Teknisk förmåga och kapacitet

Transkript

1 Teknisk förmåga och kapacitet OneMed Sverige AB är ett av Sveriges ledande företag inom försäljning och distribution av sjukvårdsoch förbrukningsmateriel. Med vårt unika One-Stop koncept erbjuder vi marknadens bredaste sortiment i kombination med modern och kostnadseffektiv logistik. OneMed Sverige AB kan på ett alldeles utmärkt sätt leva upp till Era krav på kapacitet, styrka och ekonomisk stabilitet (se bilaga 2.) som krävs för att klara uppdrag i denna storlek samt era krav i avsnitt 3.1 och 3.2 i förfrågningsunderlaget. OneMed har över 65 års erfarenhet som leverantör av sjukvårdsmaterial och utrustning och vi kan sjukvård. Under 2013 levererade OneMed sjukvårdsmaterial till över 200 av Sveriges 290 kommuner. OneMed har alltså erfarenhet och kapacitet av liknande uppdrag så som detta anbud. OneMed Sverige AB har sin bakgrund i sjukvården, vars övergripande syfte är att förebygga och bota ohälsa. Det har därför sedan många år varit naturligt för de enheter som ingår i OneMed att bedriva ett målmedvetet och kraftfullt miljö- och kvalitetsarbete. Vårt sortiment är ett noggrant urval av frekventa, miljöbedömda, väl utprovade och testade samt användarförankrade produkter. Detta gör att OneMeds sjukvårds- och förbrukningsartiklar uppfyller högt ställda miljö- och kvalitetskrav. OneMed Sverige AB (OneMed) bildades 2009 och till detta bolag fusionerades samtliga före detta svenska dotterbolag. De fusionerade bolagen är OneMed HomeCare AB, Simonsen Material AB, Selefa Trade AB och Förbandsmaterial AB. OneMed ägs av 3i. OneMed Sverige AB har cirka 270 anställda och omsättningen beräknas uppgå till ca SEK 2,0 miljarder för år Vi är för närvarande etablerade på fyra orter i Sverige; Göteborg (kontor och lager), Malmö, Stockholm samt Härnösand (lager). OneMeds omsättning, marknadsposition, erfarenhet och verifierade sunda ekonomi garanterar att OneMed har den ekonomiska stabilitet som förfrågningsunderlaget kräver. Affärsidé OneMed Sverige AB säljer och levererar marknadens bredaste sortiment av kvalitativa produkter till sjukvården. Vi uppnår detta genom att: Vara kundfokuserade Ständigt utveckla vår kompetens Hålla nere våra kostnader Erbjuda rätt produkter och tjänster Leverera rätt mängd i rätt tid Organisation Inom OneMed Sverige AB är medarbetarna välutbildade och kompetenta. Vi bedriver ett målmedvetet arbete med att ständigt förbättra och anpassa vårt arbetssätt och vår organisation i syfte att leva upp till Era och övriga kunders krav avseende kompetens, kapacitet och tillgänglighet.

2 Försäljningsorganisationen OneMed Sverige AB har en bred och mycket kompetent organisation inom marknads- och försäljningsområdet. Vi arbetar utifrån fyra affärsområden: 3PL Kommun & Privat OneStop Produktförsäljning Varje affärsområde har en egen organisation med eget resultatansvar. För att stödja dessa affärsområden finns avdelningarna Affärsstöd som innehåller anbuds-, inköpsoch marknadsavdelningen samt Kundservice. Våra inköpare har lång erfarenhet och ett väl utvecklat samarbete/nätverk med svenska och utländska leverantörer av sjukvårds- och förbrukningsmateriel. Med våra Affärsområden erbjuder OneMed en unik lösning där vi tillsammans med Er arbetar aktivt med att utveckla och optimera logistiktjänster i syfte att sänka kostnaderna utan att göra avkall på kvalité. Detta kallar vi affärsutveckling! En ständigt pågående process i syfte att nå den mest kostnadseffektiva lösningen utifrån Ert faktiska behov.

3 Logistik OneMed:s logistikorganisation leds av en logistikchef, en kundservicechef samt tre lagerchefer. För det dagliga arbetet ansvarar ca 100 lagermedarbetare, 40 kundservice-medarbetare samt 11 avropare och administratörer. Kundservice och ordermottagning Våra kundservicemedarbetare har mycket stor kunskap om våra tjänster och produkter. Flera av dessa personer har sjukvårdsutbildning, kombinerat med erfarenhet av kundtjänstarbete och ordermottagning. Medarbetarna utbildas kontinuerligt av våra inköpare och leverantörer för att kunna ge bästa service, information och rådgivning kring produkter och leverans. Detta gör att alla våra medarbetare på kundservice har god kännedom om förbands och förbrukningsmaterial inom vård och omsorg. Till vår Kundservice inkommer dagligen ca samtal och vi registrerar ca orderrader. Den genomsnittliga svarstiden för inkommande samtal är 40 sekunder. Samtliga reklamationer, returer och andra avvikelser registreras i vårt ärendehanteringssystem i syfte att snabbt och effektivt kunna vidta lämplig åtgärd och återkoppla till berörd kund. Den samlade informationen i ärendehanteringssystemet utgör även bas för vårt arbete med ständig förbättring samt vår strävan att alltid kunna ge Er rätt service. Kundservice och rådgivning, beställningssätt och öppettider Helgfria vardagar 07:00-17:00 E-butiken är öppen 24 timmar om dygnet Faxbeställningar kan göras 24 timmar om dygnet på fax nr Telefon till kundtjänst tel nr till kundtjänst kundservice@onemed.com Vi ser helst att beställningar i första hand sker genom OneMeds internetbaserade beställningssystem, One Stop,

4 Lager OneMed:s logistikorganisation leds av en logistikchef samt två lagerchefer. För det dagliga arbetet ansvarar ca 100 lagermedarbetare samt 11 supply chain managers och planners. OneMed har två lager; Göteborg och Härnösand. Många av våra lagermedarbetare har varit med oss en längre tid och har mångårig erfarenhet av lagerarbete. Samtliga får kontinuerlig utbildning i syfte att ständigt förbättra kompetensen inom logistik och hantering av våra produkter. Stora mängder gods hanteras dagligen i våra lager. I genomsnitt plockas cirka orderrader per dag. OneMed genomför kontinuerliga mätningar av leveranssäkerheten och leveranssäkerheten för den senaste 12-månadersperioden visar att vi levererar 98 % av beställda orderrader vid första leveranstillfället. Våra system för ordermottagning och lagerstyrning kommunicerar hela tiden i realtid, vilket innebär att en order finns tillgänglig för hantering i lager direkt vid beställningstillfället. Vid plockning av order används handdatorer och truckterminaler. Varje artikel måste kvitteras i lagerstyrningssystemet och kan inte klarmarkeras innan detta skett. Kylrum OneMed har även kylrum där alla produkter som skall förvaras svalt hanteras och skickas ut till kund i särskilt emballage för att garantera kylförvaring ut till kunden. Haverirutiner OneMed Sverige AB:s IT-system och servrar är redundant uppbyggda vilket innebär att varje lager kan fortsätta sitt arbeta även om det centrala IT-systemet av någon anledning är otillgängligt. Vi kan på ett snabbt och enkelt sätt även styra över en kundorder från ett lager till ett annat, om ett sådant behov skulle uppstå. Möjligheten finns också att snabbt flytta stora mänger gods mellan våra lager. Då vi har en mobil telefoni, callcentertjänst och e-postlösning kan vår kundservice arbeta oavsett om de av någon anledning inte kan utnyttja sitt vanliga kontor. Varje natt körs back-up av alla våra system. Dessutom säkerhetskopierar vi vår back-up var annan dag och förvarar denna på annan fysisk plats. Vi kan efter ett haveri sätta upp enskilda system på mindre än 48 timmar. Vid större skada eller totalskada, till exempel brand eller dylikt, är tiden för återställning längre. Transporter Inom OneMed Sverige AB bedriver vi ett mycket nära och aktivt samarbete med våra transportörer. Vi ser transporterna som en mycket betydelsefull del av vår verksamhet. I mötet mellan chaufför och kund representerar chauffören självklart OneMed. Därför lägger vi särskild kraft vid att utbilda och instruera anlitat transportör om Era specifika krav och förutsättningar. OneMed ansvarar för transportörens arbete som för eget arbete samt för att transportören och dess medarbetare följer gällande avtal mellan Er och OneMed. IT- och Logistikutveckling För att behålla och stärka vår position som marknadsledande aktör inom vår bransch, måste OneMed ständigt utveckla och förbättra våra processer och verktygen som stödjer dessa processer. OneMed Sverige AB:s verksamhet stöds av ett väl utbyggt och modernt IT-stöd med hög kapacitet. Samtliga IT-

5 lösningar bygger på kända Microsoft-produkter. Navet i detta stöd utgörs av affärssystemet Jeeves som är integrerat och anpassat för inköp, order, lager, fakturering och övriga ekonomifunktioner. Inom vår avdelning för IT- och logistikutveckling finns kapacitet och kompetens som anpassats för att utveckla såväl processer som teknisk miljö. Restorder/retur och reklamationer Reklamation skall anmälas till OneMeds kundservice inom 8 dagar efter varans mottagande. Kreditering sker med 100% för felaktiga eller av OneMed fel levererade artiklar och OneMed står för returfrakten. Ny vara levereras ut inom 24 timmar efter framförd reklamation. Kreditfaktura tillsändes kunden med automatik i det ögonblick det returnerade godset har registrerats i vårt datasystem. Vid felbeställningar betalar kunden själv returfrakten. Eventuella transportskador skall omedelbart anmälas till transportören. I samtliga fall innan vara returneras kontaktas vår kundserviceavdelning och kunden erhåller ett returnummer som retursändningen märks med. OneMeds kundserviceavdelning ger kunden instruktioner och skickar även, i förekommande fall, adresslappar. Det är viktigt att varan återsänds väl förpackad i ytteremballage (kartong) så att originalförpackningen inte skadas. Eventuellt restnoterad beställning har enheterna full rätt att annullera. Utbildning/användarträff I god tid innan avtalsstart informerar och utbildar OneMeds distriktsansvariga, berörd personal beträffande upphandlat sortiment samt ger en informativ beskrivning av hur beställningar och leveransrutiner går till. Dessutom besöker OneMeds distriktsansvariga regelbundet kommunernas enheter för att lämna produktinformation, informera om eventuella kampanjerbjudanden, lågprisalternativ samt miljövänliga alternativ etc. Information om förändringar i sortimentet sker kontinuerligt. Vår distriktsansvariga kan ge kvalificerad användarinstruktion samt genomföra utbildningar/seminarium för mindre grupper inom olika vårdteman. Denna information erbjuds minst 1 gång per halvår i respektive kommun. I samråd med MAS eller annan av kommunerna utsedd person anordnar OneMed kostnadsfria utbildningar/minimässa för kommunernas vårdpersonal med teman som t.ex. vårdhygien, sårvård m.m. Dessa utbildningar bedriver vi dels i egen regi med kompetent informationspersonal, dels med hjälp från inhyrd sjukvårdsexpertis. Naturligtvis kan nämnda utbildningar erbjudas kostnadsfritt flera gånger per år, om behov föreligger. Utbildningarna anpassas till olika verksamhetsområden och dess skiftande behov. OneMed kan agera som stödfunktion åt nätverksgrupper och koordinera fortbildning/utbildning enligt önskemål. Vårt team, med gedigen erfarenhet och mångårig sjukvårdskompetens, erbjuder kunden professionell rådgivning och utbildning samt hjälper användarna att välja rätt produkt i varje vårdsituation, med rätt vårdekonomisk hänsyn.

6 Alla informationsinsatser är kostnadsfria. Med gedigen sjukvårdskompetens utgör OneMeds personal en extra utbildningsresurs för kommunerna.