Slutrapport från arkivinspektion

Transkript

1 RAPPORT DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE Slutrapport från arkivinspektion Avseende verksamhetsområdena: Vård och omsorg Socialt och ekonomiskt stöd SYDARKIVERA.SE Båtsmanstorget Växjö, Sverige SIDAN 1 (14)

2 2 Innehåll 1 INLEDNING MÅLUPPFYLLELSE REDOVISNING AV GENOMFÖRANDE RAPPORT FRÅN TILLSYN SAMLAD BEDÖMNING ÅTGÄRDER UTVÄRDERING... 13

3 3 1 Inledning 1.1 Bakgrund s förbundsstyrelse har , 46, antagit en strategisk tillsynsplan för perioden ska som gemensam arkivmyndighet bedriva tillsyn utifrån arkivlagens bestämmelser och föreskrifter som meddelats med stöd av arkivlagen. Tillsynsområde för 2016 är Socialt och ekonomiskt stöd samt Vård och omsorg. Den planerade tillsynen genomförs i form av arkivinspektion i samband med kommunbesök. Under tillsynsperioden kommer följande områden att vara fokus för tillsynen: Arkivlokaler närarkiv/mellanarkiv och digitala verksamhetsnära arkiv. Arkivkrav i samband med upphandling av nya verksamhetssystem. Användande av dokumenthanteringsplaner i verksamheterna. Informationssäkerhet. Arkivmyndighet med ansvar för tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv är s förbundsstyrelse. Bestämmelse finns i Arkivreglemente antaget av s förbundsfullmäktige den 23 oktober 2015 samt i förbundsmedlemmarnas arkivreglementen. Tillsyn kan inte utövas förrän beslut om att anta arkivreglemente har fattats av förbundsmedlems fullmäktige. Följande förbundsmedlemmar har antagit arkivreglementen med som gemensam arkivmyndighet: Alvesta kommun, KF Karlshamns kommun, KF Lessebo kommun, KF Markaryds kommun, KF Tingsryds kommun, KF Besök gjordes även hos Ronneby kommun under 2016 men deras fullmäktige hade inte antagit arkivreglementet än med som gemensam arkivmyndighet. Resultatet av besöket redovisas dock med de övriga men räknas inte in bland sammanställningen. 1.2 Tidsperiod Tillsyn ägde rum hos ovanstående medlemmar under perioden november och december I två fall har tillsynen fått göras under januari och februari 2017 då berörda myndigheter inte haft möjlighet att träffa under 2016.

4 4 2 Måluppfyllelse 2.1 Idé och mål Det övergripande målet med tillsyn av arkiv och informationshantering är att säkerställa att information av vikt kan bevaras för framtida generationer. Syftet med tillsynen är att säkerställa att kommunens nämnder, bolag och samverkansorgan uppfyller kraven i arkivlagen. Planen anger hur arkivmyndigheten planerar att uppfylla sitt uppdrag enligt arkivlagen. 2.2 Mål Målet 2016 var att genomföra inspektionsbesök hos de nämnder som hos förbundsmedlemmarna som bedriver verksamhet inom Vård och omsorg samt Socialt och ekonomiskt stöd. Tillsynsbesök kunde endast genomföras hos de förbundsmedlemmar som beslutat om att utse till gemensam arkivmyndighet genom att anta nytt arkivreglemente. Inspektioner genom tillsynsbesök på plats planeras i samarbete med förbundsmedlemmarnas kontaktpersoner och arkivfunktioner. För att få ett jämförbart resultat används gemensamma mallar med bland annat frågeformulär. har valt att i första hand titta på förbundsmedlemmarnas kontrollsystem, det vill säga status på styrande dokument som till exempel informationsplaner/ dokumenthanteringsplaner och hur arkivfunktionen är organiserad. Detta för få en överblick över situationen ute hos förbundsmedlemmarna. 2.3 Resurser Tillsynsbesöken hos respektive har varierat i tid. De flesta besök genomfördes under en dag hos varje myndighet men i ett fall har två myndigheter hunnits med under en dag hos samma kommun. Från har vid besöken minst två personer deltagit och besöken har varat mellan fyra till fem timmar. Efter besöken har rapporten över besöket sammanställts. Rapporten har tagit ungefär en halv dag att gå igenom och när den ansetts färdig har den skickats till respektive kommun för synpunkter innan den fastställts av s personal. Myndigheterna har lagt tid på att kalla samman de personer från myndigheten som behöver vara med. I många fall har dock vissa delar av personalen enbart varit närvarande medan redogjort för sin verksamhet under en knapp timme. I vissa fall har också tid bestämts med specifika personalgrupper så de enbart närvarar på de frågor som berör dem. De personer som funnits tillgängliga under de fyra till fem timmar besöket varat är främst centrala arkivfunktionen, myndigheternas registratorer och arkivredogörare, systemförvaltare samt vissa verksamhetschefer. Förvaltningschefer och IT har oftast enbart varit närvarande under kortare tidsperioder.

5 5 3 Redovisning av genomförande 3.1 Inför besöken skickades ungefär en månad i förväg ett brev ut där meddelade vilket datum vi skulle komma på besök, vad besöket gällde samt vilka vi ville skulle delta från myndighetens sida. Tillsynsbesöken genomfördes sedan på plats hos kommunen och myndigheten med minst två deltagare från. Om inte myndigheterna kunde de tider vi föreslog har vi efter överenskommelse bytt tid vilket i två fall resulterat i att besöken fick äga rum i januari och februari Myndigheterna har själva fått bestämma vilka som ska vara närvarande från deras sida vid besöken men det finns också förslag på vilka vi tycker ska vara med vid besöken. Vi har också informerat om att vi börjar med en information om s verksamhet som alla som vill kan delta i från myndigheten för att därefter gå över till det egentliga tillsynsbesöket. 3.2 Genomförande På plats vid besöken har börjat med att berätta om som organisation och hur vi arbetar. Därefter har det varit möjligt för de som inte varit direkt berörda av tillsynsbesöket att lämna innan övergått till frågeformuläret för tillsynsbesöket. Vid tillsynen använder sig av en mall som tagits fram i nätverket E-arkiv Syd, som är ett löst sammansatt nätverk för kommuner i södra Sverige. I mallen har funnits ett antal frågor kring arkiv- och dokumenthantering som velat få svar på. Efter besöket har rapporten som görs utifrån mallen sammanställts och skickats över till den besökande myndigheten för kontroll och synpunkter. När myndigheten läst rapporten skickar de ett godkännande och eventuella synpunkter till som fastställer den inför sammanställning och rapportering till förbundsstyrelsen. 3.3 Resultat- och dokumenthantering Tillsynsfunktionen upprättar efter varje tillsynstillfälle en inspektionsrapport, och vid behov en åtgärdsplan. Dessa dokument är när de är färdigställda allmän och offentlig handling. Eftersom det var första gången vi genomförde tillsynsbesök för har inga åtgärdsrapporter skrivits. En rapport till förbundsstyrelsen med resultat kring tillsynsbesöken görs och i den finns dels korta redogörelser för de enskilda besöken men också en sammanställning över besöken. Sammanställningar och utvärderingar publiceras på webben för ökad transparens.

6 6 3.4 Ändringshantering Det var första gången gjorde tillsynsbesök och valde att inte besöka samtliga förbundsmedlemmar då de flesta förbundsmedlemmar inte hunnit besluta om att utse till gemensam arkivmyndighet. De förbundsmedlemmar som besöktes var de där beslut redan fattats om nytt arkivreglemente. Undantag gjordes för Ronneby som gärna ville ha besök oavsett frågan om arkivmyndighet. Deras besök kommer dock inte finnas med i sammanställningen. har också valt att vid dessa tillsynsbesök inte skriva några åtgärdsrapporter utan enbart hålla sig till tillsynsrapporter och sammanställningsrapport då samtliga förbundsmedlemmar inte fått besök. 3.5 Informationsspridning Information om planerad tillsyn och tillsynsplanen fanns i nyhetsbrevet som skickades ut i oktober Vi har informerat om tillsynen i samband med beredningsgruppen för kontaktpersoner samt vid arkivträffar och registratorsträffar. En grupp har skapats på s externa nätverk på Yammer för information och kommunikation i samband med tillsyn. Det är kanslichefer och arkivfunktionerna som har bjudits in till gruppen. Det har varit möjligt för intresserade att själva välja att gå med i gruppen. I gruppen har vi delat tillsynsplan, beslutade arkivreglementen, information om vad som är på gång med mera. Information om besöken skickades via epost till kommunerna ungefär en månad innan tidpunkten för besöken. E-post skickades till kommunen officiella epostbrevlåda samt till kontaktpersonerna. 3.6 Sekretess och säkerhet Tillsynsbesöken har skett på ett sådant sätt att varken sekretess eller säkerhet hos våra förbundsmedlemmar riskerats. Tillsynen fokuserar inte på enskilda individer utan på arbetssätt och rutiner. Det har därför inte funnits anledning för att studera enskilda akter. Däremot har frågor kring hur myndigheterna hanterar sekretess och säkerheten kring verksamhetssystem m.m. diskuterats. När förbundsmedlemmarna fattat beslut om att ska överta tillsynen och vara arkivmyndighet så följer också sekretessen över information med. Det innebär att det som är sekretessbelagt hos myndigheten även är det hos. I normalfallet finns dock ingen anledning för att vid tillsynsbesök ta del av enskilda handlingar som innehåller sekretess men om myndigheten ändå skulle delge information av den typen så är s personal bunden av sekretessen precis som myndigheten. Det här är ett av skälen att det är viktigt att är arkivmyndighet eftersom det endast är när man delger eller för över information från en myndighet till en arkivmyndighet som sekretessen medföljer.

7 7 4 Rapport från tillsyn 4.1 Alvesta Omsorgsnämnd Det första tillsynsbesöket i Alvesta ägde rum den 23 november 2016 hos Omsorgsnämnden. Nämnden har både arkivansvarig och utsedda arkivombud för de olika enheterna inom nämnden. Dokumenthanteringsplan finns men den är under revidering för att uppdateras till den mall som använder. Omsorgsförvaltningen har tagit fram en arkivbeskrivning för nämnden men den är inte antagen än utan de väntar på den mall som har tagit fram och som skickas ut till förbundsmedlemmarna i början av 2017 för att de ska kunna komplettera sin arkivbeskrivning om det behövs. Centrala styrdokument för ärendehantering finns i kommunen men omsorgsförvaltningen anser att det saknas kännedom om vad den innebär så utbildning av de som arbetar inom förvaltningen. I dagsläget skannar man in handlingar i dokument- och ärendehanteringssystemet men inte i de verksamhetssystem som förvaltningen använder. Omsorgsförvaltningen har börjat arbeta med processkartläggning och är klara med kärnprocesserna. Omsorgsförvaltningen gallrar sina analoga akter regelbundet men har problem att leverera till centralarkivet då det i dagsläget inte finns plats för deras handlingar där. Gallring av de digitala akterna i verksamhetssystemet har inte skett innan utan kommer ske under året ev. med stöd av. Under 2017 ska omsorgsförvaltningen upphandla ett nytt verksamhetssystem Nämnden för individ- och familjeomsorg Tillsynsbesöket flyttades av förvaltningen för individ- och familjeomsorg till den 22 februari 2017 från november I dagsläget finns endast arkivansvarig för myndigheten. Arkivombud ska utses under Dokumenthanteringsplan finns men den är under revidering för att uppdateras till den mall som använder.

8 8 Arkivbeskrivning saknas och kommer tas fram för nämnden under Centrala styrdokument för ärendehantering finns i kommunen och förvaltningen för individ- och familjeomsorg har upprättat rutiner för att se till att allt lämnas till registrator för registrering. Det sker bl.a. kontroll av att alla handlingar finns i ärenden och nyanställda får en genomgång av allmänna handlingar från förvaltningen. I dagsläget skannar man in handlingar i dokument- och ärendehanteringssystemet men inte i de verksamhetssystem som förvaltningen använder men det finns inköpt så tanken är att de ska börja skanna. Förvaltningen för individ- och familjeomsorg har ett kvalitetsledningssystem på intranätet där det är infört processbeskrivningar och rutinbeskrivningar. Förvaltningen för individ- och familjeomsorg har både ett närarkiv som är byggt som arkivlokal samt ett mellanarkiv. Det är god ordning i arkiven även om närarkivet är fullt och akter i det behöver gallras. Förvaltningen gallrar sina analoga akter regelbundet men har problem att leverera till centralarkivet då det i dagsläget inte finns plats för deras handlingar där. De känner också att mer utbildning kring arkivering hade varit bra. Gallring av de digitala akterna i verksamhetssystemet har inte skett innan utan kommer ske under Under 2017 ska förvaltningen för individ- och familjeomsorg upphandla ett nytt verksamhetssystem. 4.2 Karlshamn Tillsynsbesöket i Karlshamn ägde rum hos Omsorgsnämnden och Socialnämnden den 21 november De har i dagsläget två nämnder men en förvaltning, omsorgsförvaltningen. Under 2017 kommer man dock även dela förvaltningen i två förvaltningar, en för varje nämnd. Dokumenthanteringsplan finns för båda nämnderna och beslutades under hösten Arkivansvarig och arkivombud saknas för närvarande men fattas beslut om under Arkivbeskrivningar saknas för båda nämnderna och tas fram under 2017 efter mallen skickats ut av. Alla handlingar som upprättas och inkommer till dokument- och ärendehanteringssystemet skannas in och handläggare får handlingar och ärenden digitalt via systemet. Omsorgsförvaltningens sociala stöd använder sig av kommunens dokument- och ärendehanteringssystem istället för kronologisk pärm. De skannar in en del handlingar i verksamhetssystemet men inte allt än så länge. De vill gärna ha råd kring vad som kan skannas in i deras verksamhetssystem.

9 9 Omsorgsförvaltningen har precis börjat med processkartläggning och vissa processer finns kartlagda. De har ett kvalitets- och ledningssystem som man har tillgång till via intranätet. Förvaltningen har ett närarkiv som är byggt som skyddsrum. Det är god ordning i arkivet. Förvaltningen gallrar sina analoga akter regelbundet och levererar regelbundet till centralarkivet. Hösten 2017 ska man upphandla nytt verksamhetssystem för de delar om har med vård och omsorg samt funktionsstöd att göra. Socialt stöd upphandlar eventuellt nytt stöd under Lessebo Tillsynsbesöket i Lessebo ägde rum hos Socialnämnden den 22 november Dokumenthanteringsplan finns en från 2003 som under 2017 kommer revideras efter s mall. Arkivansvarig och arkivombud saknas för närvarande men fattas beslut om under Arkivbeskrivningar saknas för nämnden och tas fram under 2017 efter mallen skickats ut av. De skannar in en del handlingar i verksamhetssystemen men inte allt än så länge. Socialförvaltningen har inte börjat med processkartläggning men skaffat ett kvalitetsoch ledningssystem som de ska börja använda. I samband med detta kommer processkartläggning att ske. Gallringen av handlingar fungerar inte riktigt som den ska idag. Förvaltningen vill gärna ha hjälp av med rutiner för gallring både när det gäller analoga och digitala handlingar. Förvaltningen gallrar sina analoga akter regelbundet och levererar regelbundet till centralarkivet. Har precis uppdaterat sina verksamhetssystem så ny upphandling är inte aktuell. 4.4 Markaryd Tillsynsbesöket i Markaryd ägde rum Socialnämnden den 7 december Dokumenthanteringsplan finns från 2009 men planeras att uppdateras efter s mall under Socialförvaltningen har både utsedd arkivansvarig samt arkivombud som har ansvar för var sitt område inom förvaltningen.

10 10 Arkivbeskrivning finns från 2009 men uppdateras under 2017 efter mallen skickats ut av. Alla handlingar som upprättas och inkommer till dokument- och ärendehanteringssystemet skannas in och handläggare får handlingar och ärenden digitalt via systemet eller kopior i papper. Förvaltningen skannar in alla handlingar i verksamhetssystemet som kommer in till Individ- och familjeomsorgen men inom vård och omsorg samt funktionsstöd skannar man inte in handlingar. Socialförvaltningen har flera närarkiv. Det är god ordning i arkivet och de gallrar regelbundet sina analoga handlingar samt levererar till centralarkivet efter överenskommelse. Gallring har skett inom individ- och familjeomsorgen när det gäller digitala handlingar men däremot inte när det gäller vård och omsorg samt funktionsstöd. Socialförvaltningen har börjat med processkartläggning och flödesscheman. De har hunnit med kärnverksamheterna. De har i dagsläget inget kvalitets- och ledningssystem men funderar på att skaffa ett. Upphandling av nytt verksamhetssystem ligger ett par år fram i tiden. 4.5 Ronneby Äldrenämnd Tillsynsbesöket i Ronneby ägde rum den 9 december 2016 hos Äldrenämnden. Äldreförvaltningen är lit osäker på vem som är arkivansvarig för verksamheten. Det finns utsedda arkivombud inom nämnden. Dokumenthanteringsplan finns från 2011 och den reviderades Äldreförvaltningen saknar en arkivbeskrivning för nämnden men väntar på den mall som har tagit fram och som skickas ut till förbundsmedlemmarna i början av 2017 för att kunna göra en arkivbeskrivning. Centrala styrdokument för ärendehantering finns i kommunen. I dagsläget skannar man in handlingar i dokument- och ärendehanteringssystemet men inte allt i det verksamhetssystem som förvaltningen använder. Äldreförvaltningen har börjat arbeta med processkartläggning och är klara men det tillkommer hela tiden nya processer. De har ett kvalitets- och ledningssystem som hjälp.

11 11 Äldreförvaltningen gallrar sina analoga akter regelbundet och levererar till centralarkivet när det är dags. Äldreförvaltningen har flera närarkiv. Det är god ordning i arkivet och de gallrar regelbundet sina analoga handlingar samt levererar till centralarkivet efter överenskommelse. Gallring av de digitala akterna i verksamhetssystemet har inte skett innan utan kommer ske under året ev. med stöd av. Under 2017 ska äldreförvaltningen upphandla ett nytt verksamhetssystem Socialnämnd Tillsynsbesöket ägde rum hos socialnämnden den 9 december I dagsläget vet man inte riktigt vem som är arkivansvarig. Arkivombud finns utsedda. Dokumenthanteringsplan finns från 2012 och den revideras under 2017 för att uppdateras till den mall som använder. Arkivbeskrivning finns och kommer uppdateras enligt den mall tagit fram under Centrala styrdokument för ärendehantering finns i kommunen. I dagsläget skannar man in handlingar i dokument- och ärendehanteringssystemet men inte allt i det verksamhetssystem som förvaltningen använder. Socialförvaltningen har börjat arbeta med processkartläggning och är i stort sett klara men det saknas enstaka delar i det. De har ett kvalitets- och ledningssystem som hjälp. Socialförvaltningen har två närarkiv. Det är god ordning i arkiven och de gallrar regelbundet sina analoga handlingar samt levererar till kommunarkivet efter överenskommelse. Gallring av de digitala akterna i verksamhetssystemet har inte skett innan utan kommer ske under året eftersom det är först nu behov finns av att gallra digitalt. Under 2017 ska socialförvaltningen upphandla ett nytt verksamhetssystem. 4.6 Tingsryd Tillsynsbesöket i Tingsryd ägde rum i Socialnämnden den 10 januari 2017och rörde enbart individ och familjeomsorgen. Den sista mars 2017 läggs nämnden ned och individ och familjeomsorgen går till Kommunstyrelsen medan en Omsorgsnämnd bildas för övriga verksamheten inom Socialnämnden.

12 12 Dokumenthanteringsplan finns från 2004 men planeras att en ny ska göras efter s mall under Socialförvaltningen saknar arkivansvarig samt arkivombud men kommer under året fatta beslut om detta. Arkivbeskrivning finns inte men uppdateras under 2017 efter mallen från. Vissa handlingar som upprättas och inkommer till dokument- och ärendehanteringssystemet skannas in. Det beror på handläggare och nämndsekreterare. Socialförvaltningen har närarkiv. De har inte gallrat i arkivet på många år varken när det gäller deras analoga handlingar eller i det digitala verksamhetssystemet. Socialförvaltningen har börjat arbeta med processer utifrån kvalité och verksamhet. De har inte hunnit med informationskartläggning än. Det har ett kvalitets- och ledningssystem men funderar på att komplettera detta. Upphandling av nytt verksamhetssystem sker under Samlad bedömning Den samlade bedömningen av de besökta förbundsmedlemmarnas verksamheter inom socialt stöd och vård och omsorg är att det genom lagstiftning och krav på redovisning av kvalitét inom dessa områden är verksamheter där man har god kontroll över sin information och var den befinner sig. De brister som finns och som rör arkiv- och dokumenthantering handlar framförallt om osäkerhet kring hantering av akter. Vad som får gallras och förstöras och när. Det här gäller både pappersakter och digitala akter. Det saknas rutiner kring hur man ska hantera arkiven. Genom att rutiner kring arkiv- och dokumenthantering saknas har man i de flesta fall inte heller tillsatt arkivombud som praktiskt ska arbeta med att hantera gallring och arkivering av informationen oavsett om den är analog eller digital. Det råder osäkerhet hos myndigheterna vad som kan skannas in i verksamhetssystem och därefter enbart finnas digitalt och vad som måste vara på papper av juridiska skäl samt om man måste skriva ut saker på papper i verksamhetssystemen som skapas digitalt. Osäkerheten innebär att vissa myndigheter skannar allt medan andra inte skannar någonting. Vissa verksamheter har allt på papper medan andra kommuner inte skannar in något alls i sina verksamhetssystem. Inom de närmaste två åren ska de flesta av de förbundsmedlemmar besökte upphandla nya verksamhetssystem inom socialt stöd och vård och omsorg.

13 13 6 Åtgärder För att underlätta för sina förbundsmedlemmar så har tagit fram mallar inom arkiv- och dokumenthantering. Genom att använda sig av mallen för arkivbeskrivning samt även den mall som finns för dokumenthanteringsplan/informationsplan så får man en god överblick över sin hantering av den information man har. I arkivbeskrivningen finns utsedd arkivansvarig och utsedda arkivombud och genom att ha en aktuell dokumenthanteringsplan så underlättas gallring och arkivering. Då flera av förbundsmedlemmarna uttryckt osäkerhet kring hur man praktiskt hanterar gallring och arkivering samt även vad man ska tänka på hos myndigheten när det gäller dokumenthantering så har erbjudit alla förbundsmedlemmar att komma ut och träffa verksamhetschefer m.fl. och berätta om vad som krävs av myndigheterna. Flera av förbundsmedlemmarna har antagit erbjudandet. Skanning är ett område som alla verksamheter inom kommunerna ställer frågor kring hur man ska hantera både praktiskt och tekniskt men också vad som gäller juridiskt. för en dialog med Riksarkivet om att de ska hålla en utbildning under året för våra medlemmar kring skanning. Eftersom många av våra medlemmar ska upphandla nya verksamhetssystem framöver så är vi måna om att är med vid upphandlingarna och ställer krav kring framförallt arkivering, gallring och informationssäkerhet. Genom att göra på detta sätt ser vi till så att de nya verksamhetssystem som tas i bruk är anpassade till de krav som i dag ställs på ett digitalt samhälle. 7 Utvärdering Tillsynsverksamheten ska enligt tillsynsplanen utvärderas årligen av tillsammans med förbundsmedlemmarnas kontaktpersoner och arkivfunktioner. Resultatet av utvärderingen rapporteras till s förbundsstyrelse och de lokala arkivmyndigheterna. 7.1 Fungerade bra att rekommendera: Tillsynsbesöken har varit mycket uppskattade av förbundsmedlemmarnas verksamheter. Genom att har lagt upp dem som besök där vi framförallt trycker på vikten av att lära känna verksamheterna och möjligheten för dem att ställa frågor och för att berätta om sin verksamhet så har besöken upplevts som positiva trots att det är ett formellt tillsynsbesök från en övergripande myndighet. Användningen av en frågemall från för tillsynsbesöken har underlättat. Både i avseende att samma frågor ställs till alla som får besöken och för att kunna göra en senare sammanställning i samband med rapporten till förbundsstyrelsen.

14 Fungerade mindre bra bör förbättras till nästa gång: Det har tagit mycket längre tid än vad trodde för förbundsmedlemmarna att anta arkivreglementen där är arkivmyndighet. Det gjorde att antalet besök inte kunde bli så många som vi hade velat. I brevet som skickades ut inför tillsynsbesöket var inte tillräckligt tydlig hur besöket är upplagt i kommunen. Det har gjort att det i vissa fall varit svårt för förvaltningschefer att avsätta tid för besöket. I senare brev var vi tydligare med att trycka på att chefer och de som är nyfikna på s verksamhet kan närvara den första timmen och sedan gå när de vill. Det fungerade bättre. Frågeformuläret som användes fungerade bra men vissa av frågorna upplevdes som komplicerade och ansågs inte höra hemma ute hos förvaltningarna utan vara mer på kommunledningsnivå. 7.3 Att tänka på: Inför 2017 och de kommunbesök/tillsynsbesök som då görs inom miljö, bygg och teknik så ska frågeformuläret uppdateras. Att i utskicken inför kommunbesök förtydliga att alla personer inte behöver vara närvarande hela tiden under besöket men att vi gärna ser att de är med en stund för att se vad göra och kunna ställa frågor om de har sådana. De flesta arkivreglementet är nu tagna och i de få fall arkivreglementet inte är ändrat så att är arkivmyndighet så anpassas tillsynsbesöket efter det. I de fallen är det än viktigare att den centrala arkivfunktionen finns med.