Universitetsdirektörens delegationsordning

Transkript

1 Dnr: ST 2013/ Regeldokument Universitetsdirektörens delegationsordning Beslutat av Universitetsdirektör Gäller från

2 Inledning Inom ramen för rektors delegation till universitetsdirektören ges nedanstående vidaredelegation. Då rektor har delegerat till universitetsdirektören att bl.a. besluta i frågor om regler och riktlinjer beträffande universitetets verksamhetsstöd skall ärenden som inte kan hänföras till vidaredelegationen eller är av principiell karaktär hänskjutas uppåt. Avdelningschefer kan vidaredelegera sina beslutsbefogenheter om inte annat anges i detta dokument. Beslut om sådan vidaredelegation ska diarieföras och meddelas universitetsdirektören. Inledningsvis presenteras delegationer som gäller för samtliga avdelningschefer inom förvaltningen. Därefter följer specifika delegationer till respektive avdelningschef i de fall det är aktuellt. Generell delegation till avdelningschefer inom förvaltningen Universitetsdirektör delegerar till avdelningschefer inom förvaltningen att inom egen avdelning besluta om organisation och arbetsformer, leda och fördela arbetet, besluta i löpande ärenden inom avdelningens ansvarsområde, besluta om disposition av medel inom fastställd budgetram, upphandla och ingå avtal inom fastställd budgetram besluta om anställning av och anställningsvillkor för personal, besluta om ledighet och semester för personal, ansvara för arbetsmiljön och verksamhetens påverkan på den yttre miljön, samt slutattestera fakturor enligt beloppsbegränsning beslutad i särskild slutattestinstruktion. Därutöver delegerar universitetsdirektören följande: Delegation till chefen för ekonomiavdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för ekonomiavdelningen att utöva systemägarskap för ekonomiadministrativa system, besluta om struktur och rutiner för budgetering och uppföljning, 2 (7)

3 besluta i ärenden om stiftelseförvaltning, besluta om universitetets likvidhantering, besluta i ärenden avseende moms- och skattedeklarationer, besluta i ärenden avseende statlig avstämning och rapportering i ekonomiärenden, besluta om kodplan för ekonomiadministrativa system. samt teckna fordonsförsäkringar. Delegation till chefen för IT-avdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för IT-avdelningen att utöva systemägarskap för universitetsgemensamma system för vilka ansvar inte delegerats till annan, utöva it-nära systemägarskap i gemenskap med verksamhetsnära systemägare där systemförvaltningsmodell finns implementerad, besluta om rutiner för utveckling, drift, underhåll och support för universitetsgemensamma system, samt besluta om löpande rutiner avseende IT-säkerhet. Delegation till chefen för kommunikationsavdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för kommunikationsavdelningen att utöva systemägarskap för publiceringsverktyg för webben, besluta om kanaler och kommunikationsverktyg samt rutiner för dessa, besluta om tillämpning av universitetets grafiska profil, besluta i frågor rörande universitetets domännamn, samt besluta i frågor avseende samordning av studentrekryteringsarbetet. Delegation till chefen för lokal- och serviceavdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för lokal- och serviceavdelningen att utöva systemägarskap för lokalbokningssystem, hänvisningssystem, ITstödsystem för lokalhantering, system för hantering av campuskort, nyckelsystem, system för tentamensanmälan, inpasseringssystem och larmsystem samt bokningssystem för konferenser, besluta om löpande säkerhetsrutiner avseende fysisk säkerhet och egendomsskydd, 3 (7)

4 besluta i frågor om koordinering av universitetets säkerhetsarbete, besluta om löpande upplåtelse av lokaler, inom ramen för av universitetsstyrelsen och rektor fattade beslut om lokalförsörjning, teckna avtal om förhyrning eller uthyrning av lokaler samt besluta om beställning av ny-, om- och tillbyggnader eller övriga lokalförsörjningsåtgärder, besluta om lokalförändringar inom ramen för fastställt regelverk, för närvarande upp till kronor, samt teckna verksamhetsförsäkringar. Delegation till chefen för personalavdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för personalavdelningen att utöva systemägarskap för personaladministrativa system, besluta om krav på läkarintyg från första dagen av en sjukperiod samt om krav på läkarintyg av viss bestämd läkare, besluta om uppsägning på grund av arbetsbrist, besluta i frågor om samordning av lönebildningen, besluta i frågor om de medel som avsatts för fackliga förtroendemän, besluta om utnyttjande av omställningsmedel, efter överenskommelse med personalorganisationerna, teckna personalförsäkringar, samt besluta i frågor avseende samordning av personsäkerhetsarbetet, inkluderat arbetsmiljöarbetet. Delegation till chefen för universitetsledningens kansli Universitetsdirektör delegerar till chefen för universitetsledningens kansli att utöva systemägarskap för diariesystem, arkivredovisningssystem, valsystem, Diver samt webbenkätsystem, besluta om registrering av ärenden, besluta om klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplaner, besluta i frågor för samordning av stödet till universitetsledningen, besluta i frågor för samordning av miljösäkerhetsarbetet, besluta i frågor för samordning av informationssäkerhetsarbetet, samt besluta om utredning i diskrimineringsärenden. 4 (7)

5 Delegation till chefen för studerandeavdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för studerandeavdelningen att besluta om antagning av studenter, dock inte dispensärenden avseende behörighet som inte är av rutinkaraktär vilka beslutas av respektive fakultet, till utbildning på grundnivå och avancerad nivå, inkluderande inresande utbytesstudenter, besluta i frågor om samordning avseende mottagandet av inkommande internationella studenter och administrativt stöd till de utresande studenter som omfattas av utbytesavtal, besluta om universitetets förslag till antagning av utresande utbytesstudenter, besluta om utfärdande av examensbevis för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, utöva systemägarskap för studieadministrativa system (ej system för tentamensanmälan), besluta om stöd för student med funktionsnedsättning, besluta om studenthälsovård, bevilja anstånd med att påbörja studier, bevilja den som är antagen till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå att få fortsätta sina studier efter studieuppehåll, besluta i ärenden rörande högskoleprovet, teckna studerandeförsäkringar, besluta om yttranden till Överklagandenämnden för högskolan angående överklaganden i ärenden rörande antagning och behörighet, tillgodoräknande, examen samt anstånd och uppehåll med studierna, samt besluta i frågor om samordning avseende universitetets behov av bostäder, Delegation till chefen för avdelningen för externa relationer Universitetsdirektören delegerar till chefen för avdelningen för externa relationer att besluta om handläggningsprinciper avseende innovation och externfinansiering, inbegripet uppdragsutbildning, samt för externa relationer i övrigt, samt utöva systemägarskap för utbytesavtalsdatabas. Utgångspunkter för slutattest Universitetsdirektören ansvarar för förvaltningens administration och ekonomi. Universitetsdirektören äger därför rätt att slutattestera beställningar 5 (7)

6 och utbetalningsunderlag inom verksamhetsområdet (universitetsförvaltningen). Universitetsdirektörs slutattest Universitetsdirektören slutattesterar fakturor inom sitt verksamhetsområde utan beloppsbegränsning. För fakturor överstigande kr krävs ytterligare en slutattest av ekonomichef, vars ersättare är rektor. Ekonomichef är universitetsdirektörens ersättare. Avdelningschefs slutattest Avdelningschefen slutattesterar betalningar upp till kr. Universitetsdirektören är avdelningschefens ersättare. Sektionsansvarig slutattest Sektionsansvarig slutattesterar betalningar upp till kr. Avdelningschef är sektionsansvarigs ersättare. Chef för universitetsledningens kansli Chefen för universitetsledningens kansli slutattesterar förutom för sin egen avdelning, betalningar för styrelse, rektor och universitetsdirektör upp till kr. Attesträtten gäller inte egna kostnader för dekaner och avdelningschefer underställda rektor respektive universitetsdirektör. Särskild hantering av fakturor för lokalhyror För att uppnå en effektiv hantering av lokalhyresfakturorna undantas dessa från beloppsbegränsningen. Chefen för lokal- och serviceavdelningen har därmed rätt att utan beloppsbegränsning slutattestera lokalhyresfakturor för vilka rektor enligt rektors delegationsordning tecknat avtal. Löne- respektive reseförskott som hanteras av personalavdelningen Personalchefen kan delegera slutattest avseende löne- respektive reseförskott upp till kr till personal inom avdelningen. Lagstadgade skatter och avgifter Lagstadgade skatter och avgifter slutattesteras av personalchef respektive ekonomichef i förekommande fall. Periodiska fakturor För fakturor av periodisk karaktär finns det möjlighet slutattestera dessa via ett dokumenterat underlag och enligt gällande attestregler. Detta underlag ligger sedan till grund för matchning av fakturorna. Dessa behöver då inte slutattesteras löpande i de fall de uppfyller i dokumentet uppsatta kriterier. 6 (7)

7 Ytterligare delegering Ytterligare delegering av slutattest får inte göras. Dubbel slutattest Slutattesten innebär att när respektive beloppsgräns uppfylls, exempelvis för avdelningscheferna kr, så kompletteras avdelningschefens slutattest med universitetsdirektörens. Fakturor överstigande kr kompletteras universitetsdirektörens slutattest med ekonomichefens. Ersättare för ekonomichef är rektor. Särskilda bemyndiganden Chefen för personalavdelningen respektive ekonomiavdelningen äger rätt att, inom sina respektive ansvarsområden, bemyndiga utbetalningar. Chefen för personalavdelningen respektive ekonomiavdelningen ska utse personer med rätt att skicka betalningsunderlag respektive bemyndiga utbetalningar, inom respektive ansvarsområden. Personer som får skicka betalningsunderlag respektive bemyndiga utbetalningar utses, enligt särskilt beslut, för varje år samt vid personalförändringar. Den som bemyndigar att sådana utbetalningar verkställs får inte vara samma person som sänder betalningsunderlaget. Den som sänder betalningsunderlaget får inte vara samma person som slutattesterat. Ur: Linnéuniversitetets slutattestinstruktion 7 (7)