Dnr Ten 2011/810 Upphandling av drift och skötsel av park- och gatubelysning Bygg- och miljöförvaltningen förslag till beslut

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) Tekniska nämnden Dnr Ten 2011/810 Upphandling av drift och skötsel av park- och gatubelysning Förslag till beslut Bygg- och miljöförvaltningen förslag till beslut 1. Tekniska nämnden beslutar att upphandla drift och underhåll av park- och gatubelysningen i Järfälla kommun Ärendet förklaras omedelbart justerat Ärendet i korthet En ny upphandling av drift och skötsel av park- och gatubelysning ska genomföras för perioden Efter detta finns möjlighet att förlänga avtalet med ett + ett år. Upphandlingen föreslås vara en generalentreprenad med funktionsansvar. Förvaltningen anser att det är viktigt att få en entreprenör som har en organisation med högt miljö- och kvalitetstänkande. Därför ställs miljö- och kvalitetskrav i upphandlingen. Mervärden används för att utvärdera inkomna anbud. Mervärdena har utformats på ett sätt för att driva på en utveckling mot mindre miljöpåverkan och högre kvalitet under entreprenaden. Nämndens verksamhet bedrivs till största delen av externa utförare. För att minska miljöpåverkan samtidigt som kommunen får en hög kvalitet på det arbete som utförs måste krav ställas på detta vid upphandlingen. Målet med mervärdena är att få en minskad miljöpåverkan samt högre kvalitet. En hög kvalitet i utförandet leder till lägre kostnader för kommunen på lång sikt eftersom armaturer, stolpar och ljuskällor får bättre livslängd och kostnaderna för skador och reinvesteringar minskar. Handlingar 1. Bygg- och miljöförvaltningens tjänsteskrivelse, Arbetsmaterial, Handling 11 Teknisk beskrivning belysning Arbetsmaterial, Handling 9.1 AF belysning Bygg- och miljöförvaltningens tjänsteskrivelse Bakgrund Drift och skötsel av park- och gatubelysning utförs av en extern entreprenör. En ny upphandling av denna tjänst ska nu genomföras för perioden Efter detta finns möjlighet att förlänga avtalet med ett + ett år. Bygg- och miljöförvaltningen Besöksadress: Riddarplatsen 5, 8tr Administration Postadress: JÄRFÄLLA Markus Ek, Administrativ chef Telefon växel: Telefon: (direkt) E-post: tekniskanamnden@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Plusgiro: Bankgiro:

2 (5) Överväganden En ny upphandling av drift och skötsel av park- och gatubelysning ska genomföras eftersom nuvarande avtal med entreprenör går ut 1 september Upphandlingen föreslås vara en generalentreprenad med funktionsansvar. Detta innebär att entreprenören får hela ansvaret för drift och underhåll av park- och gatubelysning. Funktionsansvar innebär att entreprenaden ska uppfylla en viss funktion. Vi beskriver därför vilken kvalitet det ska vara på park- och gatubelysningen och undviker detaljerade beskrivningar om hur detta exakt ska utföras. Förvaltningen anser att det är viktigt att få en entreprenör som har en organisation med högt miljö- och kvalitetstänkande. Miljö- och kvalitetsarbetet ska genomsyra organisationen hos entreprenören. Syftet med detta är att få minskad påverkan på miljön samtidigt som kostnaderna för underhåll och reinvesteringar sjunker. Om entreprenören håller hög kvalitet på det arbete som utförs minskar antalet felanmälningar på grund av trasiga ljuskällor och andra skador på grund av bristfällig kvalitet. Kostnaderna för oförutsedda åtgärder (tilläggsarbeten) sjunker därför på sikt vilket är positivt för kommunen. Ett antal så kallade skall-krav med fokus på kvalitetsarbetet hos entreprenören ställs i förfrågningsunderlaget. Dessa måste uppfyllas av anbudslämnaren för att kvalificera sig för utvärderingen. Exempel på skall-krav är att anbudsgivaren ska: visa sin förmåga att möta ställda krav avseende kvalitet och miljö. ska tillämpa ett kvalitets- och miljöledningssystem som uppfyller kraven eller kan likställas med de krav som återfinns i SS-EN ISO 9001:2008 resp :2004. ha en organisation som genomfört minst två likvärdiga projekt under de senaste fem åren ha en platschef med minst tre års erfarenhet av likvärdiga projekt ha en arbetschef med minst tre års erfarenhet av likvärdiga projekt ha en organisationsplan med platsledning inkl. meritförteckning innehållande utbildning och erfarenhet för föreslagen personal. Redovisning av resurser och maskiner. ha elbehörighet inom organisationen

3 (5) Utvärderingsmodell För att värdera de anbud som lämnas in ska anbudslämnaren redovisa hur de kommer uppfylla vissa mervärden. Dessa mervärden har koppling till miljökrav och kvalitetskrav som vi vill ställa på entreprenören. Utvärderingsmodellen fungerar enligt följande: (Fast årligt pris va-drift + fiktivt pris tilläggsarbeten) avdrag för mervärden = anbudssumma Anbudslämnaren väljer själv vilka mervärden de vill eller kan redovisa. Under utvärderingen granskas anbudslämnarens redovisning och hur stora avdrag för mervärden som ska göras. Följande avdrag för mervärden kan redovisas i anbudet: Rubrik på mervärdet Typ av mervärde Max avdrag Kompetens/organisation Teknisk-/ yrkeskompetens, kunskaper i övriga Referenser, teoretisk utbildning/yrkeskompetens, erfarenhet inom organisationen inkl. underentreprenörer kr Kvalitet och miljö Bränsle / genomförandebeskrivning Val av fordon, bränsle, genomförandebeskrivning av hur kvaliteten under genomförandet ska säkerställas kr kr Mervärdena har utformats på ett sätt för att driva på en utveckling mot mindre miljöpåverkan och högre kvalitet under entreprenaden. Nämndens verksamhet bedrivs till största delen av externa utförare. För att minska miljöpåverkan samtidigt som kommunen får en hög kvalitet på det arbete som utförs måste krav ställas på detta vid upphandlingen. Målet med mervärdena är att få en minskad miljöpåverkan samt högre kvalitet. En hög kvalitet i utförandet leder till lägre kostnader för kommunen på lång sikt eftersom armaturer, stolpar och ljuskällor får bättre livslängd och kostnaderna för skador och reinvesteringar minskar. Avdragen för mervärdena är fiktiva och påverkar inte kostnaden för entreprenaden. Uppföljning av miljö- och kvalitetskraven För att följa upp de krav som ställs i förfrågningsunderlaget ska entreprenören redovisa ett antal nyckeltal under entreprenadperioden. Syftet med dessa är att kunna följa miljöpåverkan samt kvaliteten på arbetet som utförs. Ett antal miljö- och kvalitetsrevisioner av entreprenören kommer även att göras under avtalsperioden. Dessutom sker kontroll regelbundet genom stickprov i verksamheten. Exempel på nyckeltal och statistik som ska redovisas är: Statistik Ekonomi Ekonomisk statistik skall baseras på beställarens månadsvisa budget.

4 (5) -Fast del inkl. beredskap mm (kostnad enl. betalplan) -Rörlig del (tilläggsarbeten, jour mm) fördelat enl. nedan Jourkostnad (tim och kostnad) Vandalisering (antal och kostnad) Trafikskador (antal och kostnad) Kabelbyte (antal m och kostnad) Utbyte av uttjänta armaturer (antal och kostnad) Utbyte av stolpar (antal och kostnad) Riktning av stolpar (antal och kostnad) Jourutryckningar (antal och kostnad) Övriga utryckningar (antal och kostnad) Övrigt (kostnad) Statistik Kvalitet Felanmälningar från kundtjänst och övriga felanmälningar. Återrapporterade felanmälningar från kundtjänst och övriga felanmälningar uppdelat på åtgärdade fel samt ej åtgärdade fel. Redovisning av utförda interna revisioner. Kvalitetsredovisning på ev. inbyggt material. Redovisning av vilka underentreprenörer som har anlitats årligen. Statistik Miljö Körda mil med de fordon som används inom entreprenadenmed tillhörande koldioxidutsläpp redovisas årsvis. Tillvarataget och miljöfarligt material som t.ex. ljuskällor, driftdon, kablar och skarvmuffar. Redovisning av entreprenörens egna mätbara miljömål årsvis. Redovisning av vilka fordon med angivande av ev. EURO-klass som använts inom entreprenaden årsvis. Redovisning av förbrukad mängd bränsle för arbetsmaskiner. Redovisning av personalens och underentreprenörernas miljöutbildning årligen.

5 (5) Slutsatser Förvaltningen anser att en ny upphandling ska genomföras och att avtalet ska vara tre år med möjlighet att förlänga ett + ett år. Förvaltningen anser även att krav ska ställs på miljö och kvalitet i upphandlingen. Mervärden för miljö och kvalitet ska därför vägas in i anbudsutvärderingen. Per-Olof Kroon Bygg- och miljödirektör Markus Ek Kvalitet- och utvecklingschef Expedieras till Akt