Budgetdirektiv fo r 2014 a rs budget samt plan 2015 och 2016

Transkript

1 Budgetdirektiv fo r 2014 a rs budget samt plan 2015 och 2016 Fastställd av kommunstyrelsen

2 Inledning Idag har Lycksele kommun för stor kostym i förhållande till vårt ekonomiska utrymme. Nu krävs gemensamma och målmedvetna strategiska beslut för att verksamheten ska anpassas till ekonomin. Budgetdisciplin och en ökad medvetenhet hos alla oavsett funktion gäller både tjänstepersonerna och oss förtroendevalda. Nu är det enbart fokus på arbetet med att skapa en god ekonomisk hushållning. Andra frågor får en lägre prioritet. Därför har vi tagit fram detta gemensamma dokument som skall tydliggöra vilka ekonomiska förutsättningar vi har samt hur ansvarsfördelningen ser ut samt tidplan för att jobba fram en budget på programnivå till decemberfullmäktige. Lycka till! Lilly Bäcklund kommunstyrelsens ordförande (S) Generella riktlinjer 1. Kommunfullmäktige har gett uppdrag till kommunstyrelsen att återkomma till kommunfullmäktige med förslag till rambudget under hösten Rambudgeten fastställs av kommunfullmäktige i oktober månad. Förslaget ska utgå från den fördelningsmodell som tillämpas vid rambudgetering. Nämnderna skall under hösten fördela ramen på programnivå som ett förslag till kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige fastställer nämndernas programbudget i december. fastställer tidplan för mål och budget 2014 enligt följande: Tidplan 10 september s arbetsutskott/budgetberedning - TYDLIGA direktiv till nämnderna om ram - Genomgång av frivilliga verksamheter 24 september (extra) - Fastställer budgetdirektiven 1 oktober s arbetsutskott - Behandlar nämndernas rambudget 15 oktober Kommunstyreslen - Behandlar nämndernas rambudget 28 oktober Kommunfullmäktige - Fastställer nämndernas ramarbudget

3 Nämnderna lägger förslag på programbudget utifrån budgetdirektiven: 1 oktober Kultur- och utbildningsnämndens arbetsutskott 1 oktober s arbetsutskott 7 oktober LYST-nämnden 8 oktober Miljö- och samhällsnämnden 9 oktober Socialnämndens utskott 9 oktober Personalnämnd 9 oktober Servicenämndens arbetsutskott 11 oktober Kostnämnden 15 oktober 17 oktober Kultur- och utbildningsnämnden 23 oktober Servicenämnden 30 oktober Socialnämnden 5 november s arbetsutskott - Behandlar nämndernas programbudget 19 november - Behandlar nämnderans programbudget 9 december Kommunfullmäktige - Fastställer programbudget 2. Kommunfullmäktige anser att för att få en god ekonomisk hushållning, måste nämndernas kostnader sänkas med 35 mkr inklusive kostnadsbesparingar som nämnderna redovisat i sina åtgärdsplaner, som till viss del har räknats in i prognosen för fastställer följande direktiv till nämnderna för arbetet med budget på programnivå 2014: Varje nämnd ska föreslå verksamhetsmål som har utarbetats med stöd av beskrivningen av Lycksele och dokumentet om måltolkning, daterat Respektive förvaltningschef ansvarar för att ärendet aktualiseras i nämnd. Anpassa verksamheten efter budgeten! Minska lokalkostnaderna. Minska personalkostnaderna. Inköpsrestrektion råder. Absolut nödvändiga inköp får göras efter beslut av förvaltningschef, avdelningschef eller av annan central funktion utsedd av förvaltningschef. Löpande utgifter som el, hyra, telefon avses inte i denna punkt. Förvaltningschef kan fatta beslut om nivå på löpande inköp som mat, förbrukningsmaterial etc. En kopia av delegationsbeslutet skall skickas till enhetschefen för ekonomi.

4 Se över, och om möjligt minska, alla frivilliga verksamheter. Med frivillig verksamhet menas den verksamhet som inte av lagen tvingande eller av andra skäl absolut nödvändig. 4. Under 2014 finns inga särskilt avsatta medel att fördela för att täcka nämndernas verksamhetsförändringar. Verksamhetsförändringar som innebär lägre kostnader ska dock genomföras omgående. Nödvändiga verksamhetsförändringar skall finansieras inom programbudget. Verksamhetsförändringar som beslutats i respektive nämnd skall vara finansierade innan de genomförs. Detta kan ske antingen i kommunfullmäktiges beslut om budget, inom nämndens tilldelade programbudget eller med tillförda externa medel, annars krävs särskilt beslut i kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige har fastställt ( ) att resultatenheten fastighetsenheten får gå med underskott år 2014 i den mån underskottet beror på tomma lokaler inom 1 år från avslutad verksamhet, för att stimmulera verksamhetsförändringar. Detta fråntar inte att fastighetsenheten fortsätter att jobba med avyttring, genom försäljning eller rivning, av ej nyttjade fastigheter. 5. Ingen buffert kommer att avsättas i resultatbudgeten för överlämnar till personalnämnden att regelbundet följa upp orsaken till mängden mertid och övertid i organisationen. Kommunfullmäktige har noterat att det fortfarande förekommer övertid och mertid i organisationen och poängterar att all övertid skall vara beordrad och beslutat av chef och att den endast skall förekomma i undantagsfall. Beräkningsdirektiv Beräkningsdirektiven utgår från fördelningsmodellen 2014, vilken i första hand fördelar budgetmedel på ramnivå. För att nå ett nollresultat 2014 måste ytterligare 11,6 mkr sparas i förhållande till fördelningsmodellen. Nedanstående tabell visar vad fördelningsmodellen ger till respektive nämnd, sparkrav samt den ram som nämnden har att fördela på programnivå inför kommunfullmäktige den 9 dec. Tidigare beslutade sparkrav inkluderas i tkr. Bokslut 2012 Prognos 2013 Fördelning 2014 Tidigare sparkrav Extra sparkrav Ram 2014 Friv. verks Sammanställning Kultur- och utbildningsnämnden Socialnämnden Servicenämnden Miljö- och samhällsnämnden Kommunfullmäktige Personalnämnd Lyst-nämnd Totalt

5 Hantering av negativ budgetavvikelse Enhetschef, eller motsvarande, som inte själv kan åtgärda en negativ budgetavvikelse i sin verksamhet, ska rapportera detta till avdelningschef eller förvaltningschef. Förvaltningschef ansvarar för att följa upp budgetavvikelser inom den egna förvaltningen. Denne ansvarar också för att de beslut om åtgärder som kan fattas inom förvaltningens delegationsordning också blir beslutade. För det som inte kan beslutas inom förvaltningen ansvarar dess chef för att beslutsunderlag och rapport om avvikelser görs till aktuell nämnd. Förvaltningschefen ansvarar för att det som beslutas av nämnd eller fullmäktige blir verkställt. Kommunchefen har ansvaret att hålla ett koncernperspektiv i budget, uppföljning och åtgärdsplaner. Kommunchefen har också till uppgift att göra uttolkningar av direktiven om oklarheter finns. För hantering gäller nedanstående förhållningssätt. Rapportera Kommunfullmäktige har fastställt att kommunstyrelsen ansvarar för att månadsvis följa upp nämndernas åtgärder. Därför är det viktigt att nämnderna återrapporterar till kommunstyrelsen vilka åtgärder som genomförs. Det är viktigt att i sammanhanget poängtera att det är nettobesparingen för kommunen som skall återrapporteras. Åtgärda Kommunfullmäktige anser att åtgärder för att långsiktigt få en ekonomi i balans har högsta prioritet. Nämnderna ska därför i första hand inrikta sig på att genomföra kostnadsminskningar i verksamheten för att uppnå en ekonomi i balans per Ytterligare åtgärder måste vidtas för att nå en ekonomi i balans och även dessa skall återrapporteras till kommunstyrelsen månadsvis. Kommunchefen ansvarar för att åtgärderna sker med ett koncernperspektiv. Åtgärderna rapporteras i mallen för åtgärdsplaner. För åtgärder som skall beslutas politiskt skall tjänstemannaorganisationen ta fram minst tre olika rangordnade förslag till åtgärder med tillhörande konsekvensbeskrivningar. Beslut om enskilda åtgärder fattas i kommunfullmäktige enbart i de fall det handlar om stora strukturella åtgärder som är av övergripande karaktär. Omfördela Ansvaret och arbetsgången för hantering vid omfördelning av medel skall ske i följande ordning; 1. I första hand skall avvikelse mot budget lösas inom tilldelad budget av enhetschef. Vidtagna åtgärder skall redovisas skriftligt i samband med löpande uppföljning till nämnd.

6 2. Vid omfördelning av medel mellan verksamheter inom berört program ansvarar förvaltningschefen för att ärendet lyfts till nämnden för beslut. 3. Kan avvikelsen inte lösas inom berört program skall ärendet vidare till kommunfullmäktige som beslutar om eventuell omfördelning. Resultat Kommunfullmäktige har fastställt ( ) att resultatet för 2014 skall vara noll. Skattesats Kommunfullmäktige har fastställt ( ) skattesats med 23,05 för år Upplåning Kommunfullmäktige har fastställt ( ) att kommunstyrelsens ram för upplåning till ett högsta belopp om 180 mkr, inklusive vidareutlåning till de kommunala bolagen Långfristiga lån totalt (mkr) 90 - varav vidareutlånat till kommunala bolag (mkr) 40 Genomsnittsränta 2,76% Långfristiga lån, kr/invånare Kontokredit - beviljad (mkr) 60 Kontokredit utnyttjad (mkr) 2,2 - beviljad till kommunala bolag (mkr) 58 - utnyttjad av kommunala bolag (mkr) 14 Totalt externa lån och krediter (mkr) 150 s låneram (mkr) 180 Finansiella mål Kommunfullmäktige har fastställt följande finansiella mål: Budgetföljsamheten ska vara 100 % (endast positiva avvikelser är acceptabla) Nettokostnadsandelen ska vara 98 % (+/- 1%-enhet) under mandatperioden Soliditeten inkl. pensionsåtagandet ska förstärkas under mandatperioden

7 Faktaruta Nyckeltal Hösten Antal invånare till grund för skatt och utjämning (per den 1 november året innan) Verksamhetens nettokostnader (mkr) 446,5 740,5 699,1 Verksamhetens nettokostnaders andel av skatteintäkter och utjämning 101,9% 104,2% 100,2% Årets resultat (mkr) -7,9-26,7 2,3 Årets resultat kr / invånare Soliditet (inkl. pensionsåtagande) 0,3% 0,9% 3,3% Långfristiga skulder (mkr) 90,0 65,0 65,0 Långfristig skuld per invånare (kr) Kassaflöde (mkr) 4,5-31,8-46,6 Kassalikviditet (likvida medel+kortfristiga fordringar/kortfristiga skulder) 1,3 1,14 1,26 Nettoinvesteringar 12,2 36,9 56,9 Nyckeltal/jämförelsetal I syfte att förbättra den centrala styrningen av kommunen skall nämnder och resultatenheter föreslå nyckeltal till kommunstyrelsen som skall fastställas av kommunfullmäktige för styrning av respektive verksamhet. Därför skall alla nämnder identifiera nyckeltal för uppföljning av effektivitet, produktivitet och bemanning i verksamheterna som kommunfullmäktige fastställer. Dessa skall sedan även implementeras och förankras i verksamheterna för att därigenom kunna skapa styrning och jämförbarhet. Vägledning kan tas i jämförelser gentemot andra kommuner för att identifiera områden och företeelser som avviker. Produktivitet kan mätas genom att jämföra en tillförd resurs, t.ex. personal eller en maskin, med mängden utfört arbete eller en volym i verksamheten. Mått på bemanning kan t.ex. vara antal årsarbetare per boendeplats eller antal barn per vuxen i skolan. Det är en fördel om måtten går att jämföra med tidigare utfall, men det viktigaste är att rutiner skapas för att följa upp nyckeltalen löpande framåt i tiden, och användas för styrning av verksamheten och därmed även ekonomin. Investeringsbudget Investeringsprojekt och -anslag som är finansierade i aktuell investeringsbudget kan utnyttjas igen efter För uppstart av nya projekt gäller dock att godkännande ska inhämtas från kommunekonomen och för detta krävs att investeringskalkyl enligt mall ska uppdateras. (Fastställd av Kf , kompletterad av Kf och Kf , Se bilaga för mall)