Genomförandeplan. för papperslösa sammanträden. i Piteå kommun

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Genomförandeplan. för papperslösa sammanträden. i Piteå kommun"

Ulla-Britt Arvidsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Genomförandeplan för papperslösa sammanträden i Piteå kommun

2 Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade den 28 januari 2013 att uppdra till kommunledningskontoret att ta fram ett förslag till genomförandeplan, inklusive kostnadsberäkning, för införande av papperslösa sammanträden i Piteå kommun. Tidigare har ett projekt genomförts, Papperslösa sammanträden, där Teknik- och servicenämnden utgjort pilotnämnd för försök med sammanträden via läsplattor, det vill säga utan pappershandlingar. Projektets slutrapport visar bland annat att det är fullt möjligt att genomföra papperslösa sammanträden med den lösning som användes i projektet. Den valda lösningen består av en sammanträdesportal, det vill säga en webbsida där alla handlingar inför ett sammanträde finns i elektronisk form. Den förtroendevalda kan då läsa handlingarna via läsplatta eller dator. Införande av papperslösa sammanträden i Piteå kommun Då det visat sig att den lösning som Teknik- och servicenämnden använt sig av är tillfredsställande kan papperslösa sammanträden utvidgas successivt. Därigenom kan kommunen spara medel i form av minskade portoavgifter och kopieringskostnader. Dessutom minskar pappersförbrukningen, vilket ligger i linje med kommunens arbete ur ett ekologiskt, ekonomiskt och socialt perspektiv. Genom införande av papperslösa sammanträden för förtroendevalda i Piteå kommun kommer kommunen att ansluta sig till den utveckling som pågår i landets kommuner kring detta område. Genomförandeplan Sammanträdesportalen Sammanträdesportalen kommer att vidareutvecklas utifrån de erfarenheter som framkommit under projektet. Avsikten är att den framgent även ska innefatta kommunens styrande dokument, tillgång till blanketter för ansökan om förlorad arbetsförtjänst etc. Val av teknisk lösning Kommunens IT-avdelning förespråkar inköp av läsplattor av typ Apples ipad, dels utifrån de erfarenheter som redan gjorts, dels utifrån det faktum att många tjänstemän redan använder sig av denna typ av läsplatta. I och med det har också IT-avdelningen byggt upp kompetens vad gäller stöd och support. De alternativ till Apples ipad, så kallade Androider, är dessutom inte tillräckligt utvecklade för att i dagsläget kunna svara upp mot de behov som finns. Ytterligare en anledning att välja ipads är de backup- och säkerhetslösningar som finns tillgängliga. Ett alternativ hade kunnat vara bärbara datorer, men då syftet är att de förtroendevalda ska kunna läsa och ta del av sammanträdeshandlingar inför och under sammanträden, inte att arbeta i kommunens verksamhetssystem, är läsplatta att föredra. Plattan kommer att kopplas till den e-postadress som tilldelas varje förtroendevald inom Piteå kommun.

3 Ett apple-konto är en förutsättning för att en ipad ska kunna användas, därför kommer varje platta att kopplas till ett unikt apple-konto. Apple-kontot avslutas när förtroendeuppdraget upphör. Varje förtroendevald kommer att, tillsammans med läsplattan, få ett så kallat giftcard. Ett giftcard är ett kort laddat med en viss summa pengar som kan användas för att köpa applikationer till läsplattan. Ansvarsfördelning IT-avdelningen ansvarar för införskaffande, registrering, driftsättning och utdelning, initial utbildning i handhavande av läsplatta samt tekniskt underhåll av dessa. Förvaltningarnas ITstöd tillsammans med respektive nämndssekreterare ansvarar för råd och stöd till förtroendevalda när det gäller handhavandefrågor. Kommunledningskontorets ärendehanteringsgrupp ansvarar för utbildning av förtroendevalda och nämndssekreterare beträffande sammanträdesportalen. Central hantering När en förtroendevald avsäger sig sitt uppdrag återlämnas läsplattan till IT-avdelningen som sedan är ansvarig för att plattan återställs till ursprungligt skick och utlämnas till nyvald förtroendevald. För närvarande uppskattar IT-avdelningen läsplattornas hållbarhet till tre år. IT-avdelningen kommer att fortlöpande utvärdera den tekniska lösningen för att skapa underlag inför nästa inköpstillfälle. Avtal läsplattor Ett avtal upprättas mellan Piteå kommun och respektive förtroendevald. I avtalet regleras rättigheter och skyldigheter vad gäller läsplattan. I avtalet regleras bland annat vad som händer om de får problem med hårdvaran. Avtalen kommer att vara kopplade till läsplattans serienummer och de förtroendevaldas e-postadress. Försäkring En läsplatta har i dag som standard en ettårsgaranti avseende fel på hårdvara. Det är möjligt att mot en extra kostnad förlänga garantin med två år, det vill säga så att den gäller under hela läsplattans uppskattade hållbarhetstid. Skador som uppkommer på grund av oaktsamhet täcks inte av garantin, utan kräver en särskild försäkring. I det avtal som tecknas mellan Piteå kommun och den förtroendevalda framgår det att skador på grund av oaktsamhet är den förtroendevaldes ansvar. IT-avdelningen rekommenderar att garantin förlängs, däremot inte att en försäkring tecknas. Modellen med förlängd garanti tillämpas redan idag beträffande bärbara datorer. Funktioner i behov av läsplattor Utöver förtroendevalda behöver även nämndssekreterare och förvaltningarnas IT-stöd läsplattor. Detta för att kunna lämna support till de förtroendevalda. Utkvittering av läsplattor IT-avdelningen kommer att ha schemalagda tillfällen för de förtroendevalda då läsplattan registreras, lämnat ut och avtal tecknas. Samtidigt får de initial utbildning och hjälp att komma igång med läsplattan.

4 Genomförandeorganisation Införande av papperslösa sammanträden kommer att genomföras av kommunledningskontorets ärendehanteringsgrupp. Ansvarig är administrativ chef på kommunledningskontoret. Genomförandefas 1 Under första genomförandefasen kommer kommunstyrelsen inklusive dess arbetsutskott att gå över till papperslösa sammanträden. Samtidigt utreds möjligheterna att digitalisera kommunfullmäktigesammanträdena. Systemen för papperslösa sammanträden och ett digitalt fullmäktige måste vara kompatibla. Genomförandefas 2 Efter genomförandet av fas 1 fattas politiskt beslut om fortsatt införande av papperslösa sammanträden. Kostnadsberäkning Bakgrund Kommunstyrelsen består i dag av 30 förtroendevalda. Av dessa ingår 8 i Teknik- och servicenämnden och har därmed utrustats med läsplattor inom ramen för Teknik- och servicenämndens projekt. Utöver de förtroendevalda måste även funktioner som nämndssekreterare, IT-stöd samt i viss mån IT-avdelning ha tillgång till läsplattor av samma typ. Kostnadsberäkning genomförandefas 1 Kostnadsberäkning genomförandefas 1 omfattar kommunstyrelsens ledamöter och ersättare, exklusive de förtroendevalda som redan har försetts med läsplattor inom ramen för Teknikoch servicenämndens projekt, samt kommunledningskontorets IT-stöd och kommunsekreterare. Investering Kostnad Antal Summa Inköp av läsplatta (16GB) kr kr 2-års extragaranti (tot 3år) 662 kr kr Väska till läsplattan 335 kr kr Giftcard 150 kr kr Summa investering genomförandefas kr Driftkostnader År Antal Summa Plattform Driftkostnad/år kr kr 1 Gift card köps endast in till de förtroendevalda, exklusive de som utrustats med läsplatta inom ramen för Teknik- och servicenämndens projekt.

5 Driftkostnad IT/år (70kr/anv/mån.) 840 kr kr 3G/4G Abonnemang/år 852 kr kr Summa årligen: kr Totalsumma genomförandefas kr Kostnadsberäkningen är baserad på att läsplattorna innehar en 3G-lösning med vanligt surfabonnemang enligt Piteå kommuns trafikavtal samt dagens driftkostnad för plattform. Kostnadsberäkning genomförandefas 2 Kostnadsberäkning genomförandefas 2 omfattar kommunfullmäktiges och övriga nämnders ledamöter och ersättare utifrån gällande politisk organisation, exklusive de som redan har tilldelats en läsplatta i sitt uppdrag samt kommunens IT-stöd och nämndssekreterare som inte redan har tilldelats en läsplatta i sin tjänst. Investering Kostnad Antal Summa Inköp av läsplatta (16GB) kr kr 2-års extragaranti (tot 3år) 662 kr kr Väska till läsplattan 335 kr kr Giftcard 150 kr kr Summa investering år kr Driftkostnader År Antal Summa Plattform Driftkostnad/år kr kr Driftkostnad IT/år (70kr/anv/mån.) 840 kr kr 3G/4G Abonnemang/år 852 kr kr Summa årligen: kr Totalsumma genomförandefas kr Finansiering Finansieringen bygger på att medel, motsvarande både investerings- och driftskostnaden, avsätts i en central pott. I annat fall måste det tas fram en beräkningsmodell för fördelning av 2 Gift card köps endast in till de förtroendevalda, exklusive de som utrustats med läsplatta inom ramen för Teknik- och servicenämndens projekt samt i genomförandefas 1. 3 Om genomförandefas 2 genomförs 2014 eller senare.

6 kostnader på berörda nämnder, ett arbete som kompliceras av att många förtroendevalda har uppdrag i två eller flera nämnder och som i sig skulle leda till ökad administration. Tidsplan för införande av papperslösa sammanträden Kommunövergripande införande av papperslösa sammanträden inleds med kommunstyrelsens arbetsutskott följt av kommunstyrelsen enligt följande tidplan: Utdelning av läsplattor samt utbildning, 4 juni 2013 förtroendevalda Kommunstyrelsens arbetsutskott 12 augusti september 2013 Kommunstyrelsen 19 augusti september 2013

Relevanta dokument

Övergång till digital nämndhantering för miljö- och hälsoskyddsnämnden

Övergång till digital nämndhantering för miljö- och hälsoskyddsnämnden Miljöförvaltningen Verksamhetsstöd Tjänsteutlåtande Sida 1 (11) 2013-05-14 Handläggare Jonas Arnqvist Telefon: 08-508 28104 Till Miljö- och 2013-06-18, p. 8 Förvaltningens förslag till beslut 1. Tillhandahålla