Förbundsstyrelsen (17)

Transkript

1 KOMMUNALFÖRBUNDET Förbundsstyrelsen (17) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum fredagen den 4 december 2015 kl Beslutande Övriga deltagande Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande Nils-Ingmar Thorell (L), Ronneby, vice ordförande Ingemar Almkvist, Älmhult, Annika Stacke (L), Växjö Annika Westerlund (S), Karlshamn Bo Johansson (S), tjg. ers. Ronneby Ingegerd Lenander (KD), tjg. ers. Markaryd Mats Porsklev, sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Elin Jonsson, bevarandestrateg Mårten Lindstrand, förvaltningsledare Karin Breidfors, ekonom Växjö Catharina Jarslet, assistent Kristina Brundin (S), Lessebo Utses att justera Justeringens Ingemar Almqvist (S) Fredag den 11 december kl , Sydarkiveras kontor plats och tid Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Mats Porsklev Ordförande. Per Ribacke (S) Justerande... Ingemar Almqvist (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbundsstyrelsen Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Sydarkivera Underskrift...

2 Förbundsstyrelsen Ekonomi - rapport Ekonomiavdelningen i Växjö kommun är Sydarkiveras ekonomipartner. Presenteras en ekonomisk uppföljning per oktober. Månadsrapport per oktober. Rapporten läggs till handlingarna.

3 Förbundsstyrelsen Sydarkivera kontrasignation och firmateckning Av reglementet för förbundsstyrelsen framgår enligt 9 Undertecknande av handlingar: Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av förbundsstyrelsen ska undertecknas av ordförande Per Ribacke (S) eller av vice ordföranden Nils- Ingmar Thorell (L) eller av annan som förbundsstyrelsen bestämmer och kontrasigneras av förbundschefen. I övrigt bestämmer förbundsstyrelsen vem som ska underteckna handlingar. - Förbundsstyrelsen utser nedanstående befattningshavare att kontrasignera skrivelser eller handlingar undertecknade av ordförande Per Ribacke (S) eller vid förfall för denne, vice ordförande Nils-Ingmar Thorell (L) i förbundsstyrelsen -Vad gäller de ärenden som rör förhållandet mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare: förbundschef Mats Porsklev eller vid förfall för honom av tillsynsarkivarie Magdalena Nordin. - Köpehandlingar och kontrakt, låne- och övriga förbindelser samt skrivelser och handlingar: förbundschef Mats Porsklev eller vid förfall för honom av tillsynsarkivarie Magdalena Nordin. - Förbundsstyrelsen utser ordförande eller vid förfall för denne, förbundsstyrelsens vice ordförande att i förbundsstyrelsens namn underteckna de övriga handlingar och skrivelser som inte ryms i uppräkningen ovan. Kontrasignation ska ske av förbundschef Mats Porsklev och vid förfall för honom av tillsynsarkivarie Magdalena Nordin - Förbundsstyrelsen utser ordförande, förbundschef Mats Porsklev att motta delgivning på styrelsens vägnar. - Förbundsstyrelsen utser förbundschef Mats Porsklev, ordförande, tillsynsarkivarie Magdalena Nordin att två i förening eller en av de nämnda i förening med bevarandestrateg Elin Jonsson, teknisk assistent Annie Olandersson, assistent Catharina Jarslet teckna kommunens firma på checkar, bankräkningar, plusgiro, bankgiro, värdeförsändelser och dylika handlingar. - Förbundsstyrelsen utser förbundschef Mats Porsklev, ordförande, tillsynsarkivarie Magdalena Nordin, assistent Catharina Jarslet, ekonom Karin Breidfors till att var och en för sig registrera och läsa e-tjänstuppgifter samt teckna Sydarkivera firma på Skatteverkets skattekonto.

4 Förbundsstyrelsen , forts. Sydarkivera kontrasignation och firmateckning - Behöriga till internetbanken är följande: Karin Breidfors - behörighetsadministratör samt attestering, Kerstin Sundström, Petra Granqvist, Catharina Jarslet - attestering/godkännande, varav två i förening. : Berörda

5 Förbundsstyrelsen Fasta arvoden för förtroendevalda. På förbundsfullmäktige togs beslut om att Förbundschef Mats Porsklev fick i uppdrag att kontakta Växjö kommuns arvodesberedning för att utreda ett förslag till fasta arvoden för förbundsfullmäktiges och förbundsstyrelsens presidier. Mail från Växjö kommunkansli från den 13 november Förbundschef Mats Porsklev får i uppdrag att tillsammans med Bo Johansson (S), Ronneby och Annika Stacke (L), Växjö utarbeta förslag till fasta arvoden för förbundets styrelse och förbundsfullmäktige presidier. Förbundschef Mats Porsklev Bo Johansson (S), Ronneby Annika Stacke (L), Växjö

6 Förbundsstyrelsen Taxa tilläggstjänster, allmänna handlingar, diskussion Diskuteras sydarkiveras taxor för allmänna handlingar mm. Förbundschef Mats Porsklev får i uppdrag att arbeta fram ett taxeförslag enligt förd diskussion. Förbundschef Mats Porsklev

7 Förbundsstyrelsen års jubiléet av tryckfrihetsförordningen och offentlighetsprincipen Växjö kommun önskar att vi ska medverka med att uppmärksamma 250 års jubiléet av tryckfrihetsförordningen och offentlighetsprincipen. Mail från Växjö kommunkansli från den 12 november Förbundschef Mats Porsklev får i uppdrag att uppmärksamma 250 års jubiléet i samband med arkivens dag. Växjö kommun, att. Carina Elmefall Förbundschef Mats Porsklev

8 Förbundsstyrelsen Strategisk tillsynsplan för åren Målet med tillsyn av arkiv och informationshantering är att säkerställa att information av vikt kan bevaras för framtida generationer. Syftet med tillsynen är att säkerställa till att kommunens nämnder, bolag och samverkansorgan uppfyller kraven i arkivlagen. Planen anger hur arkivmyndigheten planerar att uppfylla sitt uppdrag enligt arkivlagen. Sydarkiveras förbundsstyrelse beslutar om tillsynsplanen. Den första tillsynsplanen avser åren Därefter uppdateras tillsynsplanen en gång per mandatperiod. Förslag till tillsynsplan från den 24 november Tillsynsplanen antas. Förbundsmedlemmarna Förbundschef Mats Porsklev

9 Förbundsstyrelsen Diskussion om handlingsprogram Enligt Sydarkiveras förbundsordning punkten 3.5 ska kommunalförbundet efter samråd med medlemmarna fastställa ett handlingsprogram. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen för kommunalförbundets verksamhet. Handlingsprogrammet ska bland annat fastställa prioriterings principer mellan förbundsmedlemmarna och för de förekommande verksamhetssystemen. I beslutsunderlag för avsiktsförklaring att bilda det gemensamma kommunalförbundet fanns en verksamhetsbeskrivning som beskrev en möjlig 10-årig utvecklingsplan för verksamheten. Vad som omfattas av Sydarkiveras bastjänster framgår av förbundsordningen 3.2. Uppdraget utgörs i huvudsak av arkiveringsuppdrag, innebärande konvertering av dokument och andra uppgifter i IT baserade verksamhetssystem, informations- och utbildningsuppgifter i verksamheten, samverkan med förbundsmedlemmarna och med externa parter, myndighetsutövningsuppgifter samt handhavande av mellanarkiv och slutarkiv för förbundsmedlemmarna. Förslag till handlingsprogram från den 24 november Förbundschef Mats Porsklev får i uppdrag att arbeta fram förslag till handlingsprogram enligt förd diskussion. Förbundschef Mats Porsklev

10 Förbundsstyrelsen Lägesrapport Råd och stöd Under året så har hittills sju informationsträffar för olika intressenter genomförts. Under hösten startades utbildningsverksamheten med 3 tvådagars kurser om arkiv och dokumenthantering på plats i Växjö. Arbetet med att ta fram mallar för dokumenthanteringsplaner och informationskartläggning är i sluttampen. Verksamhetsområden Vård och omsorg samt socialt stöd prioriteras under Nästa år startar arbetet med tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv ute i verksamheten inom dessa områden. Lägesrapport råd och stöd från den 24 november Rapporten läggs till handlingarna. Expedieras:

11 Förbundsstyrelsen Lägesrapport om leveransprojekt Sydarkiveras förbundsstyrelse fattade den 13 mars 2015 inriktningsbeslut om att prioritera gamla journalsystem när det gäller leverans av digitala arkiv. Förbundsfullmäktige informerades den 8 maj om att gamla journalsystem ska vara förbundets första pilotprojekt Leveransutredningarna avseende Logica VO och Procapita (VO, LSS och SoL) håller på att slutföras. Resultatet kommer troligen bli förslag att starta leveransprojekt för Logica VO och förslag använda befintlig avställningsfunktion och ta fram rutiner för årliga leveranser från Procapita. När det gäller Journal 3 som använts i skolhälsovården i Lessebo räknar vi med att den befintliga exportfunktionen kan användas för avställning. Labbmiljö sätts upp på Sydarkiveras kontor successivt under hösten och det innebär att vi kan påbörja arbete med praktiska tester och utvärdering av teknik som behövs för att hantera det digitala bevarandet. Lägesrapport om leveransprojekt från den 24 november Rapporten läggs till handlingarna. Expedieras:

12 Förbundsstyrelsen Lägesrapport om arkivsystem Det första steget i arbetet med att införa ett gemensamt arkivsystem för långsiktigt digitalt bevarade är en labbmiljö på Sydarkiveras kontor. En förstudie har genomförts och arbete pågår med installationer och förberedelser för tester. Under hösten fortsätter arbetet med att dokumentera Sydarkiveras informations- och arbetsflöden. Samtidigt rekryteras förvaltningsledare som under 2016 kravställer och påbörjar införande av en grundplattform för långsiktigt digitalt bevarade. Arkivsystemet i en första version ska finnas på plats 2017 för att ta emot leveranser av information. Grundplattform för slutarkiv ska enligt mål och inriktning som beslutats av Sydarkiveras förbundsfullmäktige den 13 februari 2015 införas under den första tvåårsetappen för att vara i drift Det första steget i arbetet har varit en förstudie om labbmiljö. Därefter är tanken att successivt införa grundplattform för slutarkiv först i test och därefter i produktion. Lägesrapport om arkivsystem från den 24 november Rapporten läggs till handlingarna. Expedieras:

13 Förbundsstyrelsen Information om SKNO, Olofström, Sölvesborg och Landstinget Blekinge Förvaltningen har fått inbjudan att diskutera eventuellt medlemskap i Sydarkivera med Skåne Nordost kommuner, Olofströms, Sölvesborgs kommuner och Landstinget Blekinge. Förbundschef Mats Porsklev lämnar muntlig information. Informationen läggs till handlingarna. Expedieras:

14 Förbundsstyrelsen Behovet av FGS för journalinformation Diskuteras behov av förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för journalinformation. Behov finns för förbundet och även för många andra organisationer av detta. Förvaltningen redovisar svar från Riksarkivet avseende inlämnad skrivelse till Riksarkivet. Därefter har kontakt tagits med Sveriges kommuner och Landsting (SKL) för att diskutera ett gemensamt projekt för att arbeta fram en FGS för journalinformation. Detta eventuellt möjliga projekt diskuteras. Styrelseprotokoll 20 från den 29 maj Förvaltningen får i uppdrag att tillsammans med Sveriges kommuner och Landsting (SKL) och Riksarkivet undersöka möjligheten att driva ett FGS projekt för framtagande av FGS för journalinformation. Riksarkivet att. FGS funktionen SKL Förbundschef Mats Porsklev

15 Förbundsstyrelsen Upphandlingspolicy Diskuteras behov av att arbeta fram en upphandlingspolicy. Förbundschef Mats Porsklev får i uppdrag att arbeta fram förslag till upphandlingspolicy enligt förd diskussion. Förbundschef Mats Porsklev

16 Förbundsstyrelsen Övrigt Frågor om domän, logga, momsregistrering och justerade protokoll. Förbundschef Mats Porsklev besvarar ovanstående frågor. Informationen läggs till handlingarna.

17 Förbundsstyrelsen Julhälsning Ordföranden tackar styrelsen och förvaltningen för ett väl genomfört arbete under det gångna året och önskar alla en god jul och ett gott nytt år. Vice ordförande tackar ordföranden för ett väl genomfört arbete det gångna året och önskar honom och hans familj en god jul och ett gott nytt år.