Mikael Fröler, fastighetschef Ewy Olsson, sekreterare Yngve Englund, förvaltare 6

Transkript

1 1 (11) Plats och tid Fastighetskontoret, kl Beslutande Clas Ebbeson (M) Marcus Ingelsbo (M) Lisbeth Åkestrand (M) Lars-Erik Nyström (C) Kenth Johansson (C) Agne Sahlin (S) Inga-Lill Svanberg (S) Sören Svensson (S) Lars Jäderström (S) Övriga deltagande Mikael Fröler, fastighetschef Ewy Olsson, sekreterare Yngve Englund, förvaltare 6 Utses justera Justeringens plats och tid Agne Sahlin (S) Fastighetskontoret måndagen den 4 februari 2013 kl Underskrifter Sekreterare. Organ Ewy Olsson Ordförande Clas Ebbeson (M) Justerande... Agne Sahlin (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Paragrafer 1-10 Paragrafer 1-10 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Fastighetskontoret, Gula Huset. Ewy Olsson Datum för anslags nedtagande

2 2 Fa 1 Dnr: FA Nybyggnad av maskinförråd vid Mårtensgatan i Gislaved Medelsanvisning Tekniska nämnden har beställt uppförande av ytterligare en förrådsbyggnad vid TK-förrådet på Mårtensgatan i Gislaved. Det nya förrådet ska byggas likadant som ett befintligt. Fastighetskontoret beräknar kostnaden till kr och föreslår medel anvisas från projekt Fastighetskontorets tjänsteskrivelse daterad Ritning Arbetsutskottets förslag beslutar anvisa kr från projekt (Till fastighetsnämndens förfogande) till nybyggnad av maskinförråd vid TK-förrådet (projekt 56805) samt uppdra till fastighetskontoret begära in anbud på nybyggnaden. Ekonomiservice Tekniska nämnden

3 3 Fa 2 Dnr: FA Ombyggnad entré, tekniska kontoret Medelsanvisning Under tiden som kommunhuset byggs om kommer en del av Tekniska kontorets personal ha sina arbetsplatser på TK-förrådet på Mårtensgatan i Gislaved. Det gäller bl a de som ansvarar för parkeringstillstånd för funktionshindrade. Det är då viktigt entrén byggs om och förses med automatiska dörröppnare. Fastighetskontoret beräknar kostnaden till kr och föreslår medel anvisas från projket Fastighetskontorets tjänsteskrivelse Arbetsutskottets förslag beslutar från projekt (Handikappåtgärder) anvisa kr till ombyggnad av Tekniska förrådets entré i enlighet med förslaget (projekt 56806) Ekonomiservice Tekniska nämnden

4 4 Fa 3 Dnr: FA Ekonomisk rapport 2012 Bokslut Fastighetschefen Mikael Fröler redogör för det fortsa arbetet med bokslut Fastighetskontoret räknar med det slutliga resultatet för 2012 kommer bli ett underskott med ca kr. De avskrivningar som arbetsutskottet diskuterade den 16 januari 2013, AMO-huset och Kastanjegårdens förskola, är gjorda, kapitalkostnaderna är bokförda liksom alla energikostnader för december. Även en engångskostnad på 1,3 mnkr är betald till Landstinget för olägenheterna på den gamla vårdcentralen i Smålandsstenar. har även haft extra intäkter under året, bland annat försäkringsersättningar för en brand i Reftele och för skador efter åsknedslag, totalt drygt 5 mnkr. Det slutliga bokslutet kommer redovisas vid fastighetsnämndens sammanträde den 27 februari Sammandrag preliminärt bokslut 2012 Arbetsutskottets förslag beslutar lägga rapporten till handlingarna.

5 5 Fa 4 Dnr: FA Hyresärende Gruppboende för flyktingbarn Socialförvaltningen hyr sen 2011 en gruppbostad för ensamkommande flyktingbarn av Gislavedshus AB i Smålandsstenar. Behovet är dock stort och det behövs ytterligare boende. Socialförvaltningen och Gislavedshus har diskuterat bygga om den tidigare förskolan Jeppen till gruppbostad. Socialförvaltningen ska stå för ombyggnadskostnaden och Gislavedshus har fått bygglov för gruppbostaden. Gislavedshus har beräknat hyran till 225 tkr men därefter reducerat den till 210 tkr. Det innebär en hyra om ca kr/m² vilket är lägre än den befintliga gruppbostaden. När det gäller hyra av befintliga lokaler har parterna i förhandling komma överens om hyran. Men utgångspunkten är hyran ska vara marknadsmässig. Problemet är fastställa vad marknadshyran är. Fastighetskontoret anser den begärda hyran är hög. Men samtidigt har avtal träffats på den nivån och dessutom tar Gislavedshus ansvar för eventuell återställning av lokalen. Samtidigt finns det för närvarande inga bra alternativ. Därför kan hyran accepteras under förutsättning avtalet görs på en relativt kort hyrestid. På grund av processen dragit ut på tiden har inte socialförvaltningen behov av lokalen förrän till augusti Fastighetskontoret föreslår hyresavtal tecknas avseende gruppbostad på fastigheten Åtterås 19:49 under ett år från och med med en hyra om kr. Förslag till hyresavtal Arbetsutskottets förslag till fastighetsnämnden beslutar teckna hyresavtal med AB Gislavedshus avseende gruppbostad på fastigheten Åtterås 19:49 under ett år från och med med en hyra om kr. Socialförvaltningen

6 6 Fa 5 Dnr: FA Fastighetskontorets organisation Fastighetskontoret har ambitionen under 2013 se över organisationen av kontoret. Anledningen är förestående pensionsavgångar ger en möjlighet genomföra förändringar samt förvaltningen upplever brister i nuvarande organisation. Under diskussionerna har en av förvaltarna ansökt om gå ner till 80 % under sista året före pensionen. Det är uppenbart motsvarande tjänst behövs även efter en omorganisation. Fastighetskontoret vill därför omgående påbörja rekrytering av en ny förvaltare/byggprojektledare för ge en god möjlighet för introduktion och överlämnande av pågående projekt. Det torde innebära en utökad bemanning under några månader i slutet av 2013 och början av Organisationsschema för fastighetskontoret Arbetsutskottets förslag beslutar uppdra till fastighetskontoret så snart som möjligt påbörja rekrytering av ny förvaltare/byggprojektledare.

7 7 Fa 6 Dnr: FA Upphandlingsärende; antagande av anbud Fönster till tre fastigheter Fastighetskontoret har begärt in anbud på leverans av fönster i trä/aluminium till tre fastigheter, Bureskolan i Burseryd, Klockargårdskolan i Broaryd och Gyllengårdens förskola i Gislaved. Montering av de nya fönstren ska i huvudsak göras av egna hantverkare. Upphandlingen har gjorts så anbud har lämnats på varje fastighet separat. Totalt rör det sig om mellan 75 och 100 fönster per fastighet. Intresset för lämna anbud har varit stort, mellan 12 och 16 anbud har inkommit per objekt. Fastighetskontoret har utvärderat anbuden och föreslår följande antas: Bureskolan anbud nr 009, pris kr Klockargårdskolan anbud nr 012, pris kr Gyllengården anbud nr 011, pris kr Finansiering kommer ske inom ramen för underhållsbudget Fastighetskontorets tjänsteskrivelse daterad beslutar anta anbud för fönsterbyten i enlighet med fastighetskontorets förslag. Efter beslutet meddelas anbud nr 009 till Bureskolan är lämnat av Lantmännen i Burseryd och anbud nr 012 till Klockargårdskolan och nr 011till Gyllengården är lämnade av Naij Bygg AB i Smålandsstenar.

8 8 Fa 7 Dnr: FA Kommunhuset, ombyggnad av värme och ventilation Fastighetschefen Mikael Fröler redogör i en tjänsteskrivelse för bakgrund och nuvarande situation för projektet med ombyggnad av värme och ventilation i kommunhuset. Under projekteringens gång har en hel del förändringar gjorts i förutsättningarna och det har även tillkommit ett antal åtgärder. Sammantaget innebär detta kostnaderna totalt beräknas till ca 50 mnkr inklusive underhållsinsatser. Till och med budget 2013 finns 24 mnkr exklusive underhåll anvisade. Dessutom finns ca 2 mnkr för brandskydd och handikappåtgärder. Fastighetschefen skriver i tjänsteskrivelsen bland annat fastighetskontoret inför arbetet med budget 2013 borde gjort en ny och bättre kalkyl. Fastighetskontoret föreslår därför fastighetsnämnden begär igångsättningstillstånd hos kommunfullmäktige inom en investeringsram om 50 mnkr. diskuterar ärendet. Lars-Erik Nyström (C) ifrågasätter flera av projektets utökningar och förordar ärendet återremitteras till fastighetskontoret för ytterligare beredning. Agne Sahlin (S), Kenth Johansson (C), Sören Svensson (S), Clas Ebbeson (M) m fl deltar i deben. Sören Svensson (S) föreslår ärendet återremitteras till fastighetskontoret och kontoret får i uppdrag kalla till överläggningar mellan fastighetschefen, fastighetsnämndens presidium och den styrgrupp som finns för projektet. Ordföranden ställer proposition på Sören Svenssons (S) förslag och finner fastighetsnämnden antar det. Fastighetskontorets tjänsteskrivelse beslutar återremittera ärendet och uppdra till fastighetskontoret kalla till överläggningar mellan fastighetschefen, fastighetsnämndens presidium och den styrgrupp som finns för projektet.

9 9 Fa 8 Dnr: FA Sim- och sporthallen i Anderstorp, installation av gas för uppvärmning Medelsanvisning Fastighetskontorets VVS-ingenjör Alexander Sjöberg redogör i en tjänsteskrivelse för ärendet. Panncentralen i Anderstorp betjänar Sim-och sporthallen, Åsenskolan samt Ekenskolan. Fastbränslepannan eldas med pellets. En oljepanna används som reserv vid underhållsarbeten och som spetsvärme när fastbränslepannan inte räcker till. Bygg och miljöförvaltningen gjorde ett tillsynsbesök av panncentralen i Anderstorp Av inspektionsrapport framgår oljetankarna är placerade i ett utrymme där det tidvis läcker in ven, vnet pumpas då vidare till spillvennätet. Vid ett eventuellt läckage från tankarna skulle den läckande oljan pumpas ut i spillvennätet. Fastighetskontorets förslag till åtgärd är ersätta befintlig oljebrännare med en gasbrännare. Beräknad kostnad för installation av gasbrännare, nya gasledningar och gasskåp samt rivning av befintliga oljetankar, ca kronor. Fastighetskontoret föreslår medel anvisas från projekt Sören Svensson (S) föreslår fastighetskontoret kontaktar Gislaved Energi AB eller AB Gislavedshus för höra om det finns begagnade gaspannor köpa. Fastighetschefen ska framföra detta till handläggaren. Fastighetskontorets tjänsteskrivelse daterad Bygg- och miljöförvaltningens inspektionsrapport daterad beslutar från projekt (Till fastighetsnämndens förfogande) anvisa kr till installation av gaspanna på sim- och sporthallen i Anderstorp (projekt 56807). Ekonomienheten Fritidskontoret

10 10 Fa 9 Dnr: FA Information från fastighetskontoret Fastighetschefen Mikael Fröler redogör för aktuella frågor: Fastighetskontoret har genomfört hyresförhandlingar med Hyresgästföreningen. Det resulterade i en hyreshöjning om 1,85 % plus 6 kr per månad från och med samt en höjning med 2 % från den 1 januari Höjning ligger i linje med höjningen av bruksvärdet. Revisionen kommer genomföra en granskning av hur fastighetskontoret genomför upphandlingar. En motion har lämnats till kommunfullmäktige avseende trä som byggnadsmaterial. Svar ska lämnas senast Regional utvecklingsstrategi för region Jönköping har lämnats ut på remiss. Svar ska lämnas senast Nybyggnad av Nordinskolan är ute på anbudsräkning. Anbudstiden går ut och ärendet kommer behandlas på nästa sammanträde. Fastighetskontoret tar för närvarande fram förfrågningsunderlag för rivning av fem fastigheter i kommunen. Handlingarna lämnas ut i mitten av februari och anbuden ska lämnas i mars. beslutar lägga informationen till handlingarna.

11 11 Fa 10 Dnr: FA Meddelanden tar del av följande meddelanden: Protokoll från Brottsförebyggande rådet Protokoll från Folkhälsorådet Kommunstyrelsen Mötesplats Gisle, igångsättningsbeslut etapp 1A och 1B Kommunstyrelsen Lokalutredningen Kommunstyrelsen Försäljning av vårdcetralen i Anderstorp