3. Kravspecifikation, frukt och grönsaker

Transkript

1 Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion Upphandlande organisation Upphandling Telge Inköp AB Livsmedel, för Södertälje, Nykvarns, Salems och Flens kommun. TI Kristina Rosen 14/21 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 3. Kravspecifikation, frukt och grönsaker 3.1 Krav på tjänsten Allmänna krav och riktlinjer Denna upphandling syftar till en jämn och hög nivå av livsmedel dvs. färsk frukt, grönsaker, rotsaker även i beredd form till kommunernas samtliga större kök enligt bifogade förteckningar över leveransställen. Med beredda avses grön- rotsaker som är rivna, skalade etc. Bifogad lista visar de 10 största posterna för Södertälje kommun. För de övriga mindre kommunerna är rangordningen detsamma, men efterfrågan är naturligtvis proportionellt mindre. De mindre kommunerna har heller inte samma efterfrågan på ekologiska produkter utan köper med konventionella frukt och grönsaker. Samtliga av anbudsgivarens offererade produkter ska vid varje tidpunkt uppfylla de kvalitetskrav som följer vid var tid gällande EU-förordning, livsmedelslagstiftning, livsmedelsförordning, Livsmedelsverket samt Jordbruktverkets föreskrifter samt olika för livsmedelsbranschen vedertagna regler om livsmedel Kvalitetssäkring, livsmedelssäkerhet och spårbarhet Anbudsgivaren skall ha kontroll över produkterna i enlighet med HACCP eller motsvarande upprättad plan, se Livsmedelsverkets föreskrifter och allmänna råd om livsmedelstillsyn mm eller gällande förordning Detta gäller i hela kedjan från varans produktion till leverans till beställaren. Anbudsgivaren skall ha rutiner för att säkerställa spårbarhet i ledet före och efter enligt gällande förordning. Anbudsgivaren skall ha rutiner för bevarande och vidarebefordran av uppgifter som krävs för spårbarhet och märkning av att en produkt innehåller, består av eller har framställs av genetiskt modifierade organismer i enlighet vad som förskrivs i gällande förordningar Förpackning Anbudsgivaren skall uppfylla kraven för producentansvaret för förpackningar enligt gällande förordning. Utskrivet: :47 Sida 1 av 5

2 Allt ytteremballage ska vara rent, helt och torrt och ge produkten lämpligt skydd samt vara utan framträdande lukt. Antalet innerförpackningar ska framgå av ytteremballaget. Förpackning får ej tillföra produkten några främmande ämnen. Plastmaterial ska vara märkt för att möjliggöra källsortering. Förpackningar av plåt ska vara utan åverkan Leverantörsbesök Alla leverantörsbesök ska koordineras genom kostenheten Södertälje. Ingen kontakt får ske direkt med beställare. 3.2 Krav på vara Ekologiska produkter Produkter som offereras som ekologiska ska uppfylla kriterierna enligt gällande förordning för ekologisk produktion för respektive vara och märkning av ekologiska produkter Hållbarhetstid Vid leverans av färsk frukt, grönsaker och rotfrukter skall dessa vara fräscha och vara av klass 1-typ. Kan kravet på hållbarhet uppfyllas? Principer för rättvis handel Produkter som är märkta "Fairtrade" ska vara Fairtrade eller motsvarande. Följande principer för rättvis handel ska vara uppfyllda: - Kostnadstäckande minimipris - Påslag på världsmarknadspris - Förfiniansiering - Långsiktiga handelsrelationer 3.3 Krav på tjänst Beställning av frukt, grönsaker Avrop/beställning Beställning skall kunna göras via e-handel, webshop, kommunens beställningssystem (e-post), övrig e-post, telefon eller fax Kundtjänst Kundtjänst ska vara tillgänglig alla vardagar mellan kl och All kommunikation ska vara och kunna ske på svenska. Såväl transportpersonal som övrig personal vilka kommer i kontakt med avropande enheter ska kunna förstå och göra sig förstådda på svenska såväl i tal som i skrift Leveranser Leveransvillkor Leverans skall ske fritt till anvisade platser inom respektive kommun. Kommunens större enheter som skolor/produktionskök har leverans 3 gånger per vecka (måndag, onsdag och fredag). Mindre enheter kan ha leverans 2 ggr per vecka (måndag + annan dag) och de minsta som små förskolor/caféer har leverans 1 gång per vecka (måndag). Leverans ska ske när personal är tillgänglig mellan kl och I de fall försening Utskrivet: :47 Sida 2 av 5

3 skulle uppstå skall beställaren kontaktas och överenskomma ny leveranstid. Om möjligt ska leverans undvikas mellan kl Vid leverans som avviker från beställning äger beställaren rätt att debitera samtliga uppkomna merkostnader. Exempel på merkostnad som ska vara styrkt kan vara övertidsarbete, kompletteringsköp i lokal butik. Leverans som avviker från beställning räknas som reklamation. Utöver detta har beställaren rätt att debitera en fast avgift om kr vid varje felaktig leverans. Förändringar av leveranstid i samband med helger och semester ska meddelas beställaren minst 2 veckor i förväg. Kan ovanstående krav beträffande leveranser bekräftas? Leveranstid Frukt, grönsaker, potatis samt övriga rotsaker ska kunna levereras enligt ledtid: Order dag 1, expedition dag 2, leverans dag 3. Vid en eventuell omläggning av leveranser till kommunens distributionscentral skall leveranstiderna justeras för att stämma överens med kommunens körschema. Kan servicenivå beträffande leveranstid garanteras? Leveransplan Antagen leverantör ska snarast efter avtalstecknande och innan avtalsstart i samråd med kostenheten upprätta en leveransplan/ruttoptimeringslista. I leveransplanen ska transporter inom de olika kommunera optimeras med hänsyn taget till miljön. Eventuella avvikelser från leveransplanen ska därefter ske enligt överenskommelser med kostenheten Södertälje Leveransavgift Antagen leverantör har rätt att ta ut leveransavgift på 150 kr för beställning understigande 1200 kr. Detta gäller under förutsättning att beställningen är under kr. Är beställd produkt restnoterad vid plocktillfället får ingen leveransavgift tas ut i de fall beställningen i så fall understiger 1200 kr. Små enheter som mindre förskolor kan komma att avropa sitt behov av frukt, potatis grönsaker från huvudgrossist då deras sammanslagna leveransbelopp (huvudgrossist + frukt/grönsaker) överstiger kr. Det är inte förenligt med kommunernas ekonomi att betala 2 leveransavgifter inom samma vecka. Är anbudsgivaren införstådd med leveransavgift och att det kan medföra att de mindre enheterna tar sitt behov av frukt och grönsaker via hvudgrossist? Godsmärkning Följesedel ska vara märkt med beställarens namn, referens (beställar-id), leveransadress och annan förekommande fall speciell märkning samt medfölja godset. På följesedeln ska tydligt framgå vilka artiklar som ingår i leveransen, antal och pris per artikel. Eventuella restnoterade artiklar vid plocktillfället ska också framgå och i de fall de är ersatta av alternativ vara. Chauffören ska tillse att personal hos beställaren signerar följesedeln vid mottagande av Utskrivet: :47 Sida 3 av 5

4 vara Leveranssätt Varorna lastas i "rullburar" eller motsvarande och levereras inrullat eller inburet till respektive mottagare på angiven plats. Leverans på lastpall accepteras inte. Varor packas och levereras på ett för mottagaren arbetsmiljövänligt sätt samt på sådant sätt att känsliga varor inte skadas: - rullbur packas ej högre än kanten på rullburen. - mellanlägg används som avbärare för att minimera tryckskador - varor med samma artikelnummer och till samma leveransställe lastas tillsammans och sprids ej ut i olika rullburar - varor lastas på ett sätt som underlättar för mottagaren att hantera och överblicka levererat gods vid kontroll mot följesedel - allergena produkter ej lastas på så sätt som kan resultera i kontaminering Låneemballage, inklusive rullburar tillhandahålls kostnadsfritt och återtas senast vid påföljande leverans. Beställaren ansvarar ej för förvaring av returemballage som lämnats kvar vid leveranstillfället Kyl- och fryskedja Samtliga transporter ska följa Livsmedelslagstiftningen. För kylda och frysta varor gäller att transport ska ske på sådant sätt att obruten kyl-och fryskedja kan garanteras. Om det vid temperaturkontroll skulle visa sig att livsmedelslagstiftningen krav ej uppfylls, ska beställaren kompenseras för dessa varor Transportskador Eventuella transportskador anmäls av beställaren snarast efter mottagande och handläggs enligt leverantörens rutin Samordnad distributionscentral Under avtalstiden kan det i Södertälje (ej Tom Tits Experiment), Salem och Nykvarns kommun komma att införas en distributionscentral där leverans av varor till kommunens beställare omdirigeras och levereras av en tredje part. Om en distributionscentral införs skall anbudsgivaren vara beredd att leverera sina varor direkt till denna. Omläggningen av leveranser till en distibutionscentral ska skriftligen meddelas av Telge Inköp minst 90 dagar före införandet. Vid omläggning av leverans till distributionscentral skall fortfarande varan (kollit) vara packad och märkt för slutkunden Reklamationer Ersättningsprodukt Vid fel på levererad produkt, tex varan upplevs inte färsk, varan är möglig,etc. reklamerar beställaren varan inom skälig tid till anbudsgivarens kundtjänst. Anbudsgivaren är skyldig att omgående leverera (buda) en ersättningsprodukt i de fall beställaren så önskar. Om möjligt kan ersättningsprodukt levereras vid senare tillfälle, men då enligt överenskommelse med beställaren. Som reklamation räknas även en produkt som blivit Utskrivet: :47 Sida 4 av 5

5 debiterad enligt följesedel, men som saknas vid leverans. Vid eventuell införande av samordnad distributionscentral ska reklamation ske direkt till leverantör (grossist). Eventuell ersättningsprodukt ska levereras direkt till beställaren. Kan ovanstående bekräftas beträffande ersättningsprodukter? Uppföljning Anbudsgivaren ska kunna följa upp avvikelser per leverans, dvs antal felfria leveranser. Anbudsgivaren ska även kunna följa upp antal felfria orderrader och sin övriga servicenivå. Uppföljningsmöten planeras varannan månad 1.a halvåret efter avtalsstart, därefter 1 gång per kvartal. Se bifogad uppföljningsplan. Kan ovanstående beträffande uppföljning bekräftas? Priser Prisjustering färsk frukt och grönsaker För färsk frukt och grönsaker gäller priser enligt Årstalistan med rabatt. Rabatten ska anges med 1 decimal. Veckoprislista (måndag) distribueras från antagen leverantör med avtalad rabatt avdragen. Veckoprislista gäller således för beställningar under innevarande vecka. Produkterna levereras följande vecka. Debitering av priser är enligt föregående veckoprislista = beställningsvecka. Delningstillägg accepteras inte. Kan ovanstående angående prisjustering på färsk frukt och grönsaker bekräftas? Kampanjer Vid kampanjerbjudanden och dylikt, dvs då en avtalad produkt tillfälligt erbjuds till lägre pris än avtalat pris ska det lägre priset gälla. 3.4 Accept Kontroll av accepterande av ställda krav i kravspecifikationen inkl. bilagor. Accepterar Anbudsgivaren ställda krav i kravspecifikationen och övriga bilagor för det/de avtalsområden Anbudsgivaren offererar? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: :47 Sida 5 av 5