PROJEKTPLAN. Införande av studieavgifter vid Umeå universitet. Webbadress Projektnamn

Transkript

1 Sid 1 (10) PROJEKTPLAN vid Umeå universitet Webbadress Projektnamn vid Umeå universitet Fastställt av Rektor Dokumentansvarig Dokumentidentitet Projektplan Version 1.1 Datum Status Fastställd

2 Sid 2 (10) Dokumenthistorik Version Datum Ändrad av Utförda förändringar Boa Dokumentet upprättat Boa Dok. reviderat efter avstämning med ledningen

3 Sid 3 (10) Innehållsförteckning Direktivet... 4 Definitioner och förkortningar... 4 Beskrivning... 4 Omfattning... 4 Effektmål... 5 Produktmål... 5 Avgränsning... 5 Tidplan... 6 Kostnad... 6 Avslutskriterier... 7 Avvikelser... 7 Beroenden... 7 Organisation... 7 Beskrivning av ansvar... 7 Övriga resurser... 8 Genomförande... 8 Start av projektet... 8 Beslutspunkt... 8 Uppföljning/ Rapportering... 9 Avslut av projektet... 9 Påverkan på/av projektet... 9 Samverkan... 9 Kommunikation... 9 Inom projektet... 9 Kommunikationsplan... 9 Risk- och sårbarhetsanalys Prioritering... 10

4 Sid 4 (10) Direktivet Umeå universitet har en tydlig strategi som går ut på att öka internationaliseringen, både vad avser inoch utresande studenter och lärare, men även internationaliseringen på hemmaplan. Universitetet har under många år varit attraktivt för utomeuropeiska studenter. Årligen studerar ca free movers från länder utanför EES-området, varav de flesta kommer från Kina, Pakistan och Indien. Sverige är ett av få länder som erbjuder gratis utbildning för alla utländska studenter. Inom EU är avgifter vanliga för studenter från länder utanför EES. De finns i Danmark och på försök i Finland. Avgifter för studenter från tredjeland kommer att införas från och med 1 juli 2011, enligt regeringens proposition Konkurrera med kvalitet studieavgifter för utländska studenter (prop. 2009/10:65). Erfarenheter från andra länder som infört studieavgifter, bl.a. Danmark, visar att antalet studenter från länder utanför EES-området drastiskt sjunker. Allt talar för att så blir fallet även i Sverige vilket skulle innebära ett stort intäktsbortfall för Umeå universitet. Konkurrensen kommer att öka kring rekrytering av inhemska studenter och studenter från EU-länder, dvs. icke betalningsskyldiga studenter. Nivån på studieavgifterna bestäms av högskolorna och universiteten. Principen är att de ska ge full kostnadstäckning. Regeringen har inget förslag om nivån, men i sina kalkyler räknat med mellan kronor per läsår i genomsnitt. Vissa utbildningar kan komma att kosta upp till kronor. Samtidigt införs två nya stipendiesystem som på sikt omfattar 90 miljoner kronor om året. Det ena av dem riktas till studenter i de 12 länder som Sverige har biståndssamarbete med. Det omfattar 30 miljoner kronor om året. Pengarna tas från biståndsbudgeten. Administrationen sköts av Svenska Institutet. Det andra stipendiet riktas till särskilt kvalificerade studenter och omfattar fullt utbyggt 60 miljoner kronor om året. Det totala stipendieprogrammet på 90 miljoner kronor per år ska jämföras med den årliga statliga kostnaden för utomeuropeiska studenter på miljoner kronor år. Det övergripande syftet med föreliggande projekt är att förbereda ett införande av studieavgifter vid Umeå universitet. Projektet ska genomföras i samarbete med verksamheten och berörda förvaltningsenheter. Definitioner och förkortningar Studenter från tredjeland: Studenter som inte kommer från EES-området eller Schweiz och inte omfattas av ett utbytesavtal med Umeå universitet. Beskrivning Omfattning Också i fortsättningen kommer utomeuropeiska studenter inom ömsesidiga utbytesavtal, liksom studenter från länder inom EU/EES-området, att studera utan avgift. För vissa delar av universitetet är det av mycket stor betydelse att kunna rekrytera studenter också från länder utanför EU/EESområdet. Hela universitetet påverkas givetvis av att takbeloppet för utbildning vid universitetet kommer att sänkas med över 12 miljoner per år. Redan under 2008 aktualiserade universitetsledningen frågan om ett eventuellt införande av studieavgifter och de förberedelser som behövde genomföras. Vid det tillfället valde man att avvakta tills regeringen kommit med ytterligare information. Nu har regeringen lagt fram en proposition till riksdagen om anmälnings- och studieavgifter för utomeuropeiska studenter att gälla för utbildningar som påbörjas höstterminen Propositionen beslutas under våren. Det är därför nödvändigt att universitetet skyndsamt planerar och genomför nödvändiga förberedelser för studieavgifter. Detta

5 Sid 5 (10) arbete sker i samverkan mellan planeringsenheten, studentcentrum och strategiska rådet för internationalisering av utbildning. I tredjeland blir Umeå universitet från och med 1 juli 2011 en kommersiell aktör som ska sälja en utbildningsprodukt till studenterna. Det innebär att universitetet konkurrerar direkt med andra länders lärosäten, från exempelvis Storbritannien och USA, som har en lång erfarenhet och uppbyggda rekryteringskanaler. På sikt är en professionalisering av rekryteringen nödvändig men frågan är hur snabbt och för vilka syften det ska göras. De studenter som kommer hit och betalar kanske runt kronor per år kommer att ställa andra och mer avancerade krav på service vid sidan om utbildningen. I många fall kommer det i praktiken att vara blandade grupper av betalande och avgiftsbefriade studenter som kan komma att ställa olika krav på universitetet. Detta måste hanteras på varje institution och av varje lärare som möter dessa studentgrupper men också lärosätesgemensamt vad gäller serviceutbud och servicenivå. Detta kan i sig vara kostnadsdrivande och påverka självkostnaden och därmed avgiftens storlek. Principen om full kostnadstäckning kommer antagligen att innebär att svenska program inom vissa områden kommer att bli väsentligen dyrare än andra motsvarande program i Europa. Detta kan naturligtvis påverka möjligheten att rekrytera negativt. Här är det nödvändigt att finna en modell för att beräkna avgiftens storlek så att den blir konkurrenskraftig men samtidigt signalerar att utbildningarna håller god internationell kvalitet. Projektet omfattar i huvudsak de frågor som berörs under rubriken produktmål nedan. Projektet kommer dock även att arbeta med andra frågor som uppstår, tillsammans med övriga delar av den arbetsgrupp som tillsatts av strategiska rådet för internationalisering av utbildning (härefter kallad projektgruppen). Effektmål Effektmålen är följande: Umeå universitet ska erbjuda högkvalitativa utbildningar som attraherar både inhemska studenter och studenter från övriga världen. Andelen studenter från tredjeland ska ligga i nivå med andra jämförbara svenska universitet. Studenter från tredjeland ska uppleva att ansöknings- och antagningsprocessen är effektiv och fungerar bra. Produktmål Produktmålen är att det vid projektets avslut föreligger beslutsförslag inom följande områden (samtliga områden gäller betalstudenter): Rutiner för att bestämma avgiftsnivå, regler för betalning o dyl. Benchmarking genomförd för olika utbildningar, genomgång av statens regelverk, säkring av kalkyler, organisation för inhämtning av avgifter samt juridik kring detta. Ett system för fördelning av lokala stipendier. Rutiner för kontinuerlig och kritisk uppföljning av process och resultat. Rutiner för marknadsföring/information på aktuella marknader. En kundtjänst. Hantering av antagning och visering. Bostadsgaranti. Dessutom ska möjligheterna till arbete under studierna undersökas. Förbättring av studiesituationen vid institutionerna. Rutiner för framgångsrika studier. Riktlinjer för ambassadörskap och alumnverksamhet.

6 Sid 6 (10) Tidplan Projektstart i och med fastställande av projektplan. Projektavslut senast Kostnad För att genomföras framgångsrikt medför projektarbetet kostnader. Budgeten ska täcka följande områden: Projektarbete under fyra månader för att: Ta fram rutiner för betalning. Hur ska betalningsflödena gå till rent praktiskt? En samordning måste ske med VHS. Ta fram riktlinjer för hur universitetet ska kunna erbjuda bostadsgaranti för betalstudenter. Det finns ett starkt behov av att införa någon form av bostadsgaranti samt se till att studenterna får en lämplig bostad. Dock hindras vi av det nationella regelverket, och Riksrevisionen har haft ögonen på frågan en längre tid. Det måste noga utredas vad universitetet har möjlighet att göra och finna former för att lösa problematiken kr från och med till och med (räknat på en månadslön på plus LKP och lokalt lönepåslag motsvarande totalt 53,8 procent). Utreda möjligheterna att universitetet tillsammans med andra aktörer erbjuder extraarbete under studietiden. Ett system ska utarbetas för hjälp med arbete under studierna vid exempelvis Umeå kommun, bemanningsföretag, övriga lokala företag och Umeå universitet. Se över vilka svenskkurser som kan framhållas för betalstudenter. Har vi tillräckligt med befintliga svenskkurser, eller måste vi utveckla detta område? I övrigt bistå projektet med insatser där behov finnes. Benchmarking: kr Två medarbetare på studentcentrum genomför en benchmarking med ett utländskt lärosäte (möjligen i Holland) för att studera hur detta organiserat sin stödverksamhet för betalstudenter (studievägledning, språklabb m.m.). Summa kr

7 Sid 7 (10) Avslutskriterier Projektet avslutas i och med att beslutsförslag för införande av studieavgifter presenteras i slutrapport som fastställs av rektor. Avvikelser Mindre avvikelser rapporteras till styrgruppen och vid mer omfattande avvikelser till uppdragsgivaren, för vidare hantering. Beroenden Projektet påverkas av det nationella arbete som bedrivs inom ramen för Verket för högskoleservice (VHS). n har kontinuerliga kontakter med VHS. Organisation Organisationen framgår av ansvarsfördelningen enligt nedan. Beskrivning av ansvar Uppdragsgivarens ansvar Godkänner att projektplan tas upp på rektorsmöte för beslut (vilket innebär att projektets syfte och inriktning formellt fastställs). Styrgruppens ansvar Granskar kontinuerligt projektarbetet och fattar beslut om delmål är uppfyllda. ns ansvar Upprättar projektplan och budget. Genomför projektarbetet, i samarbete med projektgruppen. Informerar löpande styrgrupp och uppdragsgivare, samt övriga intressenter enligt kommunikationsplan. Dokumenterar projektet och lämnar slutrapport till uppdragsgivaren. Projektmedlemmars ansvar Medverkar aktivt i projektarbetet. Resurspersoner Medverkar aktivt i projektarbetet. Uppdragsgivare Prorektor Åsa Bergenheim, universitetsledningen

8 Sid 8 (10) Styrgrupp Strategiska rådet för internationalisering av utbildning (består av rektors rådgivare för internationalisering, pro- och vicedekaner från de fyra fakulteterna, chefen för International Office, projektledaren för projektet Internationell marknadsföring samt en studentkårsföreträdare). Projektgranskare Budgetchef Per Ragnarsson, planeringsenheten Utredare, planeringsenheten Resurspersoner Controller Carina Henningsson, planeringsenheten Budgetchef Per Ragnarsson, planeringsenheten Ekonomisekreterare Mikael Åhed, EA Övriga resursfunktioner/-personer kommer att knytas till projektet vid behov Övriga resurser Umeå universitets internationella strategi. Propositionen Konkurrera med kvalitet studieavgifter för utländska studenter (prop. 2009/10:65) Genomförande Etapp1: Framtagande av projektplan. Etapp 2: Avstämning av projektplan med uppdragsgivare och uppföljningsansvariga på planeringsenheten. Milstolpe 1: Fastställande av projektplan och budget (BP 1) Etapp 3: Framtagande av förslag till kostnadsnivåer. Etapp 4: Framtagande av rutiner för betalningshantering. Etapp 5: Framtagande av rutiner för lokalt stipendieprogram. Etapp 6: Framtagande av rutiner för uppföljning av processer och resultat. Milstolpe 2: Nödvändiga beslut fattas av universitetsstyrelsen (BP 2) Etapp 7: Slutrapportering till uppdragsgivare. Milstolpe 3: Fastställande av slutrapport (BP 3) Projektet ska löpande samordnas med andra pågående projekt/arbetsgrupper som har beröring med avgiftsfrågan. Styrgruppen tar löpande ställning till förankring av resultat som presenteras. Start av projektet Beslutspunkt Beslutspunkt 1: Fastställande av projektplan och budget Beslutspunkt 2: Nödvändiga beslut fattas av universitetsstyrelsen (hösten 2010)

9 Sid 9 (10) Beslutspunkt 3: Fastställande av slutrapport senast Uppföljning/ Rapportering Rapportering till styrgrupp och uppdragsgivare sker kontinuerligt. Slutlig avrapportering och uppföljning av projektet sker efter projektets slut. Avslut av projektet Samtliga genomförandeetapper skall vara avslutade. Påverkan på/av projektet Projektet kommer att påverka anställda vid institutioner med studenter från tredjeland, fakultetskanslierna, samt ett antal förvaltningsenheter (t.ex. ett flertal funktioner inom studentcentrum). CSG kommer att hållas informerade. Samverkan Eftersom projektgruppen består av företrädare för strategiska rådet för internationalisering av utbildning, studentcentrum, informationsenheten, fakulteter och studentkårer, sker samråd och samverkan på en mycket bred front. s medlemmar deltar i andra konstellationer och projekt med koppling till projektet, t.ex. internationell marknadsföring och Study Destination Sweden. Kommunikation Inom projektet För projektets vidkommande är det av vikt att regelbundet och öppet kommunicera arbetets gång med berörda personer och organisatoriska enheter. Kommunikation kommer dels att ske internt inom projektet (mellan projektledaren, projektgruppen, styrgruppen och uppdragsgivaren) samt externt mellan projektet och fakulteter och förvaltningsenheter. Kommunikationen kommer att ske vid arbetsmöten, regelbundna avstämningsträffar, via e-post samt via projektwebbplatsen och projektgruppens webbplats Kommunikationsplan Målgrupp Aktivitet/kanal Kommunikationsmål Ansvarig När Projektgrupp Uppdragsgivare Universitetsledning Kanslichefer E-post Möten E-post Möten E-post Möten Projektwebbplatsen s webbplats och hur det ska gå till. De ska känna sig välinformerade, motiverade och delaktiga i projektet. Ska känna sig välinformerad och delaktig i projektet. Ska känna sig välinformerad och delaktig i projektet. och känna sig välinformerade och delaktiga i projektet. Uppdragsgivare När uppdragsgivaren finner det lämpligt

10 Sid 10 (10) Muntlig information Dekaner Projektwebbplatsen Rektor USE s webbplats Muntlig information Prefekter Projektwebbplatsen s webbplats Muntlig information Lärare Projektwebbplatsen s webbplats Centrala Projektwebbplatsen samverkansgruppen (CSG) webbplats s Muntlig information Studenter Projektwebbplatsen s webbplats Muntlig information Tabell: Kommunikationsplan. och känna sig välinformerade och delaktiga i projektet. och känna sig välinformerade om projektet. och känna sig välinformerade om projektet. och känna sig välinformerade om projektet. och känna sig välinformerade om projektet. Risk- och sårbarhetsanalys De främsta riskerna är att vissa fakulteter och förvaltningsenheter inte känner sig delaktiga eller berörda av frågan. Detta motverkas genom att involvera dessa aktörer i det praktiska arbetet samt att kontinuerligt informera om projektets arbete. Prioritering Prioritering av resultat, tidpunkt för leverans och kostnad framgår av nedanstående diagram. Eftersom slutresultatet är den enskilt viktigaste faktorn tillmäts den vikten 60 %. Tidpunkten för leverans av slutresultatet är också viktig, men är möjlig att fluktuera. Därför tillmäts den faktorn vikten 30 %. Kostnaden är mindre viktig i sammanhanget, varför den faktorn tillmäts vikten 10 %. Diagram: Prioritering av faktorerna resultat, tidpunkt och kostnad.