Kommunalförbundet Sydarkivera. Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015

Transkript

1 Kommunalförbundet Sydarkivera Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015

2 Färdplan Projekt Gemensam organisation 2015 Gemensamt arkivsystem 2017 Förbättrad tillgänglighet

3 Kommunalförbund Fullmäktige Styrelse/ arkivmyndighet Leveransprojekt Förvaltningsledning Arkivsystem Råd och stöd

4 Förbundsmedlemmar Alvesta kommun Karlshamns kommun Karlskrona kommun Lessebo kommun Ljungby kommun Markaryds kommun Ronneby kommun Tingsryds kommun Växjö kommun Älmhults kommun Region Blekinge

5 Handlingsalternativ Gemensam organisation Samordning Gå vidare på egen hand Hela verksamheten Tillsyn och utbildning Bevarandeplanering Förvalta överlämnad information Leveransprojekt Samordna arbete med tex styrande dokument och planer Erfarenhetsutbyte Vissa projekt genomförs gemensamt vid behov Avvakta? Införa på egen hand? Köpa tjänster? Andra parter? Fortsätta som tidigare? Skriva ut på papper?

6 Tillsammans Ensam För och nackdelar Styr- och stödfunktioner på hemmaplan Lättare att prioritera Möjligt komma igång när man vill Svårt rekrytera kvalificerad personal Otillräcklig organisation/ personberoende Oförutsedda och dolda kostnader Leverantörsberoende Högre kostnader över tid Professionalisering Attraktiv arbetsgivare Beställarkompetens Förhandlingsstyrka Dela på kostnader Öka tillgänglighet till information Kompromissa om prioriteringar Höga kostnader initialt

7 Det här gör vi just nu Bygga upp organisationen Råd och stöd via telefon och mejl allt om arkiv och dokumenthantering Mall för dokumenthanteringsplaner och klassificeringsschema Mallar för arkivreglemente, taxa m.m. Utbildning för arkivassistenter, arkivansvariga och arkivombud Nätverksträffar för olika yrkeskategorier Gemensam kunskapsbank på webben Leveransutredningar gamla journalsystem Labbmiljö test av olika programvaror för att säkerställa digitalt bevarande och metoder för uttag/mappning

8 Så här samarbetar vi Sydarkivera Ordna och söka efter information i digitalt slutarkiv. Hantera långsiktigt bevarande. Leda och samordna avställningsprojekt. Utbildning, bollplank i arkivfrågor, leda och samordna arbetet med att planera dokumenthantering. Arkivinspektion och samordning av uppföljning och rapportering av hur tillsyn fungerar. Lokal organisation Ordna och söka efter information i lokalt pappersarkiv. Hantera dagliga informationsflödet. Delta i avställningsprojekt. Delta vid utbildningar och framtagande av dokumenthanteringsplaner. Intern kontroll av informationshanteringen.

9 Modell för finansiering Bastjänster Gemensam finansiering Fördelning efter invånarantal Anslutande tjänster Särskilt avtal Självkostnad Tilläggstjänster Beställning Fastställd taxa

10 Varför gå med? Organisation som garanterar långsiktigt digitalt bevarande Säkerställa kompetens kring digitalt bevarande Gemensamma styrdokument, lathundar, mallar och rekommendationer Hjälp till självhjälp hantera information rättsäkert Någon att fråga om arkiv och dokumenthantering Ett digitalt slutarkiv med överlämnad information

11 Anslutningsprocessen Etapp 4 Etapp 1 Avsiktsförklaring Etapp 2 Anslutning Etapp 3 Fördjupad nulägesanalys Anpassning system

12 Skiss - översiktlig tidplan Aktivitet 2015 Kvartal Kvartal Kvartal Kvartal Kvartal Kvartal Kvartal 1 Inledande möte och information Avsiktsförklaringar Planera anslutning Underteckna projektdirektiv Sammanställa beslutsunderlag Beslutsprocess Ny förbundsordning/ekon. plan Fördjupad nulägesanalys Verksamhetsplan Medlemskap Anpassning verksamhet/system

13 Vad kostar det? Nuvarande budget för Sydarkivera bastjänster 2016: tkr Fördelas baserat på invånarantal Idag ungefär 27 kr/kommuninvånare Om fler går med så kan många kostnader för gemensam infrastruktur, administration m.m. fördelas ut Organisationen behöver skalas upp om flera går med samtidigt

14 Kontakt Mats Porsklev, förbundschef Per Ribacke, förbundsordförande Telefon: Telefon: Bloggen: Facebook: Twitter: