Upphandling av IT-tjänster och outsourcing av delar av verksamheten

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) Kommunstyrelsens arbetsutskott Kst 2010/212 Upphandling av IT-tjänster och outsourcing av delar av verksamheten Förslag till beslut Kommunledningskontorets förslag 1. Upphandling genomförs gällande IT-tjänster och outsourcing enligt Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Kommunens CIO uppdras att godkänna slutligt förfrågningsunderlag. Ärendet i korthet Strukturella förändringar har inletts i kommunens IT-miljö, vilket bl.a. innebär att kommunens fyra nät kommer att vara ett gemensamt nät vid slutet av innevarande år. Ett projekt har på IT-styrningsfunktionens uppdrag arbetat med att se över vilka ITrelaterade arbetsuppgifter och IT-tjänster som vore lämpliga att genomföra en kommungemensam upphandling kring. Upphandling föreslås genomföras gällande IT-outsourcing och kommunens CIO föreslås uppdras att godkänna slutgiltigt förfrågningsunderlag. Handlingar 1. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bakgrund Under år 2009 omorganiserades kommunens IT-verksamhet i linje med kommunstyrelsens beslut (dnr Kst 2008/339), vilket innebär att ITverksamheten nu styrs från en IT-styrningsfunktion och ett IT-servicekontor är inrättat vilket ansvarar för den operativa IT-driften bl.a. på uppdrag av resp. förvaltning / systemägare. IT-styrningsfunktionen och IT-servicekontoret fördes ihop i en gemensam avdelning, inom Kommunledningskontoret, vid årsskiftet En större utredning genomfördes 2009/2010 gällande kommunens IT-infrastruktur (e-post, nätverk, drift, lagring, datorer/standardarbetsplatser, skoldatorer etc) och resultatet av den har presenterats för Kommunstyrelsen i form av status per område. Kortfattat kan nämnas att IT-infrastrukturen i stora delar är i behov av förändring och uppgradering , Tjänsteskrivelse KST IT-outsourcing Kommunledningskontoret Besöksadress: Vasaplatsen 11, Jakobsberg Postadress: JÄRFÄLLA Anders Thoursie, CIO Telefon växel: Telefon: (direkt) (mobil) E-post: kommunstyrelsen@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

2 (5) Kommunens IT-infrastruktur består bl.a. av fyra stycken separata nätverk (det administrativa nätet, JFOG-nätet, Jakgym-nätet och biblioteksnätet), vilket i praktiken kan beskrivas som fyra stycken separata IT-infrastrukturer. Drift och förvaltning av det administrativa nätet har sedan 1997 varit utlagd på en extern leverantör. Nuvarande leverantör gällande det administrativa nätet är Siemens IT Solutions and Services, vars avtal löper ut (avtalet har förlängts ett par månader pga att mer tid behövs inför ny upphandling). De fyra näten tillsammans omfattar ca 4000 datorer (varav Siemens hanterar ca 1000 st av dessa) och fyra st serverhallar (varav Siemens hanterar den största av dessa). IT-servicekontoret, kommunens operativa IT-verksamhet, ansvarar för all leverans av IT mot kommunens alla förvaltningar (inkl egen regi). I den modell för ITstyrning som tillämpas i kommunen så ska leverans ske med IT-servicekontorets egna resurser eller med hjälp av leverantörer. Det är dock IT-servicekontoret som ansvarar för alla leveranser i sin helhet, oavsett hur man löser det praktiska utförandet gentemot enskilda verksamheter inom kommunen. Personalmässigt omfattar IT-servicekontoret inom kort 43 st heltidstjänster (en centralisering av ITtekniker pågår och är genomförd för hela kommunen under maj månad). Under innevarande år kommer kommunens fyra nät att bytas ut till ett kommungemensamt nät. Det finns många skäl till detta (funktionella, säkerhetsmässiga, effektivitetsmässiga, kostnadsmässiga och kompetensmässiga skäl), vilka dock kan sammanfattas till att ett nät är en väsentlig grundstomme för att en central IT-organisation ska kunna bedrivas på ett professionellt och effektivt sätt. I och med att avtalet med Siemens löper ut under första halvåret av 2011 så står ITservicekontoret inför att hantera de leveranser som Siemens har ansvarat för, om inget annat görs. I och med att själva IT-infrastrukturen också förändras till ett nät (dvs det finns inte kvar ett isolerat administrativt nät vid utgången av 2010) så har IT-styrningsfunktionen etablerat ett projekt som arbetar med att se över vilka ITrelaterade arbetsuppgifter och IT-tjänster som vore lämpliga att genomföra en kommungemensam upphandling kring. Projektet har definierat följande områden: IT-arbetsplats (utrustning, basprogramvara och support) Hantering & administration av behörigheter, licenser och inventarier Drift & support av nät och IT-infrastruktur, inklusive serverhallar, drift av servrar och drift av verksamhetssystem (ej systemförvaltning) SPOC (single point of contact), dvs första linjens support (inkl ärenderegistrering) upphandlas som option som är valbar under avtalsperioden Koordinering av vissa supportfrågor som levereras av andra leverantörer (bl.a. kopiatorer / skrivare) Därtill kommer genomförandet av de förändringsprojekt som identifierats i den ovan nämnda IT-infrastrukturutredningen att inkluderas. Analys Huvudsakliga skäl till att genomföra en kommungemensam upphandling kring definierade områden är: Befintligt avtal med Siemens IT Solutions and Services löper ut under 2011.

3 (5) Dagens bemanning av IT-servicekontoret har inte tillräcklig kapacitet eller kompetens för att hantera hela kommunens IT-infrastruktur och genomföra de förändringsarbeten som behöver implementeras, utöver att leverera enligt de överenskommelser som man har med kommunens olika verksamheter (gällande bl.a. systemförvaltningsuppdrag mm). Därtill finns behovet av att agera mer proaktivt och serviceorienterat samt professionellt utforma tjänster utifrån verksamheternas behov samt systematiskt följa upp leveranser och kundnöjdhet med avseende på kvalitet, kostnader och anpassningsbarhet. Att etablera en IT-organisation som operativt driftar och förvaltar hela ITinfrastrukturen och dessutom tillgodoser behoven av en hög tillänglighet och support under en stor del av dygnet kräver en organisation/bemanning som är väsentligt större än vad som idag finns inom IT-servicekontoret. Därtill behöver man säkerställa redundans, både i teknik och i personal, vilket driver kostnader rejält. Koncentration på kärnkompetenser inom IT-servicekontoret. IT-verksamheten är i sin helhet en stödfunktion till kommunens övriga verksamhet, men särskådar man arbetsuppgifterna inom IT-verksamheten så kan man särskilja sådana uppgifter som kräver särskilda kunskaper om kommunens verksamhet från sådana arbetsuppgifter som är av generell karaktär och som snarare enbart kräver djup och bredd i kunskaperna kring just specifika IT-områden. Den sistnämnda kategorin av uppgifter utgörs av de identifierade områdena, som angivits ovan, och kan genomföras av en extern part lika väl eller bättre än med kommunens egen personal. Utifrån ett kommunalt verksamhetsperspektiv är det kritiska dels att säkerställa ett väl fungerande IT-stöd, men likväl att långsiktigt säkerställa en organisation med rätt resurser och kompetenser. Detta uppnås genom att fokusera på att behålla kärnkompetenser för en kompetent beställarorganisation, ledning, styrning och leveransuppföljning samt verksamhetsstödjande funktioner inom ITservicekontoret. Kommunövergripande kostnadskontroll kring IT. Kommunen bör genom en samordnad upphandling kunna uppnå lägre kostnader över tiden gällande pris/prestanda. Ökad flexibilitet / anpassningsförmåga för att hantera många krav och behov av olika nivåer av tillgänglighet. Kommunens verksamhet är stor och bred, vilket även avspeglar sig på de krav/behov man därmed har på IT-stödet. En etablerad IT-sourcingleverantör har den här typen av spännvidd av krav även från andra kunder, vilket gör att kostnaden för att hålla en högre tillgänglighet och större anpassningsbarhet, dygnet runt, året runt, kan delas på flera parter. Genom att köpa definierade tjänster av en etablerad leverantör så kan IT-servicekontoret leverera och tillgodose verksamheternas krav och behov utan att behöva expandera organisationen i stor omfattning. Utifrån de erfarenheter Järfälla kommun bl.a. har fått från nu gällande och tidigare leverantörsavtal kring driften av det administrativa nätet så konstaterar Kommunledningskontoret att formen för hur kravbilden framställs och upphandlas behöver ske på ett annat sätt än tidigare. Kravställningen och upphandlingen ska inrikta sig mer på att kravställa kompletta tjänsteleveranser där leverantören i större

4 (5) grad ansvarar för hur och på vilket sätt tjänsterna produceras och levereras (utifrån de standarder som Järfälla kommun har definierat). I och med att kommunen i sin helhet kravställer och köper kompletta tjänster (t.ex. tjänsten IT-arbetsplats) så baseras därmed också detta på att kommunen kommer att betala en hyra för de tjänster man nyttjar. Ägandet av all utrustning förläggs därmed hos leverantören, vilken ansvarar för utrustningen som en del av de tjänster man levererar. Det finns flera fördelar med detta, bl.a. så förläggs all praktisk hantering på leverantören (från inköp, utplacering till avveckling), kommunen binder inte kapital, flexibilitet finns för volymförändringar (upp eller ned vi betalar för de tjänster vi nyttjar, inget annat). Att inte binda kapital i hårdvara är också en fråga om att se hur marknaden utvecklar sig. En stark trend håller i sig mer tjänsteorienterad försäljning snarare än hårdvaruorienterad (denna effektiviseras hårt). Processer för inköp och lagerhantering hanteras av leverantören. Kvar internt inom IT-servicekontoret blir följande huvudsakliga funktioner; Ledningsfunktion (2,5 tjänster) Beställarorganisation gentemot leverantör - Tydlig och kompetent kravställare (2 tjänster) - Följer upp leveranser (2 tjänster) Systemförvaltning - inkl support av verksamhetssystem (16,5 tjänster) Projekt och utredning (4 tjänster) Verksamhetsstöd / beställarstöd (gentemot förvaltningarna) - Samlar in verksamhetens behov (1 tjänst) - Utvecklar tjänster (1 tjänst) - På platsen-stöd & beställarstöd (7 tjänster) Outsourcingen och förändringen av nätet (från fyra till ett) leder till att ITservicekontoret bedöms kunna minska antalet totala heltidstjänster från 43 st till 36 st på helårsbasis. I och med att det pågår omfördelning av tjänster från förvaltningarna till IT-servicekontoret så faller det sig dock så att detta är en budgetmässig rationalisering som kan genomföras inom IT-servicekontoret. Antalet fysiska personer som kommer att erbjudas övergång till kommunens nya leverantör bedöms stanna vid 2-3 personer, pga att det totala antalet tjänster inom IT-servicekontoret är finansierade men inte fullt ut bemannade (vilket är en följd av den översyn/övergång av lokala IT-tekniker som pågår och snart är avslutad). Avtalstiden föreslås bli 5 år med möjlighet till förlängning om ytterligare 2 år. Avtalet ska utformas så att det omfattar både incitament och viten för att säkerställa leverantörens fokus på Järfälla kommun och dess IT-användare under avtalsperioden. Upphandlingsformen föreslås ske genom förhandlat förfarande med annonsering (LOU 4 kap 2, primärt baserat på punkterna 2 och 3). Tidplanen för upphandlingen omfattar kortfattat följande milstolpar: Annonsering/anbudstid 19/7-14/9 Utvärdering/förhandling 16/9-23/11 Tilldelningsbeslut KSAU 24/11 (ev extrainkallat möte tidigare om möjlighet finns att fatta beslutet tidigare) Avtalsspärr minst 10 dagar (period för möjlig överprövning) 24/11-6/12 Avtalsteckning 7/12 Införandeprojekt fas 0, 13/12-31/ Införandeprojekt fas 1, 1/2-29/4. Effektiv leveransdag fas 1, 29/4

5 (5) Införandeprojekt fas 2, 2/5-15/8. Effektiv leveransdag fas 2, 15/8 Slutsatser Kommunledningskontoret konstaterar att kommunen behöver agera gällande den framtida hanteringen av kommunens IT-infrastruktur och föreslår därför att kommunen, med ovanstående beskrivning som inriktning, genomför en upphandling av IT-tjänster och outsourcing av delar av verksamheten. Anders Major Kommundirektör Anders Thoursie CIO