Inköpsrapportering för Strängnäs kommun 2014

Transkript

1 Ekonomiavdelningen Dnr KS/2015: Inköpsenheten /6 Inköpsrapportering för Strängnäs kommun 2014 Bakgrund Kommunfullmäktige gav i samband med beslutet om årsplan för 2014 nämnderna och kommunstyrelsen ett antal särskilda uppdrag. Ett av dessa är Effektivare avrop och inköp med krav på uppföljning av åtgärder med följande förklaring: Att verksamheterna vidtar åtgärder för att minska kommunens kostnader för varor och tjänster. Förutom att erhålla en besparing 2014 är syftet att skapa effektiviseringar inom inköpsområdet som också har påverkan på längre sikt samt att engagera hela verksamheten i effektiviseringsarbetet. I det särskilda uppdraget nämns speciellt uppföljning av åtgärder och som en del av uppföljningen tas en inköpsrapport fram och presenteras för respektive nämnd. Denna inköpsrapport är en inköpsrapport för hela Strängnäs kommun till kommunstyrelsen. Inledning - inköpsrapport Den här inköpsrapporten är en sammanställning över hur effektiva kommunens inköp är och hur stora inköpskostnader kommunen har. Rapporten innehåller också en redogörelse över åtgärder som förvaltningen vidtar för att effektivisera och minska inköpen. Rapporten kan användas som bas för uppföljning och underlag för prioritering. Rapporteringen består av två delar, dels nyckeltal och dels utfall. Nyckeltalen ska ses som indikatorer på inköpseffektivisering och omfattar: - andel köp från leverantörer med avtal (bör öka) - antal leverantörer under kronor utan avtal (bör minska) - antal orderrader e-handel - köpsumma på e-handel - antal köp kreditkort (First card) (bör minska) - antal inskickade inköpsredovisningar för att öka konkurrensutsättningen av direktupphandlingar finns en intern rutin som säger att direktupphandlingar över kronor ska konkurrensutsättas och inköpsredovisning skickas till inköpsenheten när så gjorts. Följande nyckeltalsmål i denna rapport är aggregerade mål utifrån respektive nämnds rapporter: e-handel, First card samt inköpsredovisningar. Dessa mål är satta av verksamheterna utifrån att man inom de olika verksamheterna vill förbättra effektiviteten och nå dessa målnivåer under Målet för Andel köp från avtalsleverantörer är satt av ekonomiavdelningen utifrån en analys av vad som kan vara realistiskt och samtidigt utmanande för kommunen. Målet för antal leverantörer under kronor utan avtal går Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax kommunstyrelsen@strangnas.se Bankgiro

2 2/6 inte aggregera på ett bra sätt eftersom om olika nämnder har samma leverantör kommer den att räknas flera gånger. Utfallsmålet är samma som aggregerad budget för alla inköpskontona. Notera att kommentarer både avseende nyckeltalen och kontoutfallet finns i slutet av dokumentet! Nyckeltal gällande inköpseffektivitet (drift och investeringar) Strängnäs kommun Mål 2014 Trend Andel köp från leverantörer med avtal (ett köp = en faktura) 47,8% 62,1% 62,5% 70% Antal leverantörer under utan avtal Antal orderrader e-handel Köpsumma på e-handel (tkr) Antal köp på First Card Antal inskickade inköpsredovisningar Teckenförklaring kolum Trend : Trenden är positiv Utfallet ligger på samma nivå som tidigare Trenden är negativ Kontoutfall (drift) Nedan visas inköpskostnaderna för hela kommunen. Inkluderat är alla kostnader både från externa leverantörer och internfakturor. Konto (tkr) helår Mål 2014 Trend KÖP AV VAROR & TJÄNSTER 02 El, energi, vatten & fastighet Hyra/leasing anl tillg., repar Förbrukning läromedel, skyddsk Livsmedel & måltider It, tele, post Transportmedel, transporter Annonser, information Larm, risk, försäkring Tjänster och övr konsulter Personal (kurs,representation) KÖP AV VERKSAMHET 01 Köp av huvudverksamhet TOTALT

3 3/6 Något enkelt sätt att redovisa mål per kontogrupp för hela kommunen har inte utvecklats ännu. Teckenförklaring kolum Trend : Trenden är positiv Utfallet ligger på samma nivå som tidigare Trenden är negativ Genomförda upphandlingar som har påverkat kommunens inköpskostnad 2014 och kommer att påverka dem 2015 Ett antal upphandlingar har genomförts och de flesta kommer innebära besparingar för kommunen. Nedan återfinns en sammanställning av större upphandlingar: Upphandlingsområde Nämnd Avtalsstart Uppskattad årlig besparing totalt (tkr) Livsmedel BUN, SN, TFN HVB ensamkommande SN barn Datorer och surfplattor alla till-1 datorer BUN Sjukvårdsmaterial SN Under 2012 inledde inköpsenheten ett strategiskt arbete med inköpskategorierna livsmedel och IT-produkter och under 2014 har detta gett resultat. I kategoriarbetet har inköpsenheten och representanter från berörda verksamheter deltagit. För båda områdena genomfördes förstudier med omvärldsanalyser. Strategier för upphandlingarna togs fram och upphandlingar genomfördes. Under 2014 genomförde inköpsenheten totalt 25 annonserade upphandlingar, 31 direktupphandlingar och 25 förnyade konkurrensutsättningar. Kommunen anslöts också till 11 avtal via SKL eller annan samarbetspartner. Just nu pågår den kommunövergripande upphandlingen av print som tjänst där besparingar och effektiviseringar mot dagens situation är sannolika. Kontorens genomförda åtgärder för inköpseffektivisering Inköpsstatistik avseende nyckeltal och inköpskontoutfall skickas ut från inköpsenheten till kontoren varje månad. Denna statistik går enkelt att bryta ned till enhetsnivå. Statistiken har inneburit att verksamheterna har större medvetenhet om vad som köps och vad problemen är. Alla kontor och avdelningar har analyserat sin statistik och satt mål för förbättring under Uppdraget har fått verksamheten att fokusera på inköpseffektiviseringar med utgångspunkten från sig själva och kommer resultera i effektivare hantering även efter 2014.

4 4/6 I de olika nämndernas rapporter finns detaljerade redovisningar av olika slags effektiviseringsåtgärder som kontoren vidtagit under Dessa handlar till exempel om informations- och statistikspridning såsom att inköp numera tas upp som en stående punkt på verksamhets- och enhetsmöten och att inköpsstatistiken används för målstyrning på målstyrningstavlor (bland annat avseende andel köp från avtalsleverantörer och antal köp på First card). Vidare har flera enheter konkurrensutsatt direktupphandlingar (enligt kommunens direktupphandlingsregler) och därmed erhålligt lägre priser. Flera befintliga avtal har omförhandlats och lägre priser erhållits. Många enheter har sett över och minskat antalet First card. Speciellt inom utbildningskontoret har man arbetat med att ta bort korten. På utbildningskontoret har man sett över organisationen för inköp på de flesta enheter och försöker fokusera inköpsansvaret till några få medarbetare. Flera enheter på socialkontoret har lagt om beställningarna av livsmedel från Ärtan till livsmedelsleverantören direkt. De stora kontoren har varit restriktiva med inköpen på grund av den ekonomiska situationen. Inköpen minskar och befintlig utrustning återanvänds i större utsträckning. Kontorens planerade åtgärder för inköpseffektivisering Planerade åtgärder som nämns i nämndernas rapporter är till exempel mer konkurrensutsättningar, utbildning av medarbetare avseende e-handel, ytterligare neddragningar av antal First card och fler rabattavtal. I alla nämndernas rapporter, speciellt i barn- och utbildningsnämndens och socialnämndens, nämns att begränsat inköpsansvar och inköpsutbildning av dem som är inköpsansvariga är rätt väg att gå. Just de åtgärderna planeras av ekonomiavdelningen (konceptet certifierade beställare ) under Kommentarer till nyckeltal och kontoutfall Nyckeltal Att minska kommunens kostnader för varor och tjänster är en prioriterad uppgift för alla verksamheter. För att uppnå minskade inköpskostnader ska konkurrensutsättning och andel köp från leverantörer med avtal öka. Kommunen skaffar fler och fler avtal för områden som tidigare inte har upphandlas vilket får positiv påverkan på inköpskostnaderna. Flera stora upphandlingar har färdigställts, avtal tecknats och avrop påbörjats under 2014 (främst förbandsmaterial och datorer). Många större direktupphandlingar genomförs dessutom i konkurrens. Målet på 70 % köp från avtalsleverantörer (för hela kommunen) nåddes inte ändå, utan slutade på 62,5% för För att 70%

5 5/6 ska nås måste antal småköp hos leverantörer utan avtal minska samt upphandlingarna av print som tjänst samt av externa placerade boendeplatser för socialkontoret färdigställas. Trenden är dock positiv, andelen köp från leverantörer med avtal har ökat från 47 % 2012 till cirka 64% för sista halvåret Antal köp på First card minskar för kommunen totalt och är nu lägre än både 2013 och Framförallt barn- och utbildningsnämnden, teknik och fritidsnämnden samt kommunstyrelsen har minskat användandet och nått målen. Användandet av e-handel ökar (vilket ökad köpsumma på e-handel visar). Både barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden uppfyller målen för e-handel. Antal orderrader e-handel har dock inte ökat eftersom måltidsservice inväntar det nya e-handelssystemet innan de börjar beställa livsmedel via e-handel. Antal inskickade inköpsredovisningar (d.v.s. redovisning av konkurrensutsatta direktupphandlingar) var 52 stycken för 2014 och de flesta nämnder överträffade sina mål. Kontoutfall resultat 2014 Nämndernas mål för kontoutfall (inköpskonton kopplat till drift) är detsamma som budget på dessa konton och är satta utifrån nämndernas besparingskrav. De nämnder som klarat målet på inköpskontona 2014 är: - plan- och byggnämnden - teknik- och fritidsnämnden - kulturnämnden - barn- och utbildningsnämnden Nämnderna som inte klarade målet på inköpskontona är: - kommunstyrelsen - nämnden för hållbart samhälle (marginella kostnader) - socialnämnden För kommunstyrelsen beror de ökade inköpskostnaderna framförallt på att kommunstyrelsen nu tagit kostnader som förut legat på nämnderna (t.ex. rekryteringsannonser och julbord), ökade kostnader i samband av sanering av kommunal mark, satsning på IT-systemet Hypergene samt att konsulter för bolagsbildning, stöttning till socialkontoret och flera mindre utredningar har anlitats under hösten. Socialnämndens underskott på inköpskontona beror till största del på höga kostnader för köp av vård och omsorg som 2014 överskred budget med 10 miljoner kronor. En annan orsak till det negativa resultatet är kostnader för

6 6/6 tillfällig personal som överstiger budget med 4,1 miljoner kronor. De höga kostnaderna beror på svårigheter att rekrytera kvalificerade sjuksköterskor, biståndshandläggare och socialsekreterare varpå kommunen tvingats hyra in tillfällig personal. Återhållsamhet inom andra inköpskontogrupper för socialkontoret är dock tydlig. Kontoutfall generella påpekanden Skillnaden mellan 2012 och 2013 för kostnaderna för livsmedel och måltider beror på att förskolan tidigare hade egen måltidspersonal och lokaler men köper sedan 1/ detta av måltidsenheten. Det ska noteras att kontoutfallet för vissa nämnder som även har intäkter kopplade till inköpskostnaderna kan påverka statistiken negativt. En ökad inköpskostnad kan ge en intäkt för kommunen. Detta gäller till exempel plan- och byggnämnden samt kulturnämnden. Många nämnder har också externt finansierade projekt av olika slag och detta innebär en ökad inköpskostnad i statistiken fast det egentligen inte rör sig om en ökad kostnad för kommunen (till exempel om BUN får pengar från specialskolemyndigheten för att driva ett projekt där extern konsulthjälp köps in för pengarna man får från myndigheten).