How to keep it simple?

Transkript

1 How to keep it simple? Att implementera ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem och införa processbaserad klassificeringsstruktur Madelene Lust Sjöberg, registrator, Utbildningsförvaltningen, Stockholms stad

2 Presentation Bakgrund Förändrat ÄHS hur skapa en tydlig översikt av processer och arbetsmoment som ingår? Hur skapas vinnande samverkan mellan registrator och arkivarie? Nytt ÄHS och parallella system smidig övergång? Automatiserad ärendehantering fördelar vs utmaningar? Introduktion till nyanställda så förmedlar du nyttan av diarieföringen från start Att skapa delaktighet och engagemang genom nya sätt att kommunicera registraturens budskap i organisationen

3 Läkarsekreterare/medicinsk sekreterare Administratör/registrator Huvudregistrator 2016 Registrator 2017-

4 Förändrat ärendehanteringssystem hur skapar man en tydlig översikt av processer och arbetsmoment som ingår? Börja med en enkel och lätthanterlig klassificeringsstruktur (KS) grunden för en myndighets arkivredovisning (KS, arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan och arkivförteckning). Registrator/arkivarie tillsammans med IT-ansvarig och personer som är väl insatta i myndighetens verksamhet (t ex. ledningsgrupp, avdelningsregistratorer). Skapa inte för många processer i den nya KS:en! Ange bara de viktigaste och de mest förekommande handlingarna. Vem som helst ska kunna förstå.

5 Så skapas vinnande samverkan mellan registrator och arkivarie för att skapa en hållbar informationshantering Arkivarier har ett mer övergripande perspektiv (vad som händer med informationshanteringen), registratorer har mer insyn i det dagliga arbetet med ärendehantering än arkivarier. Samordnare för registratur och arkiv, någon som är väl insatt i vad som händer inom de båda verksamheterna. Gemensamt ansikte mot verksamheten, t ex utföra utbildningar/information, medför att både verksamheten och arkiv/registratur får en helhetsbild av informationshanteringen. Detta kan på sikt leda till en hållbar informationshantering. Inte hålla sig på varsin kant. Behövs förståelse för vad var och en gör.

6 Nytt ÄH-system och parallella system som ska migreras hur gör man övergången så smidig som möjligt? Ha en väldigt övergripande målbild som sedan kan brytas in i olika steg. Ska stängda ärenden migreras till det nya systemet eller ska de föras över direkt till ett e-arkiv för långtidsbevarande? Hur ska öppna ärenden bevaras innan man migrerar data, handlingar och filer till ett nytt system? Vilken information ska organisationen ha tillgång till om 10, kanske ända upp till 50 år, och senare i framtiden? Hantera ett system i taget, bra om man behöver felsöka för att något gått fel och man önskar göra om. Gallra befintliga system. Olika personer ansvarar för uppgiften myndigheten själv, leverantör/driftleverantör av det gamla systemet samt leverantör/informationskonsult för det nya systemet.

7 Automatregistrerad ÄH fördelar vs utmaningar med att ha handläggarna inkopplade i diariet Automatiskt starta ärenden med information från t ex e-postmeddelanden, förslagslådor, frågor som tas omhand av en viss avdelning. Handläggare måste alltid komplettera registreringarna för en kontinuerlig diarieföring. Alla sökbara uppgifter måste finnas registrerade. Fördel att handläggarna snabbt kan registrera sina in- och utgående handlingar. Kräver att handläggarna kan diarieföra rätt och att alla uppgifter diarieförs. Kan bli problem om vissa handläggare behöver särlösningar, särskilt om verksamheten är stor. Inom mindre verksamheter kanske ärendena går direkt till en viss handläggare vikarie behövs vid frånvaro. Huvudregistrator registrerar alla nya ärenden för att få en bra kontinuitet och kännedom om de ärenden som finns inom verksamheten/myndigheten? Jobba i samråd med huvudregistrator/central registratur. Inte möjligt vid stora myndigheter där varje enhet kan vara lika stor som en normalstor. Hur många ska vara inkopplade och vad ska registreras? Digitaliseringen förändrar rollerna.

8 Introduktionen av nyanställda så förmedlar du nyttan av diarieföringen från start Tidigare arbetat med registrering eller har aldrig tidigare kommit i kontakt med ett diarium? Visa hur diariet fungerar, varför det är viktigt att man diarieför, att alla uppgifter ska registreras för att det ska vara lätt att återsöka. En utbildningsgrupp bestående av registratorer och arkivarier har utbildningsdagar (halvdagar) några gånger per termin. Alla ska ha samma rutiner (skriv ned dem). Det blir lättare att introducera.

9 Så skapar du delaktighet och engagemang genom nya sätt att kommunicera registraturens budskap i organisationen Registrators viktigaste uppgifter informera om vikten att handlingar diarieförs, även e-posten, varför de ska diarieföras, att man följer regler och lagar när man diarieför och när man ska dela ut handlingar och framförallt att registratur och arkiv är navet i en verksamhet alltså den viktigaste delen. Alltid finnas tillhands. Ta in externa utbildare för avdelningsregistratorer, avdelningen för sociala medier mm, t ex under en halvdag. Låt deltagarna skicka in frågor i förväg till utbildare. Skapar förståelse. Månatliga registratorsmöten där alla får vara med och diskutera, t ex klassificeringsstrukturen. Även bjuda in IT när så behövs. Utbildning för hela myndigheten, t ex under personaldagar. Spela in en film för intranätet.

10 HOW TO KEEP IT SIMPLE Arkiv och registrator med ett gemensamt ansikte mot verksamheten för en helhetsbild av informationshanteringen. En enkel och lätthanterlig klassificeringsstruktur. Övergripande målbild när parallella system ska migreras. Olika personer ansvarar för uppgiften. Utbilda/informera/diskutera med handläggarna/avdelningsregistratorerna så att de känner sig delaktiga. Rutiner ska skrivas ned och vara lätt att söka efter. Alla ska göra lika. Utbilda nyanställda så fort som möjligt (stegvis, alltid finnas tillhands). Kommunicera registraturens budskap på nya sätt film, bilder, mm. Var glad!

11 Och sist men inte minst viktigt att allt är rätt när Uppdrag Granskning kommer och sticker upp mikrofonen under näsan på registrator och frågar Varför är den här handlingen inte diarieförd????