Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17 1 (8) Datum Delårsrapport Sammanfattning Nämndstotal (tkr) Delår Årsbudget 2012 Prognos 2012 Avvikelse Verksamhetens intäkter varav - bidrag taxor och avgifter övrigt Verksamhetens kostnader varav - personal lokaler (ej städ o fastighetsskötsel) kapitalkostnad övrigt Summa nettokostnader Arbetet med anpassning av rutiner och arbetsordning efter genomförande av de organisatoriska förändringarna i förvaltningsorganisationen 2011 fortsätter och har i inte oväsentlig omfattning präglat arbetet även under första tertialet Utredningar och revideringar av eller etablerande av nya processer och modeller för ekonomi- och verksamhetsstyrning som påbörjats eller diskuterats kommunövergripande är angelägna och kommer successivt att innebära möjligheter till förtydliganden i de delar av servicenämndens verksamhetsområden som planeras bli enheter utan anslagsfinansiering. Tydliga och generella principer för intern prissättning och andra villkor måste etableras kommunövergripande i en ekonomimodell och appliceras på nämndsnivå, där verksamheterna var för sig utgör en del av helheten i modellen för Trelleborgs kommun. Förvaltningens olika verksamhetsområden redogörs särskilt för under respektive rubrik nedan. Vissa övergripande aktiviteter förtjänar dock att särskilt framhållas: Trelleborg2000, v 1.0,

18 2 (8) Lokalplanering och att tillhandahålla och tillfredsställa behov av LSS boenden, vilken fråga varit aktuell redan under 2011har ännu inte kunnat slutföras med anledning av överklagandeprocesser i olika avseenden. Analys av behov och möjligheter till energieffektiviseringar bedrivs parallellt i två projekt dels genom Energimyndigheten med en kommunövergripande strategi dels konkret när det gäller det kommunägda fastighetsbeståndet med konkreta åtgärder för att sänka energikostnaderna samtidigt med positiv miljöpåverkan. Viktiga händelser Fastighetstekniska avdelningen Inom ramen för underhåll har utöver löpande underhållsåtgärder ett antal större projekt genomförts såsom: Renovering fasad / ytterväggar på Alstadhemmet Takreparationer på Gislövs resursskola och Kullagrundet Upphandling av putsåtgärder till Garvaregården Upphandling av takreparationer på Östra skolan samt Liljeborgsskolan Planering av kommande underhållsåtgärder under innevarande år avseende bl.a. badhuset och centralbiblioteket har fortgått. Upphandling av ett nytt system för hantering av felanmälan, arbetsorder och planerat underhåll genomfördes under perioden för implementering under året. Syftet är att skapa ett mer kundvänligt och rationellt system. Analys avseende energibesparingspotential i förvaltningens fastigheter tillsammans med extern entreprenör färdigställdes under perioden. Upphandling av en av avdelningens viktigaste avtal avseende byggservice slutfördes under perioden efter en 16 månaders överklagandeprocess. Kommunens fordonsverkstad på Sjöviksområdet tillfördes avdelningen under perioden Måltidsservice Verksamheten utökade i januari med ny kund - Bäcka förskola. Under både sport- och påsklov har personalen haft möjligheten att gå på datautbildning; både vad gäller grund- och fördjupning i medarbetarportalen. Ett underlag för hur ett matråd kan och ska genomföras har tagits fram i en matrådsgrupp bestående av personal från både förskole- och skolkök. Denna ska nu kommuniceras ut för att starta upp matråd på alla verksamhetens kök inom förskola och skola. Upphandling av service och reparation av vår storkökspark har påbörjats. Ett förslag till en enkätundersökning på skolan, för genomförande under hösten 2012, har tagits fram. Enkäten sker i samarbete med bildningsförvaltningen och frågor där svaren kan ligga till grund för fortsatt arbete och utveckling.

19 3 (8) Trelleborg Kommuns nya livsmedelsavtal tecknades i slutet av mars, för att gälla 2-4 år framåt med början den 1 maj. Verksamhetens mål är att öka den ekologiska andelen av livsmedel till 30% i slutet av året. Lokalförsörjningsavdelningen Samtliga hyresavtal med Trelleborgs Hem AB har reviderats att utgöra totalhyra att gälla fån Under perioden har sk Gula villan blivit inflyttningsklar för verksamheten för ensamkommande flyktingbarn, samtidigt upphörde avtalet med Hedmansgården. Bildningsförvaltningen har sagt upp hyresavtalet avseende Modeshögs resursskola. Förvaltningen har medgivit upprustning genom extern projektfinansiering av sk Magasinet till BIOGASSYS projektet. Lokalvården har fått ökat antal kunder inom förskolan. Upphandling av ny kommunövergripande vikariebank pågår i samarbete med social- bildning- och arbetsmarknadsförvaltningen. Administrativa avdelningen Under perioden har avdelningen fortsatt att arbeta med tillkommande arbetsuppgifter relaterade till den nya nämnds- och förvaltningsorganisationen från Återföring av fd tekniska serviceavdelningen, exklusive verkstad och drivmedelshantering, har genomförts både administrativt och redovisningsmässigt. Budgetarbetet med att anpassa organistionen har pågått under hela perioden. Arbetet med de administrativa rutinerna och säkerställandet av redovisningen fortgår ständigt. Medarbetare från avdelningen deltar i olika former av kommunövergripande projekt och nätverk. Förberedelser inför ett nytt fakturahanteringssystem har gjorts i form av översyn av leverantörsuppgifter. Arbetet med placering och mätning av digitala ritningar på fastighetsbeståndet påbörjades under perioden. Upphandlingsavdelningen Inom avdelningen har ett elektroniskt upphandlingsverktyg införts som en del i upphandlingsprocessen som syftar till säkerställande och effektivisering. Livsmedelsupphandlingen som till slut resulterade i ett avtal har tagit stor del av avdelningens tid i anspråk. Upphandlare har under perioden inte rekryteras.

20 4 (8) Verksamhetsuppföljning Allmänt Förvaltningen arbetar fortlöpande med att ytterligare integrera de verksamheter inom nämndens verksamhetsområde som överfördes i samband med förvaltningsorganisationen. Arbetet med att skapa resultatenheter inom nämndens verksamhetsområde har avstannat i avvaktan på kommunövergripande beslut om fortsättning. Fd tekniska serviceavdelningen, exklusive verkstad och drivmedelshantering, har from årsskiftet återförts till tekniska förvaltningen. IT Under perioden har arbetet med att installera Windows 7 påbörjats. Efter sommaren kommer testinstallationer att göras på serviceavdelningen. Avdelningen har testat, och infört surfplattor som tillhandahålls av ITavdelningen. Fortsätta arbetet med att automatisera användarhanteringen för våra IT-system så att personalsystemet automatiskt reglerar anmälan och avanmälan av användare till nätverket och verksamhetssystemen. Införandet av automatisk användarhantering påbörjades den 2 maj med serviceförvaltningen, övriga förvaltningar kommer att införas sista veckan i maj med överlämnade den 1 juni. Vellinge och Skurup är inte för närvarande aktuella för ett IT-samarbete, däremot förs diskussioner med Sjöbo kommun angåenden samverkan. Utbyggnaden av IP-telefonin har avstannat pga att upphandlingen av serviceavtalet för televäxeln överklagats, arbetet kommer att återupptas efter sommaren Måltidsservice Måltidsservice är from 2012 intäktsfinansierad utan anslag. Modell för hantering och prissättning finns inte framtagen i avvaktan på kommunövergripande beslut. Kostpolicyn har ännu inte kunnat beslutas av kommunfullmäktige. Under första kvartalet har utbildningar arrangerats avseende specialkoster och IT. Projektet med ombyggnad av Vannhögskolans kök har inte påbörjats under perioden som var planerat. Arbetet med att näringsberäkna måltiderna i kostdatasystemet, Mashie, har påbörjats. Inventering av behov av uppdatering av maskinparken i köken har gjorts. Arbetet med att åtgärda anmärkningar och förelägganden på köken pågår kontinuerligt.

21 5 (8) Fastighetstekniska Nytt system för b l a felanmälan upphandlades under perioden. Arbetet med att klarlägga och tydliggöra innehållet i ansvaret för de fastigheter/anläggningar som överfördes i samband med förvaltningsorganisationen pågår. Upphandling Under perioden har mallar för byggentreprenadupphandlingar framtagits. Riktade utbildningar har gjorts till räddningstjänsten, kommunlednings- och socialförvaltningen. Frågan om införa ett processtänkande avseende upphandling är ständigt aktuell. Upphandlingsavdelningen har under perioden publicerat avtalsdatabasen på intranätet. Lokalvård- och lokalförsörjning Arbetet med att revidera externa hyresvärdars befintliga hyresavtal som kommer att vara totalhyresavtal, utan gränsdragningsproblem, kommer att påbörjas efter sommaren. Uppdraget om översyn och framtagande av interna hyresavtal pågår. Inventering av krav på PRYL-utbildningen, Yrkescertifikat Lokalvård, pågår. Upphandlingen kommer att gå ut under sommaren. Ekonomi Servicenämnden redovisar ett överskott mot budget på tkr för perioden. De redovisade intäkterna uppgår till tkr och de redovisade kostnaderna uppgår till tkr. Totalt på både intäktssidan och kostnadssidan finns avvikelser som beror på att samtliga redovisningsmässiga flöden ej redovisats för perioden samt ändrade redovisningsprinciper inom måltidsservice. Det redovisade överskottet för perioden beror till största delen av överskott inom måltidsservice, ca 4,5 mkr. Övriga verksamheter som uppvisar överskott är lokalvård, fastighetstekniska, upphandling och IT. För perioden ingår höjning av internhyrorna med 1,5% enligt beslut i kommunfullmäktige både redovisnings- och budgetmässigt. Vad avser Måltidsservice överskott för perioden är det viktigt att betona att överskottet är redovisningsmässigt och har genererats av fakturering av måltider utanför en etablerad prissättningsmodell. I samband med att kostorganisationen samlades i en gemensam organisation 2010, Måltidsservice, under dåvarande fastighetsnämnden, fattades även beslut om att Måltidsservice from 2012 skulle intäktsfinansieras. Verksamheten är därför from 2012 intäktsfinansierad utan anslag. Kommunfullmäktige fattade beslut om att verksamhetens prissättning ska under 2012 vara oförändrad jämfört med I samband med delårsbokslutet, baserat på en prissättning utan förankring i en etablerad modell, har konstaterats att effekterna av prissättningen får felaktiga konsekvenser. I avvaktan på framtagandet och beslut om modell för självkostnadskalkylering/prissättning har serviceförvaltningen i samförstånd med

22 6 (8) bildningsförvaltningen gjort bedömningen att rättvisande resultat för verksamheten för perioden baseras på redovisade kostnader. För att säkerställa korrekt redovisning för både servicenämnden och bildningsnämnden måste modellen för måltidsservice utgöra en del av Trelleborgs kommuns ekonomimodell. Bildningsförvaltningen vill betona att det är av yttersta vikt att regelverk för prissättning och principer vid köp- och säljförhållanden internt beslutas för att korrekt resultat och korrekta prognoser ska kunna upprättas. Vad avser helårsprognosen för servicenämndens verksamhetsområden gör förvaltningen bedömningen att samtliga verksamheter, exklusive måltidsservice, kommer att kunna uppvisa ett nollresultat vid årets slut inklusive avtalsrörelsen för året. För att säkerställa att det förväntade resultatet för måltidsservice når fram väljer serviceförvaltningen att flagga för att den totala prognosen ur ett kommunövergripande perspektiv landar på ett underskott i storleksordningen 6 mkr vid årets slut. Vid budgetdialogen framfördes alternativa förslag till att få måltidsservice i ekonomisk balans ur ett längre perspektiv. I det kortare perspektivet arbetar verksamheten ständigt med kostnadsmedvetenhet och effektiviseringar. Investeringar Investeringsverksamheten har präglats av avvaktan på beslut under perioden. Detta har avsett såväl överklagande av bygglov som beslut avseende investeringar. Dessutom har utredning av fortsatt hantering av vissa projekt, främst Rådhusets ombyggnad samt om och tillbyggnad av Klagstorps skola pågått. Ett antal investeringsprojekt har hanterats under perioden, i urval kan följande nämnas: Ombyggnad/renovering av Skarpskytten 3 (Gula villan) Ombyggnad av Söderslättsgymnasiet hus H. Upphandling av om och tillbyggnad av Vannhögsskolans kök slutfördes Upphandling av om och tillbyggnad av Pilevallsskolans c-byggnader slutfördes Etablering av paviljong för förskoleverksamhet inom Bäckaskolan utfördes Utredning av fortsatt hantering av projektet ombyggnad av rådhuset har pågått Delvis ombyggnad av Söderslättsgymnasiet hus H till frisörutbildning har påbörjat

23 7 (8) Personalredovisning Anställda Antalet anställda inom förvaltningen uppgår till 317 varav 252 tillsvidareanställda, 13 visstidsanställda och 51 timavlönade. Antalet årsarbetare för perioden har ökat i jämförelse med 2011 från 80,2 till 84,9. Förklaringen är förvaltningsorganisationen som trädde i kraft , då ett antal medarbetare överfördes till serviceförvaltningen. En byggprojektledare har anställts under perioden, 1 provanställning avseende en fastighetstekniker har tillsvidareanställts. Fastighetstekniska avdelningen kommer under året att rekrytera en teknisk förvaltare. Upphandlingsavdelningen har inte kunnat genomföra rekrytering av upphandlare. Inom måltidsservice har en pensionsavgång skett under perioden. Några intern förflyttningar har även skett. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron fortsätter att minska, för perioden 5,2 dagar jämfört med 5,6 dagar Fördelat på könen har kvinnor 5,8 sjukdagar och män 2,8 sjukdagar. För den här perioden är det totalt ålderskategorin under 29 år som har flest antal sjukdagar; 7,1. Förväntad utveckling Det påbörjade arbetet med Resultatstyrning, baserat på den kommunövergripande visionen med strategiska inriktningar fortsätter och nämndens effektmål kommer fastställas. Detta arbete, som är en prioriterad del i budgetarbetet, ger en god förutsättning till en utvecklad samverkan mellan alla nämnder och förvaltningar i Trelleborgs kommun. Inom fastighetstekniska avdelningen finns ett antal projekt i olika faser att hantera under resterande år både avseende investerings och drift/underhållsverksamheten. Som exempel kan följande nämnas: Genomförande av ett långsiktigt energisparprojekt Översyn av hanteringen av Sjöviksområdet i samråd med tekniska förvaltningen Projektering, projektledning av byggprojekt avseende såväl underhåll som investeringsprojekt. Genomförande av ett antal upphandlingar för verksamhetsdrift och konsulttjänster Måltidsservice kommer även framöver att arbeta med de ekologiska inköpen, för perioden redovisas att 19,2% av livsmedelsinköpen var it inköp av ekologiska livsmedel. I samband med nytt livsmedelsavtal förväntas anbudstroheten mot leverantör öka. NöjdKundIndex enkät inom Måltidsservice kommer att genomföras under hösten.

24 8 (8) SERVICENÄMNDEN Krister Clerselius Förvaltningschef