C5 DELEGATIONSBESLUT Sidan 1 av 1 / /

Transkript

1 C5 C5 DELEGATIONSBESLUT Sidan 1 av 1 / / Kommunstyrelsen /Kommunstyrelsens Arbetsutskott/ / Upphandling av tvätt- och textilservice för Gällivare kommun / Bakgrund Nuvarande ramavtal med Samhall AB/Jokkmokkstvätten avseende textilförsörjning löper ut varför Inköpsfunktionen i samråd med verksamhetsansvarig har infordrat anbud för en ny avtalsperiod om 2 år med option på 1 år enligt förfrågningsunderlag, dat Uppdraget omfattar tvätt- och textilservice för särskilt boende inom socialförvaltningen samt övrigt tvättgods från kommunens verksamheter. Två anbudsgivare hade inkommit med anbud 1. Samhall AB/Jokkmokkstvätten 2. Textilia Tvätt- och Textilservice AB Efter genomförd anbudsutvärdering framstod anbud från Samhall AB/Jokkmokkstvätten som det ekonomiskt mest fördelaktiga. Beslut 1 enlighet med Gällivare kommuns delegationsordning för kommunstyrelsen, KS att anta anbud från Samhall AB/Jokkmokkstvätten avseende leverans av tvätt- och textilservice och att ramavtal tecknas under avtalstiden med option på ett år under förutsättning att överprövning inte begärs och om sådan begärs att förvaltningsdomstol inte förordnar om åtgärder enligt LOU. Beslutsunderlag 1. Sammanställning Kvalificering/Utvärdering Tommy N tr Ordf. Kommunstyrelsen Postadress Telefon Telefax Bankgiro Gällivare kommun GÄLLIVARE

2 Gällivare kommun Centrala inköpsfunktionen Datum / / Diarienummer 1 (3) Kommunstyrelsens Arbetsutskott /Sammanställning av upphandling tvätt- och textilservice. Ramavtal/ Bakgrund Nuvarande ramavtal med Samhall AB/Jokkmokkstvätten avseende textilförsörjning löper ut varför Inköpsfunktionen i samråd med verksamhetsansvarig har infordrat anbud för en ny avtalsperiod om två år med option på 1 år enligt förfrågningsunderlag dat Denna sammanställning redovisar handläggningen av upphandlingen, prövningen av anbuden och utvärderingen av de anbud som visat sig uppfylla ställda krav. Sammanställningen avslutas med förslag till tilldelningsbeslut. Sammanställningen har utformats så att den svarar mot de krav på dokumentation av upphandlingsärende som anges i lagen (2007:1091) om offentligt upphandling (LOU). Uppdraget Uppdraget omfattar tvätt- och textilservice för särskilt boende inom socialförvaltningen enligt Beskrivning/Kravspecifikation samt övrigt kundägt tvättgods från kommunens verksamheter. Lag om offentlig upphandling För upphandlingen gäller lagen om offentlig upphandling LOU. Upphandlingen har genomförts som en förenklad upphandling. Utsändning av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag annonserades i en allmänt tillgänglig databas (Visma TendSign) den 8 mars Mottagande av anbud Anbud skulle vara beställaren tillhanda senast den 28 mars Inkomna anbud och anbudsöppning Huvudregeln är att försändelser med anbud ska öppnas samtidigt och ska öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. Anbuden öppnades vid förrättning den 2 april 2013 och protokoll från anbudsförättningen upprättades. Två anbudsgivare hade inkommit med anbud. Vid en första prövning konstaterades att båda anbuden var inkomna i rätt tid.

3 Gällivare kommun Centrala inköpsfunktionen Datum / / Diarienummer 2(3) Anbudsgivare var: 1. Samhall AB/Jokkmokkstvätten 2. Textilia Tvätt- och Textilservice AB Anbudsprövning Kvalificeringsfas Vid denna prövning kontrollerades bl.a. följande formella skall-krav. Prövningen har bestått i kontroll av att anbuden innehåller de bilagor och intyg som begärts, att samtliga krav för upphandlingen uppfylls, att anbudsgivarna i anbudet har visat att de har resurser samt den kompetens och erfarenhet som är nödvändig för att leverera enligt förfrågan, att anbudsgivare ska kunna uppvisa referenser avseende erfarenhet från liknande uppdrag samt att anbudet offererar det som begärts. Resultat av kvalificeringsfasen bifogas som bilaga till denna rapport. Utvärderingsfas I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. Vid prövning av anbuden kommer det anbud att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till utvärderingskriterier enligt nedan. Utvärderingskriterier 60 % Pris. Poängskala 1-5 p. Lägsta anbuds prisbild ges 5 p. Högre anbuds prisbild ges lägre poäng proportionellt mot lägsta anbud. Utvärdering av pris kommer att ske av totala summan på lämnat pris. 20 % Funktion. Poängskala 1-5 p. Systemutformningens funktion i förhållande till Beskrivning/Kravspecifikation. 10 % Kvalitet. Poängskala 1-5 p. Anbudsgivarens kvalitetssäkringssystem. Anbudsgivare som är certifierad enligt ISO 9001 eller annat likvärdigt certifieringssystem erhåller högsta poäng och ska redovisa kopia på certifikatet. Anbudsgivare som ej är certifierad enligt ISO 9001 eller annat likvärdigt certifieringssystem erhåller poäng i förhållande till redovisat system. 10 % Miljö. Poängskala 1-5 p. Anbudsgivarens miljöledningssystem. Anbudsgivare som är certifierad enligt ISO eller annat likvärdigt certifieringssystem erhåller högsta poäng och ska redovisa kopia på certifikatet. Anbudsgivare som ej är certifierad enligt IS eller annat likvärdigt certifieringssystem erhåller poäng i förhållande till redovisat system.

4 Gällivare kommun Centrala inköpsfunktionen Datum / / Diarienummer 3(3) Poängsättning kvalitet och miljö: 5 poäng: Anbudsgivare som är certifierade för kvalitets- och miljösystem enligt ISO 9001/14001 eller annat likvärdigt certifierat system. 4 poäng: Anbudsgivare som har påbörjat certifiering för kvalitets- och miljösystem enligt ISO 9001/14001 eller annat likvärdigt certifierat system. 3 poäng: Anbudsgivare som har eget dokumenterat kvalitets- och miljösystem. 2 poäng: Kvalitets- och miljösystem saknas men företaget har väl utarbetade kontrollplaner för säkerställande av kvalitet och miljö i projekt. 1 poäng: Anbudsgivare som inte har något av ovan system. Resultatet i utvärderingen bifogas som bilaga till denna rapport. Utvärderingsresultat Efter genomförd anbudsutvärdering framstod anbud från Samhall AB/Jokkmokkstvätten som det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till utvärderingskriterier. Ekonomiska konsekvenser Kostnaderna ligger på samma nivå som under tidigare avtalsperiod och belastar beställande verksamhets driftbudget. Konsekvenser för barn och ungdomar Föreslagna beslut medför inga konsekvenser för barn och ungdomar. Förslag till beslut att anta anbud från Samhall AB/Jokkmokkstvätten avseende tvätt- och textilservice och att ramavtal tecknas under avtalstiden med option på ett år under förutsättning att överprövning inte begärs och om sådan begärs att förvaltningsdomstol inte förordnar om åtgärd. Beslutsunderlag 1. Resultat av kvalificering 2. Sammanställning priser 3. Anbudsutvärdering fi,/1/7 ) fr Anita Ödalen Inköp are Göran Sandström Ekonomichef

5 Utvärdering tvätt- och textilservice Anbudsprövning Steg 1-3 Kvalificering av Anbudsgivare Inkomna dokument Anbud inkommet i rätt tid: Anbud 1 Anbud 2 Samhall Textilia Inkomna Godkända Inkomna Godkända Ja Ok Ja Ok Uteslutningsprövning Kvalificeringskrav Steg 3. Prövning av anbudsgivarens kapacitet och lämplighet 1. Anbud avgivet på svenska och i anbudsformulär Ok Ja Ok 2. Redovisning av verksamhet(er),verksamhetsort(er), antal anställda Ja Ok Ja Ok 4. Referenser Ok Ok 5. Leverantörsinformation Ja Ok Ja Ok 6. Leverantörsförsäkran Ja Ok Ja Ok 7. Kvalitetssäkrings- och miljöledningssystem Ja Ok Ja Ok 8. Redovisade försäkringar som anbudsgivaren avser att teckna Ja Ok Ja Ok 9. Lägst det baskrav som anges i de kriteriedokument som MSR utarbetat ska gälla Verifikat som säkerställer att tjänsten utförs enligt angivna miljökriterier ska bifogas. Ja Ok Ja Ok Anbud som går vidare till Steg 4 (Utvärdering genom Tilldelningskriterier) Ok k

6 Sammanställning priser tvätt- och textilservice A. Fast pris/st (plats) per år för respektive enhet nedan Det fasta priset ska baseras på artikelsortiment för resp. enhet. Sjukhem/Servicehus Antal Samhall Textilia latser pris/st Summa risist Summa GUNILLAHEM, kr/år per st , , , ,00 LÖVBERGA, kr/år per st , , , ,00 HEDGÅRDEN, kr/år per st , , , ,00 ENEN, kr/år per st , , , ,00 ÄLVGÅRDEN, kr/år per st, WASSARAHEM, kr/år per st , , , , , , , ,00 DEMENS, kr/år per st , , , ,00 Totalsumma , ,00 För under avtalstiden tillkommande artiklar regleras priset/plats och år enligt nedan

7 B. Å-priser, nettopriser alt. rabatt på ordinarie prislista för kundägt tvättgods, Kundgods Samhall Textilia Acrylskinn 12,00 12,50 Badlakan 13,50 12,01 Duk 26,00 60 kr/kg Filt/pläd 44,00 38,50 FroMhandduk 8,00 6,95 Gardinkappa/meter 30,00 39,50 Gardinlängd 38,00 39,75 Joggingkläder 30,00 27,25 Kudde 53,00 50,00 Kuddöverdrag 11,00 11,20 Kökshandduk 5,00 6,50 Lakan 11,00 9,75 Långbyxa 36,00 30,25 Madrass tjock enkel 208,00 211,00 Madrass tunn enkel 130,00 135,00 Madrasskydd 16,50 16,50 Madrassöverdrag 25,50 21,95 Nattlinne 17,50 15,50 Påslakan 20,00 17,25 Rock 17,00 18,85 Skjorta/blus 27,00 20,85 Strumpa st 4,00 7,50 Trikå 11,00 8,95 Tröja/kofta 37,50 33,95 T-shirt 16,00 13,50 Täcke 50,00 45,50 Örngott 10,00 6,50 Överkast 58,00 59,65 Extra arbetstimme 240,00 450,00 Summa 1205, ,61 Samhall Textilia A. Fast per år för samtliga enheter , ,00 För under avtalstiden tillkommande artiklar 4412, ,61 B. Å-priser, nettopriser för kundägt tvättgods 1 205, ,61 SUMMA , ,22

8 Utvärdering av anbud - ramavtal Tvätt- och textilservice, Gällivare kommun Nr Anbudgivare Pris Kostnad Poäng Funktion Poäng Kvalitet Poäng Miljö Poäng TOTAL Vikt 60 % 1-5 vxp Vikt 20 % 1-5 vxp Vikt 10% 1-5 vxp Vikt 10% 1-5 vxp POÄNG 1 Samhall 0, ,0 3,0 0,2 5 1,0 0,1 5 0,5 0,1 5 0,5 5,0 2 Textilia 0, ,4 2,6 0,2 5 1,0 0,1 5 0,5 0,1 5 0,5 4,6