Konstnärsnämnden. arkivredovisning och e-arkiv. - Ärendehantering, processorienterad

Transkript

1 Konstnärsnämnden - Ärendehantering, processorienterad arkivredovisning och e-arkiv

2 Konstnärsnämnden Marlene Johansson Registrator/arkivarie

3 Konstnärsnämnden - Ärendehantering, processorienterad arkivredovisning och e-arkiv

4 Konstnärsnämnden Statlig myndighet under kulturdepartementet Ca 20 anställda Drygt 50 arvoderade arbetsgruppsmedlemmar Styrelse Kanslichef

5 Nationella mål för kulturpolitiken Kulturen ska vara en dynamisk, utmanande och obunden kraft med yttrandefriheten som grund. Alla ska ha möjlighet att delta i kulturlivet. Kreativitet, mångfald och konstnärlig kvalitet ska prägla samhällets utveckling.

6 Konstnärsnämndens uppgifter Konstnärsnämndens övergripande uppgift är att främja möjligheter för konstnärer att vidareutveckla sitt konstnärskap

7 Konstnärsnämndens uppgifter Detta sker genom bl.a. genom Att ge ekonomiskt stöd i form av stipendier och bidrag

8 Bidragsgivning på Konstnärsnämnden ca bidragsärenden ca får stöd varje år Totalt 120 miljoner Bild & form, dans, film, teater

9 Analog process

10 Digital process

11 Verksamhetsprocess

12 e-förvaltning - verksamhetsutveckling med hjälp av IT Kanaler för medborgare/ kunder Medborgare & Företag Kanaler för myndigheter/ partners Datafångst e-post, formulär, www, telefon, osv System & funktion - Ärende- och dokumenthanteringssystem - e-arkiv, osv Processer Organisation

13 e-förvaltning Front office De tjänster som möter medborgare, kunder och företag. Backoffice Intern administration och strukturer som skall bidra till ökad effektivitet Kanaler för medborgare/ kunder Medborgare & Företag Datafångst e-post, formulär, www, telefon, osv Kanaler för myndigheter/ partners System & funktion - Ärende- och dokumenthanteringssystem - e-arkiv, osv Processer Organisation

14 e-förvaltning Front office De tjänster som möter medborgare, kunder och företag. Backoffice Intern administration och strukturer som skall bidra till ökad effektivitet Kanaler för medborgare/ kunder Medborgare & Företag Datafångst e-post, formulär, www, telefon, osv Kanaler för myndigheter/ partners System & funktion - Ärende- och dokumenthanteringssystem - e-arkiv, osv Processer Organisation

15 Externa krav och förväntningar Lagkrav (TF/offentlighetsprincipen, förvaltningslag osv.) Riksarkivets författningskrav Regeringens övergripande mål för e-förvaltning Effektivitetskrav Allmänhetens rätt till insyn i verksamheten

16 Riksarkivets författningskrav Verksamhetsbaserad/processorienterat arkiv före 2013 Författningskrav: RA-FS 2008:4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om (tekniska krav för) elektroniska handlingar RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2 Strategi för bevarande av digitala handlingar

17 Viktigt att koppla ihop hela processen Arkivredovisning Verksamhetssystem e-arkiv

18 Arkivredovisningen navet i verksamhetens informationshantering Informationsstrukturen sätts i arkivredovisningssystemet agerar master för andra verksamhetssystem, ex. W3D3 Informationsstukturen behöver bara uppdateras på ett ställe, vilket minskar risken för fel Strukturen sätts redan när informationen fångas och följer sedan med hela vägen till e-arkivet

19 Riksarkivets modell för myndigheternas e-arkiv och slutarkivering

20 Integrationen är styrkan

21 Klassificeringsstrukturen i W3D3

22 Klassificeringsstrukturen per ärende

23 Förstudie och upphandling Hösten intern arbetsgrupp En förstudie gjordes tittade hur andra gjort Standardsystem. Som tjänst eller egen drift? Valet föll på W3D3, ett dokument- och ärendehanteringssystem från Formpipe Software

24 Införandeprojekt Diariet i W3D3 sedan juni 2010 Alla pappershandlingar skannas sedan juni 2010 Succesivt införande av de olika stödformerna all ärendehandläggning i W3D3 Första stödet online i den nya lösningen våren 2011 succesivt byggts ut Klassificering enl. verksamhetsbaserad klassificeringsstruktur redan vid datafångst Stor intern utbildningsinsats

25 Konstnärsnämndens lösning Säker identifiering autentisering med e-legitimation Full integration webservice Klassificeringsstrukturen sätts i Klara Digital ärendeakt Decentraliserad diarieföring handläggarna diarieför i sina egna ärenden En ärendedatabas flera gränssnitt Förberett för överföring till e-arkiv

26 Konstnärsnämndens lösning

27 Styrkor i dag Effektiv och rättssäker handläggningsprocess Hög service till bidragssökande Transparens, full insyn - behörighetsstyrda gränssnitt Rapportuttag - snabbt få fram underlag för exempelvis årsredovisning, rapporter till regering och departement osv. Minskat personberoende minskad sårbarhet

28 Lärdomar Verksamhetsprojekt inte ett IT projekt Prioriterat från ledningen Mandat från ledningen Tydliga roller och ansvarsområden Tid och resurser för framtida utveckling och förvaltning Förvaltningsorganisation

29 Rätt implementerade e-förvaltningslösningar ökar effektiviteten

30 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt!

31 Tack för mig! Frågor?

32 Ärendehantering - historik Egenutvecklat diarieföringssystem Många parallella register - separata informationsöar Personberoende och sårbart Levde inte upp till de förvaltningsrättsliga krav som ställs på en myndighet

33 Ärendehantering - historik Onlineblanketter men inget mottagarsystem Gränssnitt för arbetsprover övriga handlingar i pappersformat Otillbörlig gallring skrevs ut och lagrades i pappersarkivet Arbetskrävande med mycket papperskopior

34 Verksamhetsprocess