Rapport fördjupad nulägesanalys

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Rapport fördjupad nulägesanalys"

Transkript

1 RAPPORT Handläggare Telefon Datum Dnr Elin Jonsson och SARK Magdalena Nordin Rapport fördjupad nulägesanalys Sammanfattning Den här rapporten innehåller en fördjupad nulägesanalys när det gäller arkiv och dokumenthantering. Sydarkivera har besökt samtliga förbundsmedlemmar under februari och mars. Förbundsmedlemmarna har visat ett stort engagemang och ställt upp med nödvändiga resurser för att genomföra arbetet. Den fördjupade nulägesanalysen har bekräftat att den beslutade verksamhetsinriktningen under 2015 i huvudsak stämmer väl med förbundsmedlemmarnas behov. Arbetet med att komplettera dokumenthanteringsplaner har visat sig vara mindre omfattande än befarat, vilket innebär att Sydarkivera kan lägga mer fokus på att starta upp arbete med informationskartläggning. Under den fördjupade nulägesanalysen har vi identifierat behov som skulle kunna bli anslutande tjänster och eller tilläggstjänster för Sydarkivera. Det finns också ett bra underlag för planering inför 2016 när det gäller bastjänsterna. Innehåll Sammanfattning... 1 Bakgrund och genomförande... 2 Analys... 3 Många goda exempel... 3 Behov av samordning... 3 Gemensamma utmaningar... 3 Förbundsmedlemmarnas behov... 5 Bastjänster... 5 Möjliga anslutande tjänster... 6 Möjliga tilläggstjänster... 7 Beroende angränsande verksamhetsområden

2 Bakgrund och genomförande Under förstudien 2013 genomfördes en översiktlig nulägesanalys som underlag till förslag om inriktning för det fortsatta arbetet med e arkiv. Den översiktliga nulägesanalysen pekade ut inriktning mot fortsatt samarbete som förutsättning för att införa e arkiv hos de deltagande kommunerna. 1 Förbundsfullmäktige beslutade i samband med konstituerande möte den 13 februari om mål och inriktning för verksamheten. Däribland att en fördjupad nulägesanalys skulle genomföras. Analysen skulle omfatta bland annat medlemsorganisationernas lokala arkivfunktioner, styrning av informationshantering och uppdatering av systemlista. Syftet var att få ett underlag för planering inför de kommande åren och kännedom om aktuell status hos förbundsmedlemmarna. 2 Under februari och mars 2015 besökte Magdalena Nordin och Elin Jonsson samtliga förbundsmedlemmar. Följande besök genomfördes: 2 februari Lessebo kommun 3 februari Älmhults kommun 10 februari Karlskrona kommun 11 februari Markaryds kommun 12 februari Växjö kommun 24 februari Karlshamns kommun 26 februari Alvesta kommun 27 februari Region Blekinge 4 mars Ljungby kommun 6 mars Tingsryds kommun 19 mars Ronneby kommun Varje besök varade i ungefär 5 timmar. Förbundsmedlemmarna bestämde utifrån sina förutsättningar vilka personer som skulle kallas till mötet. Det var stor skillnad i hur många som deltog vid besöken allt mellan tre och 15 personer. Vissa kommuner hade valt att bjuda in representanter från förvaltningarna och andra endast personer från den centrala förvaltningen. Varje besök inleddes med en kort presentation av Sydarkivera och syftet med den fördjupade nulägesanalysen. Därefter gick vi tillsammans igenom ett frågeformulär om pappershantering och digital informationshantering. Formuläret baserades på de mallar för arkivinspektioner som tagits fram under konceptstudien 2014 i samverkan med kommunerna i Skåne, Kalmar län och Halland. 3 1 Slutrapport gemensam förstudie våren 2013, E arkiv Kronoberg och Blekinge, Växjö kommun dnr KS/2012:974 ( ). Dokumentet kan hämtas via adressen: arkiv. 2 Verksamhetsbeskrivning, Sydarkivera, mål och inriktning för verksamheten (dnr SARK ), Slutrapport konceptstudie e arkiv mars 2014 december 2014, E arkiv Kronoberg och Blekinge, Växjö kommun dnr KS/2014:68, , arkiv. 2

3 Analys Många goda exempel Det som tydligt framkom vid besöken var att det finns goda möjligheter att utbyta erfarenheter och dra nytta av det som redan är gjort hos förbundsmedlemmarna. Vid varje besök hittade vi bra exempel när det gäller arkiv och dokumenthantering. Det kunde vara en nämnd som gjort ett stort arbete med att ta fram en dokumenthanteringsplan, uppdaterade arkivförteckningar, styrande dokument tillgängliga via webben, uppdaterad förteckning över personuppgiftsregister, ordning och reda i närarkiven och så vidare. En stor del av det jobb som kommunerna har lagt ner kan återanvändas som utgångspunkt för mallar och liknande. Detta sparar tid och resurser för Sydarkiverasamarbetet. Behov av samordning Vid den fördjupade nulägesanalysen framgick det att de mer resursstarka kommunerna inte skilde sig så mycket från de andra kommunerna som det verkade när den översiktliga analysen genomfördes våren Det som framförallt skiljer är att dessa organisationer har en central arkivfunktion som är bemannad och därigenom bättre överblick över organisationen som helhet. Det är alltså framförallt samordningen inom kommunen som skiljer sig åt. Samordningen innebär kunskap om vad som görs eller inte ute hos nämnder och bolag. Detta bekräftar behovet av en gemensam arkivfunktion i Sydarkivera. Den gemensamma arkivfunktionen stödjer förbundsmedlemmarna med att samordna arbetet med arkiv och dokumenthantering och har hand om tillsyn. Gemensamma utmaningar Det finns några områden inom den kommunala verksamheten där det finns speciella utmaningar. Mönstret återkommer hos så gott som samtliga förbundsmedlemmar. Skolan Den nära kommunikationen mellan personal, elever och föräldrar ställer särskilda krav på dokumenthanteringen i skolan. Det gäller behovet av att använda gemensamma kommunikationsplattformar och aktuell teknik där såväl allmänna som privata handlingar kan hanteras. Det behövs enkla instruktioner för hur informationen ska stuktureras så att det går att skilja på allmänt och privat samt hur det går till att bevara eller gallra information. Det samma gäller säker hantering av individuppgifter. Flera förbundsmedlemmar är i behov av att upphandla nytt skoladministrativt system. Detta verkar generellt vara på tur efter att många relativt nyligen har upphandlat andra centrala administrativa system. Teknisk dokumentation Verksamheter som hanterar olika typer av teknisk dokumentation (kartor, ritningar, anläggningshandlingar mm) skiljer sig också tydligt från kontorsadministration. Bland 3

4 annat behöver handläggare direkt tillgång till dokumentation och har generellt behov av större kontroll över ärenden. Det är vanligt att varje handläggare är sin egen registrator. Råd och stöd samt kravställning av analoga och digitala verksamhetsnära arkiv kräver särskild förståelse för området och kunskap om teknisk dokumentation. Digitalisering av ärende och dokumenthantering Det finns stora skillnader mellan och inom förbundsmedlemmarnas organisationer när det gäller digitalisering av ärende och dokumenthanteringsprocessen. Det förekommer alla varianter från traditionell diarieföring med pappersakter till flerårig erfarenhet med i huvudsak helt digital process. Detta ger god möjlighet till erfarenhetsutbyte, men det är också ett glapp som med tiden behöver överbyggas. Dels för informationsutbytet inom exempelvis en kommun. Dels för att digitalt bevarande och digital åtkomst förutsätter att rutiner och information är digital till att börja med. Den digitala informationen behöver vara ordnad, registrerad och säkert förvarad. Ett antal förbundsmedlemmar är i behov av att upphandla nytt ärende och dokumenthanteringssystem (för att hantera det allmänna diariet) och ett antal håller på att införa nytt system. Fillagring i enskilda och gemensamma kataloger Dokumenthantering på enskilda och gemensamma kataloger på filserver (lagringssystem för digitala filer) är ett problem hos de allra flesta förbundsmedlemmarna. Itavdelningarna tillhandahåller, sköter om och bekostar vanligtvis lagringsytor, men det är upp till varje nämnd och bolag vad som ska lagras och hur. Detta innebär att dokumentation sparas strukturerat eller ostrukturerat, men mer sällan rensas eller gallras. Endast i ett fall finns instruktioner i dokumenthanteringsplanerna hur detta ska hanteras. Framför allt är digitala foton och filmer ett problem. Vanliga mobiltelefoner och surfplattor fungerar idag som kameror med högupplöst bild och video. Det är också enkelt att synkronisera, eller manuellt överföra, filer till filserver. Det gör att datavolymerna ökar explosionsartat. Det ställer bland annat till problem för systemen som ska säkerhetskopiera filer. Systemen hinner helt enkelt inte kopiera alla filer innan det är dags att påbörja nästa säkerhetskopiering. Beslutsstöd och gemensamma system I e förvaltningen finns ett växande behov av att dela information och analysera och visualisera data. Det finns tekniska lösningar tillgängliga för att göra detta. Förvaltningarna har börjat använda verktyg för beslutsstöd. Dessa system samlar in data från olika informationskällor, sammanställer och visualiserar. Data hämtas direkt från exempelvis de administrativa systemens databaser (ekonomi, personal mm). Det innebär att verktygen kringgår de hinder som finns inbyggda i systemen/behörighetssystem. Det finns också ett behov av att dela information mellan olika huvudmän framförallt när det gäller vården där information flödar mellan kommuner och landsting. För att underlätta arbetet använder kommunerna och landstingen ibland gemensamma system. Förutom de interna behoven för verksamheterna finns ett externt krav på att tillgängliggöra öppna data för återanvändning. Informationskartläggning och säkerhetsklassning är därför i hög grad angeläget. Detta för att kunna säkerställa rättsäkerhet, allmänhetens rätt till insyn samt i förekommande fall långsiktigt digitalt bevarande. 4

5 Förbundsmedlemmarnas behov Bastjänster Resultatet av den fördjupade förstudien visar att mål och inriktning för verksamheten som beslutats stämmer väl överens med förbundsmedlemmarnas behov. Besöken har gett ett bra underlag för verksamhetsplaneringen för de kommande åren. Det finns ett stort behov av att förnya styrande dokument, rutinbeskrivningar, checklistor och mallar när det gäller arkiv och dokumenthantering. Eftersom det finns gott om goda exempel är förhoppningen att många grundläggande dokument ska kunna produceras inom de närmaste åren. Positivt är att de flesta nämnder har dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut. En del har inte uppdaterats på länge och i flera fall så behöver planerna revideras och beslutas efter omorganisation. Exempel på omorganisationer som påverkar arkivet är när nämnder slås ihop eller verksamhetsfunktioner flyttas mellan nämnder. Det är alltså inte så många som saknar dokumenthanteringsplaner som vi trodde tidigare. Planerna har helt enkelt varit okända för den centrala administrationen. Det innebär att Sydarkivera kan fokusera på att ta fram mallar för dokumenthanteringsplaner och därefter lägga kraft på arbetet med informationskartläggning. Den kartläggningen kommer att bli underlag för nya verksamhetsbaserade dokumenthanteringsplaner, avställning för arkivering och kravställning av nya verksamhetssystem. Vi kommer att behöva undersöka närmare hur läget ser ut hos de kommunala bolagen. Den fördjupade nulägesanalysen bekräftar att inriktningen mot att i första hand utreda leverans av information från gamla journalsystem stämmer överens med förbundsmedlemmarnas behov. Hos förbundsmedlemmarna finns ett antal installationer av äldre system som endast används för att söka och hämta information. De allra flesta är olika typer av journalsystem inom vård och omsorg, socialt stöd samt elev och personalhälsovård. Under den fördjupade nulägesanalysen identifierades ytterligare system som behöver utredas för bevarande (digitalt och/eller analogt). Under 2016 är det flera förbundsmedlemmar, framförallt i Kronoberg, som kommer att byta ekonomi och/eller löneadministrativt system. Kontakt bör tas med ansvariga projektledare för att fånga upp hur man tänker när det gäller historikdatabas, konvertering eller arkivering av befintlig information. Många förbundsmedlemmar har under de senaste åren upphandlat ett flertal stora system, och det verkar generellt som att det kommer att lugna sig något med systembyten. Näst på tur för flera är skoladministrativa system och ärende och dokumenthanteringssystem. För att komma till rätta med lagring på filserverkataloger behöver kostnader för lagring och säkerhetskopiering synliggöras. Det behövs också rutiner för rensning och gallring av befintliga kataloger inkluderande formulering av gallringsbeslut. Det senare kan Sydarkivera stötta med. Detsamma gäller rekommendation för obligatoriska metadata för 5

6 filhantering på filserverkataloger, samarbetsytor och internwebb. Metadata är uppgifter som registreras för att till exempel märka upp dokumentens status (utkast/allmän handling) och tidpunkt för gallring. Det har varit tydligt att det finns ett behov av erfarenhetsutbyte inom olika yrkesgrupper och eller verksamhetsområden när det gäller frågor om arkiv och dokumenthantering. Förslag är att Sydarkivera inom ramen för bastjänsterna kan erbjuda forum för erfarenhetsutbyte både genom informationsträffar och webbforum. Genom att rikta information till olika målgrupper kan Sydarkivera stötta kommunerna med samordning inom verksamhetsområdet. Möjliga anslutande tjänster Enligt förbundsordningen har förbundsmedlemmar möjlighet att avtala om anslutande tjänster. Under den fördjupade förstudien identifierades ett större behov av hjälp med de befintliga pappersarkiven än vad som framkommit under den översiktliga nulägesanalysen. Några möjliga anslutande tjänster som förbundsmedlemmarna har behov av beskrivs kortfattat nedan. Förvar och vård av befintliga pappersarkiv Anslutande tjänst för förbundsmedlemmar som i dagsläget inte har godkända arkivlokaler, eller som börjar bli trångbodda. I dagsläget utgår vi från att det effektivaste, säkraste och mest ekonomiska är att hantera befintliga pappersarkiv på traditionellt sätt. Vi rekommenderar att handlingar bevaras i ursprungligt skick. Funktioner för att säkerställa att arkiven är äkta och oförändrade finns inbyggt i systemet för pappersarkiv. Mediedatabas Anslutande tjänst för förvaltning av mediedatabas för registrering och förvaring av digitala foton, filmer och andra mediefiler. Syftet är att få ordning och reda på digitala mediefiler genom att erbjuda ett ställe att registrera filer som ska sparas. Detta möjliggör i sin tur strikta gallringsrutiner för mediefiler som lagras på förbundsmedlemmarnas filserverkataloger. Karlskrona kommun har tagit fram informationsspecifikation, handledningar och avtal för hantering av digitala foton och andra mediefiler i en gemensam mediedatabas. En standardprogramvara för bilddatabas används. Specifikationerna kan användas som utgångspunkt för kravställning. Antingen av en gemensam tjänst för mediedatabas eller en samordnad upphandling för de organisationer som önskar införa mediedatabas. Det finns både etablerade produkter och tjänster för mediedatabaser, så det finns goda förutsättningar att kunna införa den anslutande tjänsten under de närmaste åren. 6

7 Möjliga tilläggstjänster Digitalisering av arkivförteckningar En del förbundsmedlemmar har arkivförteckningar i pappersform som inte är digitaliserade. Arkivförteckningarna är det register som gör att det går att söka i pappersarkiven. Dessa förteckningar bör digitaliseras och publiceras. Det gör det möjligt för allmänhet och forskare att ta reda på var arkiverade handlingar finns. För att digitalisera arkivförteckningar behövs arkivförteckningssystem. Förteckningssystemen kan exportera data om arkiven för publicering och för integration mot den nationella arkivdatabasen NAD. Tilläggstjänster skulle kunna vara att samordna upphandling av arkivförteckningssystem inkluderande publicering av arkivförteckningar, samt praktisk hjälp med att skriva in befintliga förteckningar. Publicering av arkivförteckningar skulle på sikt kunna vara en anslutande tjänst, eller till och med en bastjänst, knuten till Sydarkiveras kommande plattform för arkivsystem. Ordna och förteckna befintliga pappersarkiv Att få ordning på de gamla arkiven är en nödvändig förutsättning för att administratörer och handläggare ska kunna lägga full kraft på de utmaningar som omsättningen till digital ärende och dokumenthantering innebär. Att ordna och förteckna pappersarkiv är en tilläggstjänst som skulle kunna erbjudas förbundsmedlemmar som inte har egen arkivarie eller arkivassistent. Det finns också en efterfrågan på tillfälliga arkivassistenter i samband med arbetstoppar. I tjänsten skulle kunna ingå att rensa, gallra, ordna och förteckna befintliga central och/eller närarkiv enligt beslutad dokumenthanteringsplan. Både enstaka timmar och större projekt kan bli aktuella. Tjänsten kan tillhandahållas till självkostnadspris för förbundsmedlemmar (arbetstid, resor och material). För att utföra arbetet behövs arbetsledning (utbildad arkivarie) och arkivassistenter. För att kunna rekrytera personal skulle en behovsanalys behöva genomföras. Det vill säga att kartlägga omfattningen av behovet och vilka förbundsmedlemmar som är intresserade av att kunna beställa tjänster. Upphandling av material för arkivförvaring För att förvara, ordna och förteckna befintliga pappersarkiv behövs material i form av arkivboxar, aktomslag, arkivskåp med mera. En möjlig tilläggstjänst skulle kunna vara att Sydarkivera deltar med till exempel projektledning i samordnad upphandling av arkivförvaring. Dels för att säkerställa rätt kvalitet och dels så att deltagande förbundsmedlemmar har samma villkor att ordna arkivförvaring. För att undersöka frågan behöver vi göra en analys av befintliga avtal och hur det ser ut på marknaden. Upphandling av ärende och dokumenthanteringssystem Det finns behov hos en del av förbundsmedlemmarna att upphandla nytt ärende och dokumenthanteringssystem. Det finns också behov av att ta till vara erfarenheter från de förbundsmedlemmar som nyligen infört nya system. En möjlig tilläggstjänst skulle kunna vara att Sydarkivera deltar med till exempel projektledning i samordnad upphandling av ärende och dokumenthanteringssystem. Dels för att säkerställa rätt kvalitet och dels så 7

8 att deltagande förbundsmedlemmar har samma villkor för sin diarieföring. För att undersöka frågan behöver vi göra en analys av befintliga avtal och hur det ser ut på marknaden. Hjälp med gallring av it system Information i it system ska gallras enligt beslut i dokumenthanteringsplaner. Det är vanligt att förvaltningar och bolag inte har varit uppmärksamma på detta. Gallringsfunktioner i itsystem är dessutom ofta krångliga och kräver en relativt hög grad tekniskt kunnande. Normalt sett ska gallringar köras i början av året. Det hade varit möjligt att erbjuda gallring jour som en tilläggstjänst som stöd för system och teknikansvariga hos förbundsmedlemmarna. Sydarkivera skulle också kunna erbjuda förbundsmedlemmarna gallringsutbildningar för it system som är vanligt förekommande och arkivkonsulting i samband med gallringsprojekt. Utbildning diarieföring Att information registreras och hanteras på rätt sätt redan när den kommer in till eller upprättas hos de kommunala nämnderna och bolagen är av central betydelse för långsiktigt bevarande. Informationskvalitén är avgörande för sökbarhet och trovärdighet hos arkivet. I en utbildning för registratorer och systemförvaltare för ärendehanteringssystem kan innehålla till exempel obligatoriska metadata, skanning av handlingar, tips och råd när det gäller digitala mallar, digital distribution av sammanträdeshandlingar samt sekretess och integritet. Mer djupgående utbildningar när det gäller diarieföring skulle kunna erbjudas som en tilläggstjänst. 8

9 Beroende angränsande verksamhetsområden I samband med den fördjupade nulägesanalysen har vi också ställt frågor om informationssäkerhet och hantering av personuppgifter. Ett flertal förbundsmedlemmar har behov av samordning och stöd även när det gäller dessa verksamhetsområden. Kraven på kommunerna att kartlägga sina informationsflöden och klassificera informationsmängder ökar i och med de förändringar som förväntas i lagstiftningen. Säkerhetsklassningen är utgångspunkt för att besluta om skyddsåtgärder som till exempel kryptering eller stark autentisering, samtidigt som det också visar vilka uppgiftsmängder som kan delas som öppna data. När det gäller uppgiften som personuppgiftsombud har förändringar skett under det gångna året framförallt i Kronobergs län. Tidigare fanns en gemensam resurs hos Regionförbundet Södra Småland. Med några undantag så håller kommunerna på att utse personuppgiftsombud och att påbörja förteckningar över personuppgiftsregister. Flera förbundsmedlemmar arbetar med att bygga upp sin organisation för systemförvaltning. Ansvaret mellan it avdelningarna och verksamheterna håller på att tydliggöras. Flertalet förbundsmedlemmar har insett att det behövs både ansvariga ute i verksamheten och hos it avdelningarna. Det är viktigt att tänka på att det alltid är myndigheten (nämnden eller styrelsen) som är ansvarig för den information som hanteras i systemen. Oavsett leverantör av system och/eller driftstjänster. Även inom detta område finns förutsättningar för att utbyta erfarenheter och återanvända goda exempel. 9

Anteckningar från arkivträff den 10 september

Anteckningar från arkivträff den 10 september Anteckningar från arkivträff den 10 september 1 Deltagare Niclas Rosenbalck, Älmhults kommun Anders Karlsson, Ronneby kommun Helene Blomquist, Lessebo kommun Kerstin Johansson, Växjö kommun Marie Ulmhed,

Läs mer

Sydarkivera - Verksamhetsbeskrivning

Sydarkivera - Verksamhetsbeskrivning - Verksamhetsbeskrivning Kommunalförbundet har bildats av kommunerna Alvesta, Karlskrona, Karlshamn, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö, Älmhult samt Region Blekinge. Förbundets uppdrag

Läs mer

Bilaga 5 Konceptstudie E-arkiv

Bilaga 5 Konceptstudie E-arkiv ägare 1 Bilaga 5 Konceptstudie E-arkiv Rapport från workshop om arkivtillsyn Arkivmyndigheten har i uppgift att ansvara för tillsyn över att myndigheterna bevarar och vårdar sina arkiv i enlighet med bestämmelserna

Läs mer

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? och består av.. Arkivet är Myndighetens allmänna handlingar och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 TF, om myndigheten beslutar att de

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277 Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör

Läs mer

Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv

Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv ägare 1 Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv Rapport från workshop i Samrådsforum Parallellt med den politiska beslutsprocessen oktober-december påbörjades planeringen av verksamheten i den gemensamma arkivorganisationen

Läs mer

Kommunalförbundet Sydarkivera. Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015

Kommunalförbundet Sydarkivera. Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015 Kommunalförbundet Sydarkivera Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015 Färdplan Projekt 2013-2014 Gemensam organisation 2015 Gemensamt arkivsystem 2017 Förbättrad tillgänglighet Kommunalförbund

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a 67 000

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-19717/08 SID 1 (7) 2009-04-20 SSA 2009:13 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB Närvarande från bolaget: Joachim

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Tillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström

Tillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Svenska Kraftnät Riksarkivet (RA) inspekterade den 18 november 2009 arkivvården vid Svenska kraftnät (SvK). Närvarande: Från Svenska Kraftnät Arkivarie

Läs mer

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Bevarande av digitala allmänna handlingar www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information

Läs mer

Strategi för bevarande av digital information

Strategi för bevarande av digital information Regionledningskontoret Kansli Centrala arkivfunktionen 036-32 45 14 tomy.eklov@rjl.se Strategi för bevarande av digital information Detta måldokument avser övergripande strategi för långsiktigt bevarande

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning

Hantering av allmänna handlingar hos Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-18624/15 Sida 1 (6) 2015-03-23 SSA 2015:02 Hantering av allmänna handlingar hos Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning Närvarande

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, 2016-02-15 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas.

Läs mer

Kommunalförbundet Sydarkivera Strategisk tillsynsplan Arkiv och informationshantering

Kommunalförbundet Sydarkivera Strategisk tillsynsplan Arkiv och informationshantering Kommunalförbundet Strategisk tillsynsplan 2016-2022 Arkiv och informationshantering 1 shantering Utgåva Kommentar 0.1 2014-11-27 Första utkast efter workshop i Kalmar 20 november 2014. 0.2 2015-10-16 Andra

Läs mer

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). 1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSMUSEET

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSMUSEET Stadsarkivet Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport DNR 9.3-9444/2014 Sida 1 (7) 2014-10-28 SSA 2014:15 Stadsmuseet Att: Arkivansvarig Johan Westin HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSMUSEET

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2013-05-21 DNR 9.3-2196/13 SSA 2013:4 Äldreförvaltningen Att: Barbara Ahlmark HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun 2016-09-28 Magnus Nilsson 1 (8) ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring.

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Inspektionsrapport. 2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

Inspektionsrapport. 2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverkets avdelning Inspektion Nord, distriktet Falun (INF) den 4 juni 2013 Närvarande Från distriktet Falun (INF): administratör verksarkivarie Från Riksarkivet:

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

E-arkiv Kronoberg och Blekinge

E-arkiv Kronoberg och Blekinge Elin Jonsson arkivarie Tel. 0470-413 07 Fördjupad förstudie hösten 2013 Reviderad version E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (20) Postadress Box 1222,

Läs mer

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping 1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

- Verkställa gallring.

- Verkställa gallring. Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 5.1.1-2082/2015 Sida 1 (7) 2015-05-20 SSA 2015:06 Hantering av allmänna handlingar hos Farsta stadsdelsförvaltning Närvarande från stadsdelsförvaltningen:

Läs mer

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Östersjöstiftelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 10 maj 2012 arkivvården vid Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa

Läs mer

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på. Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Post- och telestyrelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 8 december 2008 arkivvården vid Post- och telestyrelsen

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar vid Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning

Hantering av allmänna handlingar vid Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9640/14 Sida 1 (7) 2014-11-17 SSA 2014:16 Hantering av allmänna handlingar vid Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning Närvarande från bolaget:

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 1 (5) Bilaga 5 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Registratorskonferens 22 maj 2014. Copyright SIPU Arkivkonsult

Registratorskonferens 22 maj 2014. Copyright SIPU Arkivkonsult Registratorskonferens 22 maj 2014 Registrator controller - strateg Registrator Ta emot och öppna post på alla medier Registrera, göra handlingar sökbara Avsluta ärenden och i diariet Ge administrativt

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid

Läs mer

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg 1 (1) Beslut Datum 2013-08-16 Dnr RA 231-2013/1524 Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsmiljöverket, distriktet

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna kommun 2 mil norr om Stockholm Drygt 68 000 invånare i jan. 2014 Organisation 11 nämnder 9 förvaltningar Överförmyndarnämnd och familjerättsnämnd

Läs mer

2013-10-30 Dnr RA 231-2013/4384

2013-10-30 Dnr RA 231-2013/4384 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Stockholms universitet, Universitetsförvaltningen den 23 september 2013 Riksarkivet (RA) inspekterade arkivverksamheten vid Stockholms universitet under tre dagar den

Läs mer

Datum Dnr RA /5817

Datum Dnr RA /5817 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Skolinspektionen Närvarande Från Skolinspektionen: arkivarie arkivarie IT-chef (medverkande vid punkt 4 framställning och 6 arkivredovisning) undervisningsråd (medverkande

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Riktlinje 2015-06-24 Riktlinjer för digital arkivering KS-2015/0813 003 Antagen av Kommunstyrelsen den 2 september 2015. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Syftet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping 1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9442/14 Sida 1 (7) 2014-10-30 SSA 2014:13 Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Närvarande från bolaget: Catarina

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2008-07-17 DNR 9.3-6604/08 SSA 2008:2 Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Höj din status. Copyright SIPU Arkivkonsult

Höj din status. Copyright SIPU Arkivkonsult Höj din status Registrator controller - strateg Registrator Ta emot och öppna post på alla medier Registrera, göra handlingar sökbara Avsluta ärenden och i diariet Ge administrativt stöd internt Serva

Läs mer

Förbundsstyrelsen (17)

Förbundsstyrelsen (17) KOMMUNALFÖRBUNDET Förbundsstyrelsen 2015-12-04 1 (17) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum fredagen den 4 december 2015 kl.09.15-11.35 Beslutande Övriga deltagande Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195

Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 1 (5) Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Lund Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Policy för hantering av personuppgifter

Policy för hantering av personuppgifter Policy för hantering av personuppgifter Dokumenttyp: Policy Beslutad av: Kommunstyrelsen Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Policy för hantering av personuppgifter Beslutsdatum: 2013-10-15 Dokumentansvarig

Läs mer

Arkiv- och informationshantering

Arkiv- och informationshantering Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för tillsyn och utredning Dokumentslag: Styrande Datum: 2014-10-14 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.0 Arkiv- och informationshantering

Läs mer

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet VÄGLEDNING 1 2016-05-26 Dnr V 2016/920 Avdelningen Dokumenthantering Åsa Berglund, avdelningschef Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version 1.0 Postadress Box 117,

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20

Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20 Klassificering av information exempel och jämförelse Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20 ITSAM ett kommunalförbund Bildas 2008 6 kommuner i Östergötland och Kalmar län Hanterar telefoni, bredband,

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Familjebostäder

Hantering av allmänna handlingar hos AB Familjebostäder Stadsarkivet Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport DNR 9.3-18631/14 Sida 1 (7) 2015-01-30 SSA 2015:01 Hantering av allmänna handlingar hos AB Familjebostäder Närvarande från bolaget: Stefan Nordin

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax: 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Riksarkivet (RA) inspekterade den 2 oktober 2014 arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB

Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1757/15 Sida 1 (7) 2015-04-01 SSA 2015:4 Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB Närvarande från bolaget: Boris Amsköld

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Arkivtillsyn kommunrevisionen

Arkivtillsyn kommunrevisionen Tjänsteskrivelse 2013-11-22 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller

Läs mer

Moment 3: Att kartlägga och klassificera information

Moment 3: Att kartlägga och klassificera information Moment 3: Att kartlägga och klassificera information För att kunna kartlägga och klassificera.. behöver vi veta: Vad vi gör Hur vi gör Vem som är ansvarig Om det finns någon styrande lagstiftning Vilken

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Ett e arkiv värt att lita på

Ett e arkiv värt att lita på Ett e arkiv värt att lita på Arkivering i olika steg Medborgare Myndigheter Företag Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Slutarkiv Internationell standard Audit and Certification of Trustworthy Digital

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 ARKIVREGLEMENTE Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 Innehåll: Inledning 1 Omfattning 2 Syftet med informationsförvaltning 3 Organisation och ansvar 4 Planering och samråd

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt 1 (7) Tillsynsavdelningen Ulrica Hofverberg 2015-10-20 Dnr RA 232-2015/8287 Örebro tingsrätt Box 383 701 47 Örebro 1 Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt Riksarkivet inspekterade den 8 oktober

Läs mer

Polismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund

Polismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund 1 (2) Beslut Datum 2013-05-14 Dnr HLA 23-2013/6110 Polismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Jämtlands län Riksarkivet

Läs mer

E-arkiv Kronoberg och Blekinge

E-arkiv Kronoberg och Blekinge Dnr Elin Jonsson arkivarie Tel. 0470-413 07 Förstudie E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (12) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB

Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-2045/14 Sida 1 (9) 2014-06-02 SSA 2014:07 Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB Närvarande från bolaget: Anne Tawastman

Läs mer

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning 2015-12-30 2015-12-30 1.0. Vägledning

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning 2015-12-30 2015-12-30 1.0. Vägledning Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet VIR-VÄGLEDNING Vägledning Att redovisa information enligt verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten för

Läs mer

REGIONARKIVETS KURSER 2013

REGIONARKIVETS KURSER 2013 REGIONARKIVETS KURSER 2013 ARKIV- OCH INFORMATIONSHANTERING FÖR ANSTÄLLDA INOM GÖTEBORGS STAD Regionarkivet har under hösten 2013 möjlighet, efter bidrag från stadsledningskontoret för kompetenshöjande

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

256 Arkivreglemente för Höörs kommun

256 Arkivreglemente för Höörs kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida 2016-08-29 1 (1) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Dnr KSF 2016/417 256 Arkivreglemente för Höörs kommun Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen

Läs mer

Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern

Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Diarienummer 480/07 004 Fastställt av KF 2008-05 Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Detta dokument har

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Invånare. Verksamhet. Bevarande

Invånare. Verksamhet. Bevarande NYTTA Invånare Verksamhet IT Bevarande Invånare Det digitala kulturarvet kan bevaras och finnas åtkomligt under lång tid Förståelsen för vår samtid underlättas i framtiden när forskning i digitala källor

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Information Varje typ av kunskap som kan utbytas. Handlingarna som ska bevaras eller gallras Analoga handlingar: informationen är ett med lagringsmediet.

Läs mer

Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv

Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv Guide till handlingsalternativ är ett utbildningsmaterial som tagits fram inom ramen för förstudien som genomfördes i samverkan mellan kommuner, landsting och regionförbund i Kronoberg och Blekinge våren

Läs mer

Verksamhetsplan 2017 VERKSAMHETSPLAN Växjö, Sverige Båtsmanstorget 2 SYDARKIVERA.SE

Verksamhetsplan 2017 VERKSAMHETSPLAN Växjö, Sverige Båtsmanstorget 2 SYDARKIVERA.SE VERKSAMHETSPLAN DATUM DNR SARK 2016:4 Användare Mats Porsklev Verksamhetsplan 2017 SYDARKIVERA.SE 0470-34 96 30 Båtsmanstorget 2 352 30 Växjö, Sverige SIDAN 1 (14) 0.7 2 Innehåll 1 INLEDNING... 3 2 VISION...

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: 2008-05-27 Närvarande: från Medlingsinstitutet

Läs mer

ÅRSREDOVISNING 2015 KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA. Dnr: SARK

ÅRSREDOVISNING 2015 KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA. Dnr: SARK ÅRSREDOVISNING 2015 KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA Dnr: SARK.2015.85 Organisation INNEHÅLLSFÖRTECKNING Organisationsschema... 1 Bakgrund & sammanfattning... 2 Förvaltningsberättelse... 3 Måluppfyllelse...

Läs mer

Verksamhetssystem och dokumenthantering

Verksamhetssystem och dokumenthantering STADSLEDNINGSKONTORET 2015-09-23 ANNA TYNDERFELDT KOMMUNARKIVARIE Åtgärdsrapport gällande arkiv och dokumenthantering på enheten för vuxenutbildning Berörd myndighet: Social- och arbetsmarknadsnämnden

Läs mer

SYDARKIVERA Sammanträdesdatum Sida Kommunalförbundsfullmäktige 2015-02-13 1 (11)

SYDARKIVERA Sammanträdesdatum Sida Kommunalförbundsfullmäktige 2015-02-13 1 (11) Kommunalförbundsfullmäktige 2015-02-13 1 (11) Plats och tid Smålands Museum i Växjö fredagen den 13 februari 2015 kl.14.00 14.30. Beslutande och närvarande ersättare Britta Lundén (S), Tingsryd, Ålderspresident

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Norrmalms stadsdelsförvaltning

Hantering av allmänna handlingar hos Norrmalms stadsdelsförvaltning Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-2038/2014 Sida 1 (7) 2014-05-02 SSA 2014:05 Hantering av allmänna handlingar hos Norrmalms stadsdelsförvaltning Närvarande från Norrmalms stadsdelsförvaltning:

Läs mer