Rutiner för ekonomisk uppföljning vid Stockholms universitet

Transkript

1 1 (7) BESLUT Dnr SU Handläggare: Serhat Ok Controller Planeringsavdelningen Rutiner för ekonomisk uppföljning vid Stockholms universitet Med anledning av Ernst & Youngs granskning av universitetets budget-, prognos- och uppföljningsprocess (revisionsrapport ) har rektor uppdragit åt förvaltningschefen att utarbeta rutiner för ekonomisk uppföljning inom universitetet utifrån den åtgärdsplan som redovisades för universitetsstyrelsen (dnr SU ). Rutinerna ska ge en övergripande struktur för uppföljningen samt gemensamma ramar för hur ofta uppföljningen ska ske och till vem/vilket organ resultaten av uppföljningen ska kommuniceras. 1. Universitetets budget-, prognos och uppföljningsprocess Stockholms universitet har en ekonomimodell som är uppbyggd och anpassad efter den decentraliserade organisation som råder vid universitetet. Universitetet har ett drygt sjuttiotal institutioner/enheter som leds av prefekter (eller motsvarande) med ansvar för såväl verksamhet som ekonomi. Den grundläggande principen är att beslut och ansvar ska ligga så nära berörd verksamhet som möjligt. Den ekonomiska planeringen och budgetprocessen inom universitetet kan kortfattat beskrivas enligt följande. Verksamhetsplanen, den långsiktiga planen samt det centrala anslagsfördelningsbeslutet tillhör de universitetövergripande planeringsdokumenten som utgör ramen för den ekonomiska planeringen på övriga organisatoriska nivåer. I universitetsstyrelsens och rektors anslagsfördelningsbeslut fördelas anslagsmedel för att bedriva verksamhet. Anslagsfördelningsbesluten riktas till områdesnämnderna, som i sin tur ansvarar för att fördela anslagsmedlen vidare, via fakultetsnämnderna, till institutionerna, d.v.s. institutionerna tilldelas en ekonomisk ram innehållande anslagsmedel för utbildning på grundnivå och avancerad nivå (UGA) respektive för forskning och utbildning på forskarnivå (FUF). 2. Utgångspunkten för de gemensamma rutinerna vid universitetet Den ekonomiska uppföljningen är en del av universitetets verksamhetsuppföljning. Förutom de formella rapporteringskrav som ställs på myndigheten (t.ex. via regleringsbrevet) ska Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: Universitetsvägen 12 Telefax: Stockholm E-post:

2 2 (7) universitetets ekonomiska uppföljning bidra till en optimal resursanvändning. Utgångspunkten för uppföljningsarbetet ska karakteriseras av öppenhet och transparens. Det ska utföras systematiskt, ha en regelbunden frekvens och vara av hög kvalitet. Uppföljningsarbetet ska utföras i dialog med ekonomiansvariga (prefekter, avdelningschefer eller motsvarande) för att säkerhetsställa att adekvat och kvalitetssäkrad information hanteras. Resultatet av uppföljningen ska därefter presenteras och redovisas i olika beslutande organ inom verksamheten, vilka i sin tur ska besluta om eventuella åtgärder. 2.1 Rutiner för ekonomisk uppföljning inom universitetet Den ekonomiska uppföljningen ska utgå från vad som ska rapporteras centralt (enligt nedanstående anvisningar) till Planeringsavdelningen, vilken i sin tur sammanställer, granskar och presenterar uppföljningen för universitetsledningen. Dock bör den rapporteringen som anges i anvisningarna betraktas som ett minimum vad gäller innehåll, genomförande och omfattning. Utifrån den decentraliserade organisation och modell som råder vid universitetet kan respektive område/fakultet själv bestämma över hur frekvent, hur omfattande och på vilket sätt som den ekonomiska uppföljningen ska bedrivas och den kan därför med fördel göras både mer frekvent och mer omfattande än vad som ska rapporteras centralt. Generellt gäller det att uppföljningen ska göras i sådan omfattning att beslutsfattare känner sig trygga med kvaliteten i de underlag som inhämtats samt får god kännedom över hur de ekonomiska resurserna förbrukats i verksamheten. Uppföljningen är således nödvändigt för att effektiv ekonomisk styrning ska kunna bedrivas inom universitetet. Den ekonomiska uppföljningen som hanteras centralt utgår från data som rapporterats i universitetets budget- och uppföljningssystem Mercur 1. Utgångspunkten är hur respektive område, fakultet och institution samt hur universitetsförvaltningen m.fl. 2 har presterat och utvecklats i första hand i förhållande till budget men också i förhållande till tidigare års resultat. För att uppföljningen ska vara värdefullt och av hög kvalitet behöver redogörelsen omfattas av ett antal punkter, både mer generella och mer specifika. Områdeskanslierna ansvarar för att den ekonomiska uppföljningen genomförs och dokumenteras inom respektive område. I dialogen med ekonomiansvariga (prefekter eller motsvarande) ska kanslierna vid behov bidra med central ekonomisk rådgivning till beslutsfattare inom de olika resultatenheterna. Det kan t.ex. vara ekonomisk rådgivning som 1 Enligt förvaltningschefsbeslut daterat (dnr SU ) ska fullständig budget över institutionernas samtliga kostnader och intäkter årligen läggas in i budgetverktyget Mercur. 2 Gäller samtliga förvaltningsavdelningar, Stockholms Universitetsbibliotek (SUB) samt övriga och gemensamma redovisningsenheter.

3 3 (7) berör budgetering och/eller upprättande av ekonomisk prognos. Resultatet av uppföljningen ska därefter i lämplig form och omfattning presenteras och redovisas för områdesnämnderna. Vidare ska den ekonomiska uppföljning som rör universitetsförvaltningen m.fl. följa nedan redovisade anvisningar i dess tillämpliga delar. 3. Anvisningar för central rapportering 3.1 Frekvens Den ekonomiska uppföljningen ska rapporteras två gånger per kalenderår, i anslutning till halvårsbokslutet och till helårsbokslutet. Vad gäller uppföljningen vid halvårsbokslutet ska redogörelsen vara Planeringsavdelningen tillhanda senast den 20 september. Vad gäller uppföljningen vid helårsbokslutet ska redogörelsen vara Planeringsavdelningen tillhanda senast den 20 mars. 3.2 Innehåll och redogörelse Planeringsavdelningen tillhandahåller ett underlag (enligt excelmallen i bilagan) till respektive område (HS och N) vilket utgör ett delunderlag till vad som ska kommenteras och därefter kommuniceras vidare till Planeringsavdelningen. 3 Vid uppföljningen som görs vid halvårsbokslutet ska en prognos för respektive områdes helårsresultat, uppdelat på respektive post i resultaträkningen, anges i bifogad excelmall. Avviker prognosen för helårsresultatet mer än 10 % mot budget ska detta kommenteras i en kompletterad redogörelse. Om resultatet vid helårsbokslutet avviker mer än 10 % i förhållande till tidigare erhållna helårsprognos ska området kommentera och motivera orsakerna till det Generell redogörelse Redovisa: halvårets/årets resultat och dess utveckling jämfört med budget samt i förhållande till motsvarande period föregående år, både med avseende på område och på fakultet. Motivera och ange eventuella orsaker till väsentliga avvikelser, 10 % eller mer, i resultaträkningens poster mellan jämförelseperioderna. hur årets resultat fördelar sig på UGA och FUF, både med avseende på område och fakultet. 3 Underlaget är data från universitetets budget- och uppföljningssystem Mercur rapport EKUPA.

4 4 (7) andelen halvårets/årets resultat relativt halvårets/årets intäkter, både på områdes- och på fakultetsnivå. antalet institutioner per fakultet och område som har ett negativt resultat vid halvårs- /helårsbokslutet. en eventuell under- respektive överprestation och hur mycket det har påverkat områdets resultat. andelen personal-, lokal- respektive driftskostnader i förhållande till områdets totala kostnader, samt kommentera hur dessa kvoter har utvecklat sig i jämförelse med samma tidsperiod föregående år. hur mycket respektive område och fakultet har i sparat myndighetskapital vid halvårets/årets slut jämfört med motsvarande period föregående år. andelen myndighetskapital i relation till respektive områdes och fakultets intäkter, samt hur denna kvot har utvecklats i jämförelse med samma tidsperiod föregående år. antalet institutioner som har ett sparat myndighetskapital som överstiger 10 procent av respektive institutions halvårs-/årsintäkter, både med avseende på område och på fakultet. antalet institutioner som har ett negativ sparat myndighetskapital vid halvår/helårsbokslutet, både med avseende på område och på fakultet. antalet institutioner vars sparade myndighetskapital är högre än -10 procent av dess halvårs-/årsintäkter, både med avseende på område och på fakultet. hur stora de ej förbrukade bidragen är vid halvårs-/helårsbokslutet och hur de utvecklats i förhållande till föregående år, både med avseende på område och på fakultet. Redovisa dessutom hur kvoten bidragsintäkter förehåller sig till områdets/fakultetens ej förbrukade bidrag samt hur den har utvecklats i förhållande till föregående år Specifik redogörelse Redovisa: hur halvårs-/helårsresultatet fördelar sig på nämnd respektive institutionsnivå (alla institutioner aggregerade), både med avseende på område och på fakultet. och lista de institutioner som har högst andel sparat myndighetskapital samt hur det sparade kapitalet har utvecklats för dessa under de två senaste åren. (Redovisa tre institutioner per fakultet.) Redogör dessutom också för orsaker samt eventuellt vidtagna åtgärder för senaste årets utveckling. och lista även de institutioner vars myndighetskapital har ökat mest under året och ange orsakerna till varför det sparade kapitalet (i förhållande föregående år) utvecklats på det viset samt eventuella åtgärder. (Redovisa tre institutioner per fakultet.) och lista de institutioner som har lägst andel sparat myndighetskapital samt hur det sparade kapitalet har utvecklats för dessa under de två senaste åren. (Redovisa tre

5 5 (7) institutioner per fakultet.) Redogör dessutom för orsaker samt eventuellt vidtagna åtgärder för senaste årets utveckling. och lista de institutioner som har högst andel sparat myndighetskapital relativt dess intäkter. (Redovisa tre institutioner per fakultet.) och lista de institutioner som har lägst andel sparat myndighetskapital relativt dess intäkter. (Redovisa tre institutioner per fakultet.) 3.3 Rapportering Den ekonomiska uppföljningen ska dokumenteras och redogöras utifrån bifogad excelmall och ska vara kompletterad med en detaljerad promemoria utifrån ovanstående rapporteringskrav. Dessutom ska promemorian innehålla information om eventuellt ytterligare åtgärder/aktiviteter som är intressanta att belysa och som universitetsledningen behöver veta. 4. Tillämpning av universitetets gemensamma rutiner för ekonomisk uppföljning Tillämpning av dessa rutiner kommer regelbundet att följas upp och utvärderas av Planeringsavdelningen för att därefter vid behov revideras.

6 6 (7) Bilaga Uppföljningsmall halvår Ekonomisk uppföljning Halvår: 2012 Rödmarkerade siffror ska fyllas i. Stockholms universitet Område: N Verksamhetens intäkter Utfall per 30 jun 2011 Utfall per 30 jun 2012 Budget 2012 Prognos för helår 2012 Avvikelse utfall 2012 jfr 2011 Avvikelse helårsprognos jfr med budget 2012 Anslag % 0% Uppdrag % -30% Bidrag % -11% Ekonomiska indikatorer Övriga % -7% Avlyft #DIVISION/0! #DIVISION/0! Resultat/intäkter Medfinansiering av bidrag #DIVISION/0! #DIVISION/0! #DIVISION/0! #DIVISION/0! 1,7% 1,8% Summa intäkter % -4% Personalkostnader/totala kostnader Verksamhetens kostnader ,3% 46,3% Personalkostnader % -8% Förändr.semskuld inkl.lkp % -50% Lokalkostnader/totala kostnader Stipendier % -40% Lokalkostnader % 0% 13,3% 13,6% Driftskostnader % -10% Avlyft % #DIVISION/0! Driftskostnader/totala kostnader OH-faktura o fördeln indir kostn % -3% Avskrivningar % 20% 11,2% 11,7% Lämnade medel % 150% Myndighetskapital/totala intäkter Summa kostnader % -4% ,1% 22,0% Kapitalförändring % -3% Kapitalförändring sedan tidigare år % 0% 1,6 1,5 Bidragsintäkter/ej förbrukade bidrag Summa kapitalförändring % 0% Ej förbrukade bidragsmedel % 1% Utgående balanserade medel % 1% dvs Totalt ej förbrukade medel Återstående avskriv.kostn % 0%

7 7 (7) Uppföljningsmall helår Ekonomisk uppföljning Helår: 2012 Rödmarkerade siffror ska fyllas i. Stockholms universitet Område: N Verksamhetens intäkter Utfall per 31 dec 2011 Utfall per 31 dec 2012 Budget 2012 Helårsprognos per 30 jun 2011 Avvikelse utfall 2012 jfr 2011 Avvikelse utfall 2012 jfr med budget 2012 Utfall 2012 jfr med helårsprognos 2012 Anslag % 0% 10% Uppdrag % -30% -31% Bidrag % -11% -23% Ekonomiska indikatorer Övriga % -7% 4% Avlyft #DIVISION/0! #DIVISION/0! #DIVISION/0! Resultat/intäkter Medfinansiering av bidrag #DIVISION/0! #DIVISION/0! #DIVISION/0! #DIVISION/0! #DIVISION/0! #DIVISION/0! 1,8% 4,9% Summa intäkter % -4% 4% Personalkostnader/totala kostnader Verksamhetens kostnader ,4% 47,2% Personalkostnader % -8% 1% Förändr.semskuld inkl.lkp % -50% -388% Lokalkostnader/totala kostnader Stipendier % -40% 5% Lokalkostnader % 0% 0% 13,6% 13,6% Driftskostnader % -10% 17% Avlyft % #DIVISION/0! 90% Driftskostnader/totala kostnader OH-faktura o fördeln indir kostn % -3% 3% Avskrivningar % 20% 26% 13,2% 12,6% Lämnade medel % 150% 4% Myndighetskapital/totala intäkter Summa kostnader % -4% 9% ,0% 14,8% Kapitalförändring % -3% -94% Kapitalförändring sedan tidigare år % 37% 50% 0,8 0,7 Bidragsintäkter/ej förbrukade bidrag Summa kapitalförändring % 36% -25% Ej förbrukade bidragsmedel % 1% 9% Utgående balanserade medel % 14% 6% dvs Totalt ej förbrukade medel Återstående avskriv.kostn % 0% -2%