Rapport fördjupad nulägesanalys

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Rapport fördjupad nulägesanalys"

Transkript

1 RAPPORT Handläggare Telefon Datum Dnr Elin Jonsson och SARK Magdalena Nordin Rapport fördjupad nulägesanalys Sammanfattning Den här rapporten innehåller en fördjupad nulägesanalys när det gäller arkiv och dokumenthantering. Sydarkivera har besökt samtliga förbundsmedlemmar under februari och mars. Förbundsmedlemmarna har visat ett stort engagemang och ställt upp med nödvändiga resurser för att genomföra arbetet. Den fördjupade nulägesanalysen har bekräftat att den beslutade verksamhetsinriktningen under 2015 i huvudsak stämmer väl med förbundsmedlemmarnas behov. Arbetet med att komplettera dokumenthanteringsplaner har visat sig vara mindre omfattande än befarat, vilket innebär att Sydarkivera kan lägga mer fokus på att starta upp arbete med informationskartläggning. Under den fördjupade nulägesanalysen har vi identifierat behov som skulle kunna bli anslutande tjänster och eller tilläggstjänster för Sydarkivera. Det finns också ett bra underlag för planering inför 2016 när det gäller bastjänsterna. Innehåll Sammanfattning... 1 Bakgrund och genomförande... 2 Analys... 3 Många goda exempel... 3 Behov av samordning... 3 Gemensamma utmaningar... 3 Förbundsmedlemmarnas behov... 5 Bastjänster... 5 Möjliga anslutande tjänster... 6 Möjliga tilläggstjänster... 7 Beroende angränsande verksamhetsområden

2 Bakgrund och genomförande Under förstudien 2013 genomfördes en översiktlig nulägesanalys som underlag till förslag om inriktning för det fortsatta arbetet med e arkiv. Den översiktliga nulägesanalysen pekade ut inriktning mot fortsatt samarbete som förutsättning för att införa e arkiv hos de deltagande kommunerna. 1 Förbundsfullmäktige beslutade i samband med konstituerande möte den 13 februari om mål och inriktning för verksamheten. Däribland att en fördjupad nulägesanalys skulle genomföras. Analysen skulle omfatta bland annat medlemsorganisationernas lokala arkivfunktioner, styrning av informationshantering och uppdatering av systemlista. Syftet var att få ett underlag för planering inför de kommande åren och kännedom om aktuell status hos förbundsmedlemmarna. 2 Under februari och mars 2015 besökte Magdalena Nordin och Elin Jonsson samtliga förbundsmedlemmar. Följande besök genomfördes: 2 februari Lessebo kommun 3 februari Älmhults kommun 10 februari Karlskrona kommun 11 februari Markaryds kommun 12 februari Växjö kommun 24 februari Karlshamns kommun 26 februari Alvesta kommun 27 februari Region Blekinge 4 mars Ljungby kommun 6 mars Tingsryds kommun 19 mars Ronneby kommun Varje besök varade i ungefär 5 timmar. Förbundsmedlemmarna bestämde utifrån sina förutsättningar vilka personer som skulle kallas till mötet. Det var stor skillnad i hur många som deltog vid besöken allt mellan tre och 15 personer. Vissa kommuner hade valt att bjuda in representanter från förvaltningarna och andra endast personer från den centrala förvaltningen. Varje besök inleddes med en kort presentation av Sydarkivera och syftet med den fördjupade nulägesanalysen. Därefter gick vi tillsammans igenom ett frågeformulär om pappershantering och digital informationshantering. Formuläret baserades på de mallar för arkivinspektioner som tagits fram under konceptstudien 2014 i samverkan med kommunerna i Skåne, Kalmar län och Halland. 3 1 Slutrapport gemensam förstudie våren 2013, E arkiv Kronoberg och Blekinge, Växjö kommun dnr KS/2012:974 ( ). Dokumentet kan hämtas via adressen: arkiv. 2 Verksamhetsbeskrivning, Sydarkivera, mål och inriktning för verksamheten (dnr SARK ), Slutrapport konceptstudie e arkiv mars 2014 december 2014, E arkiv Kronoberg och Blekinge, Växjö kommun dnr KS/2014:68, , arkiv. 2

3 Analys Många goda exempel Det som tydligt framkom vid besöken var att det finns goda möjligheter att utbyta erfarenheter och dra nytta av det som redan är gjort hos förbundsmedlemmarna. Vid varje besök hittade vi bra exempel när det gäller arkiv och dokumenthantering. Det kunde vara en nämnd som gjort ett stort arbete med att ta fram en dokumenthanteringsplan, uppdaterade arkivförteckningar, styrande dokument tillgängliga via webben, uppdaterad förteckning över personuppgiftsregister, ordning och reda i närarkiven och så vidare. En stor del av det jobb som kommunerna har lagt ner kan återanvändas som utgångspunkt för mallar och liknande. Detta sparar tid och resurser för Sydarkiverasamarbetet. Behov av samordning Vid den fördjupade nulägesanalysen framgick det att de mer resursstarka kommunerna inte skilde sig så mycket från de andra kommunerna som det verkade när den översiktliga analysen genomfördes våren Det som framförallt skiljer är att dessa organisationer har en central arkivfunktion som är bemannad och därigenom bättre överblick över organisationen som helhet. Det är alltså framförallt samordningen inom kommunen som skiljer sig åt. Samordningen innebär kunskap om vad som görs eller inte ute hos nämnder och bolag. Detta bekräftar behovet av en gemensam arkivfunktion i Sydarkivera. Den gemensamma arkivfunktionen stödjer förbundsmedlemmarna med att samordna arbetet med arkiv och dokumenthantering och har hand om tillsyn. Gemensamma utmaningar Det finns några områden inom den kommunala verksamheten där det finns speciella utmaningar. Mönstret återkommer hos så gott som samtliga förbundsmedlemmar. Skolan Den nära kommunikationen mellan personal, elever och föräldrar ställer särskilda krav på dokumenthanteringen i skolan. Det gäller behovet av att använda gemensamma kommunikationsplattformar och aktuell teknik där såväl allmänna som privata handlingar kan hanteras. Det behövs enkla instruktioner för hur informationen ska stuktureras så att det går att skilja på allmänt och privat samt hur det går till att bevara eller gallra information. Det samma gäller säker hantering av individuppgifter. Flera förbundsmedlemmar är i behov av att upphandla nytt skoladministrativt system. Detta verkar generellt vara på tur efter att många relativt nyligen har upphandlat andra centrala administrativa system. Teknisk dokumentation Verksamheter som hanterar olika typer av teknisk dokumentation (kartor, ritningar, anläggningshandlingar mm) skiljer sig också tydligt från kontorsadministration. Bland 3

4 annat behöver handläggare direkt tillgång till dokumentation och har generellt behov av större kontroll över ärenden. Det är vanligt att varje handläggare är sin egen registrator. Råd och stöd samt kravställning av analoga och digitala verksamhetsnära arkiv kräver särskild förståelse för området och kunskap om teknisk dokumentation. Digitalisering av ärende och dokumenthantering Det finns stora skillnader mellan och inom förbundsmedlemmarnas organisationer när det gäller digitalisering av ärende och dokumenthanteringsprocessen. Det förekommer alla varianter från traditionell diarieföring med pappersakter till flerårig erfarenhet med i huvudsak helt digital process. Detta ger god möjlighet till erfarenhetsutbyte, men det är också ett glapp som med tiden behöver överbyggas. Dels för informationsutbytet inom exempelvis en kommun. Dels för att digitalt bevarande och digital åtkomst förutsätter att rutiner och information är digital till att börja med. Den digitala informationen behöver vara ordnad, registrerad och säkert förvarad. Ett antal förbundsmedlemmar är i behov av att upphandla nytt ärende och dokumenthanteringssystem (för att hantera det allmänna diariet) och ett antal håller på att införa nytt system. Fillagring i enskilda och gemensamma kataloger Dokumenthantering på enskilda och gemensamma kataloger på filserver (lagringssystem för digitala filer) är ett problem hos de allra flesta förbundsmedlemmarna. Itavdelningarna tillhandahåller, sköter om och bekostar vanligtvis lagringsytor, men det är upp till varje nämnd och bolag vad som ska lagras och hur. Detta innebär att dokumentation sparas strukturerat eller ostrukturerat, men mer sällan rensas eller gallras. Endast i ett fall finns instruktioner i dokumenthanteringsplanerna hur detta ska hanteras. Framför allt är digitala foton och filmer ett problem. Vanliga mobiltelefoner och surfplattor fungerar idag som kameror med högupplöst bild och video. Det är också enkelt att synkronisera, eller manuellt överföra, filer till filserver. Det gör att datavolymerna ökar explosionsartat. Det ställer bland annat till problem för systemen som ska säkerhetskopiera filer. Systemen hinner helt enkelt inte kopiera alla filer innan det är dags att påbörja nästa säkerhetskopiering. Beslutsstöd och gemensamma system I e förvaltningen finns ett växande behov av att dela information och analysera och visualisera data. Det finns tekniska lösningar tillgängliga för att göra detta. Förvaltningarna har börjat använda verktyg för beslutsstöd. Dessa system samlar in data från olika informationskällor, sammanställer och visualiserar. Data hämtas direkt från exempelvis de administrativa systemens databaser (ekonomi, personal mm). Det innebär att verktygen kringgår de hinder som finns inbyggda i systemen/behörighetssystem. Det finns också ett behov av att dela information mellan olika huvudmän framförallt när det gäller vården där information flödar mellan kommuner och landsting. För att underlätta arbetet använder kommunerna och landstingen ibland gemensamma system. Förutom de interna behoven för verksamheterna finns ett externt krav på att tillgängliggöra öppna data för återanvändning. Informationskartläggning och säkerhetsklassning är därför i hög grad angeläget. Detta för att kunna säkerställa rättsäkerhet, allmänhetens rätt till insyn samt i förekommande fall långsiktigt digitalt bevarande. 4

5 Förbundsmedlemmarnas behov Bastjänster Resultatet av den fördjupade förstudien visar att mål och inriktning för verksamheten som beslutats stämmer väl överens med förbundsmedlemmarnas behov. Besöken har gett ett bra underlag för verksamhetsplaneringen för de kommande åren. Det finns ett stort behov av att förnya styrande dokument, rutinbeskrivningar, checklistor och mallar när det gäller arkiv och dokumenthantering. Eftersom det finns gott om goda exempel är förhoppningen att många grundläggande dokument ska kunna produceras inom de närmaste åren. Positivt är att de flesta nämnder har dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut. En del har inte uppdaterats på länge och i flera fall så behöver planerna revideras och beslutas efter omorganisation. Exempel på omorganisationer som påverkar arkivet är när nämnder slås ihop eller verksamhetsfunktioner flyttas mellan nämnder. Det är alltså inte så många som saknar dokumenthanteringsplaner som vi trodde tidigare. Planerna har helt enkelt varit okända för den centrala administrationen. Det innebär att Sydarkivera kan fokusera på att ta fram mallar för dokumenthanteringsplaner och därefter lägga kraft på arbetet med informationskartläggning. Den kartläggningen kommer att bli underlag för nya verksamhetsbaserade dokumenthanteringsplaner, avställning för arkivering och kravställning av nya verksamhetssystem. Vi kommer att behöva undersöka närmare hur läget ser ut hos de kommunala bolagen. Den fördjupade nulägesanalysen bekräftar att inriktningen mot att i första hand utreda leverans av information från gamla journalsystem stämmer överens med förbundsmedlemmarnas behov. Hos förbundsmedlemmarna finns ett antal installationer av äldre system som endast används för att söka och hämta information. De allra flesta är olika typer av journalsystem inom vård och omsorg, socialt stöd samt elev och personalhälsovård. Under den fördjupade nulägesanalysen identifierades ytterligare system som behöver utredas för bevarande (digitalt och/eller analogt). Under 2016 är det flera förbundsmedlemmar, framförallt i Kronoberg, som kommer att byta ekonomi och/eller löneadministrativt system. Kontakt bör tas med ansvariga projektledare för att fånga upp hur man tänker när det gäller historikdatabas, konvertering eller arkivering av befintlig information. Många förbundsmedlemmar har under de senaste åren upphandlat ett flertal stora system, och det verkar generellt som att det kommer att lugna sig något med systembyten. Näst på tur för flera är skoladministrativa system och ärende och dokumenthanteringssystem. För att komma till rätta med lagring på filserverkataloger behöver kostnader för lagring och säkerhetskopiering synliggöras. Det behövs också rutiner för rensning och gallring av befintliga kataloger inkluderande formulering av gallringsbeslut. Det senare kan Sydarkivera stötta med. Detsamma gäller rekommendation för obligatoriska metadata för 5

6 filhantering på filserverkataloger, samarbetsytor och internwebb. Metadata är uppgifter som registreras för att till exempel märka upp dokumentens status (utkast/allmän handling) och tidpunkt för gallring. Det har varit tydligt att det finns ett behov av erfarenhetsutbyte inom olika yrkesgrupper och eller verksamhetsområden när det gäller frågor om arkiv och dokumenthantering. Förslag är att Sydarkivera inom ramen för bastjänsterna kan erbjuda forum för erfarenhetsutbyte både genom informationsträffar och webbforum. Genom att rikta information till olika målgrupper kan Sydarkivera stötta kommunerna med samordning inom verksamhetsområdet. Möjliga anslutande tjänster Enligt förbundsordningen har förbundsmedlemmar möjlighet att avtala om anslutande tjänster. Under den fördjupade förstudien identifierades ett större behov av hjälp med de befintliga pappersarkiven än vad som framkommit under den översiktliga nulägesanalysen. Några möjliga anslutande tjänster som förbundsmedlemmarna har behov av beskrivs kortfattat nedan. Förvar och vård av befintliga pappersarkiv Anslutande tjänst för förbundsmedlemmar som i dagsläget inte har godkända arkivlokaler, eller som börjar bli trångbodda. I dagsläget utgår vi från att det effektivaste, säkraste och mest ekonomiska är att hantera befintliga pappersarkiv på traditionellt sätt. Vi rekommenderar att handlingar bevaras i ursprungligt skick. Funktioner för att säkerställa att arkiven är äkta och oförändrade finns inbyggt i systemet för pappersarkiv. Mediedatabas Anslutande tjänst för förvaltning av mediedatabas för registrering och förvaring av digitala foton, filmer och andra mediefiler. Syftet är att få ordning och reda på digitala mediefiler genom att erbjuda ett ställe att registrera filer som ska sparas. Detta möjliggör i sin tur strikta gallringsrutiner för mediefiler som lagras på förbundsmedlemmarnas filserverkataloger. Karlskrona kommun har tagit fram informationsspecifikation, handledningar och avtal för hantering av digitala foton och andra mediefiler i en gemensam mediedatabas. En standardprogramvara för bilddatabas används. Specifikationerna kan användas som utgångspunkt för kravställning. Antingen av en gemensam tjänst för mediedatabas eller en samordnad upphandling för de organisationer som önskar införa mediedatabas. Det finns både etablerade produkter och tjänster för mediedatabaser, så det finns goda förutsättningar att kunna införa den anslutande tjänsten under de närmaste åren. 6

7 Möjliga tilläggstjänster Digitalisering av arkivförteckningar En del förbundsmedlemmar har arkivförteckningar i pappersform som inte är digitaliserade. Arkivförteckningarna är det register som gör att det går att söka i pappersarkiven. Dessa förteckningar bör digitaliseras och publiceras. Det gör det möjligt för allmänhet och forskare att ta reda på var arkiverade handlingar finns. För att digitalisera arkivförteckningar behövs arkivförteckningssystem. Förteckningssystemen kan exportera data om arkiven för publicering och för integration mot den nationella arkivdatabasen NAD. Tilläggstjänster skulle kunna vara att samordna upphandling av arkivförteckningssystem inkluderande publicering av arkivförteckningar, samt praktisk hjälp med att skriva in befintliga förteckningar. Publicering av arkivförteckningar skulle på sikt kunna vara en anslutande tjänst, eller till och med en bastjänst, knuten till Sydarkiveras kommande plattform för arkivsystem. Ordna och förteckna befintliga pappersarkiv Att få ordning på de gamla arkiven är en nödvändig förutsättning för att administratörer och handläggare ska kunna lägga full kraft på de utmaningar som omsättningen till digital ärende och dokumenthantering innebär. Att ordna och förteckna pappersarkiv är en tilläggstjänst som skulle kunna erbjudas förbundsmedlemmar som inte har egen arkivarie eller arkivassistent. Det finns också en efterfrågan på tillfälliga arkivassistenter i samband med arbetstoppar. I tjänsten skulle kunna ingå att rensa, gallra, ordna och förteckna befintliga central och/eller närarkiv enligt beslutad dokumenthanteringsplan. Både enstaka timmar och större projekt kan bli aktuella. Tjänsten kan tillhandahållas till självkostnadspris för förbundsmedlemmar (arbetstid, resor och material). För att utföra arbetet behövs arbetsledning (utbildad arkivarie) och arkivassistenter. För att kunna rekrytera personal skulle en behovsanalys behöva genomföras. Det vill säga att kartlägga omfattningen av behovet och vilka förbundsmedlemmar som är intresserade av att kunna beställa tjänster. Upphandling av material för arkivförvaring För att förvara, ordna och förteckna befintliga pappersarkiv behövs material i form av arkivboxar, aktomslag, arkivskåp med mera. En möjlig tilläggstjänst skulle kunna vara att Sydarkivera deltar med till exempel projektledning i samordnad upphandling av arkivförvaring. Dels för att säkerställa rätt kvalitet och dels så att deltagande förbundsmedlemmar har samma villkor att ordna arkivförvaring. För att undersöka frågan behöver vi göra en analys av befintliga avtal och hur det ser ut på marknaden. Upphandling av ärende och dokumenthanteringssystem Det finns behov hos en del av förbundsmedlemmarna att upphandla nytt ärende och dokumenthanteringssystem. Det finns också behov av att ta till vara erfarenheter från de förbundsmedlemmar som nyligen infört nya system. En möjlig tilläggstjänst skulle kunna vara att Sydarkivera deltar med till exempel projektledning i samordnad upphandling av ärende och dokumenthanteringssystem. Dels för att säkerställa rätt kvalitet och dels så 7

8 att deltagande förbundsmedlemmar har samma villkor för sin diarieföring. För att undersöka frågan behöver vi göra en analys av befintliga avtal och hur det ser ut på marknaden. Hjälp med gallring av it system Information i it system ska gallras enligt beslut i dokumenthanteringsplaner. Det är vanligt att förvaltningar och bolag inte har varit uppmärksamma på detta. Gallringsfunktioner i itsystem är dessutom ofta krångliga och kräver en relativt hög grad tekniskt kunnande. Normalt sett ska gallringar köras i början av året. Det hade varit möjligt att erbjuda gallring jour som en tilläggstjänst som stöd för system och teknikansvariga hos förbundsmedlemmarna. Sydarkivera skulle också kunna erbjuda förbundsmedlemmarna gallringsutbildningar för it system som är vanligt förekommande och arkivkonsulting i samband med gallringsprojekt. Utbildning diarieföring Att information registreras och hanteras på rätt sätt redan när den kommer in till eller upprättas hos de kommunala nämnderna och bolagen är av central betydelse för långsiktigt bevarande. Informationskvalitén är avgörande för sökbarhet och trovärdighet hos arkivet. I en utbildning för registratorer och systemförvaltare för ärendehanteringssystem kan innehålla till exempel obligatoriska metadata, skanning av handlingar, tips och råd när det gäller digitala mallar, digital distribution av sammanträdeshandlingar samt sekretess och integritet. Mer djupgående utbildningar när det gäller diarieföring skulle kunna erbjudas som en tilläggstjänst. 8

9 Beroende angränsande verksamhetsområden I samband med den fördjupade nulägesanalysen har vi också ställt frågor om informationssäkerhet och hantering av personuppgifter. Ett flertal förbundsmedlemmar har behov av samordning och stöd även när det gäller dessa verksamhetsområden. Kraven på kommunerna att kartlägga sina informationsflöden och klassificera informationsmängder ökar i och med de förändringar som förväntas i lagstiftningen. Säkerhetsklassningen är utgångspunkt för att besluta om skyddsåtgärder som till exempel kryptering eller stark autentisering, samtidigt som det också visar vilka uppgiftsmängder som kan delas som öppna data. När det gäller uppgiften som personuppgiftsombud har förändringar skett under det gångna året framförallt i Kronobergs län. Tidigare fanns en gemensam resurs hos Regionförbundet Södra Småland. Med några undantag så håller kommunerna på att utse personuppgiftsombud och att påbörja förteckningar över personuppgiftsregister. Flera förbundsmedlemmar arbetar med att bygga upp sin organisation för systemförvaltning. Ansvaret mellan it avdelningarna och verksamheterna håller på att tydliggöras. Flertalet förbundsmedlemmar har insett att det behövs både ansvariga ute i verksamheten och hos it avdelningarna. Det är viktigt att tänka på att det alltid är myndigheten (nämnden eller styrelsen) som är ansvarig för den information som hanteras i systemen. Oavsett leverantör av system och/eller driftstjänster. Även inom detta område finns förutsättningar för att utbyta erfarenheter och återanvända goda exempel. 9

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a 67 000

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

E-arkiv Kronoberg och Blekinge

E-arkiv Kronoberg och Blekinge Dnr Elin Jonsson arkivarie Tel. 0470-413 07 Förstudie E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (12) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20

Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20 Klassificering av information exempel och jämförelse Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20 ITSAM ett kommunalförbund Bildas 2008 6 kommuner i Östergötland och Kalmar län Hanterar telefoni, bredband,

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv

Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv Guide till handlingsalternativ är ett utbildningsmaterial som tagits fram inom ramen för förstudien som genomfördes i samverkan mellan kommuner, landsting och regionförbund i Kronoberg och Blekinge våren

Läs mer

Registratorskonferens 22 maj 2014. Copyright SIPU Arkivkonsult

Registratorskonferens 22 maj 2014. Copyright SIPU Arkivkonsult Registratorskonferens 22 maj 2014 Registrator controller - strateg Registrator Ta emot och öppna post på alla medier Registrera, göra handlingar sökbara Avsluta ärenden och i diariet Ge administrativt

Läs mer

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Information Varje typ av kunskap som kan utbytas. Handlingarna som ska bevaras eller gallras Analoga handlingar: informationen är ett med lagringsmediet.

Läs mer

E-arkiv Kronoberg och Blekinge

E-arkiv Kronoberg och Blekinge ÄRENDE Dnr KS/2014:68 Konceptstudie 2014 E-arkiv Kronoberg och Blekinge - plan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (19) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel.

Läs mer

Policy för hantering av personuppgifter

Policy för hantering av personuppgifter Policy för hantering av personuppgifter Dokumenttyp: Policy Beslutad av: Kommunstyrelsen Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Policy för hantering av personuppgifter Beslutsdatum: 2013-10-15 Dokumentansvarig

Läs mer

Verksamhetsplan 2015. Innehåll

Verksamhetsplan 2015. Innehåll Verksamhetsplan 2015 Den första tvåårsperioden med början 2015 används till att bygga upp och etablera verksamheten. Fokus under 2015 är i första hand att komma igång med det förebyggande arbetet med utbildning,

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation

Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till Avsiktsförklaring År 1-2 År 3-4 År 5-6 År 7-8 År 9-10 Digitalisering och forskarservice Förbättrat verksamhetsstöd (mellanarkiv) Förbättrad

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

REGIONARKIVETS KURSER 2013

REGIONARKIVETS KURSER 2013 REGIONARKIVETS KURSER 2013 ARKIV- OCH INFORMATIONSHANTERING FÖR ANSTÄLLDA INOM GÖTEBORGS STAD Regionarkivet har under hösten 2013 möjlighet, efter bidrag från stadsledningskontoret för kompetenshöjande

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv

SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv E-arkiv Kronoberg och Blekinge SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv augusti 2013 februari 2014 ägare 2 Innehåll 1 Sammanfattning... 4 2 Bakgrund... 4 2.1 Allmänt om slutrapporten och den fördjupade

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket Medverkande Från Arbetsmiljöverket enhetschef verksarkivarie IT-arkivarie Från Riksarkivet Elisabeth Celander, inspektör Linda Segermalm, inspektör

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 1 (6) 2013-05-06 Dnr RA 231-2013/1574 Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 Närvarande Från Karlstads universitet: arkivarie, ledningskansliet huvudregistrator, ledningskansliet

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelserna Generellt Handläggningsstöd Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelsernas verksamhet 21 länsstyrelser Gemensam IT-verksamhet,

Läs mer

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Nässjö kommunarkiv Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Bakgrund Nässjö kommun saknar komplett arkivredovisning Flera förvaltningar förvarar handlingar från 1800- talet Arkivförteckningen

Läs mer

Vad kan man förbereda inför e-arkivering

Vad kan man förbereda inför e-arkivering INFORMATION 1(6) Vad kan man förbereda inför e-arkivering I detta dokument beskriver vi ett antal frågor som en myndighet behöver ta ställning till innan man kan börja leverera information till SSC:s kommande

Läs mer

Digital dokumenthantering

Digital dokumenthantering Digital dokumenthantering Skanning av inkommande dokument Lösning: En bordskanner med god arkmatning (80 ark/min). En skanner per registrator Mjukvara som hanterar flera moment i samma skanning (inläsning,

Läs mer

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Stadsarkivet DNR 9.4-18439/14 Sida 1 (8) 2014-12-15 Arkivmyndighetens beslut 2014:32 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Nämnd Kulturnämnden Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

komsam Digital långtidslagring/arkivering

komsam Digital långtidslagring/arkivering Digital långtidslagring/arkivering 1 Rapport från KOMSAM 2 Riktlinjer för digital långtidslagring/ arkivering i kommunen 3 Teknisk checklista för systemkrav avseende digital långtidslagring/ arkivering

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Förstudie för ett centralt e-arkiv

Förstudie för ett centralt e-arkiv Handläggare Mathias Krusell Förstudie för ett centralt e-arkiv Bakgrund De handlingar som inkommer till och upprättas i Mölndal Stad definieras som allmän handling enligt Tryckfrihetförordningens andra

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Riktlinjer för bildhantering

Riktlinjer för bildhantering Kommunledningskontoret Anna Sandström, 0531-52 60 25 anna.sandstrom@bengtsfors.se RIKTLINJER Antagen av Kommunstyrelsen 1(5) Riktlinjer för bildhantering Bilagor: 1. Tillgänglighet vid bildpublicering

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Regel. Behandling av personuppgifter i Riksbanken. 1 Personuppgifter

Regel. Behandling av personuppgifter i Riksbanken. 1 Personuppgifter Regel BESLUTSDATUM: 2013-11-06 BESLUT AV: Anders Vredin BEFATTNING: Avdelningschef ANSVARIG AVDELNING: Stabsavdelningen FÖRVALTNINGSANSVARIG: Åsa Sydén HANTERINGSKLASS Ö P P E N SVERIGES RIKSBANK SE-103

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-18768/14 Sida 1 (8) 2015-05-20 SSA 2015:05 Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Närvarande från stadsledningskontoret: Catharina

Läs mer

Malmö stads riktlinjer för sociala medier

Malmö stads riktlinjer för sociala medier Malmö stads riktlinjer för sociala medier Bakgrund Sociala medier är i första hand en plats för dialog och inte en traditionell reklamkanal. Det handlar först och främst om kommunikation, konversation

Läs mer

Råd för systembeskrivning

Råd för systembeskrivning Landstingsarkivet Råd nr. 3 Sidan 1 av 6 LA 2011-4072 Version 3 Råd för systembeskrivning Varför ska systembeskrivningar upprättas? Följande text återfinns i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 kap.

Läs mer

RIKTLINJER. Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet

RIKTLINJER. Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet RIKTLINJER Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet RIKTLINJER 2 Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet. 1 Inledning Håbo kommuns övergripande styrdokument inom IT är IT-policy för Håbo kommun. Riktlinjer

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad: Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom. FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson

Läs mer

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

Förenklad förstudie och samarbetsförslag Tjänsteskrivelse -02-21 KFN 2013.0096 Handläggare: Annelie Henriksson Förenklad förstudie och samarbetsförslag Sammanfattning Arbetet med införande av e-arkiv i Karlskoga kommun har påbörjats under hösten

Läs mer

Verksamhetsplan Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge 2014

Verksamhetsplan Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge 2014 Dnr 09/0111 Verksamhetsplan Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge 2014 Bakgrund Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge är ett samverkansorgan, inom miljöoch hälsoskyddsområdet, mellan samtliga kommuner i Kronoberg

Läs mer

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen Standarder källa till kunskap och utveckling Arkivarien i den digitala kommunikationen Öppna data G-kataloger Big Data Verksamhetssystem Samarbetsytor Sociala media Ärendehanteringssystem e-arkiv e-post

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1 Dokumentation från Vismas arkivseminarium Page 1 Page 2 OM VISMA Visma har ca 5200 anställda varav ca 1600 i Sverige Visma Consulting har ca 150 anställda i Sverige Page 3 Utvecklar och levererar: E-Process

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group Det handlar egentligen inte om standarder för filformat, arkivredovisning och lagringsmedia. Det handlar om att bevara värdefull information.

Läs mer

Vad är MoReq1? Falk Sundsvall 2006

Vad är MoReq1? Falk Sundsvall 2006 Vad är MoReq1? en informationsmodell som specificerar funktionella krav på ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (specifika, ERMS) kan tillämpas inom såväl offentlig som enskild sektor omfattar i någon

Läs mer

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode archive En produkt från ida infront - a part of Addnode Det handlar egentligen inte om standarder för metadata, arkivredovisning och lagringsmedia. innehåll archive Det handlar om att bevara värdefull

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Strategi Program Plan Policy» Riktlinjer Regler

Strategi Program Plan Policy» Riktlinjer Regler Strategi Program Plan Policy» Riktlinjer Regler Borås Stads Riktlinjer för IT Riktlinjer för IT 1 Fastställt av: Kommunstyrelsen Datum: 20 juni 2011 För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För ev uppföljning

Läs mer

Policy och strategi för informationssäkerhet

Policy och strategi för informationssäkerhet Styrdokument Dokumenttyp: Policy och strategi Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2014-10-23, 20 Ansvarig: Kanslichefen Revideras: Vart 4:e år eller vid behov Följas upp: Vartannat år Policy

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154 Inspektionsrapport 1(7) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Patent- och registreringsverket (PRV) Riksarkivet (RA) inspekterade den 24 augusti 2011 arkivvården vid PRV.

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Rutin för användning av sociala medier. Beslutad av Kommundirektören 2010-11-24. Reviderad 2012-12-14. Reviderad 2014-06-13

Rutin för användning av sociala medier. Beslutad av Kommundirektören 2010-11-24. Reviderad 2012-12-14. Reviderad 2014-06-13 Rutin för användning av sociala medier Beslutad av Kommundirektören 2010-11-24 Reviderad 2012-12-14 Reviderad 2014-06-13 Dnr KK13/451 2/8 Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Vad är sociala medier?...

Läs mer

Använd molntjänster på rätt sätt

Använd molntjänster på rätt sätt 2013-02-13 E-samhället i praktiken Använd molntjänster på rätt sätt Molntjänster kan spara pengar och göra information mer tillgänglig för kommuner och landsting. Den viktigaste bedömningen vid val av

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Anastasia Pettersson Svensk Kärnbränslehantering AB, Informationshantering Dokumentstruktur och arkivsamordningsfrågor

Läs mer

esamhället och arkivet kommunal verksamhetsutveckling

esamhället och arkivet kommunal verksamhetsutveckling esamhället och arkivet Förväntningar som finns Det ska vara enkelt att komma åt information Många möjligheter till att använda information Viktigt att informationen är trovärdig Egna valmöjligheter är

Läs mer

Ansvar och roller för ägande av information samt ägande och förvaltande av informationssystem i Umeå kommun

Ansvar och roller för ägande av information samt ägande och förvaltande av informationssystem i Umeå kommun roller för ägande av information samt ägande och förvaltande av informationssystem i Umeå kommun Dokumenttyp Regler Dokumentägare Kommungemensam IT-samordning Dokumentnamn roller för ägande av information

Läs mer

RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT

RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT Kommunstyrelseförvaltning 2011-04-11 Tommy Bengtsson INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SYFTE... 3 2. GRUNDLÄGGANDE DEFINITIONER... 3 3. BESLUTSRÄTT...

Läs mer

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som

Läs mer

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia Begrepp Gallring Sekretess PUL Diarie-dossiéeplan /registreringsplan Diarium (NO

Läs mer

TAM 2:2008 REKOMMENDATIONER. Informationsförvaltning. Version 1.0

TAM 2:2008 REKOMMENDATIONER. Informationsförvaltning. Version 1.0 TAM 2:2008 REKOMMENDATIONER Informationsförvaltning Version 1.0 1 Inledning Dessa rekommendationer, TAM 2:2008, togs fram år 2008 inom projektet TAMAD - Förstudie. Syftet med projektet har varit att öka

Läs mer

SYDARKIVERA Sammanträdesdatum Sida Förbundsstyrelsen 2015-02-13 1 (8)

SYDARKIVERA Sammanträdesdatum Sida Förbundsstyrelsen 2015-02-13 1 (8) Förbundsstyrelsen 2015-02-13 1 (8) Plats och tid Smålands Museum i Växjö fredagen den 13 februari 2015 kl.14.30-15.00. Beslutande Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande Nils Ingmar Thorell (FP), Ronneby,

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Tillgänglighet på biblioteken. No.2: Bibliotek:

Tillgänglighet på biblioteken. No.2: Bibliotek: Tillgänglighet på biblioteken Länsbibliotek Sydost och Regionbiblioteket Kalmar län vill undersöka hur läget är med tillgänglighetsarbetet för personer med funktionsnedsättning på kommunbiblioteken i Blekinge,

Läs mer