterfrågade eller relevanta i anbudet önskas ej. Anbud via post, fax eller e-post accepteras ej. Samtliga begärda bilagor (bilagorna 2, 4, 6 och 8) skall fyllas i och bifogas anbudet, samt i förekommande fall undertecknas. Omärkta utvärderingsexemplar av kläder i storlekarna S, M och L ska bifogas anbudet (se nedan). Beskrivning av företagets resurser med mera skall bifogas anbudet (se nedan) Leverantörens allmänt tillgängliga produktkatalog på svenska med tillhörande prislista skall bifogas anbudet. Villkoren i anbudsförfrågan skall följas för att anbuden skall kunna utvärderas på likvärdiga grunder. Bifoga leverantörens allmänt tillgängliga produktkatalog på svenska med tillhörande prislista till anbudet. (Bifogat dokument) 1.13 Beskrivning av företagets resurser m.m. Leverantören skall till anbudet bifoga en enklare företagsbeskrivning innehållande uppgifter om företaget, dess affärsidé, verksamhet och organisation, etablering, samarbetspartner, resurser, leverantörens personalstyrka inom efterfrågade kommuner, samt redogöra hur man har tänkt organisera med personal inom efterfrågade kommuner vid ett eventuellt avtal. Utskrivet: :09 Sida 3 av 11

10 Bifoga beskrivning till anbud utav företagets resurser enligt punkt (Bifogat dokument) 1.14 Avbrytande av upphandlingen Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud och avbryta upphandlingen om anbuden inte uppfyller kraven, överstiger nuvarande kostnadsram, av annan anledning kan anses oförmånliga eller på grund av ändrade verksamhetsdirektiv. 2 Prövning av anbudsgivare och anbud 2.1 Kvalificeringsfasen Krav på ekonomisk stabilitet och finansiell styrka Leverantören skall ha tillräcklig ekonomisk kapacitet för att kunna fullgöra kontraktet. Leverantörer som har en riskklassificering/rating enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget Credit Safe AB som inte understiger 40 (kreditvärdig) anses ha en tillräcklig ekonomisk kapacitet för att kunna fullgöra kontraktet. Kontroll mot Credit Safe kommer att göras av beställaren Krav på teknisk och yrkesmässig kapacitet Leverantören skall ha tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet för att utföra uppdraget. Som bevis härför skall en referensförteckning över två (2) tidigare liknande uppdrag bifogas anbudet. Dessa skall vara genomförda under de senaste tre (3) åren och informationen skall anges på bilaga 4 referenser. För det fall leverantören utfört uppdrag för Kalmar kommun inom den senaste treårsperioden skall ett av referensuppdragen avse Kalmar kommun. Referenterna skall vara vidtalade och kan komma att bli kontaktade av beställaren. Med liknande uppdrag avses att leverantören ska ha levererat tjänster avseende förhyrt tvättgods, s k cirkulationstvätt, till företag eller organisation med minst 500 anställda och olika leveransställen. Nystartade företag/verksamhet kan istället ange tidigare erfarenhet för ägarna eller anställda hos leverantören. Bifoga bilaga 4 Referensblankett, ifylld, till anbudet. (Bifogat dokument) Åberopande av annans kapacitet Leverantörer som inte själv uppfyller krav avseende ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet får åberopa annans kapacitet. Leverantören skall då till anbudet bifoga motsvarande bevis avseende den vars kapacitet åberopas samt ett åtagande från den vars kapacitet åberopas som visar att leverantören kommer att förfoga över de åberopade resurserna när kontraktet skall fullgöras. Kontroll mot Credit Safe kommer, om annans ekonomiska kapacitet åberopats, att göras avseende den vars kapacitet åberopats. Åberopar anbudsgivare annans kapacitet avseende ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet? Om svaret är JA skall bevis bifogas enligt punkt (Ja/Nej svar) Nej Ja Kvalitetsledningssystem Leverantören skall tillämpa ett strukturerat och systematiskt kvalitetsarbete. Leverantören ska ha dokumenterade rutiner för hur detta arbete följs upp och revideras. Leverantören skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO 9001-certifiering eller annan likvärdig certifiering, eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem innehållande likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder. För att verifiera att ovanstående krav uppfylls skall leverantören till anbudet bifoga antingen: Utskrivet: :09 Sida 4 av 11

11 Kopia på intyg om certifiering som skall vara giltigt vid tidpunkten för anbudets undertecknande, eller En redovisning av det egna kvalitetssäkringssystemet samt ett intyg om att detta system innehåller, med ISO 9001 likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder. Bifoga kopia av giltigt tredjeparts certifikat eller en redovisning av det egna kvalitetssäkringssystemet samt ett intyg om att detta system innehåller med ISO 9001 likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder. (Bifogat dokument) Miljöledningssystem Leverantören skall tillämpa ett strukturerat och systematiskt miljöarbete. Leverantören ska ha dokumenterade rutiner för hur detta arbete följs upp och revideras. Leverantören skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO certifiering eller annan likvärdig certifiering, eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem innehållande likvärdiga miljösäkringsåtgärder. För att verifiera att ovanstående krav uppfylls skall leverantören till anbudet bifoga antingen: *Kopia på intyg om certifiering som skall vara giltigt vid tidpunkten för anbudets undertecknande, eller *En redovisning av det egna kvalitetssäkringssystemet samt ett intyg om att detta system innehåller, med ISO likvärdiga miljösäkringsåtgärder. Det ska finnas en namngiven kontaktperson för miljöfrågor gentemot den upphandlande myndigheten. Bifoga kopia på intyg om certifiering som skall vara giltigt vid tidpunkten för anbudets undertecknande, eller en redovisning av det egna kvalitetssäkringssystemet samt ett intyg om att detta system innehåller, med ISO likvärdiga miljösäkringsåtgärder (Bifogat dokument) Uppge kontaktuppgifter för kontaktperson för miljöfrågor hos leverantören: förnamn, efternamn, adress samt direkt telefonnummer. (Fritextsvar) Miljökrav Leverantören skall i bilaga 2, Miljökrav, fylla i och redovisa hur de tekniska miljökraven för tvätt- och textilservice, textilier, vattenförbrukning och transporter uppfylls samt till anbudet bifoga de verifikat som erfordras per krav. Ett (1) verifikat per krav skall bifogas anbudet. Beställaren skall när som helst under upphandlingen och under avtalsperiod ha rätt att begära bevis om uppfyllandet av de i bilaga 2 ställda miljökraven. Bifoga bilaga 2 ifylld och undertecknad enligt punkt (Bifogat dokument) kap. 1 och 2 LOU Om omständighet som anges i 10 kap. 1 eller 2 LOU föreligger avseende en anbudsgivare kan dennes anbud komma att förkastas. Genom undertecknande av anbud intygar leverantören att han är fri från hinder för Utskrivet: :09 Sida 5 av 11

12 deltagande enlig 10 kap. 1 och 2 lagen (2007:1 091) om offentlig upphandling. Utländska anbudsgivare kan på begäran från beställaren överlämna sådan information som styrker ovanstående i sitt hemland. Anbudsgivare verksam utanför Sveriges gränser skall bifoga: Intyg om registrering i yrkes- och handelsregister i det land där leverantören är etablerad. Intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad, som utvisar att leverantören där betalat föreskrivna skatter, andra avgifter samt sociala kostnader. Är anbudsgivare verksam utanför Sveriges gränser? Om svaret är JA skall även intyg bifogas enligt nedan fråga. (Ja/Nej svar) Ja Nej Om anbudsgivare är verksam utanför Sveriges gränser så skall intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad, som utvisar att leverantören där betalat föreskrivna skatter, andra avgifter samt sociala kostnader bifogas till anbudet. (Bifogat dokument) Uppfyllande av skall-krav Anbudsunderlaget innehåller ett antal skall-krav. Skall-kraven som är obligatoriska och ingår i kvalificeringsfasen skall vara besvarade och uppfyllda för att anbuden skall kunna gå vidare till utvärderingsfasen. I anbudet skall bekräftas att redovisade skall-krav är uppfyllda. Detta görs genom att använda bifogad bekräftelse, bilaga 6 Svarsformulär tvätt som bifogas anbudet enligt punkt Utvärderingsfasen Utvärdering Utvärdering kommer att ske av de anbud som uppfyller ställda krav och som lämnats av leverantörer som kvalificerats till utvärdering. Beställaren kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till nedan angivna utvärderingskriterier. 1. Totalkostnad 2. Klädernas design och passform Vid utvärderingen av anbuden kommer en utvärderingsmetod att tillämpas, där kriterier utöver pris åsätts ett ekonomiskt värde. Metoden innebär att erhålla betyg på kriterier som kommer att generera avdrag på anbudspriset i enlighet med betygsskalan som anges nedan under punkten Klädernas design och passform. Resultatet är anbudets utvärderingspris. Anbudspris erhållet prisavdrag = utvärderingspris Metoden innebär att beställaren vid anbudsutvärderingen kommer att belöna ett anbud med en kollektion där kläderna har bra design och passform. Framtagandet av anbudets utvärderingspris, görs enbart för att få fram det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och innebär inte att beställaren kommer att betala ett högre eller lägre pris än vad som anges som anbudspris i vinnande anbud. Utskrivet: :09 Sida 6 av 11

13 2.2.2 Totalkostnad Här utvärderas: anbudspris enligt bilaga 6 där leverantören skall ange leverantörens artikelnummer, leverantörens artikelbenämning, tillgängliga storlekar, material inklusive % -fördelning i procent mellan ingående material, färg (se kravspecifikation bilaga 1), antal plagg per år (se omfattning, punkt 1.11), pris per plagg. Bifoga bilaga 6 komplett ifylld till anbudet. (Bifogat dokument) Klädernas design och passform Här utvärderas: Klädernas design och passform av en utsedd referensgrupp bestående av 35 personer som är anställda hos beställaren. Utvärderingen kommer att göras av följande 5 (fem) plagg från leverantör: *En byxa med linning, storlekarna S, M och L. Dam- och herrstorlek. *En byxa med dragsko i midjan, storlekarna S,M, L. Så kallad unisexmodell. *En bussarong i storlekarna S, M och L. Så kallad unisexmodell. *En klänning, i storlekarna S, M och L. Damstorlek. *En pikétröja, i storlekarna S, M och L. Så kallad unisexmodell. Kläderna som ska användas för utvärderingen skall bifogas anbudet i en låda, märkt med leverantörens namn, men med omärkta kläder i, d v s kläderna skall vid referensgruppens utvärdering inte gå att koppla till anbudslämnaren. Varje plagg kommer att bedömas utifrån följande fyra kriterier: *Hur plagget ser ut. *Hur bekväma plaggen är att jobba i. *Plaggens funktionalitet och användarvänlighet exempelvis beträffande fickor. *Kvalitetskänsla. Varje kriterie bedöms för sig i en skala från 0-3 poäng. Varje poäng motsvarar ett på förhand bestämt avdrag i SEK, se bilaga 3 Bedömning referensgrupp. Poäng sätts i hela steg. Om något plagg på någon utav kriterierna få 0 poäng kommer hela anbudet att förkastas. Medelvärdet av samtliga referenspersoners poäng, per plagg, för de fem (5) olika plaggen räknas fram. Poängen avrundas till närmsta heltal i poängskalan och får sedan det värde i SEK som poängen motsvarar och som sedan används som avdrag per plagg i utvärderingen, se bilaga 7, kolumn 'Avdrag från referensgrupp per plagg'. Utvärderingspris kommer att beräknas utifrån det avdrag som referensgruppens utvärdering ger. Exempel på beräkning av utvärderingspris finns utvärderingsexemplet i bilaga 7. Graviditetskläder och logotype kommer inte att bedömas av referensgruppen vilket gör att graviditetskläder och logotype inte erhåller avdrag på anbudspris per plagg i beräkning av utvärderingspriset Antagande av anbud Utvärdering kommer att ske enligt bifogad utvärderingsmodell bilaga 7 som är ett exempel på en fiktiv utvärdering. Det anbud som erhåller lägst utvärderingspris vid utvärderingen är det ekonomiskt mest fördelaktiga. 3 Kommersiella villkor 3.1 Anbudspris Fast pris/plagg skall anges i SEK, exklusive moms. Leverantörens samtliga kostnader skall ingå i priset, gäller även leveranskostnader. Utskrivet: :09 Sida 7 av 11

14 Pris skall anges i svarsformuläret, bilaga 6, se punkt Prisjustering Angivna nettopriser enligt svarsformulär, bilaga 6 skall gälla fast under första avtalsåret. Eventuell prisjustering därefter i enlighet med SCB:s tvätt- och textilserviceindex med offertmånad som basmånad som kan begäras 1 gång/år. Prisjusteringar ska vara fastställda och accepterade av Kalmar kommuns upphandlingsenhet senast en (1) månad före ikraftträdande. Kan överenskommelse om nytt pris ej träffas äger båda parter rätt att skriftligen säga upp avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller den senast träffade prisöverenskommelsen. Begäran om prisändringar skall ske skriftligt och vara beställaren tillhanda senast 30 dagar innan de träder i kraft för att äga giltighet. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. 3.3 Leveranstider Distribueras förhyrt tvättgods inte i rätt tid enligt leverantörens i anbudet angivna verksamhetsrutiner så har beställaren rätt till vite, bilaga 1. Vitet skall utgå för varje påbörjad dag som förseningen varar och skall beräknas på värdet av den del av det förhyrda tvättgods som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk enligt nedan: - 1 dags försening ger 8 % prisreduktion - 2 dagars försening ger 9 % prisreduktion - 3 dagars försening ger 10 % prisreduktion - 4 dagar eller längre försening ger 12 % prisreduktion Vitet skall i sin helhet inte överstiga (tolv) 12 % av sagda värde. Prisreduktionen skall i första hand räknas av fakturan. I de fall detta ej är möjligt skall kreditering ske. Vid fler än tre (3) vitesförelägganden på hela avtalet inom en av beställaren valfri 12-månadersperiod äger beställaren rätt att säga upp avtalet. Felaktiga leveranser skall räknas som försenade till dess att korrekt leverans skett. 3.4 Leveransvillkor Fritt levererat och lossat till anvisad plats på beställarens enheter. Emballage skall ingå. Leverans skall ske under beställarens ordinarie arbetstid om inte annat överenskommits. 3.5 Nya artiklar Eventuellt nya artiklar (nyheter, tillägg etc.) som tillkommer under avtals-perioden skall prissättas med högst samma marginal som för de anbudsprodukter som ursprungligen offererats. 3.6 Ersättningsleveranser/produktförändringar Antagen leverantör får inte utan Kalmar kommuns upphandlingsavdelnings medgivande ersätta beställd vara med annan. Utskrivet: :09 Sida 8 av 11

15 I det fall en upphandlande artikel utgår skall Kalmar kommuns upphandlingsavdelning skriftligen informeras om detta samt erbjudas en likvärdig eller bättre vara med samma prissättningsmarginal som den utgångna varan. Om erbjuden ersättningsvara, enligt beställarens uppfattning, inte kan anses likvärdig, har beställaren rätt att säga upp avtalet med tre månaders uppsägningstid. 3.7 Garantier Om inte annat överenskommits omfattar garantin hela leveransen utan undantag. Garantin skall vara minst 3 år per plagg. Leverantören skall i sitt anbud redovisa sina garantiåtaganden, se bilaga Reklamation Leverantören skall omgående, utan kostnad för beställaren, kunna rätta reklamationer beträffande felleverans eller skadat gods. Av anbudet skall det framgå hur leverantören hanterar reklamationer, se punkten Rutiner bilaga Statistik Leverantören skall på beställarens begäran, kostnadsfritt, lämna statistik över beställarens gjorda inköp. Statistik skall utvisa vilka volymer som beställts per artikel, totalsumma per artikel samt totalsumma för samtliga köpta varor i svenska kronor, SEK. Statistiken skall lämnas per kommun, förvaltning och totalt. Statistiken kan lämnas digitalt i format Excel eller ett annat format som är läsbart i Excel E-handel Leverantören skall vid avtalsstart, kunna skicka produktkatalog/prislista, kunna ta emot order och skicka fakturor elektroniskt. Den standard som skall användas är den i offentlig sektor använda SFTI (Single Face To Industry). Leverantör skall kunna skicka produktkatalog med sortimentutbud, priser m.m. som denna upphandling resulterat i. Den kan vara antingen enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6, d.v.s. i Edifact-format (en s.k. Pricat), eller som Svekatalog eller i cellstrukturerat format (t ex Excel). Förutom att skicka den kan den även laddas ner i en av beställaren anvisad webbportal. Leverantören skall kunna ta emot order antingen enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6 (avrop), eller som Sveorder alternativt som en order i fri form via e-post. Om leverantören saknar egen lösning kan ett alternativ vara att leverantören tar emot ordern i en av beställaren anvisad webb-portal. Efter leverans av varorna eller tjänsterna skall leverantören skicka en elektronisk faktura, enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6, eller som SFTI fulltextfaktura eller som Svefaktura. Ett annat alternativ är att leverantören registrerar in fakturainformationen på av beställaren anvisad webb-portal. Fakturan kontrolleras därefter av beställaren innan den godkänns för utbetalning. För mer information om SFTI, SFTI/ESAP affärsprocesser, Svekatalogen, Sveordern och Svefakturan och SFTI fulltextfaktura hänvisas till Fakturering Fakturan skall månadsvis ställas till avropande enhets faktureringsadress. Även påminnelser Utskrivet: :09 Sida 9 av 11

16 skall sändas till respektive faktureringsadress. Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter betalas ej. Referens i form av namn, referensnummer samt detaljspecificerat belopp per leveransadress skall anges på fakturan. Av fakturan skall utöver F-skattesedelnummer, framgå leverantör med angivet organisations-, mervärdesskattenummer. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande lagstiftning Betalningsvillkor Beställaren ska erlägga betalning senast 30 dagar efter mottagande och godkänd leverans/faktura. Vid försenad betalning tillkommer dröjsmålsränta enligt gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Dröjsmålsränta betalas ej för ofullständigt adresserade fakturor Force Majeure Enligt köplagen Förpackningskrav Leverantören har fullständigt producentansvar enligt principen återanvändning och återvinning. Avgift för Repa-anslutning eller likvärdigt skall vara inkluderat i anbudspriser Försäkringar Leverantören ska på egen bekostnad inneha erforderliga och lagstadgade försäkringar. På anmodan ska leverantören skicka beställaren bevis om försäkringsskydd Underleverantörer Leverantören är gentemot beställaren lika ansvarig för sina underleverantörers arbete och handlingar som för sina egna. Försummelse från underleverantör fritar inte leverantören från hans åtagande enligt denna offertförfrågan Hävning av avtal Om leverantören inte fullgör sina åtaganden enligt avtal och rättelse inte sker senast 30 dagar efter att beställaren lämnat leverantören en skriftlig begäran om rättelse eller om leverantören ej fullgjort betalning av skatter eller andra allmänna avgifter eller vid leverantörs konkurs, betalningsinställelse eller därmed liknande händelse, får beställaren häva avtalet med omedelbar verkan. Hävning ska ske skriftligen Skadestånd Leverantören ska hålla beställaren skadelös för varje skada eller brist som orsakas beställaren på grund av leverantörens kontraktsbrott Leverantörskontroll Kontroll av leverantörens leveransförmåga, leveranssäkerhet, produkt-reklamationer, fakturor kommer att ske under avtalsperioden för att tillse att överenskomna pris- och övriga villkor uppfylles enligt beställarens kvalitets-system för leverantörsbedömning Kollektivavtal Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att gällande svenska kollektivavtal för arbetet Utskrivet: :09 Sida 10 av 11

17 följs. I de allra flesta fall betyder detta att leverantören har tecknat svenskt kollektivavtal. Om leverantören inte tecknat svenska kollektivavtal skall ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda Sekretess Leverantören och dess personal kan med anledning av uppdraget komma i kontakt med konfidentiella uppgifter. All sådan information får under inga omständigheter yppas Uppförandekod för hållbar upphandling Produkter och tjänster som levereras till beställaren ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med vår uppförandekod. Vi förutsätter att våra leverantörer (avtalspartners) uppfyller tillämplig lagstiftning i tillverkningslandet samt utifrån de internationella konventioner och förklaringar som uttrycks i FN:s Global Compact ( respekterar minst följande grundläggande principer: Mänskliga rättigheter Rättigheter i arbetslivet Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen Minimering av miljöpåverkan Etiska och moraliska affärsregler Leverantör skall underteckna uppförandekod och bifoga detta med anbudssvaret, se bilaga 8. Utskrivet: :09 Sida 11 av 11