ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag.

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Gemensamma nämnden FM (1) Plats och tid Rådhus Skåne, Plan 1, Rum :00 Beslutande Leif Rülf Leif G Nilsson Gunnar Elvingsson Marcus Håkansson Fackliga Marianne Kennysson, TCO Övriga närvarande Stefan Bengtsson Håkan Nilsson Petra Nuca Utses att justera Leif G Nilsson Justeringens tid och plats Rådhus Skåne Sekreterare... Paragrafer Gunnel Olsson 6-7 Ordförande Leif Rülf Justerare Leif G Nilsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag. Styrelse/Nämnd Gemensamma nämnden FM Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp UppsattDatum Datum då anslaget tas ned NedtagsDatum Förvaringsplats för protokollet Rådhus Skåne Underskrift... Gunnel Olsson Utdragsbestyrkande

2 KALLELSE med föredragningslista 1(1) Nämnd/Styrelse: Gemensamma nämnden FM Sekreterare: Gunnel Olsson Tfn: E-post: Tid och plats onsdagen den 2 mars 2016 kl. 15:00 Rådhus Skåne, Plan 1, Rum 111 Ärenden Nr 1 Informationer /1 2 Tryckeriets framtid 2015/3 Leif Rülf Ordförande

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Gemensamma nämnden FM GN 6 Informationer Änr GN 2016/1 Beslut Till handlingarna. Rådhus Skåne Östra Kommunhuset Utdragsbestyrkande Justerarens signatur

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Gemensamma nämnden FM GN 7 Tryckeriets framtid Änr GN 2015/3 Beslut Besluta enligt den föreslagna utredningen om tryckeriets framtid under Gemensamma nämndens funktionsansvar. Tryckeriet avvecklas till och att respektive parts externa upphandlade tryckeritjänster övertar tryckerileveranserna till verksamheten. Sammanfattning Utredningen föreslår att tryckeriet avvecklas till och att respektive parts externa upphandlade tryckeritjänster övertar tryckerileveranserna till verksamheten detta främst för att - Ekonomi svårt att få lönsamhet - Volym fortsatt volymminskning - Ny framtida teknik läsplattor i stället för papper - Miljö minskning av papper är positivt - Personal svår bemanningssituation, volym enbart för en person, svårt att driva ett tryckeri med en person - Tid och kompetens för utveckling och marknadsföring saknas Gemensamma nämnden återremitterade ärendet med följande kommentarer: Beslutsavsiken är att avveckla tryckeriet enligt förslaget dock krävs en fördjupad utredning angående konsekvenserna av att använda externt tryckeri samt ett förslag på personalplan för medarbetarna i dagens interna tryckeri. Utdragsbestyrkande Justerarens signatur

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Gemensamma nämnden FM Förslag till Gemensamma nämnden FM Besluta enligt den föreslagna utredningen om tryckeriets framtid under Gemensamma nämndens funktionsansvar. Beslutsunderlag Beslut från Gemensamma nämnden Tjänsteutlåtande Utredning om tryckeriet med kompletteringar Utdragsbestyrkande Justerarens signatur

6 Alternativa lösningar för gemensamt tryckeri, Östra kommunhuset. Uppdrag Gemensamma nämnden beslutade att förlänga tryckerimaskinavtalet t o m samt genomföra en utvärdering av leveransunderlaget under första kvartalet Sammanfattning Utredningen föreslår att tryckeriet avvecklas till Bakgrund Det gemensamma tryckeriet i Östra kommunhuset har drivits i egen regi sedan Ny modern utrustning installerades i samband med att avtal tecknades med leverantör och som innebär att kommunen köper tjänsten, d v s betalar för körda kopior. Avtalet löpte ut och är förlängt t o m Total förlängningstid är 24 mån, d v s längst t o m Rapporten beskriv nuläget avseende volym och ekonomi och då konstateras att volymen minskat med ca 40 % vilket inneburit en minskad intäkt. År 2014 visade på ett underskott för tryckeriet på ca 100 kkr. År 2015 beräknas ge ett noll resultat. Nuläge Rapporten nu beskriver att volymen har fortsatt att minska. Prognos och bedömningar visar att minskningen fortsätter under år 2016 och slutar på ca 55-60% vid årets slut från starten år Denna prognos och bedömning innehåller även den minskning av volymen som uppstår när läsplattor införes till kommunens politiker under innevarande år. Statistik från året visar att färgkopieringen är kvar på förra årets volym medan den svart-vita kopieringen fortsätter att minska. Denna negativa utveckling av volym och ekonomi innebär att rekommendationen att avveckla

7 tryckeriet kvarstår dock kan det finns andra värde som motivera att behålla tryckeriet såsom närhet, leveranstid och bekvämlighet. Skulle man vilja behålla tryckeriet krävs det andra lösningar såsom prishöjningar, personalförändringar mm Mot bakgrund av ovan nämnda nuläge kommer två alternativa lösningar redovisas nedan med för- och nackdelar. Men först hur ser framtiden ut generellt. Kommer det ske ökningar eller minskningar av trycksaker. För ökning talar bl. a att tryck på papper förmedlar kvalitet och är det mest effektiva sättet att nå specialister och äldre. Likaså är en trycksak ett sätt att differentiera sig från konkurrenter genom anpassade och riktade utskick. För minskning talar att virtuella medier blir allt viktigare och ses som billigare än trycksaker. Likaså ses det som enda sättet att nå ut till ungdomar via smarta telefoner, surfplattor med mera. Virtuella medier är också mer mätbara och spårbara. Alternativa lösningar, för-och nackdelar 1. Tryckeri i egen regi/interntryckeri Kunder = Kristianstad kommun och delar av Region Skåne. Lokal=Östra kommunhuset. Personal =1, 5 heltidstjänst. Utrustning= nuvarande typ av avtal. Fördelar; Närhet till kunderna, bekvämt att överlämna arbetena. Verksamhetsförståelse Snabbhet/omloppstid, klara av kundens krav i allra sista minuten. Säkerhet, dokumenten hanteras internt, konfidentiellt. Enkelhet/flexibilitet Kontroll, styrning och uppföljning.

8 Nackdelar; Vissa arbeten kan inte utföras, speciella format och papperstyper Tid och kompetens för utveckling och marknadsföring saknas Volymberoende Personalbemanning, sårbart vid frånvaro Åtgärder/konsekvenser Detta kommer att kräva ett utökat samarbete med extern part för stöd med markandsföring, utveckling och personalförstärkning för GN har inte dessa kompetenser idag. Detta kommer innebära en ökad kostnad. Ett samarbete med extern part skulle kunna innebära följande: Två nyckelområden som är avgörande för framgång vid val av alternativ 1 är Lönsamhet och Personal. Lönsamhet. Ökad volym print till interntryckeriet ger ökad intäkt. Det innebär att införsäljning måste genomföras dels som interninformation via befintliga kanaler och interna seminarier och dels som rent uppsökande informationsmöten där fördelarna med att utnyttja det interna tryckeriet Tydliggörs för de mest frekventa nyttjarna. Det handlar om att utbilda sina kunder så det är ett förhållningssätt som måste implementeras inte en enstaka åtgärd. Genom system för enkel orderläggning och styrning av Jobb underlättas både för beställaren och för personalen vid interntryckeriet. Leverantör kan bistå med ledning, projektledning och genomförande för att lyfta säljförmågan men det kräver också att leverantör får insikt i aktuell printbudget för att kunna agera effektivt och med rätt prisbilder internt. Personal. Det är inte tillräckligt att driva vidare med befintlig personal. Återrekrytering av en %-tjänst efter den medarbetare som slutar till sommaren är nödvändig och kravprofilen är avgörande för framgång. Leverantör kan hjälpa till med att definiera kravprofil och arbetsbeskrivning samt utgöra second opinion. Med ovan nämnda åtgärder bedöms volymer kunna öka något initialt men relativ snart kommer volymerna att plana ut pga den ökade användningen av elektroniska hjälpmedel.

9 Kompletterade uppgifter intern tryckeri Den parts som benämnds leverantör enlig beskrivningen i åtgärder/konsekvenser ovan, deras åtgärder/stöd kommer att kosta ca 250Tkr. 2. Köpa tjänst av externt tryckeri. Kommunen och Region Skåne köper tjänsterna via upphandlade avtal. Fördelar; Alla arbeten kan beställas. Stora volymer, kvalité, format och papperstyper mm Kompetens Kärnverksamhet Utveckling, marknadsföring Utrustning och system Nackdelar; Upphandlingar av respektive myndighet (Avtal externa trycktjänster) Tidskrävande beställningar av trycktjänster, offerter begärs från avtalade leverantörer (se mer under åtgärder/konsekvenser) Säkerhet Närhet Snabbhet Leveranser

10 Åtgärder/konsekvenser Detta kommer att innebär att tryckeri tjänsten avvecklas från GN; s ansvar och respektive part använder sina avtalade tryckeritjänster fullt ut. Detta kommer att initialt innebär en något försämrad service och en liten kostnadsökning samt en avvecklingskostnad för nuvarande interna tryckeris nedläggning. Kompletterade uppgifter extern tryckeri Region Skåne har idag ett antal upphandlade tryckerier, upphandlingen styrs av beloppsgränser utifrån beställningssumma under kronor (tjänst A) och över kronor (tjänst B). Förfarandet i tjänst A bygger på rangordning utav tre tryckerier där första valet är samma leverantör som Kristianstads kommun har upphandlat. Utifrån volym och antal beställningar från vårt interna tryckeri så bör Region Skånes alternativ vara tjänst A. Avtalet medger leveransbesked inom 24 timmar med möjlighet till expressleverans med packning och direktutskick. Kristianstad kommun har upphandlat ett extern tryckeri som medger en snabbar leverans av beställningar än var som har varit vid tidigare upphandlade extern tryckeri, med dessa förutsättningar så kan detta upphandlade externa tryckeri ersätta vårt interna tryckeri. Pris bilden för Kristianstad kommuns upphandlade tryckeri innebär att vid låga volymer ca 100 kopior och där under så blir ett intern tryckeri billigare vid högre volymer 200 och över blir extern tryckeriet billigare. Enligt 2015 år beställningar så ligger i snitt Region Skåne beställningar på 900 kopior och Kristianstad kommuns på 700 kopior. Slutsatsen av ovan innebär, att avveckla det interna tryckeriet kommer inte att påverkar de bägge parternas verksamheter samt att i det hela bli det en kostnadsbesparing för dem. Omvärldsanalys Interntryckerier både inom privat och offentlig sektor har fått svårare att konkurrera med externa tryckerier som har ett bredare utbud och kompetens samt andra utvecklings-möjligheter inom sin kärnverksamhet. Omvärldsanalys mot andra kommuner och landsting har visat att många har lagt ner sina interntryckerier och lagt ut produktionen på extern leverantör. Inom vårt närområde har Malmö Stad, Helsingborgs kommun och Region Skåne avvecklat sina interna tryckerier.

11 Förslag till beslut Av ovan redovisade förslag till lösningar förordas alternativ 2, köpa tjänst av externt tryckeri. Att hålla kvar ett interntryckeri med maskiner, utrustning, lokaler och personal är svårt att motivera ekonomiskt, tekniskt och effektivitetsmässigt. Detta beslut grundar sig bl. a på ekonomi, svårt att få lönsamhet volym, fortsatt volymminskning ny framtida teknik, läsplattor i stället för papper miljö, minskning av papper är positivt personal, svår bemanningssituation, volym enbart för en person, svårt att driva ett tryckeri med en person tid och kompetens för utveckling och marknadsföring saknas Förslaget innebär att nuvarande interntryckeri avvecklas senast och att tryckeribeställningarna läggs ut på extern leverantör via upphandlade avtal för respektive myndighet, d v s Kristianstad kommun och Region Skåne. De två personer (2.0 tjänster) som har sin anställning i tryckeriet blir övertaliga. En av dessa kommer att gå i pension och en kvarstår som övertalig.

12 Handlingsplan för föreslaget beslut Tryckeriet stängs Anpassa nuvarande avtal till tryckeriets stängning. From minska bemanningen till en heltid och from är bemanningen avslutad, tryckeriets personal hanteras enligt Kristinstads kommuns Riktlinjer för Personalbemanning i samband med verksamhetsförändringar samt åtgärder vid övertalighet Uppsägning av avtal avseende utrustning/inventarier Se till att upphandlade avtal för tryckeritjänster är aktuella och innehåller de tjänster som kommer att efterfrågas. Information till beställande parter Ta fram beskrivningar på hur beställningarna ska gå till efter av respektive part Avveckla tryckeritjänster ur GN tjänstekatalog Håkan Nilsson Internservice